《秘书与公文写作》PPT课件.ppt

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1、第九章 机关事务文书,一、计划（一）计划的含义 计划是在一项工作开始之前对工作 内容、目标和方法等提出的设想，在现 实中，计划也常称为“安排”、“要点”、“设想”、“方案”、“规划”、“打算”等。,第46课,（二）计划的特点,1预见性 2针对性3可行性4约束性,（三）计划的基本类型,（四）计划的写法（1）,1标题 计划的标题多由单位、时间、工作、文种四部分组成：如XX建筑工程安装公司2004年工作计划、XX大学XX学院2004学年第一学期教学工作计划。,（四）计划的写法（2）,2正文（1）前言 前言是计划的开头，应简明扼要表述制定计划的背景、根据、目的、意义、指导思想。,（四）计划的写法（3）

2、,（2）主体 主体部分应仔细列出准备开展的工作、任务，并提出相应的步骤、方法、措施、要求。由于内容较多，多采用分条列项的写法。,（四）计划的写法（4）,（3）结尾 有的有一段结语用以提出希望、号 召、要求等；也可不写结语，在主体部 分列完条款之后自然结束。范文国家西部地区“两基”攻坚计划(2004-2007)教育部 发展改革委 财政部 国务院西部开发办（2004年2月6日）,二、总结,（一）总结的含义 总结是在对以前一定时期某项工作进行全面回顾、检查、分析、评判的基础上，从理论认识的高度概括经验教训，以明确努力方向、指导今后工作的事务文书，它是党政机关、企事业单位、社会团体广泛使用的机关应用文

3、。,第47课,（二）总结的特点,1自我性2回顾性3客观性4汇报性5经验性,（三）总结的分类,（四）总结的写法（1）,1标题 总结的标题在写法上与计划的标题很相似。,（四）总结的写法（2）,2正文 总结的主文应着重写好以下4个方面的内容：（1）基本情况（2）成绩和做法（3）经验和教训（4）今后的打算,主体部分常见的结构有三种：（1）纵式结构（2）横式结构（3）纵横式结构,（四）总结的写法（3）,（四）总结的写法（4）,3写总结应注意的事项（1）要坚持实事求是的原则（2）要注意详略得当、突出重点（3）力求内容具有鲜明的个性,例文,加强医德修养 树立医疗新风南方医院惠侨科精神文明建设的经验中国共产党

4、第一军医大学南方医院委员会,三、调查报告,（一）调查报告的含义 调查报告是针对某一现象、某一事件或某一问题进行深入细致调查之后，在对获得材料进行认真分析研究的基础上所写的书面报告。,第48课,（二）调查报告的特点,1较强的针对性2材料丰富翔实3观点和材料紧密结合，高度统一。,（三）调查报告的类型,1介绍典型经验的调查报告2揭露问题的调查报告3反映新生事物的调查报告4社会情况的调查报告,（四）调查报告的写作（1）,1标题（1）单标题：调查对象+调查课题+文体名称，例：一个富裕居委会的财务调查。,（四）调查报告的写作（2）,1标题（2）双标题：由正副标题组成，例：明晰产权 起风波对太原市一集体企业

5、被强行 接管的调查。,（四）调查报告的写作（3）,2正文（1）前言 调查报告的前言一般要根据主体部 分组织材料的结构顺序来安排，常用的 有以下几种类型：,（四）调查报告的写作（4）,提要式 提要式就是把调查对象最主要的情 况进行概括后写在开头，使读者一入篇 就对它的基本情况有一个大致的了解。例如靠名牌赢得市场关于深圳市 飞亚达（集团）股份有限公司的调查 的开头：,（四）调查报告的写作（5）,“飞亚达（集团）股份有限公司（以下简称飞亚达）是一家以生产钟表为主的大型企业，1987年成立于深圳。在经济特区这块改革开放的沃土上，该公司坚持不懈地实施名牌战略，终于在竞争激烈的钟表行业后来居上。历经12年

6、的,（四）调查报告的写作（6）,艰苦创业，飞亚达由一个钟表小厂发展为总资产逾8亿元，年创利润8000万元的上市公司，成为国内同行的翘楚。”这个开头把飞亚达公司发展情况和 主要成绩作了概括的介绍，提纲挈领，统率全文。,（四）调查报告的写作（7）,交代式 在开头简单地交待调查的目的、方法、时间、范围、背景等，使读者在入篇时就对调查的过程和基本情况有所了解。关于北京市家用缝纫机销售情况的调查一文的开头就是这样的：,（四）调查报告的写作（8）,“为了增强计划性，加强对家用缝纫机的经营，更好地掌握市场销售动态，我们采取了走访经营单位与分析历史资料的办法，对北京市家用缝纫机历年销售情况以及当前社会保有量,

7、（四）调查报告的写作（9）,和市场需求变化进行了调查。经过分析，认为北京市场上除上海缝纫机供不应求以外，其它牌号缝纫机销售在北京市已趋于饱和。”,（四）调查报告的写作（10）,这个开头包括目的、方法、范围和结论等几个方面，总的来说属于交待式的开头。,（四）调查报告的写作（11）,问题式 在开头提出问题来，引起读者对调查课题的关注，促使读者对调查课题进行思考。这样的开头可以采用提问的方,（四）调查报告的写作（12）,式引出问题，也可以直接将问题摆出来。例如农村发展社会主义市场经济的成功之路贸工农一体化、产加销一条龙经营的调查的开头：,（四）调查报告的写作（13）,“近些年，随着农村改革的深化和商

8、品经济的发展，贸工农一体化、产加销一条龙的经营方式，正在我国农村迅速突起。它一出现，就显示出旺盛的生命力和巨大的优越性，为农村经济的发展注入新的活力。这种经营,（四）调查报告的写作（14）,方式对我国农业向商品化、现代化转化有哪些作用？应采取什么方针政策扶持其发展？我们就这些问题进行了调查，并同10个县（市）的有关同志进行了座谈，形成了一些共识。”,（四）调查报告的写作（15）,还有明晰产权起风波对太原市一集体企业被强行接管的调查的开头：“企业要求按照有关法律、法规和政府规定明晰产权本来是件好事。可太原市一家集体企业却因为明晰产权,（四）调查报告的写作（16）,被所在区政府部门强行接管，陷于瘫

9、痪。该企业把区政府两个部门告上法庭，至今已一年多时间，早就超过了审结期限，可法院却迟迟不判决。”前一段入笔先提问，后一段是采用叙述的方式直接暴露问题，都属于问题式写法。,（四）调查报告的写作（17）,（2）主体 前言之后、结语之前的文字，都属 于主体。这部分的材料丰富、内容复杂，在写作中最主要的问题是结构的安排。其主要结构形态有三种：,（四）调查报告的写作（18）,用观点串联材料 由几个从不同方面表现基本观点的层次组成主体，以基本观点为中心线索将它们贯穿在一起。例如1999年12月9日人民日报刊登的调查报告按照,（四）调查报告的写作（19）,市场经济规律指导农民增收山东省微山县调查的主体就是这

10、样的形态。它由四个部分构成：“抓住了规律就抓住了根本”，“把握市场需求，发挥自身优势”，“围绕市场竞争，加,（四）调查报告的写作（20）,强联合与协作”，“遵循价值规律，推进农业四化”。这四个部分是由标题所显示的基本观点贯穿起来的。,以材料的性质归类分层 课题比较单一，材料比较分散的调查报告，可采用这种结构形式。作者经分析、归纳之后，根据材料的不同性质，将它们梳理成几种类型，每一个类型的,（四）调查报告的写作（21）,材料集中在一起进行表达，形成一个层次。每个层次之前可加小标题或序号，也可以不加。例如1999年12月23日人民日报刊登的调查报告不信民心唤不回从宁乡县五个乡镇的变化看做,（四）调

11、查报告的写作（22）,好农村思想政治工作的重要性，分别从原因、措施、启示三个方面着眼，写了三个大的层次。其中原因又概括为五条，启示也概括为三条，又形成大层次下的若干小层次。,（四）调查报告的写作（23）,以调查过程的不同阶段自然形成层次 事件单一、过程性强的调查报告，可采用这种结构形式。它实际上是以时间为线索来谋篇布局的，类似于记叙文的时间顺序写法。1999年12月16日人,（四）调查报告的写作（24）,民日报“记者调查”栏目发表的暗访北京站前发票非法交易一文，分别写了这样几层内容：12月6日15时35分，记者在北京站东侧出站口遇到第一个卖发票的人；过马路前，又遇到四五个卖,（四）调查报告的写

12、作（25）,发票的小伙子；过马路后被一个穿棕色皮衣的卖发票者拦住纠缠难以脱身；在站前丁字路口东北侧又遇到几个卖发票的男女。这种有清晰过程的写法，可以提高读者的阅读兴趣。,（四）调查报告的写作（26）,（3）结尾 调查报告常在结尾部分显示作者的 观点，对主体部分的内容进行概括、升 华，因此，它的结尾往往是比较重要的 一个部分。常见的写法有下述三种：,（四）调查报告的写作（27）,概括全文，明确主旨 在结束的时候将全文归结到一个思想的立足点上，例如关于邯郸钢铁总厂管理经验的调查报告的结尾：,（四）调查报告的写作（28）,“邯钢的实践证明，国有企业适应建立社会主义市场经济体制要求，必须在转换经营机制

13、的基础上转换经营方式，切实转变经济增长方式，这样才能充分挖掘企业的内部潜力，提高企业的整体素质和市场竞争力。邯钢,（四）调查报告的写作（29）,的作法为国有企业实行从传统的计划经济体制向社会主义市场经济体制，从粗放经营向集约经营两个具有全局意义的根本性转变提供了借鉴的经验。”这样的结尾，提供了清醒的理性认识。,（四）调查报告的写作（30）,指出问题，启发思考 如果一些存在的问题还没有引起人们的注意，如果限于各种因素的制约作者也不可能提出解决问题的办法，那么，,（四）调查报告的写作（31）,只要把问题指出来，引起有关方面的注意，或者启发人们对这一问题的思考，也是很有价值的。例如暗访北京站前发票非

14、法交易一文的结尾：,（四）调查报告的写作（32）,“记者随后又转了几个地方，16时10分从北京站前离开。在这40分钟里，碰见了大约20名卖发票的不法人员。听口音他们大都是外地人。从言谈举止可以感觉到他们知道自已的行为是违法的。在广场、路口维持秩序的公,（四）调查报告的写作（33）,安、保安人员不少，也许是司空见惯了吧，记者没有看到他们出面制止这种不法行为。”对发票非法交易的现象，到底该由谁来管，怎么管？作者指出这一问题，相信能引起有关部门的重视。,（四）调查报告的写作（34）,针对问题，提出建议 在揭示有关问题之后，对解决问题提供一些可行的建议。,（四）调查报告的写作（35）,广东二十三种腐败

15、现象透视吴志雄（前言）（一）“两搞现象”（二）“五九现象”（三）“新星现象”,例文（1）,广东二十三种腐败现象透视吴志雄（前言）（一）“两搞现象”（二）“五九现象”（三）“新星现象”,例文（1）,第49课,（四）“桂冠现象”（五）“情人现象”（六）“小偷现象”（七）“携款潜逃现象”（八）“卖官现象”,例文（2）,（九）“傍大款现象”（十）“穷庙富方丈现象”（十一）“红白喜事现象”（十二）“贪内助现象”（十三）“豪赌现象”,例文（3）,第50课,（十四）“公款红包现象”（十五）“培训中心现象”（十六）“串案现象”（十七）“窝案现象”（十八）“集体腐败现象”,例文（4）,（十九）“第一把手现象”（

16、二十）“陷阱现象”（二十一）“不入荷包的腐败现象”（二十二）“谋官害命现象”（二十三）“反腐自腐现象”,例文（5）,（一）简报的含义 简报，从字义上说，就是情况的简明报道。它是党政机关、企事业单位、社会团体为及时反映情况、汇报工作、交流经验、揭示问题而编发的一种内部文件。简报早已有之，古代称为“邸报”。,四、简报,第51课,1向上级汇报工作、反映情况。2平级机关之间交流经验、互通情况。3向下级通报情况，传达上级意图。,（二）简报的作用,1新闻性（主要体现在“真”、“新”、“快”、“简”四个方面）2灵活性（形式灵活，内容可多可少，篇幅可长可短）3语言较生动活泼。4写法以叙为主，可夹叙夹议。,（三

17、）简报的特点,简报可按不同标准进行分类。常见的是以下三种类型：1工作简报 2会议简报 3动态简报,（四）简报的种类,1报头 简报的报头有些类似公文的“红头”，一般也是套红印刷，但又有一些不同之处。,（五）简报的格式（1）,首页间隔横线以上称为报头，由简报名称、期数、编发机关、日期、保密提示等项目组成。,（五）简报的格式（2）,简报除用“XX简报”“XX动态”“情况反映”等常用四字名称之外，还可加上单位名称、专项工作等内容。如XX大学“三讲”教育简报。简报名称用大号字套红印刷。,（五）简报的格式（3）,期数位于简报名称下方正中，加括号。如果是综合工作简报，一般以年度为单位，统编顺排；如果是专题简

18、报，按本专题统编顺排；如果是增刊，就标明增刊字样。,（五）简报的格式（4）,编发机关一般是“XX办公室”或“XX秘书处”，位于期数下面，间隔横线上方左侧。日期位于编发机关右侧。,（五）简报的格式（5）,如果需要保密，在首页报头左上角标明密级或“内部刊物”字样，确有必要，还可在首页报头右上角印上份号。间隔横线一般为红色。,（五）简报的格式（6）,2报核 报头以下、报尾以上的部分都是报核。报核包括以下项目：,（五）简报的格式（7）,（1）目录 集束式的简报可编排目录。由于简报内容单纯，容易查找，目录一般不需标序码和页码，只需将编者按、各篇标题排列出来即可，为避免混淆，可以每项前加一个五星标志。,（

19、五）简报的格式（8）,（2）编者按 必要时可加编者按，主要内容是工作任务来源、本期重点稿件的意义和价值、征稿通知、征求意见等。编者按不可过长，短者三五行，长者半页即可。,（五）简报的格式（9）,（3）报道 一期简报可以只有一篇报道，也可 以有多篇报道。依次排列即可。,（五）简报的格式（10）,（五）简报的格式（11）,3报尾 报尾在简报末页，用间隔线和报核分开。报尾内容比较简单，只需写明报什么机关、送什么机关、发什么单位即可。,（六）简报的写法（1）,1标题 简报的标题跟新闻的标题有些类似，可分为单标题和双标题两种基本类型。,（六）简报的写法（2）,（1）单标题 将报道的核心事实或其主要意义

20、概括为一句话作为标题，如：后勤 工作今年重点抓好五件事、我校,（六）简报的写法（3）,通过“211工程”专家审查验收、查摆突出问题，研究“三讲”教育方案。标题中间可以用空格的方式表示间隔，也可以加用标点符号。,（六）简报的写法（4）,（2）双标题 双标题有两种情况：一是正题后面加副题。如：再展宏图 创全国一流市场XX农贸市场荣获市信誉市场称号 前一个标题是正题，概括事实的性质，后一个标题是副题，补充叙述基本事实。,（六）简报的写法（5）,二是正题前面加引题。如：尽责社会 完善自身中山大学团委开展“把知识献给人民”的活动 前一个标题是引题，指出作用和意义，后一个标题是正题，概括主要报道内容。,（

21、六）简报的写法（6）,2正文（1）导语 导语就是简报的开头语，要用简短的文字，准确地概括报道的内容，说明,（六）简报的写法（7）,报道的宗旨，引导读者阅读全文。导语写作的总的要求是“开门见山”，一开始就切入基本事实或核心问题，给人一个明确的印象。,（六）简报的写法（8）,导语的具体写法可根据主题需要，分别采用叙述式、描写式、提问式、结论式等几种形式。用概括叙述的方法介绍简报的主要内容，叫做叙述式。把简报里的主要事实或某个有意义的,（六）简报的写法（9）,侧面加以形象的描写，以引起读者的阅读兴趣叫做描写式。把简报反映的主要问题用设问的形式提出来，以引起读者的思考，叫做提问式。先将结,（六）简报的

22、写法（10）,论用一两句话在开头点出来，然后在主体部分再作必要的解释和说明，叫做结论式。这几种导语形式，各有所长，写作时可根据稿件特点选择运用。,（六）简报的写法（11）,（2）主体 主体是简报的主要部分，它的任务是用足够的、典型的、富有说服力的材料把导语的内容加以具体化，用材料来说明观点。写好主体是编好简,（六）简报的写法（12）,报的关键。主体的内容，或是反映具体的情况，或是介绍具体的做法，或是叙述取得的成绩和经验，或是指出存在的问题，或是几项兼而有之，要视具体情况而定，没有固定的框框。,（六）简报的写法（13）,（3）结尾 简报要不要结尾，因内容而定。对于事情比较单一、篇幅比较短小的简报，可以不单写结尾，主体部分的话说完就结束，干净利落。对于事情比较复杂、内容较多的简报，可以写,（六）简报的写法（14）,个结尾，对全文作一个小结，以加深读者印象。有些带有连续性的简报，为了引起人们注意事态的发展，可用一句交代性的话语作为结束，如“对事情的发展我们将继续报告”，“处理结果我们将在下期报告”等等。,例文,XX大学“三讲”教育简 报（第X期）XX大学“三讲”教育领导小组办公室编 1999年X月X日,目 录 编者按党委开展调研活动，征集对学校工作 的意见和建议查摆突出问题，研究“三讲”教育方案化学化工学院加大改革力度 勇于开拓创新计算机系抓突出问题 加紧制定青年教师培养计划,