《格式化工作表》PPT课件.ppt

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1、第三章 格式化工作表,本节内容介绍,1、掌握单元格格式的设置及替换2、掌握自定义格式的设置3、掌握条件格式的设置4、掌握三维立体表格的设置,目录,3.1 设置单元格数据的对齐方式3.2 文本的格式设置3.3 数值的格式设置3.4 颜色格式3.5 条件格式3.6 工作表的格式化,目录,3.1 设置单元格数据的对齐方式3.2 文本的格式设置3.3 数值的格式设置3.4 颜色格式3.5 条件格式3.6 工作表的格式化,3.1 设置单元格数据的对齐方式,1、设置普通的单元格的对齐方式，可用“设置单元格格式”对话框来实现,Excel中默认的对齐方式是：文本左对齐，数值右对齐,常用于标题的格式设置中,可设

2、置单元格文字的方向,3.1 设置单元格数据的对齐方式,练习：构建如图所示的表格,3.1 设置单元格数据的对齐方式,2、单元格内文本的换行 方式1：Alt+Enter键 方式2：输入单元格内容“格式”菜单“单元格”菜单项“自动换行”上述2中换行方式的比较：方式1：相当于Word中的硬回车，当单元格行高/列宽调整时，格式不会发生改变 方式2：相当于Word中的软回车，当单元格行高/列宽调整时，格式会随之发生改变,目录,3.1 设置单元格数据的对齐方式3.2 文本的格式设置3.3 数值的格式设置3.4 颜色格式3.5 条件格式3.6 工作表的格式化,3.2 文本的格式设置,同Word中对于文字的相关

3、格式设置相似，Excel中也可以对单元格中的文本进行相关的格式设置,3.2 文本的格式设置,利用“查找/替换”统一格式：运行“编辑”“替换”/“查找”，在弹出的“查找和替换”对话框中，单击其中的“选项”按钮，展开对话框。“查找内容”项目右边的“格式”按钮：用于设置“查找格式”。说明：可以在弹出的“查找格式”对话框中，单击左下角的“从单元格选择格式”按钮，然后用鼠标单击任意一个需要替换格式的原始单元格。“替换为”项目右边的“格式”按钮：用于设置“替换格式”。说明：可以在弹出的“替换格式”对话框中，单击左下角的“从单元格选择格式”按钮，然后用鼠标单击任意一个想要替换原始单元格的新单元格格式。,练习

4、：单元格格式替换.xls,目录,3.1 设置单元格数据的对齐方式3.2 文本的格式设置3.3 数值的格式设置3.4 颜色格式3.5 条件格式3.6 工作表的格式化,3.3 数值的格式设置,Excel默认数值格式及设置方式：见第2章2.2小节 Excel中常用设置格式的工具按钮：增加小数位数 减少小数位数 会计格式按钮 设置百分比显示 分节显示,3.3 数值的格式设置,自定义格式 回顾：第2章2.4节“有规律数据的输入”“订单产品代码”PKM-001、PKM-003、PKM-078等,定义格式的方式：,如何根据用户需要设置自定义格式,3.3.3 自定义格式,创建自定义格式：“单元格格式”对话框“

5、数字”选项卡“分类”列表中的“自定义”在“类型”文本框中输入自定义的数据格式代码，或者修改原有已有的格式代码 删除的自定义格式：“类型”框底部找到需要删除的自定义格式，然后单击“删除”即可 删除自定义格式后，工作簿中所有使用该格式的单元格都将变为默认的“常规”格式，并且该操作无法进行撤销,3.3.3 自定义格式,定义自定义格式：Excel的自定义格式代码由4部分组成：正数格式;负数格式;零值格式;文本格式说明1：在格式代码中，最多可以指定上述4个节，这些节以分号分隔说明2：如果用户只指定一个节，则所有数字都会使用该格式。如果用户使用两个节，则第一部分用于表示正数和零值，第二部分则用于表示负数。

6、如果用户使用三个节，则第一部分用于表示正数，第二部分则用于表示负数，第三部分用于表示零值。如果要跳过某一节，则对该节仅使用分号即可，则该部分就被隐藏了。,3.3.3 自定义格式,举例：一个自定义格式如下所示：,“应发$”#,#0.00;红色应付$#,#0.00;0.00;天气预报：,正数部分,负数部分,0的部分,文本部分,输入87,显示为：应发$87.00,输入-98,显示为：应付$98.00,输入0,显示为：0.00,输入“今天有雨”,显示为：天气预报：今天有雨,常见格式代码及其含义,3.3.3 自定义格式,实例1：不显示零值（见隐藏不需要的0值.xls）第一种方法：隐藏整个工作表中所有的0

7、值“工具”菜单“选项”菜单项“视图”标签“窗口选项”的选项组“零值”缺陷：把工作表中所有的0值都隐藏起来第二种方法：自定义格式在“类型”文本框中自定义格式如下：G/通用格式;”综合成绩不能为负”;,可否定义为：G/通用格式;”综合成绩不能为负”;,可否定义为：G/通用格式;”综合成绩不能为负”,隐藏某些数据,总结：在Excel中如果不需要显示某种类型的数据，只需要在自定义格式中把该单元格格式的响应部分设置为“;”即可,实例2：智能显示百分比,要求：对于一个单元格区域中的数据，当数据小于1时，按百分比格式显示；当数据大于或等于1时，仍采用常规的数值格式显示，同时让所有的数据都排列整齐，保留2位小

8、数。格式代码：10.00%;0.00_%,实例3：缩放数值,说明：当千位分隔与单位小数点不重合时，要将小数点用引号，后面需几位加几位，如以万为单位：0”.”0,以百为单位：0”.”00,实例4：特定格式的简化输入,以特定格式显示数字，如：机器零件编号：XX-XXX-XXXX 电话号码：023-6891231,028-6734562以电话号码显示为例：,目录,3.1 设置单元格数据的对齐方式3.2 文本的格式设置3.3 数值的格式设置3.4 颜色格式3.5 条件格式3.6 工作表的格式化,3.4 颜色格式,表格中的不同信息用不同的颜色表示，可以使信息更突出，让表格更美观Excel中可以运用的而颜

9、色码为：黑色 白色 红色 青色 绿色 蓝色 黄色 紫红色 颜色#其中，#表示一个数字，可取056之间的任一数字 注意：颜色码必须放在”中,实例4：,要求Excel工作表中正数用“蓝色”显示，负数用“红色”显示,0用“黑色”显示，在“类型”框中键入：蓝色;红色;黑色,是否等价为：蓝色;红色-#;黑色,目录,3.1 设置单元格数据的对齐方式3.2 文本的格式设置3.3 数值的格式设置3.4 颜色格式3.5 条件格式3.6 工作表的格式化,实例5：,在工人奖金列表中，以小于50的显示“低”，50至100之间显示“中等”，大于100的显示“高”。则将自定义数字格式设置为：100高;中等,说明：无论对单

10、元格应用了何种数据格式，都只会改变单元格的显示形式，而不会改变单元格存储的真正内容。反之，在工作表上看到的单元格显示内容，也并不一定是其真正的存储内容，它有可能只是原始数据经过各种单元格格式设置变化后的一种表现形式。自定义格式只改变数据的显示外观，并不改变数据的值，也就是说不影响数据的计算。灵活运用好自定义格式功能，将会给实际工作带来很大的方便。,3.5 条件格式,设置条件格式的两种方式：方式1：使用自定义格式的方式，如“实例5”所示 方式2：使用“条件格式”菜单项 选中要设置条件格式的单元格区域“格式”菜单“条件格式”菜单项“单元格数值”设定条件 通过上述方式，还可添加新的条件格式,3.5

11、条件格式,基于公式的条件格式案例：见5 条件格式.xls在各省销售数据表中，对销售额数据区域中超过平均值以上的单元格使用了特殊的字体和图案，以便突出显示。,3.5 条件格式,基于公式的条件格式 选中要设置格式的单元格区域“格式”菜单“条件格式”菜单项 弹出“条件格式”对话框选择“公式”，设定条件为“=B2AVERAGE($B$2:$B$30)”选择“格式”按钮，设置字体加粗，单元格底纹为红色的填充效果,3.5 条件格式,注意事项：1、格式设置不能定义字体或改变字号，否则会使行的高度造成混乱，从而使表格打印和显示均不美观。2、将其他单元格复制到包含条件格式的单元格时，将会自动清除条件格式，并不给

12、出任何警告或提示。所以对于设置有条件格式的单元格，要谨慎使用粘贴方法获取数据3、当复制一个包含条件格式的单元格式，该条件格式也被复制。同样在包含条件格式的范围内，插入行或列将会使新的行或列也拥有相同的格式。,见“5 条件格式.xls”,目录,3.1 设置单元格数据的对齐方式3.2 文本的格式设置3.3 数值的格式设置3.4 颜色格式3.5 条件格式3.6 工作表的格式化,3.6.1 自动套用格式,Excel提供了约17种可用的自动套用格式 操作步骤：选择工作表中的任一非空单元格“格式”菜单“自动套用格式”菜单项 从弹出的“自动套用格式”对话框中选择需要的工作表样式说明：上述方法将套用示例中的全

13、部格式，如果只想套用其部分效果（如只使用其字体和边框格式），可以单击“选项”按钮，则“自动套用格式”对话框的下边将增加“要应用的格式”部分，此时可以选取所选格式的部分效果,见 6 自动套用格式.xls,3.6.2 设置工作表的边框和底纹,Excel的默认边框是虚线、无底纹 网格线的设置：“工具”菜单“选项”菜单项“视图”“网格线”边框的底纹的设置：“设置单元格格式”对话框,3.6.3 设置三维表格,Excel表格总是以平面的形式出现，显得很单调，通过对单元格的格式设置，可以创建上凸和下凹的立体效果。设置步骤：1 选中这个工作表，去掉网格线（工具选项视图）2 把要设置三维效果的表格区域的底纹设置为浅灰色（其他颜色也可）3 将要设置上凸效果的单元区域的边框线作如下设置：“上线”和“左线”设为白色，“下线”和“右线”设为黑色,3.6.3 设置三维表格,说明：若要设置下凹效果操作步骤同上，只不过把选中的单元格区域的上边框线和左边框线设置为黑色，把下边框线和右边框线的颜色设置成白色,见 7 设置三维表格.xls,