Excel篇第一节内容.ppt

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1、课程名称：办公软件应用,主讲教师：杨立影 所在单位：信息技术系 Email：,本课程主要内容,Excel中的基本操作,关于Excel中的输入1.如何在一个单元格中输入多行文本？2.如何输入分数？3.如何输入以0（零）开头的数字？4.输入负数的方法？5.如何快速输入人民币符号？,Excel中的基本操作,答案如下：1.使用硬回车，即Alt+Enter键。2.在分数前输入一个0和空格。3.在数字前加单引号。4.使用“-”和“（）”均可。5.按Alt同时从小键盘输入0165。,Excel中的基本操作,日期与时间的输入日期的输入输入日期时，可以用“/”或者“-”作为年月日的分隔符。比如：2009/10/

2、1，2009-10-1，2009年10月1日。快速输入今天的日期，使用Ctrl+；完成。,Excel中的基本操作,日期与时间的输入时间的输入时间数据的输入方法和常规的时间表示方法相同，以“：”作为时分秒的分隔符。快速输入今天的时间的方法是使用Ctrl+Shift+；完成。,Excel中的基本操作,关于Excel中的工作表1.选定工作表2.插入/删除工作表3.重命名工作表4.移动/复制工作表5.隐藏/显示工作表,8/46,1.1 Excel数据录入1.2 Excel数据处理1.3 Excel安全设置与数据保护1.4 Excel发展特征,第1节 Excel高级应用基础,9/46,1.1 Excel

3、数据录入,1.1.1数据录入技巧例1-1：某公司为了进行精确的绩效考核，提高工作效率，需要每天统计A、B、C、D、E五个部门的销售业绩和成本情况，并且要明确标注是否完成任务。对于会计而言，每天都需要录入五个部门的销售数据和成本数据，并标注出每个部门是否完成任务。有没有什么办法可以解决这个重复录入的问题呢？,10/46,1.1 Excel数据录入,解析：从题目的要求来看，每天需要录入的信息包括文本数据-销售部门的名字，数值型数据-销售数据和成本数据，日期时间型数据-每天的日期，逻辑型数据-是否完成任务。事实上，无论哪种类型的数据，只要事先设定好对应单元格区域的格式，就可以轻松录入了。此外，对于重

4、复的文本，可以使用“自动更正”的功能完成任务。,11/46,1.1 Excel数据录入,步骤1，设定单元格格式。1)选中“日期”列，右击选择“设置单元格格式”，或从“格式”菜单选择。2)在“单元格格式”对话框中，选择“数字”选项卡，分类选择“日期”。在此设定日期的现实格式。3)同理设定其他的列即可。,12/46,1.1 Excel数据录入,步骤2，用“自动更正”简化重复录入文本。选择菜单“工具”-“自动更正选项”，弹出“自动更正”对话框。在“替换”选项中输入小写字母“a”，“替换为”选项中输入“A部门”，单击“添加”。B、C、D、E等部门的设置与此相同。,13/46,1.1 Excel数据录入

5、,步骤3，填充“是否完成任务”列。“是否完成任务”的判断需要对目标值进行比较才能下结论。根据以往的经营数据，公司为每个部门设定了每天要完成的任务量，所以我们只要比较每天的销售额与成本的差额与目标利润，就可以得出结论了。用一个IF函数来完成。“=IF(C3-D3)=F3,1,-1)”,14/46,1.1 Excel数据录入,1.1.2数据导入技巧除了录入数据以外，Excel还可以从其他文档和网络中成批量导入数据。导入数据不仅是建立Excel与其他数据源之间联系的桥梁，还可以帮我们节省很多工作时间，并且完成数据自动更新。,15/46,1.1 Excel数据录入,从Access数据库中导入数据1.执

6、行菜单“数据”-“导入外部数据”-“导入数据”命令；2.在“导入数据”对话框中，选择保存数据的第一个单元格；3.在“外部数据区域属性”对话框中，设置刷新控件；4.设置完成后，单击“确定”即可。,16/46,1.1 Excel数据录入,从网络中导入数据1.执行菜单“数据”-“导入外部数据”-“新建Web查询”命令；2.在“新建Web查询”对话框中，将相应的网址输入到地址栏中，单击“转到”按钮，通网络建立连接；3.当网页出现在对话框中时，选择需要导入的部分，单击“导入”即可。,17/46,1.1 Excel数据录入,从网络中导入数据,18/46,1.1 Excel数据录入,从网络中导入数据,19/

7、46,1.1 Excel数据录入,从网络中导入数据,20/46,1.1 Excel数据录入,从网络中导入数据,21/46,1.2 Excel数据处理,1.2.1 数据筛选高级技巧数据筛选的目的：从Excel工作表中找出符合一定条件的数据。两种不同的筛选方式：自动筛选和高级筛选。,22/46,1.2 Excel数据处理,1.2.1 数据筛选高级技巧高级筛选的目的在于快速准确地找到最希望了解的信息，因此在进行高级筛选前，必须明确数据需要满足的条件，即建立条件区域。建立条件区域是进行高级筛选的首要前提。,23/46,1.2 Excel数据处理,1.2.1 数据筛选高级技巧条件区域可以是文本，如“北京

8、”；可以是数值，如“90”；可以是一个比较式，如“工资3000”；也可以是一个计算公式，如“=OR(A13500,A11500)”,24/46,1.2 Excel数据处理,1.2.1 数据筛选高级技巧在Excel中，条件区域的构造规则是：同一列中的条件表示“或”，即OR(只要其中一个条件成立，则整个条件都成立)，同一行中的条件表示“与”，即AND(只有所有的条件都成立，整个条件才成立)。,25/46,1.2 Excel数据处理,1.条件“或”，一列具有多个条件例1：在用户信息表中筛选出所在城市为“北京”或“南京”或“沈阳”或“杭州”的用户。先建立条件区域：,26/46,1.2 Excel数据处

9、理,单击数据区域内任意非空单元格，选择菜单“数据”-“筛选”-“高级筛选”。在高级筛选对话框中，列表区域中选择包括标题行在内的所有数据区域，条件区域选择事先设置的条件，单击“确定”即可。,27/46,1.2 Excel数据处理,2.条件“与”，同一行具有多个条件例2：在用户信息表中筛选出所在城市为“上海”，用户类别为“全球通”，且话费总额大于等于“50”的用户。先建立条件区域：,28/46,1.2 Excel数据处理,3.多列的“或”条件例3：在用户信息表中筛选出所在城市为“北京”，或用户类别为“全球通”，或话费总额大于等于“50”的用户。先建立条件区域：,29/46,1.2 Excel数据处

10、理,4.“或”、“与”的复合条件例4：在用户信息表中筛选出所在城市为“上海”且话费总额大于等于“500”，所在城市为“北京”且话费总额大于等于“400”，以及所在城市为“杭州”且话费总额大于等于“300”的用户。先建立条件区域：,30/46,1.2 Excel数据处理,5.将公式作为条件“或”条件和“与”条件的组合无法实现类似于“找出销售业绩高于平均值的员工的记录”。用公式创建条件时，不要将列标题作为条件标识使用，应该将条件标识置空，或者使用非数据表标题。,31/46,1.2 Excel数据处理,5.将公式作为条件公式中必须使用相对引用来引用列表，其他引用必须是绝对引用，并且要计算出相应的结果

11、。例如，有如下条件区域：“=H5=AVERAGE($C$3:$C$9)”将显示H列中大于等于区域C3:C9平均值的记录。,32/46,1.2 Excel数据处理,6.高级筛选综合案例一家电信公司的客户经理负责开展针对客户的优惠营销活动，在海量的数据集里需要对客户进行精准定位，如此才能找到最有营销价值的客户。请按照下列要求帮他迅速找出符合条件的营销对象。,接下页,33/46,1.2 Excel数据处理,6.高级筛选综合案例条件如下：所在城市为北京、上海或杭州；用户类别为神州行；话费总额大于或等于用户数据表中的平均话费。,34/46,1.2 Excel数据处理,数据有效性检验是Excel为了减少错

12、误、检查数据的正确性而提供的一种数据检验工具，它可以设置单元格数据输入的类型和范围，对错误的数据输入进行警告并且拒绝，可以有效防止出现输入错误。,35/46,1.2 Excel数据处理,数据有效性检验是Excel为了减少错误、检查数据的正确性而提供的一种数据检验工具，它可以设置单元格数据输入的类型和范围，对错误的数据输入进行警告并且拒绝，可以有效防止出现输入错误。,36/46,1.2 Excel数据处理,1.设置数据类型和有效范围为了避免错误类型数据的输入，可以限定单元格中输入数据的类型、取值范围或文本的字节长度。如果输入的数据不符合限定条件，Excel就会拒绝接受。,37/46,1.2 Ex

13、cel数据处理,2.设置输入提示信息一些比较专业的Excel表对单元格的数据类型有着严格的要求，为了方便使用者快捷准确的输入数据，可以设置一个提示信息，告诉使用者应输入的数据类型、范围及注意事项等。,38/46,1.2 Excel数据处理,3.设置出错警告信息如果输入的数据不符合设置的数据类型或超出了有效性范围，可以让Excel显示出特定的警告信息，以提醒输入者。,39/46,1.2 Excel数据处理,应用实例：某大学一学期期末考试之后需要统计学生的成绩，为了方便老师输入时更加准确快捷，需要对成绩表中的数据输入类型及范围设置相应的有效性。具体要求如下：,40/46,1.2 Excel数据处理

14、,具体要求如下：学号为10位字符，不能有缺失，即不能多于或少于10位；所有学科成绩为0-100之间的数字；输入成绩时，显示输入提示信息；输入错误时显示出错警告。,41/46,1.2 Excel数据处理,解析：步骤1：设定成绩的数据类型和有效性,42/46,1.2 Excel数据处理,解析：步骤2：设置输入提示信息。,43/46,1.2 Excel数据处理,解析：步骤3：设置出错信息。,44/46,1.2 Excel数据处理,4.对已有数据设置有效性规则对于已经输入了数据的工作表，可以通过设置单元格的有效性规则，利用数据审核工具，将错误的数据找出并标明，起到差错的作用。,45/46,1.2 Excel数据处理,圈释错误单元格的操作方法如下：1)选定要设定有效性范围的单元格区域2)设置成绩所在数据区域的数据有效性为0-100之间的整数3)选择“工具”-“公式审核”，显示“公式审核”工具栏4)选中已经设置有效性检验的数据区域，单击工具栏中的“圈释无效数据”按钮。,46/46,本节课的所有基本操作认真填写一份试验报告,