《时间管理参考》PPT课件.ppt

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1、时间管理,珍惜生命|提高效率,课程内容,学习时间管理原则,合理规划工作时间,提升个人工作效率,01,02,03,课程目标,认识时间管理与影响时间管理的因素熟练使用时间管理的ABC分析及四象限法则掌握工作时间规划的步骤及原则认知目标管理的内容与重要性熟练使用工具和技巧提高个人工作效率,掌握,学会,使用,掌握目标与时间管理的系统与法则，解决工作问题。,学会有效建立工作目标并合理规划工作时间。,熟练使用工具和技巧，提高工作效率。,掌握,使用,学会,课程收获,将要进行,学习时间管理原则,第一单元,平均80岁寿命,注：1-20、60-80 不计，余40 1年为1寸,3.3,一寸光阴 一寸金,彼得杜拉克的

2、时间管理说,“不能管理时间，便什么都不能管理”彼得.杜拉克,“管理”时间是不对的，管理的只能是你自己！因此“时间管理”就是“自我”管理。,很多人平常都在抱怨的所谓时间不够用的问题；其实并没有所谓时间太多或时间不够的情形所在；一天就是二十四小时，不多也不少；不管你是谁，都是一样的；所谓时间太少，只是表示在这段时间里要做的事情太多，以致这段时间不允许而已；时间并不允许任何人去做每一件他的良知或幻觉告诉他们值得去做的事；“能够做”和“本来可以做”基本上并没有多大的差别存在,测试：您的时间管理好吗？,课堂作业：时间管理自我检查,做一份清单，把时间未能管理好的项目列出来：,四代时间管理的演化,注重、超越

3、、以人为本、系统,备忘录型特点:纸条或备忘录本，一方面顺其自然，一方面追紧时间安排。,事先规划安排行程特点:制定合适的目标与计划，讲究效率、明确责任。,规划.制定优先顺序,操之在我特点:明确价值观，制定中、长、短期目标，将每天的活动排出优先顺序，有详尽的计划表、组织表。,第三代时间管理最大的贡献是将目标与计划置于价值观之上。,四代时间管理的演化,第四代时间管理,超越时空(今天管理明天的时间，第二象限),以人为本的时间观（人的价值观统一）,系统的而非个人的时间管理,注重单位时间的价值，而非单位时间的效率（一二象限）,有效时间管理系统的五个步骤,5.对任务按优先级排序,4.明确你的任务,1.明确你

4、的价值观,2.确定你的目标,3.对你的目标按优先级排序,有效时间管理系统的五个步骤,价值观的重要性,练习：了解个人的价值观健康看牙医，洗澡，等等。家庭给家里打电话，等等。友谊买礼物，回信，参加聚餐，拜访朋友，等等。爱情准备烛光晚餐，等等。工作简报，电视节目，会议，整理材料，考试，等等。金钱夜间兼职的面试，等等。兴趣看演唱会，等等。,价值观是我们想和做的基本原则，它是进行时间安排的最基本的因素。,重看一遍你对这些事件的排序，可以清楚地看出你把哪一项放在首位，把哪些放在无关紧要的地方。这就是你的价值观。,时间管理法则-艾森豪威尔原则,急迫,不急迫,重要,不重要,紧急情况迫切的问题限期完成的会议或工

5、作,准备工作计划预防措施价值观的澄清人际关系的建立增强自己的能力,造成干扰的事、电话信件、报告会议许多迫在眉睫的急事,忙碌琐碎的事广告函件电话浪费时间逃避性活动,I,II,III,IV,时间管理法则-艾森豪威尔原则,如何把事务分配到四个象限之中：,时间管理法则-艾森豪威尔原则,救火员模式：,时间管理法则-艾森豪威尔原则,胸有成竹模式：,时间管理法则-艾森豪威尔原则,胸徒劳无功模式：,时间管理法则-艾森豪威尔原则,无足轻重模式：,时间管理法则-帕金森法则,时间象一根弹筋：,帕金森原则：做任何事情都要有规划，设立期限。,时间管理法则-帕雷托原则,帕雷托原则：在意大利80的财富为20的人所拥有。,8

6、0/20原则：按事情的重要程度编排行事优先次序。,时间管理法则-注意力之谜,锯齿效应：能力损失 28%的时间,如果在工作持续受到干扰或者被打断，就呈现所谓的“锯齿效应”。即使只是在工作上短暂分心，要再从被打断的地方开始，就必须再花时间重新进入状况。把这些能力损失总和加起来，最多可达28%的时间都因此而浪费了。,时间管理法则-注意力之谜,因持续干扰而中断工作会引起能力的降低因为越来越长的助跑时间越来越弱的注意力所以要及时恢复注意力,时间管理法则-注意力之谜,时间管理法则-内在能量水平,内在能量水平有效的利用你的生物钟,时间管理法则-效能与效率,作答游戏：,效能与效率做正确之事并做好它,时间管理的

7、三大杀手,没有计划,干扰,三大杀手,拖延,时间管理的三大杀手,“拖延者”测试,时间拖延测试的评估结果是：总分小于20分，表示你不是拖延者，或许只是偶尔有拖延；总分在21-30分之间，表示你有拖延的毛病，但不太严重；总分多于30分，表示你或许已患上严重的拖延毛病。,浪费时间的主要因素,小组讨论：什么在干扰你？,浪费时间的主要因素,计划试图完成过多的工作或不切实际的时间预算“消防救火”或“危机型”管理没有目标、优先次序、每日计划搁置未完成的任务,控制电话打扰不速之客、顺便来访信息资料不全缺乏自我约束不善于拒绝,人力 内耗、缺乏沟通,指挥 无效的授权,组织混淆职责与职权办公室杂乱无章,信息传递频繁的

8、会议信息不足、不清楚、过多决策、优柔寡断或拖延,主要因素,总结,问题与答疑 个人行动计划,将要进行,第二单元,合理规划工作时间,游戏,说明：现在大家玩一个记忆力的游戏。每位学员都会得到一张写满单词的卡片。请学员在2分钟内尽可能多的记住卡片上的单词，并在纸上默写出记住的单词。讲师宣布结束后，请立即停止，各自统计写出单词的数量并告诉讲师。,每日工作规划原则,清单原则,分类原则,ABC分析原则,弹性原则,清单原则,计划本日的主要任务和核心时间处理重要的文件往來核心时间 45分钟任务分派再确定与同事定约会计划午餐时工作次重要任务/会议核心时间优先次序较后的电话签文件长期计划检查明天的事回家,清单原则,

9、必做清单,分类原则,第一类：日常性事务第二类：周期性事务（规划与发展）第三组：不定期事务（突发事务）,测定每件事所花费的时间,ABC分析原则,A型：重要并且紧急的任务；B型：重要或紧急、但不既重要又紧急的任务；C型：既不重要也不紧急的日常任务,分析你的工作任务,01,优先顺序与工作委派,02,计划你的一天,重新查看一下你的工作任务表，现在做三个独立的表A型、B型和C型任务表各一个。根据重要程度将记事簿中的工作会晤归类。,03,确定工作的优先顺序：,ABC分析原则,ABC分析,任务A专心处理 任务B授权 任务C清理,弹性原则,谨慎原则保留弹性,时间分配三部曲a.约60%给预定计划（日计划表）b.

10、约20%给预料之外的事务（干扰，时间窃贼）c.约20%给突发事件与社交活动（创造性时间）,时间计划的基本原则：40%会出岔,工作规划的六个步骤,故事：3万5000美金的故事,工作规划的六个步骤,课堂作业：每日工作规划,练习：工作计划表,总结,问题与答疑 个人行动计划,将要进行,第三单元,提升个人工作效率,时间管理的障碍,1.目标及优先次序不清2.电话干扰3.個人组织能力差4.毋須及无效的会议5.明日复明日的心态6.突然的访客7.危机管理,缺乏权利下放同一時间內处理太多事情不好意思说“不”做事有头无尾不做重点阅读“太多”社交活动,克服时间管理障碍的方法,建立主要职责范围及目标，得到认同；利用日记

11、本，做好个人组织；上班前先做好当日工作计划；有效的授权及跟进；不参加无谓的会议，针对有意义的会议，要事先做好准备；于会议后有明确计划-谁做什么及何时做；整理桌面及文件；文件只经手一次；花时间在人际关系上；积极争取佳绩；准时回家；劳逸结合。,提升个人效率与效能的方法,重视时间管理原则每日制定工作计划清理你的办公区文件分类与管理改变拖延的习惯提升拒绝干扰的能力恪遵电话使用原则寻求他人的协助善于检讨与总结,温故而知新-重视时间管理原则,艾森豪威尔原则,内在能量水平,帕金森原则,帕雷托原则,注意力之谜,效率与效能,温故而知新-重视时间管理原则,填物游戏生命中的鹅卵石,清理你的办公区-案头管理,清理你的

12、书桌。除了目前手头正在做的工作，不应该有任何别的东西滞留在桌面。用一个收件盘。将收件按以下类别归类：重要而紧急的（今天核心时间处理的）；重要但不紧急的（注上处理日期，放入“跟进”文档）；授权；废纸篓。限制信息流量，避免复印没必要的文件。建立个人文档系统。除了有一个“跟进”文档外，还应该有一个管理文档，其中包括一些重要的分类。,清理你的办公区,为了合理安排你的办公桌，请考虑以下因素：,这个区域是你安置日常工作设备的地方，如果你坐在桌边，面对你的办公桌，那么上述东西是你抬手可及的。,清理你的办公区,可及区域你的外沿工作区域包括：收件格 出件格 重要文档（重要客户档案）日历 字典 电脑磁盘这个区域虽

13、然并非伸手可及，但只要伸长胳膊就能够着。不可及区域包括你的存档、库存资料：书架 文件柜 宣传资料 我们必须站起来才能到达这个区域。最好是在我们坐在办公桌前看不见的地方，否则只 会起干扰作用。,收件,出件,待办,文档,文件分类管理,文件分类管理,立即处理文件,把文件归档,把文件递交给别人,把文件扔进废纸篓,先阅读文件，然后直接回复。如果文件需要以后处理，那就把它记录到日志里，用电脑记录的日志或传统形式的日志均可。,如果你还需要知道别的信息才能处理文件，就把文件交给别人。清楚的说明你希望别人做什么，什么时候做完。,如果你想将晚间归档，最好有一个文件盘，并且在日记中对归档的时间有规律的加以记录，以使

14、这项常规任务不至于越积越多。,你要知道办公桌上的很多文件都和你没什么关系，把不需要的文件都 扔到废纸篓里，增加可利用空间。,分类管理,改变拖延的习惯,自我怀疑者,过度的交际者,次序颠倒者,做白日梦者,计划不当者,拖延者的类型,所有人都有拖延的习惯,清楚了解自己常拖延的工作,文件只经手一次,运用“起始时间”,改变拖延的习惯方法,改变拖延的习惯方法,对工作质量要求要在开始时决定,避免过度交际,最优先处理工作,现在就要开始,提升拒绝干扰的能力,干扰的因素：,老板应该和管理层就其主要的认识和程序取得合作和达成一致。来访者最好让来访者意识到，最好是事先约好。电话和传真秘书们难以应付想通过电话和我们交谈的

15、人，有一部分原因是因为他们回答电话的方法有问题。要避免说“抱歉，他不在”，或“他不在座位上”这类的话，因为对方的下一个问题肯定是“那他在那里？”这就会引发一场长时间的、没必要的交谈。传真并不意味着一定是紧急的，传真的内容才能决定这件事是否紧急。将传真放在中心位置，处理传真就像处理任何其他文件一样，并只能通过收件盘或信箱分发处理。,提升拒绝干扰的能力,如何应对上级的干扰 处理原则：,1.首先确认重要程度（与当前工作对比）2.其次确认最高宽限时间3.委婉说明工作安排4.善加应用弹性时间,演练：应对上级干扰的演练,恪遵电话使用原则,打电话的主要原则：,不重要电话的处理原则：1.暂不处理-等当天快结束

16、时再打；2.决不稍等-另找时间重打；4.限定电话谈话时间；5.不必坚持打优先次序在后的电话。,恪遵电话使用原则,排除电话干扰的原则：1.利用清静时间、过滤电话、安排专门接、打电话的时间；2.学习并演练终止谈话的技巧；3.增加授权，学会把电话转交给被授权处理。,寻求他人的协助,科比布莱恩特的总冠军之路飞人乔丹与蝙蝠侠皮蓬单丝不成线，独木不成林。合作能弥补能力的不足，携手可以做出更大的蛋糕。,善于检讨与总结,建立目标每天做时间计划编排优先次序，定下期限运用时间管理原则（先完成最重要之事）改善技巧，排除打扰利用“Quiet An Hour”(清静一小时）学习说“不”一次性时间处理文件跟随会议议程，控制会议时间请别人帮忙克服人性弱点，走出时间陷阱！,总结,问题与答疑 个人行动计划,课程回顾与总结,一、课程收获讨论：1.我们学到了什么？2.如何在工作中运用？二、结束语,