《商务活动工作》PPT课件.ppt

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1、商务活动工作,庆典活动开放参观活动新闻发布会签字仪式,教学策划,学习目的：通过本模块的学习，了解庆典活动、企业开放参观活动、新闻发布会、签字仪式的内容，熟悉庆典活动、开放参观活动、新闻发布会、签字仪式的准备与服务工作，掌握庆典活动、企业开放参观活动、新闻发布会、签字仪式的操作程序。,教学重点与难点,1、教学重点庆典活动的准备与操作；开放参观活动的安排与方案。新闻发布会的筹划与操作；签字仪式的准备与操作。2、教学难点庆典活动的准备；开放参观活动方案的拟订；新闻发布会的筹划；签字仪式的准备；技能训练。,一.庆典活动,如开业典礼、剪彩仪式、交接仪式、奠基仪式、竣工仪式、通车仪式等。,开业庆典 1.准

2、备工作（重、难点）1）做好宣传工作 2）拟定邀请宾客的名单 3）拟定议程表 4）拟好致辞和答辞 5）布置场地 6）安排接待工作 7）准备贵宾留言册 8）准备馈赠礼品,二、开放参观活动,（一）准备与接待工作 1、确定开放参观的项目(1)组织的展览室；(2)生产设备和工艺流程；(3)厂区环境；(4)员工的教育与培训设施；(5)组织的服务、娱乐、福利、卫生等设施.,3、秘书的职责(1)准备内容：准备与寄发请柬；为来宾准备休息服务处；准备介绍材料；准备特殊的参观用品，如卫生服、安全帽等 准备茶水饮料；准备赠送的礼品和纪念品。,(2)接待服务与要求：来宾到达后热情引导接待；放映视听资料时认真解说；参观过

3、程中为来宾做向导；做好招待来宾的餐饮服务；耐心解答来宾提出的各种问题；做好欢送工作。,（二）拟订活动方案（重、难点）1确定主题 常见的主题有：(1)扩大组织的知名度，提高美誉度；(2)促进组织的业务拓展；(3)和谐组织与社区的关系；(4)增强员工或家属的自豪感。,2安排开放参观的内容 参观的内容一般包括：(1)情况介绍，事先准备好简明生动、印刷精良的宣传小册子。(2)现场观摩，让参观者参观现场.(3)实物展览，参观组织的成果展览室；可以陈列资料、模型、样品等实物。此外，参观活动内容的确定还要考虑到参观者的需要和兴趣。,3选择开放参观的时机 最好安排在一些特殊的日子里，如周年纪念日、重大的节假日

4、、开业庆典、社区节日等。4确定邀请对象 一般性参观常邀请员工家属或一般市民等；特殊性参观常邀请与本组织有特殊利害关系的团体和公众，如政府官员、行政主管部门、同行业领导和专家、媒体记者等。,5选择参观路线 参观路线的选择要求做到：(1)能引起参观者的兴趣；(2)能保证参观者的安全；(3)对组织正常工作干扰小。以上三点要综合考虑。6策划宣传工作 参观前，可准备一份简明的说明书，发给参观者，或放映电影、录像片进行介绍。,7做好解说及接待准备(1)挑选并培训导游或解说人员；(2)制作并寄发请柬；(3)设立接待服务处；(4)准备特殊的参观用品；(5)准备礼品或纪念品。,三、新闻发布会,（一）新闻发布会的

5、准备工作（重、难点）,新闻发布会又称记者招待会，它是政府、企业、社会团体或个人把各新闻机构的记者召集在一起，宣布某一消息，并就这一消息让记者提问，由专人回答问题的一种活动。新闻发 布会是组织与公众沟通的 例行方式，也是一种传播 信息，以求新闻界客观报 道的行之有效的手段。其 准备工作 包括如下：,1、确定被邀请记者的范周 该邀请哪些记者得根据公布事件发生的范围、影响来决定。2、确定时间和场所 确定日期，一是要及时；二是应当避开重大会议、社会活动。记者招待会在何处举行，要根据会议的主题来确定。3、确定主持人和发言人 记者招待会一般由公关部门负责人或办公室主任、秘书长等主持。,4、准备发言材料和布

6、置会场资料包括会议程序、领导人的发言材料，送给记者的有关资料、单位对问题的理解、认识和感受等方面的文字资料。会议要选择交通便利、安静而无噪音，有电话等电讯设备的地方。会议桌可以圆形或长方形的桌子，并分别标明“记者席”、“主持人席”、“工作人员席”，主持人和工作人员应佩带写明姓名的胸牌。主持人、发言人还应设置标明职务的姓名牌，以便记者识别。准备好录音、录像设备、文具用品、饮料茶水等。,5、制作经费预算 费用应根据所举行记者招待会的规格和规模做出可行的经费预算。一般有租场费、印刷费、会场布置费、茶点费、礼品费、文具费、邮费、电话费、交通费等。6、组织会议 主持人，其职责是把握会议的主题，保证不要离

7、题太远，并要引导记者踊跃提问，遇到冷场时，可用轻松、幽默的语言活跃气氛，提高记者 们提问的兴趣和勇气；记者招待会的时间一般控制在二小时之内。,7、参观活动安排 可以配合招待会主题组织记者进 行参观活动，如观看设施、实物、成果展览、模型、图片等给记者创造实地采访、摄影、录像的机会，增加记者对会议主题的感性认识。8、小型宴请安排 在招待会或参观活动后，邀请记者参加午餐或晚餐，以进一步进行沟通。9、收集有关新闻报道 秘书要注意搜集到会记者 采写、刊发的各类新闻稿件，分门别类地登记、分析，以便 检验 会议的效果。,四、签字仪式,（一）签字仪式的准备（重、难点）,1文本的准备(1)定稿。定稿即通过谈判和

8、磋商确定会谈正式文件的各项具体条款及其表述的过程，这是文本准备的前提。(2)确定使用的文字。如果是涉外商务会谈签字，还要确定文本选择哪国文字。如果双方使用不同的语言文字，签字文本应该使用双方的文字书写印刷，具有同等效力。,(3)确定正本和副本。正本即签字文本，用于签字后由各方或交专门的机构保存。有时为了方便使用，也可以根据正本的内容与格式印制若千副本。(4)校印。校印即根据定稿印制、校对正本和副本。(5)盖章。为了保证文 本在签字后立即生效，一般在举行签字仪式前，先在签字文本上盖上双 方的公章，文本一经签 字便具有法定效力。,2商定参加人员(1)签字人。签字人员要符合以下条件：具有法定资格。规

9、格相等。(2)领导人。签字各方也可以派出身份较高的领导人参加签字仪式，但也应当注意规格大体相等。(3)致辞人。一般由签字各方身份最高的人分别致辞。有时也可安排上级机关或协调机构的代表致贺词。(4)主持人。主持人一般 由主办方派有一定身份的人 士担任。,(5)见证人。见证人主要是参加会谈的人员，各方人数应当大致相等。(6)助签人。助签人的主要职责是在签字过程中帮助签字人员翻揭文本，指明签字之处。,(7)群众代表。有时为了充分发挥签字仪式的鼓动和宣传教育作用，可邀请主办单位或双方单位的部分群众代表参加。(8)记者。为扩大影响，可邀请有关新闻单位派记者参加签字仪式。,3布置签字厅(1)签字厅的选择。

10、签字厅有常设专用的，也有临时以会议厅、会客室来代替的。布置它的总原则是要庄重、整洁、清静。一间标准的签字厅，应 当室内铺满地毯，除了必要 的签字用桌椅外，其他一切 的陈设都不需要。正确的签 字桌应当为长桌，桌上最好 铺设深绿色的台布。,(2)签字桌椅。双边签字，一般设长方桌，上铺深绿色或暗红色的台呢。桌后放两把椅子，为双方签字人员的座位。多方签字也可将桌排成圆形或方形，或仅放一张椅子，由各方代表依次签字。涉外双边签字仪式的座位按主左客右的礼仪顺序摆放，即客方的座位安排在主方的右边。多方签字则按礼宾次序安排各方签字代表的座次，一般按英文国名当头字母的顺序排列，也可按事先商定的顺序排列。签字桌上可

11、放置各方签字人的席卡。涉外签字仪式应当用中英文两种文字标示。,(3)准备签字用具。包括待签的合同文本以及签字笔、吸墨器等文具。(4)国旗的摆放。与外商签署涉外商务合同时还需在签字桌上插放有关各方的国旗。(5)参加人员位置。按有关礼遇高低的确定好各方代表的座次。(6)讲台。在签字桌的右侧放置讲台或落地话筒。(7)会标。由签字双方名称、签字文本标题和“签字仪式”织成。(8)香槟酒。事先准备好香槟酒、酒杯等。举行小 型酒会，举杯共庆会谈成功。,商务谈判策划书,一、谈判双方公司背景 二、谈判主题三、谈判团队人员组成四、双方利益及优劣势分析五、谈判目标六、程序及具体策略七、准备谈判资料八、制定应急预案,