《电子表教程》PPT课件.ppt

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1、Excel 教程,Excel教程,1 使用 Excel2 创建表格3 工作表的编辑和格式化 4 创建图表 5 Excel 的数据处理 6 建立和编辑数据透视表 7 页面设置和打印 8 公式函数的进阶使用9 使用宏使日常操作自动化,1 Excel中文版的启动与退出,1.1 Excel 的启动1.2 初识Excel 的窗口界面1.3 Excel 的退出1.4 Excel 中文版新功能,1.1 Excel 的启动,（1）单击“开始”按钮，在“程序”选项的子菜单中单击Microsoft Excel 选项。（2）单击已存在的电子表格文件启动Excel，同时也打开了该文件。（3）如果桌面有Excel 快捷

2、方式图标，双击快捷图标。,1.2 初识Excel 的窗口界面,图2 Excel 2000用户界面,用户界面的组成,（1）标题栏（2）菜单栏（3）常用工具栏（4）格式工具栏,（5）编辑栏（6）工作表格区（7）工作表标签（8）滚动条（9）拆分框,图3 Excel 2000中文版编辑栏,图4 工作表标签,图5 拆分框的使用,1.3 Excel的退出,退出Excel的方法很多，常用方法有：单击应用程序标题栏最右端的（关闭）按钮。打开“文件”菜单，单击“退出”命令。如果退出前文件已被修改，系统将提示是否保存修改的内容，这时可根据是否要保存文件来回答“是”或“否”。,2 创建表格,2.1 工作簿2.2 选

3、择工作表、单元格2.3 输入数据2.4 数据自动输入2.5 公式与函数2.6 单元格引用2.7 数据编辑,2.1 工作簿,1新建工作簿2打开已有的工作簿文件3保存工作簿,图6 保文件对话框,2.2 选择工作表、单元格,1单个单元格的选择2选择连续的多个单元格3选择不连续的多个单元格选择局部连续总体不连续的单元格5选定整行6选定列7选定工作表的所有单元格,2.3 输入数据,1文本类型2数值类型3逻辑类型:只有两个值,True和False。出错值：单元格中显示#DIV/0！出错值。,图7 设置日期格式对话框,2.4 数据自动输入,1自动填充2用户自定义序列 3产生一个序列,1自动填充,图9 自动填

4、充效果,图10 初值选两个单元格时的自动填充,2用户自定义序列,图11 自定义序列对话框,3产生一个序列,图12 序列对话框,2.5 公式与函数,1使用公式2使用函数,1使用公式,公式中的运算符有以下四类：（1）算术运算符（2）比较运算符（3）文本运算符（&）（4）引用运算符（：）,图13 输入公式,图14 复制公式,2使用函数,（1）函数的输入（2）自动求和（3）自动计算（4）函数复制,（1）函数的输入函数的输入有两种方法：一为直接输入，一为粘贴函数法（即使用函数向导）。,图15 输入公式,图16 粘贴函数对话框,图17 求和函数对话框,图18 从函数列表中选择函数粘贴,（2）自动求和,图1

5、9 自动求和,（3）自动计算,计算结果显示,功能菜单,选择的区域,图20 自动计算功能,2.6 单元格引用,1相对引用2绝对引用3混合引用 三维地址引用5引用名字,图21 相对引用和绝对引用示例,图22 名字引用示例,名字引用,地址引用,2.7 数据编辑,1数据修改2数据删除3数据复制和移动单元格、行、列的插入和删除5查找与替换 6给单元格加批注,1数据修改与数据删除（1）在Excel中，修改数据有两种方法：一是在编辑栏中修改，二是直接在单元格中修改。（2）Excel中数据删除有两个概念：数据清除和数据删除。,3数据复制和移动（1）数据复制、移动（2）选择性粘贴选择性粘贴操作步骤为：先将数据复

6、制到剪贴板，再选择待粘贴目标区域中的第一个单元格，选择“编辑”菜单的“选择性粘贴”命令，出现如图25所示的对话框。,单元格、行、列的插入和删除（1）插入单元格（2）插入整行（3）插入列,5查找与替换,图27 查找对话框,图28 替换对话框,6给单元格加批注,图29 批注对话框,3 工作表的编辑和格式化,3.1 工作表的删除、插入和重命名3.2 工作表的复制与移动3.3 隐藏和取消隐藏工作表3.4 工作表窗口的拆分与冻结3.5 工作表格式化,3.1 工作表的删除、插入和重命名,1选取工作表2插入工作表3删除工作表重命名工作表,1选取工作表,图31 工作组示意图,图32 右击标签滚动条显示工作表列

7、表,重命名工作表,新的工作表标签,图34 工作表命名,3.2 工作表的复制与移动,1使用菜单命令复制或移动工作表 2使用鼠标复制或移动工作表,图35 移动或复制工作表对话框,3.3 隐藏和取消隐藏工作表,隐藏工作表的方法如下：（1）选择要隐藏的工作表。（2）单击“格式”菜单中“工作表”命令，在弹出的级联菜单中单击“隐藏”命令。取消隐藏工作表的方法如下：（1）单击“格式”菜单中的“工作表”命令，在弹出的子菜单中单击“取消隐藏”命令。（2）在弹出的“取消隐藏”对话框中选择要取消隐藏的工作表。,3.4 工作表窗口的拆分与冻结,1工作表窗口的拆分拆分可分为三种：水平拆分、垂直拆分、水平和垂直同时拆分。

8、2工作表窗口的冻结窗口冻结操作方法：（1）选择冻结位置（2）选择“窗口”菜单中的“冻结窗口”命令。,图36 工作表窗口拆分示例,图37 窗口冻结示例,3.5 工作表格式化,1自定义格式2自动格式化3格式的复制、删除设置工作表背景图案,1自定义格式,（1）设置数字格式（2）设置对齐格式（3）设置字体（4）设置边框线（5）设置单元格或单元格区域图案和颜色（6）设置列宽、行高（7）条件格式,图38 格式工具栏,设置字体格式示例（请您点击鼠标）,设置字体,字体大小,粗体,斜体,下画线,对齐格式,图39 格式对话框,图40 对齐方式对话框,设置数字格式和对齐格式示例：,自动换行,水平居中与合并单元格,旋

9、转45度,缩小字体填充,图41 对齐格式示例,图42 字体对话框,设置字体格式示例,清除所有框线,预览效果,清除或添加左边线,选择边框线的颜色,选择边框线的线型和粗细,所选区域加外框线,内部加表格线,图43 边框对话框,设置边框线示例：,图45 设置图案对话框,设置单元格或单元格区域图案和颜色,图47 格式菜单中行高、列宽命令,设置列宽、行高示例,图48 条件格式示例,条件格式示例：,条件运算符,条件值,单击打开格式对话框,添加条件,删除条件,预览效果,图49 条件格式对话框,条件格式示例：,2自动格式化,图50 自动套用格式对话框,3格式的复制、删除,（1）格式复制方法一：单击“编辑”菜单中

10、的“复制”命令。选择目标区域，单击“编辑”菜单中的“选择性粘贴”命令，在打开的选择性粘贴对话框中选中“格式”按钮。方法二：选“格式刷”按钮。（2）格式删除选择要删除格式的区域。选择“编辑”菜单中的“清除”命令，在弹出的子菜单中选择“格式”子命令。,设置工作表背景图案,图51 工作表背景图案示例,4 创建图表,1 使用“图表”工具栏创建简单图表2 利用图表向导创建图表3 图表的编辑4 图表格式化,1 使用“图表”工具栏创建简单图表（请您点击鼠标）,图表对象,图表类型,图例,按行,按列,图表区格式,52 图表工具栏,图54 创建的工作表图表,图55 按行产生的图表,2 利用图表向导创建图表,图56

11、 图表向导对话框一：图表类型,图57 图表向导对话框二：数据源,图58 系列产生在“行”,图59 设置系列名称和分类轴标志,图60 图表向导对话框三：图表选项,图61 图表向导对话框：图表位置,图62 用图表向导创建的独立图表,3 图表的编辑,1图表对象2图表的移动、复制、缩放和删除 3图表类型的改变 图表中数据的编辑5图表中文字的编辑6显示效果的设置,图63 图表对象示例,图表对象示例,图表中数据的编辑,（1）删除数据系列（2）向图表添加数据系列（3）图表中数据系列次序的调整,图64 添加数据对话框,图65 系列次序对话框,图表中文字的编辑,（1）增加图表标题和坐标轴标题（2）增加数据标志,

12、图66“图表选项”对话框,显示效果的设置,（1）图例（2）网格线（3）三维图表视角的改变,图67 添加网格线,图68 设置三维视角对话框,4 图表格式化,要对图表对象进行格式化可以有三种方法：（1）选择要编辑的对象，单击“格式”菜单中增加的该对象选项。（2）在图表中直接双击要进行编辑的对象。（3）在要进行格式化的对象上点击鼠标右键，在弹出菜单中选择对象格式命令。,图69 绘画区格式对话框,图70 坐标轴格式对话框,5 Excel 的数据处理,5.1 建立数据表格5.2 使用记录单5.3 筛选数据表5.4 数据排序5.5 分类汇总,5.1 建立数据表格,在Excel 中建立数据表格十分简单，前面

13、章节例子中的工作表都是数据表。下面介绍几个术语：字段：数据表的一列称为字段。记录：数据表的一行称为记录。字段名：在数据表的顶行通常有字段名，字段名是字段内容的概括和说明。,图71 数据表行列示意图,建立和使用数据表格时，用户应注意以下几个问题：,（1）避免在一张工作表中建立多个数据表格。（2）数据表格的数据和其他数据之间至少留出一个空行和空列。（3）避免在数据表格的各条记录或各个字段之间放置空行和空列。（4）最好使用列名，而且把列名作为字段的名称。（5）字段名的字体，对齐方式等格式最好与数据表中其他数据相区别。,5.2 使用记录单,1使用记录单添加数据2使用记录单修改和删除记录3使用记录单搜索

14、条件匹配的记录,1使用记录单添加数据,图72 记录新建对话框,2使用记录单修改和删除记录,图73 使用记录单修改记录,图74 记录修改后的数据表,图75 确定记录的删除,3使用记录单搜索条件匹配的记录,图76 输入查询条件,图77 查找到满足条件的第一条记录,5.3 筛选数据表,1自动筛选2自定义筛选3高级筛选,1自动筛选示例（图78-图82）,图78 下拉箭头按扭的选择,图79 自动筛选之后的清单,图80 多条件筛选的筛选结果,图81 设置筛选条件,图82 筛选结果,2自定义筛选,图83“自定义自动筛选方式”对话框,图84 筛选结果,3高级筛选,如果用户要使用高级筛选，一定要先建立一个条件区

15、域。条件区域用来指定筛选的数据必须满足的条件。,空二行,条件区域,图85 条件区域,图86 高级筛选对话框,图87 筛选结果显示数据表格,图88 复制后的筛选结果,复制的筛选结果,5.4 数据排序,1默认排序2按一列排序3按多列排序,1默认排序,Excel在默认排序时是根据单元格中的数据进行排序的。在按升序排序时，Excel使用如下顺序：（1）数值从最小的负数到最大的正数排序。（2）文本和数字的文本按从09，az，AZ的顺序排列。（3）逻辑值False 排在True 之前。（4）所有错误值的优先级相同。（5）空格排在最后。,2按一列排序,图89 设置排序方式,主关键字排列顺序,图90 按“笔试

16、”字段降序排列之后的结果,图91 以机试降序排列的结果,3按多列排序,图92 设置多列排序对话框,图93 以笔试为主要关键字，机试为次要关键字的排序结果,5.5 分类汇总,1简单的分类汇总2创建多级分类汇总 3分级显示数据 清除分类汇总,1简单的分类汇总,图95 分类汇总的结果,图94 设置分类汇总对话框,2创建多级分类汇总,图96 设置二级分类汇总的结果,3分级显示数据,下面介绍分级视图中的各个按钮的功能：一级数据按钮：只显示数据表格中的列标题和汇总结果，该级为最高级。二级数据按钮：显示分类汇总结果即二级数据。三级数据按钮：显示所有的详细数据即三级数据。分级显示按钮：表示高一级向低一级展开显

17、示。分级显示按钮：表示低一级折叠为高一级数据显示。,图97 显示一级数据,图98 显示前两级数据,清除分类汇总,图99 显示明细数据,6 建立和编辑数据透视表,6.1 建立简单的数据透视表6.2 编辑数据透视表6.3 数据透视表的操作,6.1 建立简单的数据透视表,数据透视表一般由7部分组成，它们是：(1)页字段(2)页字段项(3)数据字段(4)数据项(5)行字段(6)列字段(7)数据区域,数据透视表的数据源 数据透视表的数据源是透视表的数据来源。数据源可以是Excel的数据表格，也可以是外部数据表和Internet上的数据源，还可以是经过合并计算的多个数据区域以及另一个数据透视表。,数据透视

18、表和数据透视图向导3步骤:,图101“数据透视表和数据透视图向导3步骤之1”对话框,图102“数据透视表和数据透视图向导3步骤之2”对话框,图103“数据透视表和数据透视图向导3步骤之3”对话框,图104“数据透视表”工具栏,图105 创建的数据透视表,图106 在“数据透视表字段”对话框中设置汇总方式,图107 选择页字段项,图108 用页字段筛选数据的结果,图109 选择列字段项,图110 用列字段筛选之后的数据,6.2 编辑数据透视表,1修改数据透视表2添加和删除字段 3设置数据透视表选项格式化数据透视表中的数据5数据透视表的复制和删除,1修改数据透视表,图111 行列互换后的透视表,2

19、添加和删除字段,图112“数据透视表”工具栏,3设置数据透视表选项,图113“数据透视表选项”对话框,图114 设置后的数据透视表,格式化数据透视表中的数据,图115“数据透视表字段”对话框,图116 设置字段的格式,图117 设置了格式之后的透视表,5数据透视表的复制和删除,图118 移动或复制工作表对话框,6.3 数据透视表的操作,1更新数据透视表2对数据透视表排序3改变数据透视表的汇总方式显示和隐藏明细数据 5从另一数据透视表中建立数据透视表6使用数据透视表绘制动态图表,7 页面设置和打印,7.1 设置打印区域和分页7.2 页面的设置7.3 打印预览和打印,7.1 设置打印区域和分页,图

20、130 设置打印区域,1设置打印区域,2分页与分页预览,图131 插入水平分页符,图132 分页预览视图,7.2 页面的设置,1设置页面,图133 页面设置对话框,2设置页边距,图134 页边距设置对话框,3设置页眉/页脚,图135 页眉/页脚设置对话框,图136 自定义页眉对话框,工作表,图137“工作表”标签,7.3 打印预览和打印,1打印预览,图138 打印预览界面,2打印工作表,图139 打印对话框,8 公式函数的进阶使用,VLOOKUPIF函数使用示例更详细的使用请参照Excel帮助文档,9 使用宏使日常操作自动化,使用宏可以录制并保存操作者的一系列日常重复操作键盘动作,使用自定义的快捷键可以快速执行.演示示例,The END,