《时间与压力管理》PPT课件.ppt

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1、时间与压力管理Time and Stress Management,郑胜辉 Jason Zheng美国管理协会 AMA,课程内容,时间管理作时间的控制者时间管理和工作安排的系统方法团队时间管理如何避免时间浪费压力管理认识压力面对压力行动计划,你的生活紧张吗?,0-25你不是每天在处理紧急的事情26-45 危机处理是每天必做之事46+你生活中不能没有危机,做时间的控制者,你是谁?你如何利用时间?,你的一天是如何过的?,From 9 to 6,时间哪里去了?,你的时间浪费在那里?,省时 or 省事,你会如何安排一天的时间?何副总经理的一天,讨论:15分钟分享:3分钟,关于时间管理,时间能管理吗?你

2、真的没时间吗?你有多少时间用在工作上?,效率（Efficiency）V.S.效果（Effectiveness),效率：把事情做对（Do the things right）效果：做对的事情（Do the right things）效能：把对的事情做对（Do the right things right）,一般工作者,聪明工作者,自己做,别人做,排入工作行程Scheduling,授权Delegation,如何节省时间,个人精力周期图,0,100%,9:00 12:00 17:00,时间管理的基本认识,知道该做什么事,并把时间花在重要的事情上时间无法管理,事情/任务才是管理的对象浪费的时间远比有效利

3、用的时间多善用管理工具提升时间利用效率,时间管理和工作安排的系统方法,确立目标（Goal）/愿景（Vision）设立短期目标（Objective）制定工作计划（Planning）区分轻重缓急（Prioritizing）,管理时间的四大任务,个人管理的四步骤,确定角色选择目标安排进度逐日调整,你有几种角色,讨论10分钟分享3分钟,你的角色,制定目标时应该遵循法则,成功的标准很清晰，目标的达成和完成是可看见的（例如：你知道它们何时会出现）。,可衡量的(Measurable),是你真正希望做的。,合乎需求的(Desirable),不受其他人的参加而可以随着改动的。,可控制的(Controllable

4、),能够用文字（书面）表示出来。,可想象的(Conceivable),根据实际情况，是现实的、可以让人接受的。,可信的(Believable),将在一定时间内本部门优势、能力和弱势考虑进去后可以完成的。,可达到的(Achievable),时间管理矩阵,你的时间管理矩阵,时间管理是针对那一个矩阵象限的管理?,I?II?III?IV?,I,II,III,结果：,完全不负责的需要到处救火依赖别人来完成基本的事情,IV,时间管理矩阵,时间管理矩阵,时间管理矩阵,I,II,结果：目标与方向明确 平衡 自制与纪律 状况在控制之下 较少的危机,时间管理矩阵,柏拉图定律(80/20),ABC法则,A级优先必须

5、做的事B级优先应该做的事C级优先可以去做的事,工作日志,每日时间规划法,列出任务估计工作需要时间预留机动时间给意外事件决定优先,删减和委派事后检查,日程计划,日程计划-举例,你会如何安排一天的时间?结合你的各种角色,讨论:15分钟分享:3分钟,时间日志,定时将您使用时间的方式忠实记录起来是帮助您开始时间管理的最佳方式,如何填写每日时间日志,如何填写每日时间日志,如何控制时间的使用,1明确责任、确立优先级和目标,2去除不必要和不合适的活动,3每日、每周规划时间使用计划,尽可能授权,留出处理意外事件的处理时段,尽可能消除或减少干扰因素,高效率利用精力高峰期,计划时间运用的指导方针,总是把你的计划写

6、下来。保持集中力在你将预定完成的目标上。总是将你的日程表放在你的面前以确保工作进度。先将主要的事项及活动计划好。多花心思在计划每天的一开始。尽可能将有关之事项及活动给归纳在一起。多留一些时间给重要的工作。确定容许足够的时间在每一件工作上，但不能给予太多的时间。,计划时间运用的指导方针,建立一些弹性在突如其来的事件上。每一天拨出一些供思考的时间给自己。考虑如何将等待及旅行的时间变得更有用。如果可行，试着将你的生理时钟和你的工作相配合。学习如何控制自己不去做并未排入行程的事情。每日下班前先将明日的行程排好。请你的秘书来协助你安排行程。将你计划的日程表及实际履行的事情做一些比较，可以学会如何更实际及

7、有效地安排你的时间。,时间管理,专注是提高个人工作效能的关键.高效的经理人坚持要事第一,而且每次只做一件事.彼德杜拉克,团队时间管理,自己做?还是团队一起做?,彗星撞地球,关系型,直接/快,间接/慢,A B C D,4321,人际导向/外向,社交型,思考型,指导型,工作导向/内向,行为风格特征概述,Exercise,风格测试,指导型 社交型 获得立即的成果 与人接触 有目的行为 留下好印象 接受挑战 表达清晰 决策迅速 创造激发人心的环境 询问现况 热情 采用权威 自娱娱人 主导状况 乐观 解决问题 参与团体行动,不同风格的行为偏好,关系型 思考型 态度和霭 关注任务及标准 耐心 注意细节 弹

8、性 分析及权衡事情 协助他人 系统的 倾听 逻辑的 使人感到快乐 精确的 创造稳定而和谐的环境 规划的 团队协作 决策缓慢,不同风格的行为偏好,不同风格的基本需求,社交型基本需求:被肯定,指导型基本需求:成就(表现成果),关系型基本需求:被人接受,思考型基本需求:安全(要有正确的信息),各种人际风格的沟通策略,关系型 诚恳的 耐心的引导出目标 保留弹性 给予支持 关注人际关系 澄清事实思考型 事先准备 分析利弊得失 关注任务 系统的方式 对事不对人 一致性的有耐性的,社交型 亲切，友好 关注团体而非个人 重视整体而非细节 提供社交的活动 提供支持 提供发表意见的机会 指导型 直接，简短，重点式

9、的答覆 关注业务及成果 强调利益 提供挑战，自由及机会 问“什么？”而非“如何？”,描述要获得的结果 要完成什么任务评估现状,分析外部的机会与威胁、内部的强弱项界定目标制定行动计划和具体步骤(列表、排序、设定期限)计算预算费用,包括金钱、人力、时间制定时间表执行计划跟踪计划的执行情况,期望,现状,步骤,预算,目标,时间表,执行,跟踪,制定工作计划的八个步骤,工作计划,Why What Who,When Where How to How much,?准备演示纲要?给上司的成本分析报告?清理预算分析资料?估计制作文宣费用?订立商展规划会议议程?顾客意见反馈分析?评估地点?项目进度时程安排?新产品上

10、市?扩大市场占有率,华东区商展,列表,项 目 排 序新产品上市提案1/1 准备演示纲要华东区商展演示1/2 给上司的成本分析报告促销预算3/1 清理预算分析资料3/2 估计制作文宣费用2/1 订立商展规划会议议程2/2 顾客意见反馈分析表,排定顺序,任务名称:日期:,工作项目 重要性 开始 结束 负责人 成果 评价,制作工作计划,计划甘特图,计划人员需求情况图,制作一个项目计划表,你负责改善一个单位的重要问题,你的主管希望你提出一个有效的工作计划.成本降低/客户服务改善/提高绩效,计划推展,管理者的时间计划,善用时间排程,学会善用大段时间与零散时间预留可弹性运用的时间以应对突发状况将琐碎的工作

11、交由部属处理将时间运用于改善组织,改善工作方法,创新,提高客户满意度,降低成本,减少错误及瑕疵的工作,谁偷了你的时间?,讨论10分钟分享3分钟,缺乏轻重缓急之分缺少计划随意授权无效的会议缺乏组织,个人间的冲突对时间估计的不足试图根据记忆来做事没有能力说“不”拖延,时间浪费的陷阱,未事先约定的访客,电话,给自己一段安静的时间,Say No!,拒绝与重要目标无关的事情打交道，才能创造时间的最大效益,避免干扰,避免干扰,电话尽量减少代接与授权电话留言避免无关话题简洁回答必要时礼貌的结束对话,访客限制区域与人数在别人的工作区域讨论工作座位远离门或走道站立谈话,避免干扰,邮件分类安排时间阅读过滤垃圾邮件

12、限制对象,会议确定必要性让参加会议的人清楚知道会议目的与需要信息准时开始,准时结束转接电话结束前清楚说明会议结论与要求,你是新来的工程师,当你正投入公司财务系统的编程设计工作时，负责电子商务的项目经理李岚打电话来请你参加一个会议，主题是要讨论电子商务的未来应用及发展方向，他很希望你代表技术支持部门谈谈各项新技术的应用，时间是在下午2点钟。李岚相信你是最好的人选，而她已经没有其他时间来进行这个会议。她因为太忙而忘了提前通知你。她知道你人很好，应该会帮他这个忙。而那个时间你原来是准备要学习JAVA技术标准。请问你会如何面对这次的会议邀请。,你会怎么办?,處理困難情境(7A),阶段一：处理人的情绪吸

13、收 Absorb表示理解 Acknowledge同意某些事 Agree with something阶段二：处理特定问题询问 Ask增加 Add建议 Advise一起的行动计划 Action plan together,跳脱时间陷阱,经理人应经常问的问题,我的工作如何对公司的策略产生贡献？我的主要角色与职责是什么？我对于组织的其它事业领域可以提供哪些协助？如何提供更好的服务给内部及外部的客户？有哪些关于工作或人员的的问题需加以特别的关注？有哪些是公司期望未来去做的事？,时间是最稀有的资源。所有的工作、所有的成果和绩效都需要使用时间。与其它的资源不同,时间不能被替代、时间不能增加、不能被购得、不

14、能储存。高效经理人是从时间开始,而不是从任务开始。他们首先去了解:他们的时间到哪去了。Peter F.Drucker,如何进行时间管理,确立自己的角色选择重要的事,排定优先顺序了解自己的时间到哪去了设立目标计划和安排日程避免干扰井然有序,逃离时间的陷阱,Q&A,花点时间,什么都不做,这是放松的开始花点时间,去思考,这是进步的开始花点时间,去阅读,这是智慧的开始花点时间,去运动,这是健康的开始花点时间,去旅行,这是增长见闻的开始花点时间,去关怀社会,这是服务的开始,压力管理内容提要,认识压力面对压力行动计划,你曾经有压力很大的经验吗?,你学习到的宝贵经验是什么?,48-168 分 低 需采取防范

15、措施169-312 分 中 需制定计划来克服这些有问题的方面313-432 分 高 必须立即采取有效措施,找出压力冰山,压力来源,外部,内部,压力,无法控制的事能力无法达到的事没有兴趣的事事先没有预料到的/突发事件,控制能力情绪精神,个性,你的压力来源,压力来源,Social isolation 缺乏人际支持Think unrealistically 想法不切实际Rigid body 身体紧张Emotional repressed 情绪压抑Self-neglect 忽略自己的需要Sensory overload 感官刺激过度,压力与绩效表现的关系,最佳绩效表现,最合适压力,低度压力厌倦,高度压

16、力不安不快乐,绩效表现,压力程度,面对压力,对外:事件控制对内:自我调整,面对压力,事件控制突发事件不得不做的事情,突发事件,处理方法：问自己:“是否我该处理？”“是”接受并面对它,努力寻找资源“不是”请说 no!否则，不要一边埋怨，一边做。,突发事件,处理步骤：冷静判断、分析(5W2H)寻求解决方法 紧急措施预防再发生,让自己放松一下呼吸练习,不得不做的事情,心理准备正面思考给自己一点压力预演看见好处,练习:面对不得不做的事,你正在赶一份后天要交出去的报告,你的老板非常重视这份报告,因为他必须拿这份报告的资料,向董事会汇报投资的分析与建议.你的一位下属急匆匆的跑进你的办公室,向你报告有客户抱

17、怨你们的产品造成他们的生产线失火了,要求你们马上到现场善后,并要求赔偿他们的损失.你决定亲自去看看事故的现场,了解真正的原因.,自我调整,我必须做完这件事,我必须干好,我在允许的时间内尽量做,我能干好,别人应付压力的能力都比我强,每个人都会受到压力的影响，并不是只有我一个人,合理情绪控制,合理情绪控制基本步骤,A(Activating events)诱发性事件B(Beliefs)由A引起的信念C(emotional and behavioral Consequences)情绪和行为的后果；D(Disputing irrational beliefs)与不合理的信念辩论；E(new emotiv

18、e and behavioral Effects)通过调整达到的新的情绪及行为的效果。,认知情绪行为,情绪控制练习,悲伤的挑战请从女主角,男朋友,上司的角度进行讨论,人生不如意，十之八九。无法改变的事，忘掉它；有机会去补救的，抓住最后的机会。后悔、埋怨、消沉不但于往事无补，反而会阻碍新的前进步伐。,合理情绪控制,音乐！音乐！MUSIC！MUSIC！通向潜意识的桥梁,自我放松的帮手,冥想.,自我放松的帮手,尽量少地摄取咖啡因；适量饮酒；多吃新鲜水果和蔬菜少吃脂肪含量高的食物；慢吃，别狼吞虎咽；.,自我放松的帮手,重视你的健康食疗,自我放松的帮手,换个角度看事情正确对待别人的批评,还有哪些放松的方

19、法？,你不能决定生命的长度，但你可以控制它的宽度；你不能左右天气，但你可以改变心情；你不能改变容貌，但你可以展现笑容；你不能控制他人，但你可以掌控自己；你不能预知明天，但你可以利用今天；你不能样样顺利，但你可以事事尽力。,健康的心态,行动,你感觉到何种压力现象?压力来源是什么?我用什么态度面对它?我能做什么来改变它?我如何安排我的减压计划?,找出你的压力冰山,你的减压行动计划,树的方向,由风决定你的方向,自己决定,花点时间,什么都不做,这是放松的开始花点时间,去思考,这是进步的开始花点时间,去阅读,这是智慧的开始花点时间,去运动,这是健康的开始花点时间,去旅行,这是增长见闻的开始花点时间,去关怀社会,这是服务的开始,