《电子公文处理》PPT课件.ppt
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1、电子化公文实践,重庆市政府办公厅电子政务技术中心胡力,介绍的主要内容,一、电子公文的内涵 二、公文工作体系环境巨变 三、电子公文推进的障碍 四、电子公文计算机程序构成 五、电子公文建设的策略 六、电子公文重点问题的处理 七、电子公文建设的组织与实施,一、电子公文的内涵,(一)电子公文与核心要素1、什么是电子公文?是文档表现的磁、光载体?是生成文件的工具决定的技能?2、一种更全面的说法 应用现代信息和通信技术,将公文工作通过计算机网络进行集成,超越时间和空间及部门之间的分隔限制,实现公文工作体系的优化重组。简单地说就是借助电子信息技术而进行的公文活动。3、重点是 电子公文是一种工作体系。,一、电
2、子公文的内涵,电子公文需要把握三点核心要素:1、对象数字化 公文涉及的“全部”、“所有”事务的对象数字化,公文构成形式、表现形式的全部数字化转换。不仅仅是公文自身,包括公文的外延内容,如公文登记本等辅助管理信息。电子公文是公文的数字化生存。2、过程网络化 公文载体的交换方式、公文处理工作关联的方式、工作责任传递的方式,全部要通过计算机网络实现,工作联系方式的全部网络化转换。3、工作整体性 在公文生存生命期的各个部分,内容加工各个阶段与环节都是不可分割存在的工作体系,每一个工作步骤的对象与成果,相互间都是可以继承和共享的。,一、电子公文的内涵,(二)电子公文从名变到实变素 近3-5来出现的提法,
3、经历从名词变化到实质改变的过程1、办公自动化 文字处理的工具,解决手工工作效率问题,一项技能。2、公文管理 对标题、目录或部分公文项的处理,以计算机“做”管理为主。3、信息共享 如全文查询,简单的公文传输等,分别作用在公文处理的各个层面上。以上可称之为前电子公文阶段,一、电子公文的内涵,(二)电子公文从名变到实变4、前电子公文的特点 辅助手工工作的工具,辅助管理工作的工具,局部孤立的应用,作用在公文处理工作外围,不对原有公文工作体系产生影响。5、前电子公文的效果 易变,不能生存,多次重复建设,成效有限。6、电子公文的实变 成为整个公文处理工作体系的重建,这是电子公文不同于传统办公自动化和公文管
4、理的根本所在,这也是电子公文实施的难度所在。,一、电子公文的内涵,(三)电子公文是办公室信息化生态体系 表现在以下四个方面:1、全要素内容 全过程,全对象,全信息化,工作体系。2、相互依存 各部分难以分割独立生存,业务上交互、数据上共享、控制上为一整体,互为关联,承上启下,互为支撑。3、基于过程 涵盖所有公文工作自然过程,根植于公文业务工作的各个方面,业务工作与公文工作溶为一体。4、综合体系 电子公文是包括了理念、业务、管理、技术、人员的综合体系。,二、公文工作体系环境的巨变,(一)传统公文处理工作方式主要特点1、个体工作方式 以个人,以经办人为中心,事无具细、亲力亲为,工作重复进行。2、封闭
5、自我管理 情况只有经办人自己清楚,工作成的暗箱,难以考核,经办人说了算,3、运行阶段独立 各个阶段内部工作可完全独立存在和运行,相互间可以没有多少关联,表现在阶段都自有登记本,自己一套工作规程,是传统公文处理程序各个阶段自成体系的原因。,二、公文工作体系环境的巨变,(一)传统公文处理工作方式主要特点4、公文资源独享 以公文夹为传递载体,资源公文夹独,信息难以共享。5、手传手的交接 当面确认交接,签字认账,有的环节不好当面确认,容易出问题。6、公文管理粗放 形式管理,不确定、易变、自由度大,靠人的自觉性来保障,制度上书、上墙,无约束力,公文处理与公文管理在技术层分离。,二、公文工作体系环境的巨变
6、,(二)电子公文工作方式主要特点1、协同工作方式 分工明确,工作边界清楚,以个人集中处理向以流程协同处理转变。2、开放的工作环境 网络打开管理暗箱(客观存在),记录工作痕迹。3、流程化关联处理 工作步连续、继承,减少重复,工作步相互制约。4、资源的全面共享 资源控制主体从个人变为了服务器第三方所有,资源交换不是物理给予,而是规则授权。,二、公文工作体系环境的巨变,(二)电子公文工作方式主要特点5、以物为主的控制 控制不可视,当事人离线间接,认物不知人,责任认定方式变化。6、管理植于过程 管理根植在计算机程序中,监管不受人的因素的影响,可定性、定量。7、具有全局性 成效与作用的区域成正比,局部应
7、用代价大,难生存,跨单位特征。,二、公文工作体系环境的巨变,(三)狭义电子公文与广义电子公文1、狭义电子公文 文秘工作范畴的公文,称为文秘公文。2、广义电子公文 行政审批或业务处理类公文,称为业务公文,广义电子公文包括文秘公文和业务公文。3、传统公文文秘与业务分离 文秘公文与业务公文的运行完全分开,单位内部的业务分割。4、电子公文是广义公文体系 公文资源是一个整体,文秘与业务存在政策照应或事件上的联系,形成广义公文体系,是发展需要,电子公文建设是一个机关的信息化基础平台。,三、电子公文推进的障碍,(一)行政主导与技术主导1、行政主导推进 专家确定线路,与原业务人员分离,建立新体系,培训不适应换
8、岗,先实现组织机构与业务流程的再造,再建立业务工作体系的科学做法。2、技术主导推进 这是没有办法的变通方式,主导权掌握在原来业务管理者的手中,小心地琢磨业务人员的行为,只能影响、引导、启发,同样有办法,技术演变业务、演变管理,有成效的推进已有不同程度流程再造。,三、电子公文推进的障碍,(二)文秘人员的障碍 是最大的障碍1、个体手工业者向产业工人转换 传统的公文处理个体手工业者,电子公文方式产业工人,一定程度的阶级身份的转换。2、知识技能的适应 文科知识体系为主,看重舞文弄墨,看轻工匠式的操作技能。3、文化习惯的差异 习惯于人文式思维,不适应工程规则式思维,以个人为主体不惯于配合的,乐于决定于密
9、室缺少开放的观念,不适应过程管理。,三、电子公文推进的障碍,(二)文秘人员的障碍4、角色转变的困难 增强了更多的责任,亮出了工作细节,变自主干活到受别人控制地干活,从办文的主人变为被管理对象,是一次利益调整。电子公文引起一些文秘人员的反对是可预见的。,三、电子公文推进的障碍,(二)领导支持的态度1、要面对重大变革 公文与办公室工作体系的重大变革,领导的态度影响全局。2、清醒的领导 按工作的缓急排不上,不愿引麻烦,一旦支持就会有力度。3、不清醒的领导 迎合潮流赶时髦,被动推着干这个事,摇摆不定,易变的因素多,风险大。,三、电子公文推进的障碍,(四)周边环境的阻力1、工作环境的差异 电子公文要跨机
10、关,机关间办公环境差异,单方面对跨机关的单位提工作要求,不同层级跨机关,不同系统跨机关。2、外面的阻力影响更大 外单位意见牵涉大的关系,领导的压力更大,阻力影响更大,有实际的教训。,三、电子公文推进的障碍,(五)电子公文推进要面临几大阶段1、反抗期 普遍性,不同程度存在,消极对抗,借题发挥,拖延时间,不了了之,为难领导,施加压力。2、适应期 解决心结问题,断掉了后路,适应不困难。3、推进期 主动参与,难于应付。,四、电子公文计算机程序构成,(一)程序形成的几种方式1、基于管理的程序 从搞公文内部管理开始,没有强制性的辅助应用,脱离基础业务工作。2、基于共享的程序 从方便查阅文件开始 具有一定的
11、实际作用,脱离业务过程难以解决好信息源的问题。3、基于交换的程序 从跨机关的公文交换开始,利用了信息化的长处,开始进入业务过程的门坎。,四、电子公文计算机程序构成,(一)程序形成的几种方式4、基于过程的程序 从环节控制,过程管理入手,实现对原有工作体系的替代,不仅去掉纸质公文,也去掉各种管理的登记本。5、基于过程的程序是逐步形成的 以公文交换过程为例:1)实现交换,电子邮件加Word,2)载体的格式控制,解决格式不一致问题,3)交换过程的控制,解决确定性问题,4)增加责任认定,确定授权责任,5)综合集成,完全替代公文交换业务过程。,四、电子公文计算机程序构成,(二)程序构成方式1、点对点方式
12、初期:点对点的零星的联系,工作面各自独立,各个部分的程序分离。2、星型方式 目前:以一点为中心,关联所有工作面,建立整体的程序体系,形成整体的电子公文体系,中心点单位星型向外扩展业务,办公厅(室)电子公文系统的典型。3、星型方式存在的问题 以中心点封闭,单向需求为主,难以解决半成品双向的复杂业务协同,不能解决中心点以外单位间的业务互动。,四、电子公文计算机程序构成,(二)程序构成方式4、紧密联系方式区域解决方案 所有单位点用一套程序,理想化的好模式,空降系统,不能兼容条与块差异的特殊性,难以分别满足各个应用的个性需求,不能分别实现各单位文秘工作平台与业务平台整合,既解决广义电子公文的问题。从计
13、算机程序关联角度,N个单位用同一套程序形成整体,每对单位间的关联,将形成几何级数的网状关联对的复杂关系,增加了协同控制难度的不可确定性。,四、电子公文计算机程序构成,(二)程序构成方式5、松散耦合方式区域解决方案 机关对内控制与对外交往方式有质的差异,跨机关关联用不上紧密耦合,以交换为主的关联是松散耦合的关系。6、星型方式加交换中心的松散耦合体系 星型方式的中心点增加一个公文交换中心,所有机关,包括中心点,对交换中心都同级,形成公用电子公文交换中心,专解决交换问题,各机关内部电子公文处理保持相对的独立性,这是一种能兼顾各方情况的方案。,四、电子公文计算机程序构成,(二)程序构成方式7、集群方式
14、的公文处理体系 也是大集中,所有机关的电子公文共用一套程序,运行在一套服务器上,各机关公文处理系统的流程和运行自行独立,互不干扰,从根本上解决了电子公文各自运行平台支撑的负担问题。8、程序构成方式的选择 省级或地市级适合于用公文交换中心的区域化电子公文方式。区县级适合用集群方式的区域化电子公文系统。,四、电子公文计算机程序构成,(三)电子公文技术支撑要求1、可靠性要求 业务工作对技术支撑的高度信赖性,提供7*24连续运行支撑,敏感性可约降低,制度化日常数据保护,保证关键设备不低于2小时等待的系统切换。2、适当性要求 不过多追求设备档次与性能,以够用为原则,不过多考虑升级特性,设备性能一次用尽。
15、,四、电子公文计算机程序构成,(三)电子公文技术支撑要求3、可变性要求 电子公文软件的长期修改变化不可避免,电子公文软件要具有开放性和可调整性,谨慎引进电子公文软件,重点看解决业务问题能力、后续服务能力,形成长期合作关系。4、技术保障管理 不能忽视电子公文运行保障管理,出了问题才到处找原因,被动应付贫于奔命,技术保障信息化与业务信息化的同步,可以形成全面掌控业务运行细节的监控系统。,五、电子公文建设的策略,(一)破除技术迷信1、技术不是万能的 警惕先进、一流、全部搞定,避免一步到位,技术不是工作的制约点。2、业务才是主体 最难的问题不是技术,是业务问题,业务是“因”,是因业务才用技术,主要的精
16、力在业务的实质上,用适合于自己情况的技术。,五、电子公文建设的策略,(一)破除技术迷信3、适度的技术手段 警惕过度启用安全技术手段,非敏感业务的安全手段投资远超过主要业务,专网与公网环境有质的区别,注重选用实用低成本的控制技术。4、管理手段与技术手段相结合 管理始终是第一位的,可以没有技术,不能没有管理,通报出的问题还没有看到因技术强度不够,管理与技术结合发挥更大的作用。,五、电子公文建设的策略,(二)坚持整体思路1、传统习惯制约整体性 传统公文处理有分割电子公文整体性外在诱因,信息化反而复杂、增加工作量的原因,避免电子公文不同部分各用不同程序,整体思路的档案管理提高效率的例子。2、整体性的基
17、本控制点 不需要做到100%控制,主要控制关键环节,1)把握两个流,一是信息流,强调资源的继承性,二是业务流,强调过程的延续性。2)统一基础数据库,主要是多个系统共有特征的数据,3)统一或开放程序的接口,所有部分程序的接口都是自己掌握或是能向第三方开放的。,五、电子公文建设的策略,(二)坚持整体思路3、始终坚持整体思路 从一开始就坚持整体思路,任何新建系统,要用尽已有系统的资源,任何新建系统,要保持与已有系统关联,没有整体性的系统越早重搞越主动,在这方面有太多的教训。4、整体性不单是技术问题 整体性从本质上说是业务问题,业务问题应以业务为主的方式来解决,避免依靠技术解决所有问题的技术陷阱,整合
18、技术不能形成有密切联系关系的整体系统。,五、电子公文建设的策略,(二)坚持整体思路5、规范开发源头 避免内部部门以任何理由自搞开发,部门只能提需求,所有系统建设一个口子组织,万不得以,避免引入多个公司,各搞一部分。6、控制增加的系统 最大限度保证增加系统是可开放或可集成的,如要新选公文传输程序或系统时。,五、电子公文建设的策略,(三)选好工作突破点1、重点突破 不搞全面开花,从重点突破开始,选见效快的点,公文工作有重大影响的环节,不开始啃硬骨头。2、从点到面 要尽可能减少涉及面,减少复杂性和关联关系,减少阻力易于控制。3、扬长避短 扬信息化手段的长,避传统公文处理业务的短,先解决能事,再解决好
19、的事,先搞雪中送炭,后搞锦上添花。,五、电子公文建设的策略,(三)选好工作突破点4、优先选择 1)公文传输,有很强的业务替代优势,涉及面较大,控制难度大。2)公文共享,涉及面窄,易于实施,业务替代优势不大。3)公文流转,涉及面大,实施难度大,业务替代优势不明显。5、快速推进 信息化系统建设三个月法则,缩短折腾期,不体现优势难以服从。6、站稳脚跟 为急成不能一开始就体外运行,避免技术与业务分离,实现制度性生存。,五、电子公文建设的策略,(四)必须要变通1、基础环境改变 公文工作体系根本变化,经验来源于环境、受制于环境,重建公文处理工作的工作体系。2、不宜机械模拟传统 存在全盘模拟趋向,老的档案管
20、理搞法,继承提取业务要素,不囿于表现形式,抓住控制的要点。3、难以全盘电子化 文化特征难以全部电子化表现,特定的电子公文环境难以很大范围扩展,难以解决电子公文重新转变纸质公文的问题。4、把握电子化的度 以整体工作平台切换到信息化工作环境为原则,充分利用信息化的优势,解决主要问题,其他顺其自然。,五、电子公文建设的策略,(五)双轨制与单轨制的转换1、电子公文实施成败的关键控制环节 不可避免,关系成败。2、双轨制的危险 两种工作体系并存是特定手段,一主一辅不可兼顾,长期双轨制变成淘汰制,淘汰的一般是自己不习惯的。3、尽可能缩短双轨制时间 双轨制不产生电子公文运行依赖性,双轨制不能完善电子公文运行的
21、条件,电子公文的问题只有完全电子公文环境下出现,双轨制时间长只能有害无益。,五、电子公文建设的策略,(五)双轨制与单轨制的转换4、切换面临的震动 动荡不可避免。1)程序的问题,只有到一定的状态和强度才能显现。2)技能掌握的问题,人员差异性只在大范围应用时表现出来。3)习惯的问题,总存在习惯改变的过程。5、周全准备,项住压力 程序不能太脱离业务工作实施,不要轻易出手,打有把握之仗,有充分的解决问题技术保障准备,预先与领导沟通。,六、电子公文重点问题的处理,(一)电子文档与版式文件1、公文交换是责任交换 公文交换内容交换,公文交换责任交换,文档规范是责任的体现,交换文档规范一致性是电子公文交换严肃
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