Excel、Powerpoint的使用技巧.ppt

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1、,Excel、Powerpoint的使用技巧众乐HR部落 分享星期八,HR工具管理之道财经快递,休闲娱乐健康养生心灵鸡汤乐活乐享,职场唠嗑,众思捷顾问机构,快速填入相同的内容 快速复制上一单元格如何在Excel中设置单元格编辑权限（保护部分单元格）Excel中当某一单元格符合特定条件，如何在另一单元格显 示特定的颜色 Excel中如何控制每列数据的长度并避免重复录入 去掉默认的表格线 增加工作簿的页数相对地址、绝对地址、混合地址数据的输入自动调整为合适的列宽,Excel篇,保护你的PowerPoint演示文稿 重复上一动作（F4键）更改Undo的次数幻灯片自动更新日期与时间让文字闪烁不停 计算

2、字数、段落放映时指定跳到某张幻灯片,控制放映时白屏或黑屏窗口播放模式人工设置幻灯片放映时间间距幻灯片上做标记利用PowerPoint上网播放多种音视频文件插入Flash影片,Powerpoint篇,Excel篇,1.快速填入相同内容,选中多个单元格后，输入字符，然后按Ctrl+Enter组合键，即可在选中的每个单元格中填入上述相同的字符。,2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。,2.快速复制上一单元格,选中下面的单元格，按Ctrl+（为西文的单引号）组合键，即可将上一单元格的内容快

3、速复制下来。,2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。,3.如何在EXCEL中设置单元格编辑权限（保护部分单元格）,先选定所有单元格，点“格式”“单元格”“保护”，取消“锁定”前面的“”。,2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。,3.如何在EXCEL中设置单元格编辑权限（保护部分单元格）,2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷

4、以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。,再选定你要保护的单元格，点“格式”“单元格”“保护”，在“锁定”前面打上“”。,3.如何在EXCEL中设置单元格编辑权限（保护部分单元格）,2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。,3.点“工具”“保护”“保护工作表”，输入两次密码，点两次“确定”即可。,4.Excel中当某一单元格符合特定条件，如何在另一单元格显示特定的颜色,2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及

5、季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。,比如：A11时，C1显示红色 0A11时，C1显示绿色 A10时，C1显示黄色,4.Excel中当某一单元格符合特定条件，如何在另一单元格显示特定的颜色,2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。,方法如下：单击C1单元格，点“格式”“条件格式”，条件1设为：公式=A11,4.Excel中当某一单元格符合特定条件，如何在另一单元格显示特定的颜色,2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌

6、的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。,点“格式”“字体”“颜色”，点击红色后点“确定”。,4.Excel中当某一单元格符合特定条件，如何在另一单元格显示特定的颜色,2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。,2.条件2设为：公式=AND（A10,A11）,4.Excel中当某一单元格符合特定条件，如何在另一单元格显示特定的颜色,2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等

7、5国市场所售产品中仍含有该物质。,3.条件3设为：公式=A10 点“格式”“字体”“颜色”，点击黄色后点“确定”。,4.Excel中当某一单元格符合特定条件，如何在另一单元格显示特定的颜色,2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。,4.三个条件设定好后，点“确定”即可。,5.EXCEL中如何控制每列数据的长度并避免重复录入,2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。,1.用数

8、据有效性定义数据长度。用鼠标选定你要输入的数据范围，点“数据”一“有效性”一“设置”，“有效性条件”设成“允许”“文本长度”“等于”“5”（具体条件可根据你的需要改变）。还可以定义一些提示信息、出错警告信息和是否打开中文输入法等，定义好后点“确定”。,5.EXCEL中如何控制每列数据的长度并避免重复录入,2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。,2.用条件格式避免重复。选定A列，点“格式”一“条件格式”，将条件设成“公式=COUNTIF($A：$A,$A1)1”,点“格式”一“字体”

9、一“颜色”，选定红色后点两次“确定”。COUNTIF(range,criteria)：计算某个区域中满足给定条件的单元格数目。,5.EXCEL中如何控制每列数据的长度并避免重复录入,2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。,这样设定好后，输入数据如果长度不对会有 提示，如果数据重复字体将会变成红色。,6.去掉默认的表格线,2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。,单击“工具

10、”菜单中的“选项”，再单击对话框中的“视图”，找到“网格线”，使之失效（将左边的“”去掉）。,7.增加工作簿的页数,2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。,单击“插入”菜单下的“工作表”，即可在底部看到一个新名称的工作表。一个工作簿最多可以有255张工作表。,8.相对地址、绝对地址、混合地址,2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。,相对地址的形式是地址直接用列号行号组成

11、。绝对地址的形式为：$A$1,$B$1。有些公式引用单元格是用混合型地址。,9.数据的输入/数值的输入/公式的输入,2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。,日期和时间的输入当前系统日期的输入：ctrl+；当前系统时间的输入：ctrl+shift+；12小时制输入时间，在时间数字后空一格，并键入字母a或p，例如，8：00 a改变日期格式在“格式-单元格”中修改,Word 里：Alt+Shift+D：当前日期 Alt+Shift+T：当前时间,2011年11月2日，美国安全化妆品运动联

12、盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。,负数输入：直接输入负号和数字，或用圆括号输入。分数输入：先输入0和一个空格，再输入分数。直接输入分数则认为是日期。输入据用自动设置小数点或尾随零的数字。在“工具一选项一编辑”选项卡中设置自动小数点.,公式以等号“=”开头，Excel有很多可利用的公式。如果想在工作簿中看到的是公式，而不是具体的值，则在“工具一选项一视图”选项卡中，选中“窗口选项”下的“公式”复选框。注意，这样在打印的时候打印的也是公式。,9.数据的输入/数值的输入/公式的输入,2011年11月2日，美国安全化妆品运动

13、联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。,10.自动调整为合适的列宽,在Excel中，如果一个单元格中文字内容过长，就无法为系统全部显示出来，手工调整又很麻烦。这时可以将鼠标移动到该列的列标与下一列的交界处，当鼠标指针变为两个方面的箭头时，双击，这时系统就会把列宽设置为该列中最宽的那个单元格的宽度。,Powerpoint篇,2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。,1.保护你的PowerPoint演示文稿,在“工

14、具”菜单上，单击“选项”，再单击“安全性”选项卡，根据你保护文档不被查看或是不被更改的要求，把密码键入“打开权限密码”或“修改权限密码”框中，单击“确定”。,2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。,2.重复上一动作（F4键）,例如，将一些文字设置为粗体，然后再选择另外一些文字，按一下F4键，这些字也变成了粗体。,2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。,3.更改Undo的

15、次数,一般PowerPoint可以撤消的操作数的默认值是20次。点击菜单“工具”/“选项”/“编辑”/“最多可取消操作数”，即可更改。,注：最高限制次数为150次。此数值越大占用系统资源越多,这是很简单的道理。,2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。,4.幻灯片自动更新日期与时间,如果想实现自动更新日期与时间，可以进行下述操作:单击“视图页眉与页脚”命令，在打开的对话框中选择幻灯片，选中日期与时间，选择“自动更新“，则每次打开文件，系统会自动更新日期与时间。,2011年11月2日，

16、美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。,4.幻灯片自动更新日期与时间,假如想在幻灯片的任何位置上添加日期、时间，可按下列步骤进行：在幻灯片上，定位占位符或文本框内的插入点。点击“插入日期和时间”，系统弹出“日期和时间”对话框，用户可以选择自己喜欢的时间格式。选完以后单击“确定”就可以了。,2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。,5.让文字闪烁不停,在PowerPoint中可以利用“自定义动画

17、”来制作闪烁文字，但无论选择“慢速”、“中速”还是“快速”，文字都是一闪而过，无法让文字连续闪烁。,其实在这种情况下，我们只需要按照下例步骤做，就可以实现连续闪烁:选中要闪烁的文字，单击鼠标右键选择“自定义动画（M）”命令，在出现的“自定义动画”中单击“添加效果”,2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。,5.让文字闪烁不停,依次单击“强调”“闪烁”命令；,在“修改：闪烁”选项中单击属性下拉式菜单（即在“开始”、“属性”、“速度”下方），选择“计时（T）”命令,如图所示：,2011年

18、11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。,5.让文字闪烁不停,系统自动弹出“闪烁”对话框，单击“计时”命令，在“重复（R）”的下拉式菜单中单击要重复的次数或控制要求（比如选中“2、5、10、直到下次单击”等）,然后单击“确定”，文字即可按设定的次数或控制要求进行连续闪烁。,2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。,6.计算字数、段落,Powerpoint能否像Word那样计算字数呢?

19、可以，不过形式略有不同。执行“文件”/“属性”/“统计信息”，即会列出所有文件的字数、段落等信息。在“摘要信息”标签下还有标题、主题等信息。,2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。,7.放映时指定跳到某张幻灯片,如果在放映过程中需要临时跳到某一张，如果你记得那是第几张，例如是第6张，那么很简单，键入“6”然后回车，就会跳到第 6 张幻灯片。或者按鼠标右键，选择“定位”。,2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、

20、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。,8.控制放映时白屏或黑屏,按一下“B”键会显示黑屏，再按一次则返回刚才放映的那张幻灯片。按一下“W”键会显示一张空白画面，再按一次则返回刚才放映的那张幻灯片。,2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。,9.窗口播放模式,在实际使用PowerPoint的演示文稿过程中，往往需要与其它程序窗口的数据配合使用以增强演示的效果，可是用鼠标点击PowerPoint幻灯片放映菜单中的“观看幻灯片”选项，将启动默认的全屏放映模式，而在这种模式下则必须使用“

21、AltTab”或“AltEsc”组合键与其它窗口切换,播放幻灯片时，先按住Alt键不放，再依次按下 D、V键激活幻灯片播放，这时我们所启动的幻灯片放映模式就是一个带标题栏和菜单栏的形式了。这样一来，就可以在幻灯片播放时也能对播放窗口进行操作了，如最小化和自定义大小等。,2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。,10.人工设置幻灯片放映时间间距,1、选择要设置时间的幻灯片。2、选择“幻灯片放映/幻灯片切换”命令，打开对话框。3、选择“换页方式”栏下的“每隔”选项，在下方框中输入希望幻灯

22、片在屏幕上出现的秒数。,2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。,11.幻灯片上做标记,1、在放映时，单击鼠标右键，在打开的快捷菜单中选择“指针选项”命令，在打开的子菜单“圆珠笔”/“毡尖笔”/“荧光笔”。2、如果你对绘图笔颜色不满意，还可在右击幻灯片时弹出的快捷菜单中选择“指针选项”命令，再选择“墨迹颜色”，你就可以挑一种喜欢的颜色啦。,2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该

23、物质。,11.幻灯片上做标记,3、做这些标记不会修改幻灯片本身的内容，在右键弹出的菜单中选择“指针选项”中的“擦除幻灯片上的所有墨迹”命令，幻灯片就复原了。4、如果不需要进行绘图笔操作时，可以再次在屏幕上单击鼠标右键，在“指针选项”中选取“自动”，就把鼠标指针恢复为箭头状了。,2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。,12.利用PowerPoint上网,运行PowerPoint时也可轻松上网，而不用打开IE浏览器。方法是:在幻灯片视图下，单击视图工具栏Web可发现在工具栏上有地址栏，

24、在此地址栏中输入地址即可上网，另外，它还将IE中浏览过的地址也记录于其下，做到了完全与IE的兼容。,2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。,13.播放多种音视频文件,在PowerPoint中往往通过“插入影片和声音文件中的影片（或文件中的声音）”来播放音频视频文件，这种方法不方便对音视频进行控制。,2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。,13.播放多种音视频文件,现在介

25、绍一种利用Media Player控件控制音视频播放的方法。步骤如下:1.在PowerPoint中插入Media Player控件，具体方法：打开视图工具栏控件工具箱。,2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。,13.播放多种音视频文件,选择控件“Windows Media Player”,2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。,13.播放多种音视频文件,然后用“+”字形

26、在PowerPoint页面上画出一个矩形，即嵌入一个Media Player播放器。,双击该播放器，或在拖画的区域内按鼠标右键在弹出的快捷菜单中“属性”，出现控件属性窗口。,3.幻灯片放映，看看是不是已经可以播放了。,2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。,14.插入Flash影片,单击“视图/工具栏/控件工具箱”，选择“其他控件/Shockwave Flash Object”，在幻灯片中用鼠标拖出一个方框，调整好大小。这样，我们用插入控件的方法插入一个Flash控件，选择当前控件，在“属性”面板中作如下设置：“Movie”中填入所需的Flash影片所在的位置。,众乐HR部落【分享星期八】主题,HR工具管理之道财经快递职场唠嗑,休闲娱乐健康养生心灵鸡汤乐活乐享,独乐乐不如众乐乐-众乐HR部落，HR之家 每周末或节假日前，将推出不同主题的分享内容，欢迎推荐 文稿与反馈意见，您的关注与支持将是我们最大动力！,