《时间管理T》PPT课件.ppt

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1、欢迎参加,时间管理 培训,行政細節,每天上課時間：休息：午餐：每天下課時間：,7 Hours(9:00),10:30-1045;15:00-15:20,12:00-13:30,17:30,为了维持良好的学习环境，敬请将您的手机和BP机关闭或调至安静档。,课程安排,暖场与态度调整 第一单元：认识时间管理第二单元：学习时间管理原则第三单元：合理规划工作时间第四单元：建立个人效率系统第五单元：完善时间管理的技巧 第六单元：困难问题研讨,破冰：寻找一个他,周哈里窗 你知 你不知 我 知 我 不 知 用 分 享 开发潜能,公众我,隐私我,背脊我,潜能我,行为循环 思 维,态度,习惯,结果,ACTION,

2、光是吸收知识、资讯并不是学习，必定是，也就是修行、修练之意。第五项修练,-学习的精义-,真正的学习,修正行为,生命在于行动 行动是快乐的源泉 我享受持续行动的快乐 行动使我敏捷 行 动使我高效 行 动给我自由 行 动给我力量 行 动给我富足 行 动给我健康 行 动创造行动 我 是行动典范,将要进行.第一单元,认知时间管理,平均80岁寿命,一寸光阴一寸金,1-20、60-80 不计，余40 1年为1寸 项目 每天耗时 40年耗时 结余,睡眠 8小时 13.3年 26.7,一日三餐 2.5小时 4.2年 22.5,交通 1.5小时 2.5年 20,电话 1小时 1.7年 18.3,看电视、上网 3

3、小时 5年 13.3,看报、聊天 3小时 5年 8.3,刷牙、洗脸、洗澡 1小时 1.7年 6.6,3.3,“不能管理时间，便什么都不能管理”,杜拉克,“管理”时间是不对的，管理的只能是你自己，因此“时间 管理”就是“自我”管理；,很多人平常都在抱怨的所谓时间不够用的问题；其实并没有所谓时间太多或时间不够的情形所在；一天就是二十四小时，不多也不少；不管你是谁，都是一样的；所谓时间太少，只是表示在这段时间里要做的事情太多，以致这段时间不允许而已；时间并不允许任何人去做每一件他的良知或幻觉告诉他们值得去做的事；“能够做”和“本来可以做”基本上并没有多大的差别存在,待得晚一点就可以做完每一件事？谁偷

4、了你的时间？为何活得较久但较不愉快？,对自己想要的东西实际一点,什么对你最重要,你不会错过钱但却一直错失时间,钱可以多赚：时间却无法多赚,四个主要的影响时间生产率障碍,人们并不尊重时间，他们不了解其重要性,人们视时间为不可竭尽的资源，并未了解其自然规律,人们不善于检查提高时间管理办法，不知道“重要”与“紧要”之区别,有时间观念的人不善于控制时间，他们不知怎样制定一个时间管理系统,什么是时间管理？,1.你真正想做的事情！每个人一天只有86,400秒2.长期的满足感！决定做些什么能带来满足感3.一种宝贵的资源！时间飞驰如大江东流水4.时间就是金钱！不要只做个过路财神时间管理是一种能力，一种决定生活

5、中 什么东西重要的能力!,为什么要做好时间管理？,普遍性的好处：1、在工作、家庭生活及个人爱好方面获得更多的成果2、拥有一种协调的生活状态3、减轻生活中的压力4、变得更加自律5、拥有更多的动力实现自己的目标6、在个人生涯中获得更多的成功7、增强自尊和自信感8、获得更大的动力相信自己“能做”,为什么要做好时间管理？,职业上的好处：1、更加让人信赖2、更有生产力3、更有能力把握各种机遇4、工作方法更系统化5、更能代理别人办事6、更能工作在点子上7、更能应付各种干扰8、更能避免办事拖沓9、更能举行有效的会议10、更能发展优秀的团队精神,为什么要做好时间管理？,对其他人的好处：1、每一个人的时间管理都

6、会得到优化2、集体纪律性的提高3、其他人时间的有效利用4、树立好的榜样5、经过代理使受代理人工作责任心和技能都得到增长6、对人们所处的位置和他们相应的要求有一个更深入的了解,自我评价与检讨,时间管理自我检验表 做一份清单，把时间未能管理好的项目列出来：,自我评价与检讨,“拖延者”检验表 做一份清单，把时间浪费的项目列出来：,时间拖延测试的评估结果是：每一个“非常满意”评 4 分每一个“略表同意”评 3 分每一个“略表不同意”评 2 分每一个“极不同意”评 1 分。总分小于20分，表示你不是拖延者，或许只是偶尔有拖延总分在21-30分之间，表示你有拖延的毛病，但不太严重总分多于30分，表示你或许

7、已患上严重的拖延毛病。,自我评价与检讨,问题地带工作太多，的确没有足够的时间来完成工作花费的时间超出正常所需时间职员没有得到恰当的训练超过规定期限会议开得过长工作压力波及私人生活及社会生活经常性的干扰和混乱未预料到的危机赶往开会地点或见面地点所浪费的时间缺乏新技能的训练感到压力以至于不得不把工作带回家中,总结 问题与答疑 个人行动计划,将要进行.第二单元,学习时间管理原则,时间管理,时间管理是：控制自已的时间与工作，而不是让它们控制自已。,时 间 管 理,第一代时间管理-备忘录型 特点:纸条或备忘录本，一方面顺其自然，一方面追紧时间安排。第二代时间管理-事先规划安排行程 特点：制定合适的目标与

8、计划，讲究效率、明确责任。第三代时间管理-规划.制定优先顺序,操之在我 特点：明确价值观，制定中、长、短期目标，将每天的活动排除优先顺序，有详尽的计划表、组织表。第三代时间管理最大的贡献是将目标与计划置于价值观之上。,第四代时间管理,注重单位时间的价值，而非单位时间的效率（一二象限）超越时空（今天要管理明天的时间，第二象限）以人为本的时间观（人的价值观统一）系统的而非个人的时间管理,有效的时间管理系统包含以下五个步骤：1 明确你的价值观2 确定你的目标3 对你的目标按优先级排序4 明确你的任务5 对任务按优先级排序,时间管理系统,价值观是我们想和做的基本原则，它是进行时间安排的最基本的因素。健

9、康看牙医，洗澡，等等 家庭给家里打电话，等等 友谊买礼物，回信，参加聚餐，拜访朋友，等等 爱情准备烛光晚餐，等等 工作简报，电视节目，会议，整理材料，考试，等等 金钱夜间兼职的面试，等等 兴趣看演唱会，等等 重看一遍你对这些事件的排序，可以清楚地看出你把哪一项放在首位，把哪些放在无关紧要的地方。这就是你的价值观。,价值观,-,价 值 观 列 举,做事有效率 追求卓越 专业能力强 乐观进取 服务他人 节俭 身体健康 慷慨,诚实 虚心请教 主持正义 整齐清洁 追求真实 领导地位 经济基础稳固 忠实,自食其力 爱家 笃信宗教 操守 创意 团队精神 知识丰富 自我期许,目标的设定,明确自己的价值观,设

10、定目标,制定阶段性步骤,把握今日：最重要时刻,长期,中期,短期,目标是我们的需求和愿望 我们想得到什么。它们直 接源于我们的价值观。例如:任务表中有矛盾：星期二和星期三晚上，在公司开 会、兼职面试、看演唱会三者之间只能挑选两样，必须舍弃一样。它们分别代表什么？对它们如何排序，完全取决于你的价值观和目标。,目 标,我的工作与目标,设定目标 你所有的目标都应该精确（SMART）S 具体性（Specific)M 可衡量性（Measurable）A 可实现性（Achievable)R 现实性（Realistic)T 限时性（Timebound),核心時間1.是作優先處理事件的時間2.使將優先秩序顛倒的

11、寸機會降到最低3.讓我們可以擬定開始時刻的進度4.讓我們可以安排事情的處理先後次序5.有助控制打擾,請勿打擾,危險,只处理一件事情明确的优先顺序,成功的经理人可以处理很多完全不一样的事情，但是他们在一段特定的时间内，只专心致力一件事情上。所以他们总是执着地按照计划，每次处理一件事情。先决条件是要设定明确的优先顺序，然后遵守不渝。,四象限工作性质分析,急迫,不 急 迫,重要,不重要,I 紧急情况 迫切的问题 限期完成的会议或工作,II 准备工作计划 预防措施 价值观的澄清 人际关系的建立 增强自己的能力,III 造成干扰的事、电话 信件、报告 会议 许多迫在眉睫的急事,IV 忙碌琐碎的事 广告函

12、件 电话 浪费时间逃避性活动,Do it！(定出时间）,4D原则,Do it！（马上就做）,Dont do it。（别去做了）,重 要,紧 迫,Delegate授权别人去做,latter,now,紧急,不紧急,重要,不重要,危机 急迫的问题 有期限压力的作业,防患未然 改进产能 建立人际关系 发掘新机会 规划、休闲,不速之客 某些电话 某些信件与报告 某些会议 必要而不重要的事 受欢迎的活动,玩游戏 某些信件 某些电话 浪费时间之事 有趣的活动,重要与紧急之区别,紧急,重要,不重要,不紧急,偏重第一类事务，结果 压力 精疲力竭 危机处理 忙于收拾残局,紧急,重要,不重要,不紧急,偏重第二类事务

13、，结果 有远见，有理想 平衡 纪律 自制 少有危机,紧急,重要,不重要,不紧急,偏重第三类事务，结果 短视近利 危机处理 被视为巧言令色 轻视目标与计划 缺乏自制力，怪罪他人 人际关系浮泛，甚至破裂,紧急,重要,不重要,不紧急,偏重第四类事务，结果 全无责任感 工作不保 依赖他人或社会机构维生,问题,共进午餐，讨论促销会策略 1.5H 商讨索赔案处理 1H,与华金公司讨论定价 3H 中实公司的合作意向书 2H 天际公司的货未到问题？上级要求上报三个月的业绩报表 2H 周五业务会提前 1H,阅读内部刊物 1H 打电话给12客户 30分钟 聆听电话留言 10分钟 完成文件归档 1H,人事部明天要上

14、报新员工试工期表现结果报告,共进午餐，讨论促销会 策略 1.5H 商讨索赔案处理 1H,重要,与华金公司讨论定价 3H 中实公司的合作意向书 2H 天际公司的货未到问题？上级要求上报三个月的业绩报表 2H 周五业务会提前 1H,阅读内部刊物 1H 打电话给12客户 30分钟 聆听电话留言 10分钟 完成文件归档 1H,人事部明天要上报新员 工试工期表现结果报告,不急,不重要,急,时间自然法则总结,Parkingsons Law 帕金森原则,时间象一根弹筋：设立期限,Paretos Principle 帕雷托原则,80%的结果来源20%的努力,Concentration Enigmas 注意力之

15、谜,注意力需要及时恢复,Internal Energy Levels 内在能量水平,有效地利用你的生物钟,Efficacy Efficiency 效能与效率,做正确之事，做好它,留些缓行时间,（1）时间计划的基本原则：40%会出岔（2）时间分配三部曲a.约60%给预定计划（日计划表）b.约20%给预料之外的事务（干扰，时间空贼）c.约20%给突发事件与社交活动（创造性时间）（3）谨慎原则只规划50%,重要工作，今天必須完成重要工作，可以稍后再作可以授權，但寧願自己做預期外的工作,A B CX,工作類型,ABC分析,实际应用ABC分析法在实际运用上，您最好是12A(1)每天只计划1-2项A-任务

16、(大约3小时)23B(2)再计划2-3项B-任务(大约1小时)其余C(3)其余保留C-任务(大约45分钟),6 8 10 12 14 16 18 20 22 24 2 4 6 8,能力曲线,+50%,能力100%,-50%,时间,生理能量状态的偏差,能力高峰在早上 能力的高峰在早上，整天都不会再达到这个水准午后的能力谷底 下午接着是从所周知的午后谷底，有人用咖啡来对抗它，可是却因此被拉长了。入夜前的次高潮 过了入夜时分的次高潮，能力曲线持续下降，然后在子夜过后数小时，到达它的绝对最低点。,个别差异及共通性,我们每个人都必须调整适应这种个人能力的起伏。重要的是要找出您个人的每日韵律，您可以在上午

17、能力高峰期，处理复杂而重要的事（任务 A）；在能力低弥期，您不须违反您的生理韵律而工作，试着放松，利用这段时间作社交接触或例行工作（任务 C）。下午稍晚，能力曲线回升后，你可以再做些较重要的事情（任务 B）。,个人每日韵律,用正确的方法做错误之事 用正确的方法做正确之事 用错误的方法做正确之事 用错误的方法做错误之事,效能与效率,避免分散注意力,你所花费的努力中，通常有百分之二十已决定了最后的结果。因此，专心在少数能影响结果的事务上，将有助于在短时间内达到要的成果。,锯齿效应,能力损失 28%的时间如果在工作持续受到干扰或被打断，就呈现所谓的锯齿效应：即使只是在工作上短暂分心，要再从被打断的地

18、方开始，就必须再花时间重新进入状况。把这些能力损失总加起来，最多可达 28%的时间因此而浪费了。,因持续干扰中断工作引起能力的降低因为越来越长的助跑时间越来越弱的注意力,100%,时间,干扰,能力,最佳休息值：工作一小时后最多休息十分钟,根据医学研究显示，最佳休息值大约在工作一小时后，休息十分钟。因为在最初的十分钟内，休息效果最理想，过后就有下降的趋势,总结 问题与答疑 个人行动计划,将要进行.第三单元,合理规划工作时间,8分钟计划节省一小时,每天8分钟的准备，并且按计划执行，就可以每天挪出一小时的时间来作重要的事情。,1.計劃本日的主要任務和核心時間 2.處理重要的文件往來-與你的秘書就當日

19、行事取得認同 3.核心時間-45分鐘 4.任務分派再確定-與同事訂約會計劃 5.午餐時工作 6.次重要任務/會議 7.核心時間 8.優先次序較后的電話 9.簽文件10.長期計劃11.檢查明天的事12.回家！,每日個人的組織安排,理解时间、分析你的时间,做时间日志 测定每件事情所花费的时间检查时间日志细分各项事务 第一组：日常性事务 第二组：持续性项目 第三组：规划与发展寻找模式6:2.5:1.5模式,理解时间、分析你的时间,评估效率我是否做了应该由别人来完成的工作？在我的时间日志里，是否存在经常重复的模式？在早晨，我是否总被卷入到第一组的事务中去？在各项任务上花费的时间，是否常常比我估计得更长

20、？我是否有足够的时间进行创造与革新？,订定每日工作计划,详细地计划今天下午或是明天早上的工作。,工作计划-,为每天的2-3件事项留出完整的时间,规划成功,确立目标 将长期计划细分为每周和每天的行动计划做一张职业生涯流程图，计划好下一步的走向,规划成功,确定工作的优先顺序分析你工作任务A型：重要并且紧急的任务；B型：重要或紧急、但不既重要又紧急的任务；C型：既不重要也不紧急的日常任务优先顺序与工作委派 重新查看一下你的工作任务表，现在做三个独立 的表A型、B型和C型任务表各一个。根据重要程度将记事簿中的工作会晤归类。计划你的一天,规划成功,评估工作方式安排各类型任务的时间效率最大化绘制高峰、低谷

21、表,规划成功,使用记事簿挑选一本你喜欢的美观的记事薄使用。始终放一支笔在记事薄里，用以记录信息和日期。用记事薄来计划 A型任务应在精力高峰期处理 B型任务应安排在每天的第二个精力高峰期 C型任务可留待精力低谷期再做制做一览表 将你所有的任务不论大小都写下来，再加上它们各自的完成 期限。浏览这份一览表更能让你全局在胸。,规划成功,有效率地使用一览表每天一开始上班就查看一览表。当任务完成时，应把它从一览表中划掉。看到一份列表变短，是很有成就感的。每天工作结束时，评估新加到一览表中的事项，并按A、B、C型任务进行归类。当对一览表上的任务进行时间分配时，要为未计划到的事项留出时间。年度计划 在彩色的挂

22、图上标出各项定期任务，用不同的颜色给各 项任务分配时间。看看是否有任务重叠，需要重新计划,今日事今日毕,拖延决定或行事缓慢是非常危险的习惯。应付拖延的招数：订定完成期限建立回馈制度安排人监督你趁早解决把工作划分为几个小部分现在就去做,习作:,请写下您的工作内容(Job description):12345678910 请将您的工作内容分类(性质.思考.活动):,在进入工作以前，您该从容地对当天做好准备,1、检查该日计划再一次根据重要性与紧急性检查您 该日计划（前一天作好的）中既定的任务与目标2、任务A的准备对当天的重点工作（任务A）做好必要 的准备工作，并收集资料。3、回家前在离开办公室以前，

23、您该从容地结束这一 天，并在回家途中路上，为晚上及休闲时光调整心理4、检讨该日计划由目标达成的角度检讨该日计划之执 行成果,在进入工作以前，您该从容地对当天做好准备,5、转录末完成之事检查那些事情无法完成而必须 转登录到下一天的计划中6、第二天的计划整理第二天的日计划，省得您睡 前整晚为了考虑明天会发生什么事而不安7、当日评价用积极的生活观点来看，您这一天的 生活品质与价值如何8、下班后情绪调整考虑您要怎样度过这个晚上。很多人晚上由办公室回家，都没花脑筋想过，如何 散播喜悦与如何营造一个美好晚上的基本条件。,总结 问题与答疑 个人行动计划,将要进行.第四单元,建立个人效率系统,个人成效,eff

24、ective,efficient,明确于结果：快、好,高效,脾气好,工作愉快、有结果,一个有成效的经理人,A型竞争的攻击的成果數據動作快,工作作風,B型冷靜的放鬆的品質取向好好先生動作慢,工作作風,A型潛在的問題,1.工作控制不良2.缺少授權3.對優先次序的不確定4.時間計劃有偏差5.犧牲品質的可能6.與人相處的問題,A型行動重點,1.建立實際的目標2.加強授權3.改善優先次序和時間計劃4.維持適當的品質5.投資時間與人交流,B型潛在的問題,1.受壓力才計劃2.不實際的品質標準3.不清楚的授權4.鬆懈的團隊控制5.放棄數量的可能,B型行動重點,1.設立緊湊的目標2.計劃較高的輸出3.建立實際的

25、數量標準4.較明確的授權5.較嚴密的團隊控制,較理想的工作作風,1.控制的A型2.投資時間在人際關係3.追求品質,制定时间管理系统,建立系统，包括：计划表、每日目标、优先次序、完成期限 计划一定要写下来，记忆力有时会出错，强迫自己按期限完成工作,没有计划，怎么办？,立即改变,清理办公室在你的办公桌上，只摆放目前手头需要处理的文件。注意即时贴，他们很容易丢失。每天都清理，不要将乱摊子留下明天。处理文件。突出文书工作中的关键点来加速再处理。整理工作空间 你工作空间的物品（写字台、椅子、桌子、文件柜、台灯）应放置在适合你的地方。办公室里装一个时钟，让自己和来访者都能看到。至少每隔几个月整理一次文档。

26、,立即改变,文件归档建立一种与你和你的业务发展相适应的文档系统。经常检查你的文档，扔掉不再用的文件。将无法明确归类的文件放入标着“杂项”的文件夹里。只把将来用得到的关键文件归档。,立即改变,避免打断请你的秘书或同事帮你筛选打进来的电话。列出打断者 为了减少不必要的打断，首先将如下内容列一个表：那些随时会打断你的人，比如你的上司或重要客户；那些在你不太忙的时候会打断你的人，比如你的同事；那些根本不会打扰你的人。将此表记住，并把它的复印件分发给你的助理和有关同事，让他们尽量按这张表来跟你打交道。,立即改变,筛选信息获得信息 你得到信息的方式日益多样化：纸张的形式（例如邮件、传真、备忘录、报纸、杂志

27、、期刊、报告）；电子的形式（例如电子邮件、内联网）；声音的形式（例如面谈、电视、广播、电话、录音电话）。处理信息信息随时都会来，不应让其干扰工作流程。应速读信息，掌握其主要内容。如果某条信息需采取应对措施，就记录下来，并加到一览表上。为便于归档，信息立即用一个文件夹名来编号。信息一旦被处理，就清除掉。,立即改变,打电话选择打电话的时间保持在预定“轨道”上使用录音电话系统控制回电的时间处理冷不防电话阅读和写作学会速读排除写作障碍减少文书工作,立即改变,利用科技电脑存档使用电子邮件举行会议每周的平均工作时间，有很大一部分是用来开会的。经理便是个典型的例子，他们每周近一半的时间用于开会。时间运筹的一

28、个关键因素，就是要确保会议顺利进行，并取得预期效果。,立即改变,应对上级了解你上司的工作模式，试着去适应建立关系 你首先需要明确的是，经理对你的期待是什么。委派给你任务的经理是放手不管给你充分的自由呢，还是希望你每天汇报，或者他有空时才想听你讲？事先将这些问题向经理有技巧地探询，自己的工作方式就能顺着上司对你的期待去设计。如果你想有更多的自主权，先于上级建立稳固的关系，说服他们信任你。与上司相处得融洽了，你就不必那么拘谨，沟通会更容易、更直接，也更有效。,立即改变,理出问题 主动安排时间去进见你的经理，不要光等着经理召见。他们深陷于自己的工作中，可能想不到你正需要帮助。有效的沟通 在处理与上级

29、的关系时，上级的时间更紧，比你更忙。当你与他们讨论时，应力求简短，直奔主题，并事先估计他可能会提出的问题。对话要务实，少谈个人观点。,立即改变,形成自己的方式 与上司建立了个人关系后，你就会知道该如何形成自己的工作方式这样工作起来更有效也更有成就感。当然，经理的工作优先顺序（你自己的也一样）会改变所有的时间安排。了解这些变化的动态，并适时适应这些波支，就是你的职责。要带好相关材料，有准备地参加会议；要进行专门记录，给上司一份备份；要集中请示，避免经常打断经理；要搞清楚经理喜欢口头的还是书面的信息，然后照此办理。,立即改变,何时提出建议 使用建议信息决策助手对你与经理的交流很有帮助。在上司想听和

30、你觉得会受欢迎时给上司提建议。你应该提供重要的或中肯的信息，做到言无不尽。这很可能会对上司正要作出的决策产生影响。但要记住，即便如此，一个决策的后面也还有一些你想象不到的因素在起作用。,测试:压力控制能力,1.2.3.4.5.6.7.8.9.10.11.12.13.14.15.16.17.18.19.20.21.22.23.24.25.26.27.28.*控制或缩小压力源:6,9,10,11,12,13,18,19,21,22,24 总分/11*放松技巧:1,2,3,14,15,16,20,23,26 总分/9*调整他人想法:4,27,28 总分/3*用计划与分析减压:5,7,8,17,25

31、总分/5,为了合理安排你的办公桌，请考虑以下因素：,你,手能够着的区域,你的办公桌,经常性工作区域,手够不着的区域,经常性工作区域包括：工作台面 抽屉 电脑 文件档 电话 文具,这个区域是你安置日常工作设备的地方，如果你坐在桌边，面对你的办公桌，那么上述东西是你抬手可及的。,可及区域你的外延工作区域包括：收件格 出件格 重要文档（重要客户档案）日历 字典 电脑磁盘这个区域虽然并非伸手可及，但只要伸长胳膊就能够着。不可及区域包括你的存档、库存资料：书架 文件柜 宣传资料我们必须站起来才能到达这个区域。最好是在我们坐在办公桌前看不见的地方，否则只会起干扰作用。,你的“待办”格里有多少文件？“待办”

32、是什么意思？难道这不意味着优柔寡断吗？,收件,出件,待办,文档,案头工作你用什么样的流程系统来处理和安排你的案头工作？最常见用的包括：,办公桌管理系统,老板HEA项目客户建议C个人阅读,跟进文档,12345678.31,案头管理I)清理你的书桌。除了目前手头正在做的工作，不应该有任何别的东西滞留在桌面。ii)用一个收件盘。iii)将收件按以下类别归类：重要而紧急的（今天核心时间处理的）重要但不紧急的（注上处理日期，放入“跟进”文档）授权废纸篓iv)限制信息流量，避免复印没必要的文件。v)建立个人文档系统。除了有一个“跟进”文档外，还应该有一个管理文档，其中包括一些重要的分类。,决定在拟订计划、

33、作决定、给予成果回馈时，何种资料派得上用场，然后作到资料方便取用、具有可靠性与适宜性 进行必要的沟通后，抓住必须资料，避免超过需要量 预期作好评估，将资料分配的优先次序标准化,当下就处理，每天送来的文件中，有80%可在一开始处理时丢弃，一般主管平均只丢弃20%别做任何你可以授权给别人做的事 设计简化文件处理的系统，减少复本，用标准格式,资料不全,文件繁杂,文件管理 文件管理的四个方法：1.立即处理文件 先阅读文件，然后直接回复。如果文件需要以后处理，那就把它记录到日志里，用电脑记录的日志或传统形式的日志均可。2.把文件递交给别人 如果你还需要知道别的信息才能处理文件，就把文件交给别人。清楚的说

34、明你希望别人做什么，什么时候做完。3.把文件归档 如果你想将晚间归档，最好有一个文件盘，并且在日记中对归档的时间有规律的加以记录，以使这项常规任务不至于越积越多。4.把文件扔进废纸篓 你要知道办公桌上的很多文件都和你没什么关系，认识到这一点很重要。要确保把尽可能多的,存档建立一个简单的文档系统要考虑以下原则：1.什么东西需要存档？原则上说，只是对将来有用的东西才值得存档。其他的就应该扔掉。正常情况下，你不必保留会议备忘录、杂志、感谢条、留言等。你可以把这些存入“跟进”文档中31天的某一天，并注明在哪一天扔掉。2.分类 当建立分类系统时，应考虑四方面因素：I)储存类：这些可以被称作不常用文件，比

35、如史料、年度资料等。这些 资料很少被用到，但需要作为文档来储存，以备有用。II)来件类：这些是需要及时处理的文件，分类系统应该确保能够快速正 确地对这类文件归档和处理。这类文件包括重要客户文件。III)提示类：这类文件应该直接放入“跟进”文档指定的那些天内，因为 这些文件直接与那一天的活动有关，需要及时跟进，比如销 售拜访、发出定单、召开会议等。IV)确立重点类：经常与桌面文档有关，用来表明使用频率。3.储存 用来起提示作用和安排优先次序的“跟进”文档和桌面管理系统都可以放置 在桌面抬手可及的区域内。随时要处理的文件可以放置在伸胳膊够不着的区 域，不常用的文件最好储存在文件柜里。,存档4.什么

36、时候存档 使用频率取决于有多少文件需要存档。存档时间当然应该在每天的下午，因为存档不需要思想高度集中。最好你能每周做一次存档工作，在你的日记上写上哪一天做存档工作。5.设计文档 盒式存档：用来存放很重要的资料，例如公司的宣传资料等。吊式存档：对存放客户档案和其他随时要处理的文档最合适。把最后进入的文件放在最上层，如果必要的话，在文档系统左边的表面贴上分类目录。夹式存档：对存放“定单”和“常用文件”，比如帐单等有用。记住，你应该亲自做文档，不要忘记安全、便于保存和更新等因素。,买一本日记1、灵活性 你所买的日记最好是可以加页。灵活性通常指的是活页夹。活页夹必须是标准号码的。2、总体性 每周，每月

37、和年度计划安排是必不可少的。3、大小 最好能买一本足够大的日记本，使你能在上面做出全天的日程安排，包括你所有的 任务和工作。最佳尺寸选择为标准的A5，这个标准也最易于做复印。4、信息 一本日记本也应包括注意事项，电话号码和其他一般性信息。5、任务 一本好的日记也应该设置重要工作和工作目标的栏目，包括个人目标栏目。6、分页 一本好的日记也应该有分页纸和分页栏目。7、竞争力 人们经常回把一本好的日记系统与办公系统相比。,随时检视,随时检视自己的时间管理状况，如果觉得不满意，可重新检查自身的时间管理方法，发现问题点后再做调整。,练习：记录你的模式准备合适的工具，如笔、空白时间表（最好以一刻钟或半小时

38、为一刻）、计时器，详细记录自己的活动情况，坚持一周。如果全天记录有困难，可以分段记录，比如今天记录整个上午的情况，明天记录下午和晚上的情况，后天记录上午和中午的情况，等等，然后把它们综合起来。记录中要包括以下几点：活动的开始时间、结束时间、地点、自我感觉效率、是否按计划完成（或者：是否是计划安排的事情）、中途中断的次数、原因和长短。,时间表可以参照下页的格式：时间 星期二 星期三 星期四 星期五 星期六 每天上班时间为8 点-18 点（含往来交通时间，中午有1小时休息）08.00 08.30 09.00 09.30 10.00 10.30 11.00 11.30 12.00。18.00 18.

39、30 19.00。22.00 22.30 23.00,使用计划表,每日时间检核表必做清单,To-Do List待处理事项,A.M.P.M.,6 7 8 9101112,Daily Expenses 每日支出,1 2 3 4 5 6 7 8 910,Appointments日程,Monthly Plan月度计划 Month Year 年 月,Projects/Goals本月项目/目标,A/B Business 工 作 开始日,Personal 个人生活,下面是一份记录的空白样表：_年_月_日星期_ 项目 地点 效率自评 计划 中断说明6:307:007:308:008:309:009:3010:

40、0010:3011:0011:3012:0012:3013:00,总结及行动计划,建立主要职责范围及目标，得到认同利用日记本，做好个人组织上班前先做好当日工作计划有效的授权及跟进不参加无谓的会议，针对有意义的会议，要事先做好准备于会议后有明确计划-谁做什么及何时做？整理桌面及文件文件只经手一次投资于员工上，花时间在人际关系上积极争取佳绩准时回家拥有私人生活,总结 问题与答疑 个人行动计划,将要进行.第五单元,完善时间管理的技巧,15项浪费时间的主要因素,控制1、电话打扰2、不速之客、顺便来访3、信息资料不全4、缺乏自我约束5、不善于拒绝计划1、试图完成过多的工作或不切实际的时间预算2、“消防救

41、火”式或“危机型”管理3、没有目标、优先次序、每日计划4、搁置未完成的任务,信息传递1、频繁的会议2、信息不足、或不清、或过多决策 优柔寡断或拖延组织1、混淆职责与职权2、办公室杂乱无章指挥 无效的授权人力 0,时间管理的障碍,1.目標及优先次序不清2.電話干擾3.個人組織能力差4.毋須及無效的會議5.“明日復明日”的心態6.突然的訪客7.危機管理8.缺乏權利下放9.在同一時刻內處理太多事情,10.不好意思說“不”11.做事有頭無尾12.不做重点閱讀13.“太多”社交活動,教练的四个步骤,1.我說給你聽2.你說給我聽3.我做給你看4.你做給我看,放弃喜欢做的事放弃怕失去控制的心理授权把任务交给

42、人，培训他们并通知相关人员随时准备提供建议并进行解答,组织下属,学习分配工作,学习将不同的工作授权给不同的单位执行，分工合作才能在最短时间内以有效的方式达成目标。,授權,1.及早授權2.指示清晰3.安排跟进4.保留安全時間5.整個工作6.放手,a)最好告诉你的属下为什么你选择向他授权负责这项工作。这能够给予属下信心，并清楚地知道工作的分工安排。b)确保双方对工作目标达成共识，并确认被授权人有能力完成这项工作。c)理清工作的优先次序，并让被授权人明白该项任务与他的其他工作的关系，让他认识到其重要性。d)明确交代可用的资源，比如人力资源、时间、财权、设备等。e)双方制定一个时间安排，包括起始时间、

43、总结回顾时间和完成工作的时间。并请记住将此列入你个人的时间日程安排。f)双方须考虑总结回顾的程序，并就此达成一致-记住，必须明确规定是什么、什么时候、如何做和在哪里做。,授权的准则,一旦授权，不宜干涉 及时总结，按照共同认可的程序 总结经验，吸取教训 表扬公开，批评私下。,授权的准则,信 心,能力,行动前等候,先请示再行动,先建议再行动,先行动再立即汇报,先行动再例行汇报,行动后定期汇报,授权模式,会议耗时,把会议的目的、议程写下来，使与会者有备而来 只有必须参加的人才通知参加，避免浪费太多的人时间 务必准时开会与散会，制定应付干扰的办法 控制会议议题，要求大家不要离题 一定要有效追踪执行会中

44、完成的所有决议，以备下次会议讨论,怎么办？,不良會議特徵如下：,沒有目的感敵對、政治化、衝突不平均的貢獻時間控制差，晚開始-晚結束缺少準備沒有認同的結果或行動太長干擾多太多人參加或不對的人參加偏離議程,會議管理,1.目標-單一目的-在議題中清楚地陳述出來2.參與者-活躍/有價值的參與-或只是在一旁聽-全職/半職-準備適當的資料3.格式-會議的形式-影響到后勤/程序4.議程-日期/時間/會場/參與者5.會議記錄-結論總結6.會場-佈置/設備/點心飲料,穦某,會議的準備,在准备会议时，请记住以下要点：1.会议的目的是什么？2.谁是参加会议的人？3.会议的形式4.议事日程 日期 时间 地点 参加会议

45、人的名单 时间安排5.会议总结 6.会议召开地点会议安排（座位安排、休息室、会议室的大小、通风设备、室内 温度等）设备（白板、投影仪、文具等）点心（咖啡、茶、饮用水、三餐安排）,准备会议的准则,主席權,陳述會議目的,開始及結束時間控制,維持秩序使大家專心聽,確保優先議題討論的進行,事實、解釋、結論,化解衝突,時間管制,制止小組會議,安靜先生和废话先生,總結行動和負責權,激勵授權決策建立關係溝通,會議管理,談判培訓和發展社交,出席会议成功会议的“必做”清单确定明确具体的目标。确保参加会议的每个成员都有事可干。把会议的议程打出来，根据各个主题的重要性安排时间。会前把议程单发给所有与会者，使他们能够

46、明确会议安排，并准备好自己要说的东西。确保不要让与会议无关的人出席会议。指定一个主席来主持会议，指定秘书做会议记录，指定计时员掌握时间。为会议制订一个不同寻常的开始时间。例如：将开会时间定到10：10，表现出你对会议的重视程度，因而每个人都会按时参加会议。要守时在会议开始前到达会场，以表示对会议的负责态度确定一个大家都同意的散会时间，并确保遵守约定。,出席会议成功会议的“必做”清单采用每个人都必须遵守的会议规章制度。例如：准时到会，尊重他人，采取积极的建设性态度，不是消极的破坏性态度。在一些会议里采用传递物件的方法（一本书）决定发言者，只有拿到物件的人才能发言。以保持纪律性，掌握好时间。不时总

47、结会议已经作出的决定，以使与会者能够将心思集中到会议上。可以考虑让每个与会者负责一个方面的议题，并请他们在限定的时间内发言，例如5分钟。这能够让每个人都参与到会议中去。要始终跟随主题。会后立即传阅会议记录。确保从会议记录能够看出会议决定采取的行动，及其执行者。把和你有关的项目记到你的日志里，确保在下次会议前执行这些任务。,电话使用 电话中导致浪费时间的习惯是：过多的社交闲谈没有纸和笔，以记录一些有用的东西没有准备好说什么没有给出确切的答复不得不接听所有打进来的电话不得不应付“难以对付的人”在做非常重要的工作时打电话不认真听取电话内容不知如何应对打进来的电话,电话使用办公室使用电话的一些基本原则

48、：应尽可能快的接听电话最好在三声内接电话。确保有良好的程序和恰当的地方来记录电话信息，并将这些信息送到相关的人手中。尽可能迅速的停下你在做的事然后认真听电话。如果你在打电话的时候需要和别人说话，就请捂住 话筒。5 如果你回答不了对方的问题,应该告诉对方会没法找到解决的办法并给他回电确保信守你的诺言。,培养说“不”的能力,如果你从来不懂得拒绝工作，导致工作量超出负荷时，你的工作品质势必会大受影响。,NO！,NO！,NO！,总结 问题与答疑 个人行动计划,将要进行.第六单元,困难问题研讨,时 光 大 盗,打扰（电话或没有预约）重要性次序无所调整 没有目标、次序和计划 叫人同一时间完成多项工作却懂得

49、拒绝 个人缺乏组织能力 缺乏自律 会议 资料不完整或有所延误 文书工作和繁文缛节 分不清责任和权力,同时设立个人与组织的重要工作目标，为例行工作建立完成标准，设定完成期限 学习专注的技巧，避免分心及自我干扰。克服做事拖延的坏习惯；,认识真正的朋友不会因为坦率的解释而被触怒 出示双方同意的优先次序清单来拒绝老板 别人会替那些没有优先次序的人决定优先次序,无力拒绝,缺乏自律,将阻碍减到最低,通常造成时间浪费的环境因素有：电话信件会议等候访客紧急事件,問題,電話打擾開會老板等等.,怎么办？,利用清静时间、过滤电话、安排专门接电话的时间 学习并演练终止谈话的技巧 增加授权，把电话转交给被授权处理,电话

50、打扰,干扰老板应该和管理层就其主要的认识和程序取得合作和达成一致。来访者最好让来访者意识到，要想见到一方法是事先和你约好。电话和传真秘书们难以应付想通过电话和我们交谈的人，有一部分原因是因为他们回答电话的方法有问题。要避免说“抱歉，他不在”，或“他不在座位上”这类的话，因为对方的下一个问题肯定是“那他在那里？”这就会引发一场长时间的、没必要的扯淡。传真并不意味着一定是紧急的，传真的内容才能决定这件事是否紧急。将传真放在中心位置，处理传真就像处理任何其他文件一样，并只能通过收件盘或信箱分发处理。,征得主管同意后，准备一份工作责任清单，其中要说明责和职权 坚持获得与责任对等的职权，你有义务获得执行