《时间管理经典》PPT课件.ppt

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1、个人时间管理,名人名言,盛年不重来，一日难再晨，及时当勉励，岁月不待人。陶渊明 凡是在事业上有所成就的人，无 一不是利用时间的能手。华罗庚 放弃时间的人，时间也会放弃他。莎士比亚,目录,一、时间管理的基本概念二、时间管理的重要意义三、个人职业生涯规划四、个人的时间管理五、时间管理的基本策略六、基础工作与有备无患七、工作目标及其计划性八、分清工作的轻重缓急九、时间管理的统筹技巧十、管理技巧的具体应用,小实验,道具：铁桶一只，大石头一块，碎石若干，细沙一堆，水一罐。方法：把以上物品装进铁桶。提问：如果请你做这个实验，你将会按怎 样的顺序把以上物品装进铁桶？,时间的基本特性,一、时间管理的基本概念,

2、5,4,3,2,1,什么是时间管理概念 由于时间所具备的基本特性，所以时间管 理的对象并不是时间本身，而是指面对时间而 进行的“自管理者的管理”。所探索的是如何减 少时间浪费，以便有效地完成既定目标。结论通过计划统筹而相对合理利用和节约时间。,一、时间管理的基本概念,效率竞争:深层次的内涵企业竞争的三个层次物质资源层人力资源层制度文化层经营管理综合效率的系统集成各个环节都体现出效率各个层面都体现出效率,二、时间管理的重要意义,有形/静态,有形/动态,无形/动态,时间管理,个体生命的有限性每一个生命只有一次机会时间与生命年轮成就大事业的黄金时代童年、少年、青年、中年、壮年、老年为什么许多人一生平

3、淡，毫无见树,二、时间管理的重要意义,鲁迅先生说：时间是组成生命的材料，浪费别人的时间是无异于谋财害命的。,速度竞争:团队综合效率快鱼吃慢鱼的时代过去是大鱼吃小鱼速度竞争成为主导信息大爆炸团队综合竞争力的集中体现快速反应部队的战斗力某公司参加招投标工程的案例体现各职能部门的速度能力,二、时间管理的重要意义,个人和组织的机会成本成本的类别容易重视的有形成本容易忽视的无形成本无形成本中的时间成本大小企业的区别成本外延的扩大化由时间特性而导致的机会成本“过了这个村”与“机不可失”,二、时间管理的重要意义,个人职业生涯与时间管理生命的有限性人最宝贵和稀缺的是什么生命的价值观生命的价值和人生的意义追求成

4、功人生是每个人的梦想成功的原动力来自心灵实现理想取决于行动力个人职业设计与操作中的时间管理,三、个人职业生涯规划,2.人生的四个职业发展阶段,三、个人职业生涯规划,3.人生定位与选择最佳职业性格/爱好/能力/市场准确定位提高人生价值是另一种时间节约,三、个人职业生涯规划,性格线,爱好线,能力线,市场线,个人职业选择的范围,4.企业为员工设计发展规划栽下梧桐树，引来金凤凰 提供了广阔的舞台 指明了发展方向 确立了奋斗的目标 提供了向上发展的空间员工与企业的三个共同体,三、个人职业生涯规划,共同体,利 益,事 业,情 感,企业为员工,4.企业为员工设计发展规划寻求三方面的平衡,三、个人职业生涯规划

5、,1.我们的问题在哪里透过现象看本质部分人的三个字特征人治特征下的权力情结时间管理失序做事缺乏计划性做事分不清主次不善于说“不”无法恰当处理外部的打扰,四、个人时间管理,“茫”,“忙”,“盲”,1.我们的问题在哪里时间的浪费电话干扰，陪同煲粥会而不议，议而不决不速之客，礼节陪聊回复信件，斟字酌句外部客观的低效率，如：A、公共交通（班次少、道路拥堵、晚点等）B、餐饮服务 C、社会化程度,四、个人时间管理,1.我们的问题在哪里时间陷阱情不自禁事必躬亲过分客套例行公事犹豫不决漫不经心碌碌无为,四、个人时间管理,国外学者对某跨国公司总部人员的跟踪调查显示：管理人员平均每8分钟被打扰一次；业务系统的管理

6、人员平均每周花在会议上的时间不少于10小时；行政管理人员每周会议20小时。心理学家指出：恢复思路平均时间为分钟,2.个人时间管理的原则时间进度表制定原则实际花费的时间总比预计的长突发性事件应付原则为突发事件预留处理时间日常性事务维护原则做好数据库清理与更新等基础工作时间被占用说不原则过度热心肠者的良药,四、个人时间管理,3.走出观念上的误区“缺我不可”的潜理念事必躬亲的诸葛亮导致操劳过度的高管人员推迟决策会提高决策质量借口“需要更多的事实”只要授权就可节约时间相关人员能力不足无效授权或授权失控,四、个人时间管理,3.走出观念上的误区高效率就是高效益快就一定好吗？方向错误和方法不当鉴别问题比进一

7、步解决问题容易想明白了再行动找到管理捷径是节约时间的因素管理上有捷径可走吗？,四、个人时间管理,四、个人时间管理,1.提高你的时间管理技能做个时间管理的高手学会从事务型工作中解脱出来有效地计划与安排自己的时间找到节约时间的措施学会积零成整 实行交叉“轮作”提高“复种”指数 整批使用时间应付意外事件 分身有术,五、时间管理的基本策略,2.应该记住的20条实用方法准备之一：长期准备（4）购买工具书/增加知识储备/提高能力训练你的快速阅读能力把常用的文件/文具放好养成存放思想档案和作记录的习惯,五、时间管理的基本策略,凡事预则立，不预则废。,2.应该记住的20条实用方法准备之二：临时准备（5）明天的

8、工作前晚进行优先级排序将相关的工作列在一起把工作计划放到随时可见的地方每天早晨比规定时间起早十分钟做好正式工作前的准备工作,五、时间管理的基本策略,2.应该记住的20条实用方法要培养的好习惯（7）利用各种装备如电话/信件等节省时间把最困难的事放在效率最高的时候利用零碎时间处理例行性事务午餐或下班前开会效率最高/避免上午开会休息片刻/伸个懒腰/冲杯咖啡/茶/其他饮料报刊放在晚上看每晚沉思片刻/回顾与总结,五、时间管理的基本策略,2.应该记住的20条实用方法与外部产生联系时的应变能力（4）站着接待一向健谈的来访者从不主动闲聊/尽量回避来闲聊者管理电话：主动拨号/与被动接听如遇琐事缠身能快速摆脱,五

9、、时间管理的基本策略,.树立时间价值观 首先解决思想认识问题人的行动是受思想支配的思想方法决定行为模式牢固树立时间的价值观时间就是效益时间就是金钱时间就是生命,六、基础工作与有备无患,牢记鲁迅先生的话：时间是组成生命的材料，浪费别人的时间，其实是无异于谋财害命的。,.组织结构流程优化众多国企浪费时间的根源为什么会有内耗（窝里斗）？组织的体制障碍组织设计的原则精简、高效、弹性管理幅度与跨度部门岗位设置与职责明确化价值链管理与流程优化,六、基础工作与有备无患,3.日常价值法控制时间工作中的现象我们每天都要面对各式各样的人和事，这些人和事都需要你耗费时间来处理。你将如何应对？是坚持一贯的做法，还是依

10、据本能的反应？通常的表现有明确标准的，快速决断没明确标准的，依据直觉感受,六、基础工作与有备无患,3.日常价值法控制时间现象的实质分析直觉体现为：“对劲”与“不对劲”背后支撑：你的文化素质、思想观念以及个人经历等，在你的潜意识中构建出一个价值评价体系，我们称之为：潜意识模型通过主动构建人的价值评价体系，建立潜意识模型，进而影响面对的人和事物作出快速而准确反应的能力，这便是控制时间的日常价值法,六、基础工作与有备无患,3.日常价值法控制时间基本原理人的价值体系决定处理问题的方式，让你在行动中自然而然地有了对错意识人在预定价值体系下的主动行为是强有力的原理分析价值观取决于你所希望的体验和情绪信条是

11、你决定行为是否产生内在情绪的规则或标准,六、基础工作与有备无患,3.日常价值法控制时间操作运用方法脑力激荡：列出你的价值标准和信条信条模型：“当我的时候，我感觉”例：“当团队面对挑战，当我激发出每个队员的最大能量的时候，我觉得热血沸腾。”每天温席信条，使字面价值融入行为习惯每月重新评估、修订信条（循环重复操作）效果提高你自发判断的准确度和速度,六、基础工作与有备无患,1.浪费时间的大敌工作目标不明确你为什么工作 你要达到什么目的工作没有计划性工作千头万绪 眉毛胡子一把抓被动工作和生活跟着感觉走,七、工作目标及其计划性,2.时间管理第一法则目标管理与工作的计划性工作方法三段论,七、工作目标及其计

12、划性,目标,方法,行动,计划,计划是从目标到方法的桥梁,3.明确工作目标建立目标体系,七、工作目标及其计划性,3.明确工作目标怎样制定工作计划年度计划季度计划月度计划周计划每天工作任务,工作计划表要素：序号 任务内容 拟完成时间 相关责任人 检查监督人 备注,七、工作目标及其计划性,3.明确工作目标制定工作计划6W3H法则What：任务的内容和目标Why：为什么要做这项任务When：在什么时间段做Where：任务发生的地点Who：任务的参与人员，负责人Which：选择何种方案How to：用什么方法进行How many：需要多少How much：成本如何,工作计划表要素：序号 任务内容 拟完成

13、时间 相关责任人 检查监督人 备注,七、工作目标及其计划性,4.目标体系的SMART原则 S-Specific 具体，不能笼统；M-Measurable 可度量，A-Attainable 可实现，指付出努力的情况下 可以实现，避免过高或过低的目标。R-Realistic 现实性，指目标是实实在在的。T-Time bound 时限，完成目标的期限。,七、工作目标及其计划性,1.“80、20”法则运用先做最重要的事情,你知道圆的面积占正方形面积的多少吗？,你知道去掉圆的面积正方形面积还剩下多少吗？,结论：做重要的少数事情,八、分清工作的轻重缓急,请运用“80、20”法则，找出自己日常工作任务中重要

14、的20%。个人模式：自发回忆法团队模式：头脑风暴法,现场思考：,八、分清工作的轻重缓急,.工作任务重要程度分析,八、分清工作的轻重缓急,宏观,微观,从微观到宏观,较重要,次重要,从次重要到较重要,注：重要度取决于任务本身对战略的影响力,.工作时间紧迫性分析,八、分清工作的轻重缓急,时间性强,时间性弱,时间性从弱到强,优先,次优先,优先度从小到大,注：紧迫性取决于任务本身时间性的强弱,.工作优先级综合分析 四象限坐标图,重要度,紧迫性,A 重要而且紧迫,紧迫但不重要,D 不重要不紧迫,重要但不紧迫,八、分清工作的轻重缓急,请运用四象限方法排列你的工作：,八、分清工作的轻重缓急,1.并行工作模式什

15、么情况下能并行工作举例,九、时间管理的统筹技巧,2.串行工作模式什么情况下必须串行工作举例,九、时间管理的统筹技巧,3.并行串行如何兼顾学一点统筹学,九、时间管理的统筹技巧,4.工作任务转移学会授权与借力依据企业管理的组织原则遵照公司岗位职责和权限合理分权为授权的前提非指挥权限关系的借力依靠个人非职务影响力注意事项授权有度，控权有方借力要适当，注重实效,九、时间管理的统筹技巧,1.会议的时间管理,十、时间管理技巧的具体应用,2.应酬的时间管理,十、时间管理技巧的具体应用,3.学会说“不”拒绝的学问灵活运用日常价值法快速反应，马上决断注意国人的“讲面子”婉言谢绝，而非强力拒绝动之以情，晓之以理提

16、供良好的建议,十、时间管理技巧的具体应用,4.学会休息睡眠的时间管理睡眠的长度睡眠的深度午睡的问题闲暇的时间安排民间谚语中的学问,十、时间管理技巧的具体应用,案例：周恩来总理如何休息,承诺今天,今天是我新生命的开始，我呼吸着新鲜空气，我沐浴着灿烂阳光，我对今天充满信心，我无法预料未来，但我要牢牢把握今天!,十、时间管理技巧的具体应用,时间的特性决定了人永远无法直接管理时间 根本手段是通过合理利用时间提高工作效率，相对节约时间和完成更多的任务 时间管理的八大法宝（理念、原则、方法）20条应该掌握的具体实用方法（四类）时间管理方法的应用实践（经理人员、秘书人员，会议、应酬）简单实用方法和养成良好的习惯（记住下页的顺口溜）,总结,时间管理顺口溜凡事明确目标，提前做好准备；制定工作计划，分清轻重缓急；操作统筹兼顾，学会说不借力；注意劳逸结合，一切注重效率！,总结,