《秘书信息工作》PPT课件.ppt

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1、第八章 现代秘书信息工作,二、简报工作,一、秘书信息工作概述,三、信息资料工作,当今是信息时代，信息、能源与材料已成为人类社会的三大资源。信息工作是秘书做好“辅助管理”的一项重要工作。各机构作出任何决策都离不开信息。本节着重阐述信息在发展经济管理社会事务过程中的作用、秘书信息的内容、经济信息的搜集方法及处理原则等。,一、秘书信息工作的特点与意义,一、信息的含义 信息是事物运动状态及事物运动状态的陈述。包括大自然中自发产生的自然信息，也包括人类社会有意发送的社会信息。消息、情报、数据、新闻、指令等。二、信息的特点1、可加工性2、可转换性3、可传递性4、可利用性5、有时效性6、可开发性,（一）信息

2、是企业制定计划与决策的依据,信息、商品生产与商品推销三者构成对外经营的“三要素”。缺一不可。营销学观念：成交一笔对外贸易，90%是依靠信息，仅10%的靠推销的“自觉努力”。产品的生产以信息为依据，产品的成功销售是对信息的检验。因此，捕捉信息，掌握国际市场行情，是涉外企业决策者和领导者进行决策和计划的基本条件。,企业决策者和领导者所需要的信息：,需要信息,企业内部信息：本国重大的有关方针政策，进出口国别、地区政策，商品货源情况如生产情况、数量与质量、现货与期货、仓储与运输、推销计划与销售意图，其他各种历史资料等。,企业外部信息：对象国的政治经济、社会习俗、贸易法规和特殊规定，市场情况如供求关系、

3、销售渠道、淡旺季节，爱好，科技，金融货币及价格，客户和竞争对手情况等。,综合信息：即对各种信息进行综合分析加工后的信息。对内部信息进行分析有助了解本企业所处位置，对外部信息进行分析的有助了解外部情况对本企业是机会还是威胁。,现代管理认为：管理是由计划、执行和控制三个基本环节组成。而每个环节的活动，都有离不开信息。根据信息反馈，及时调整经营管理策略，才能保证企业在变化中求得生存和发展。,（二）信息是企业对日常业务活动有效控制的基础,信息是一种潜在的生产力，能转换为现实的生产力。及时对信息进行加工和利用，不仅可节约物资与能源，而且能使企业起死回生，从衰弱转向繁荣。当世界以技术密集型产品为主的生产时

4、代，我国出口仍以劳动密集型为主的产品，其原因有：发达国家劳动密集型产业在衰退；亚洲“四小龙”也向技术密集型产业转换；劳动密集型的初级产品仍有很大市场；土特产及高精尖的工艺品是技术密集型产品所不可替代的,（三）信息是企业实现出口商品战略转移的手段,三、秘书信息工作的意义1、秘书信息工作室辅助领导决策的依据 准备阶段 形成阶段 落实和检验阶段2、秘书信息工作室做好自身其他工作的重要条件 处理综合事务 办理文书,二、秘书信息工作的类型与基本要求,一、信息的类型1、按照信息源的性质划分：自然信息+社会信息2、按信息的表现形式语言信息+非语言信息3、按信息在秘书工作中的作用预测信息+动态信息+回馈信息4

5、、按信息源的方向上级信息+内部信息+下级信息,二、信息工作的特点和基本要求1、针对性2、全面性3、及时性4、适用性5、保密性,三、信息工作的程序,信息的收集,信息的整理,信息的传递,信息的存储,信息的利用,三、秘书信息工作的内容,产品的销售与社会文化环境的关系十分密切，不同的风俗习惯、教育水平、语言文字、宗教信仰、价值观念、艺术与美学观念等都会影响商品的销售。,社会文化环境资料收集范围,教育水平,客户方面信息：客户信息是指熟悉并掌握国外客户的政治和资信的具体情况。它是决定我涉外单位正确选择和使用交易对象，对其采取什么政策和做法的重要依据。客户信息内容有：1、客户的政治背景：主要指企业的政治背景

6、、与政界的联系、企业负责人参加的党派及对我国的政治态度。2、客户信用情况的三要素（品格、能力、资本）：经营作风（品格）：是指客户的商业道德和经纪人品质是否诚实可靠，合同履约率和信誉；经营范围和经营能力：有活动能力（经营业务的种类和成交契约种类），推销能力（经营商品的品种和地区范围），经营性质（实用户或中间商、专业商、兼营商），法律地位（合伙公司或上市公司、不上市公司、有限公司）销售渠道和贸易关系（公司在国内外分支机构、销售地区、商品推销员数、管理体制），与客户的历史、经营、生产、销售、盈亏、财务情况和企业发展计划；资本：资产（注册资本、实际资本、公债、其他财产、资产负债表）和食用能力（供贷信用

7、、银行信用、信用担保）,3、客户信用的鉴定和分类：把通过银行、工商团体、专业咨询机构、驻外机构、报刊资料、公司资产负债表、活动报告、简介、手册或到国外考察和贸易接触等途径搜集到的客户信用资料，进行综合分析、研究，把客户分成四类。,一般往来户,普通联系户,不与往来户,基本往来户,四、外向型经济信息的搜集方法,信息收集方法,经济信息收集处理的基本原则,注重信息的时效性,五、简报工作,在实践中，信息交流是非常重要的，组织或系统上下左右的沟通不可能总是靠会议或会面通报，内部的简报就是最得力的信息交流的方法。,（一）简报及简报工作,“简报”是我国党政机关、企事业单位、人民团体等组织内部的一种文书形式，是

8、以反映情况、交流经验、传递信息为主要内容的简要报告或报道。简报工作是秘书围绕简报所做的信息收集、简报编制、发送等诸多工作中的一项常规信息工作。,（二）简报的作用,作为一种简要的动态性报告或报道，简报主要有三项作用,（三）简报的特点,秘书做简报工作，不仅要动笔，更重要的是要动手动脑，要充分了解情况，才能分析综合。简报的特点可以用三个字简约地概括。,（四）简报工作的基本程序,按照信息工作的程序，“简报”工作也不外乎是：收集加工传输利用反馈。只是每一个环节，都体现简报工作的特色。收集：收集环节秘书着重要明确收集什么、到哪儿去收集、如何收集的问题。简报既要信息量大，也要顾及每期简报的报道中心。要善于利

9、用一切可以承载信息的手段，收集一切有利于领导和基层耳聪目明的信息；加工：加工环节就是秘书对简报的编制，编制工作要严格遵循秘书文字编辑工作的原则。,传输：传输是指简报的发送，有经验的秘书重视建立和完善简报的发送网络，重视报送领导、传送相关单位和发送下级部门的区别。利用：简报信息的利用是简报工作的目的，要使有关单位、部门接受简报信息，争取对他们有用。反馈：反馈是新一轮信息简报工作的开始。,（五）简报的格式,简报不是正式的公文，但是简报一方面有不同单位各自的独特格式；一方面也有在长期实践中约定俗成的相对固定格式。一般简报有报头、正文和报尾三部分。,具体内容如下,（六）秘书做“简报”工作的要求,六、信

10、息资料工作,秘书的信息资料工作就是将信息工作融于平时的办文工作中，或者说是在办文工作中留意将大量的初级信息加工为高层次信息，为领导的管理与决策服务。,（一）秘书的信息资料工作,秘书是为领导“辅助管理，综合服务”的，秘书的资料，就是围绕有关为领导提供全面服务的原则进行搜集、摘取、留存、剪贴的。因为秘书的工作范围广泛，内容繁杂，所以秘书资料的来源也广。,（二）资料剪贴,资料剪贴的方法 资料剪贴主要是文字资料的提纯留存。传统的“剪贴”是真正意义的“剪”，现在秘书通常是将所要留存内容划定复印。剪贴复制的过程,1,2,资料保存,3,（三）摘要卡,摘要卡也称“文献摘要卡”或“文件摘要卡”。文献就是有历史价

11、值或留存价值的文字资料。秘书在不可能全部保存文献或不能准确确定文献价值时，常常采取做摘要卡保存信息的方式。摘要卡一般用卡片盒（箱）保存。,卡 片 盒,在摘要卡中，主要包括以下六项内容,摘要卡的优点是方便灵活，便于查找，但秘书的办公环境有限，卡片的存放量不可能太大，所以，用摘要卡的形式留存信息，就有一个不断筛选、精简、提纯问题。,（四）名片,名片是现代经济社会中人与人之间、单位工作人员之间交际交往中相互认识的一种工具。对秘书来说，名片上可以有直接的和间接的信息。名片作为信息载体，在秘书工作中，也有从收集到加工整理、从保存到提供使用、到信息反馈的过程。,具体过程如下,名片的使用过程,名片的收集,名

12、片的保存,名片的加工整理,名片的利用,要加以分类留存,要一新片换替旧片或针对某张名片添注新信息,（五）秘书案头的“信息库”,所谓“信息库”就是秘书要在自己有限的办公桌、抽屉、柜架上，准备随手就可以取来的应答信息。这些东西有的人称为“案头必备”，有的书上称之为“必须经常放置于身旁的东西”。,一般来说，秘书案头应具备的“信息库”包括如下内容,（六）以计算机为核心的信息处理技术,秘书的信息工作现代化，首要的是秘书的思想观念。其次是计算机的网络系统问题。网络的信息大大拓展了秘书对信息的获取渠道。但是面对大量的、纷至沓来的各种信息，如何经过分析、综合、归纳和判断，向领导提供最精华部分，这是秘书比较艰难的

13、任务。以计算机为核心的信息处理技术，可以将秘书的整个信息工作网络化、磁盘化、多媒体化，这是秘书信息工作不可遏止的前景，但是发展的速度和秘书工作的优劣，很大成分在于秘书对这一问题的认识。,第九章 现代秘书的调查研究,第一节 调查研究概述,第二节 秘书调查研究的特点和内容,第三节 调查研究准备工作和方法,第四节 秘书调查研究报告与实务,第一节 调查研究概述,一、调查研究的含义,二、秘书调查研究的意义,三、调查研究在秘书工作中的地位和作用,调查研究是人们了解情况、认识事物、掌握政策的基本方法，是实行科学管理的前提。秘书要有效地辅助管理，就必须对不断变化的实际情况进行全面、真实的了解和准确、透彻的分析

14、，这样，参谋才能有质量和成效，要达此目的，就必须深入调查研究。,一、调查研究的含义,（一）调查研究：是指人们在社会实践中，对客观的实际情况进行了解和分析研究，以认识其本质和发展规律的一种自觉的行动。,（二）调查与研究的关系,调查：是指运用各种科学的方法和手段，对客观世界进行了解、考查、查核、统计来获取并掌握确凿的材料和情况的一种感性认识活动。研究：是指对已了解的情况和已掌握的材料运用辩证唯物主义和历史唯物主义的立场、观点和方法进行科学的比较、分析、综合和概括，以求得认识客观事物的本质及其发展规律的一种理性认识活动。,研究是秘书对已经掌握的信息情况，运用科学的理论、知识和方法进行综合分析和推断，

15、以探究研究对象的本质及事物发展规律,调查是秘书运用各种方法、手段对调查对象进行了解核查，掌握确凿的实际情况的过程,调查是研究的基础和前提,研究是调查的深化和发展,二、调查研究在秘书工作中的地位和作用,（一）调查研究是秘书和秘书部门的重要职责 领导工作繁忙，不可能事事躬亲，因此秘书和职能部门须代劳。领导调研受干扰多，秘书及秘书部门则不受此干扰；职能部门的调研往往会带有倾向性，秘书和秘书部门可以比较全面地反映情况，因此，这样的调研对领导的帮助最大。（二）调查研究是秘书和秘书部门做好各项工作的基础 调查研究贯穿于秘书工作的全过程和各个环节。离开了调查研究，秘书工作将寸步难行。秘书只有深入实际，到第一

16、线去调查研究，了解和掌握真实情况，并对情况进行实事求是的分析和论证，采取相应的对策和办法，才能避免走弯路和减少失误。提高工作效率的质量，更好地为领导和领导工作服务。因此，调查研究是秘书和秘书部门的一项经常性工作，是秘书和秘书部门做好各项工作的基础。,（三）调查研究是秘书和秘书部门辅助领导科学决策的首要前提 任何决策都离不开调查研究，离不开在调查研究的基础上的科学预测，通过调查研究，掌握大量的第一手材料，对这些材料进行分析研究，探求其本质及发展趋势，这既是科学决策的客观基础，也是科学决策的客观依据和客观要求。“调查就像十月怀胎，解决问题就像一朝分娩”决策后其调查研究仍没结束，执行过程中还需要调查

17、研究。（四）调查研究是秘书获得信息的重要途径 为领导宏观决策提供的内部性很强、参考色彩很浓的信息，有情况、有分析、有建议、能开拓思路，启迪思维。因而也最有价值，对领导科学决策最有用处。秘书和秘书部门要获得真实、可靠、有价值的信息，都离不开调查研究。离开了调查研究，信息就失去了来源，数量和质量都难以得到保证。（五）调查研究是锻炼、提高秘书工作力的必由之路 通过调查研究，向社会学习、向领导学习，提高思想政策水平，改进工作作风，工作能力就可得到不断的提高。通过调查研究，还可提高秘书的观察能力、思维能力、交际能力、分辨能力、分析能力、概括能力、表达能力和自我完善的能力等。,第二节 秘书调查研究的内容和

18、形式,二、秘书调查研究的内容,三、秘书调查研究的形式,一、秘书调查研究的内容,秘书调查研究的内容是多方面的，不同行业岗位的秘书，调查研究的内容就有所不同。一般情况下，秘书的调查研究内容大体分为以下五类,二、秘书调查研究的主要形式,调查研究的主要形式,从调查研究对象范围的选择上分,从调查研究的内容上分,从调查研究采取的主要研究形式分,普查,抽样调查,典型调查,专题调查,综合调查,对比调查,抽样调查,民意调查,专家调查,统计调查,从调查研究对象范围的选择上分：普查形式全面，真实性强，但是秘书不容易有充足的人力、物力、财力投入；典型调查深入、深刻，但是偏难盖全；二者折中的科学方法是抽样，抽样的关键是

19、取样的科学性问题。从调查研究内容上分：专项调查内容单一，调查工作灵活，但不利于秘书统观客观事物的全貌；综合调查对调查对象考察全面，但面上的东西多了，反而容易忽略点上的问题。从调查研究采取的主要研究形式分：对比调查有利于在对比中进行鉴别，但要防止研究思想只局限在对比范围之内；民意调查也叫民意测验，它的调查研究结果真实充分，但关键要把握表格问卷的科学设计；专家调查有相当的权威性。像所谓“特尔斐法”、“头脑风暴法”和“反头脑风暴法”，实质上都是专家调查的形式。统计调查是数字数据体现的真实，但要注重引进现代研究技术和方法。这些形式是被专家和研究者条分缕析、分门别类地写出来的，而在实践中，它们常常是混合

20、使用的，采用哪几种形式，是依秘书调查研究的具体内容而定。,第三节 秘书调查研究的方法和程序,一、秘书调查研究的方法,二、秘书调查研究的程序和要求,一、秘书调查研究的方法,研究的方法 在实际研究中，人们发明并实践着各种研究方法。下面主要介绍秘书在研究中常用的主要方法。度量研究方法 这种方法是着重研究事物规定性的定性研究与着重研究事物规模、范围、数目等数量关系的定量研究两种方法的综合。度量研究方法就是通过对调查材料的分析，从质的界限到数量关系的情况及其变化，对调研对象做出本质的结论。系统研究方法 这种方法是按照系统分析的原则和要求，将调研对象作为一个整体加以研究，探究其结构、功能、层次等要素及其相

21、互关系和变化规律。这种研究方法，不仅考虑到将调研对象作为一个系统，还要将其放到一个更大的背景中，把它视为一个更大系统中的子系统，在事物及其各方面的互相影响与制约关系中认识分析调研对象的性质和作用。这样，研究结果更真实。,2,1,2,动态研究方法,3,比较研究方法 这是对调查研究对象进行区分和比较，通过认识其差异，进一步认识其本质和特点的研究方法。比较研究是认识事物最基本的方法，关键是要找准可比性比较分析。,4,比较研究,对比比较,综合比较,是一种简单的比较，可以采取主要以时间为线索的纵向比较，也可以采取主要以空间为线索的横向比较,是简单比较的汇总，是更系统化的比较研究,除了以上四种研究方法外，

22、实践中还有统计分析研究方法、历史研究方法、情景探讨方法、概率分析研究方法等等。针对某一次调查研究工作，选取正确的分析研究方法，是获取准确高层次信息的重要保证。,二、秘书调查研究的过程和要求,准备阶段,调查实施阶段,研究分析阶段,结论报告阶段,准备阶段 明确调研题目（或称课题、专题）选择调研对象 选配调研人员 准备相关信息资料 编制确认调研计划 设计必要的调查问卷和表格,1,无论提纲还是计划，主要内容包括如下八项,调研计划内容,调研的目的和要求,调研的项目,调研所采取的方法,调研的组织分工,具体实施步骤,必要的表格与问卷,调研要求与注意事项,调研的对象,设计问卷时问题项要精练，不宜过多。最好要求被调查者做“是”或“否”的选择回答，或者是在几项中选择做答。这是封闭或半封闭式的问题。最好不采取要被调查者组织语言的提问，这是开放式的问题，不便于问卷的统计归纳。表格的填写项目内容要有公认称法或约定俗成的称法。表格内容要精当，预留的填写格空间要合适，位置恰当,设计问卷和表格的要求,调查实施阶段 这一阶段与下一阶段研究分析的共同特点是其在推进中不完全像我们表述过程中的逻辑性和程序性那么强。调查实施阶段主要有三大步：联系确认调查对象 实施调查 阶段性小结并复查验证调查结果,2,调查阶段要注意的内容,遵守有关法律、法规和制度,严守有关保密纪律,研究分析阶段,3,