《总账管理系统》PPT课件.ppt

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1、1,总账管理系统,主讲：戴春,2,目录,总账管理系统概述总账管理系统基础设置选项设置期初余额设置日常业务管理期末业务管理,3,总账管理系统概述,地位会计信息系统的最基本子系统又是最核心子系统功能总账系统基础管理凭证管理出纳管理账簿管理期末业务管理,4,总账管理系统概述,总账管理系统的应用流程（一）,总账日常业务处理,框中所包含的项目已经在企业应用平台中设置完成,5,总账管理系统概述,总账管理系统的应用流程（二）,总账期末处理,总账初始化,6,总账管理系统概述,总账管理系统的应用流程（三）,开始下月业务,总账日常业务处理,7,总账管理系统概述,总账管理系统与其他系统的数据关系,8,总账管理系统基

2、础设置,一、选项设置必要性为了最大范围地满足不同企业用户的信息化应用需求，总账作为通用商品化软件的核心子系统，是通过内置大量的选项参数提供面向不同企业应用的解决方案。企业可以根据自身的实际情况进行选择，以确定符合个性特点的应用模式。软件越通用，意味着系统内置的参数越多，系统参数的设置决定了企业的应用模式和应用流程。参数分类凭证、账簿、凭证打印、预算控制、权限、会计日历、其他,9,总账管理系统基础设置,选项设置-凭证,必须先点击“编辑”才能进行参数修改,10,总账管理系统基础设置,选项设置-凭证制单控制制单序时控制：该类凭证最后一张凭证日期=凭证日期=系统日期支票控制两个前提：使用银行科目制单；

3、选用的结算方式设置了票据管理达成目的：对录入的支票号提供登记或报销的功能赤字控制控制对象：资金及往来科目或全部科目达成目的：填制凭证时，相关科目的最新余额出现负数时，系统给予提示可以使用应收受控科目即在总账中也可以使用设置了客户往来的科目制单,11,总账管理系统基础设置,选项设置-凭证制单控制制单权限控制到科目单位有多个制单人，张三负责费用报销，限制张三可以使用的科目为费用类科目和现金科目制单权限控制到凭证类别 限制某个操作员只能填制某个类别的凭证操作员进行金额权限控制 系统可以对不同级别的人员进行制单金额大小的控制，例如财务主管可以对10万元以上的经济业务制单，一般财务人员只能对5万元以下的

4、经济业务制单，这样可以减少由于不必要的责任事故带来的经济损失。,12,总账管理系统基础设置,选项设置-凭证凭证控制现金流量科目必录现金流量项目填制凭证时使用了“在指定科目中被指定为现金流量的科目”系统要求指定现金流量项目及金额自动填补凭证断号新增凭证时，系统自动查找本月的第一个断号作为该凭证的凭证号允许修改、作废他人填制的凭证 如果制单人填制的凭证有误，该选项决定其他人员如审核人员发现凭证有误时是否允许修改或作废。,13,总账管理系统基础设置,选项设置-凭证凭证控制凭证审核控制到操作员 如果需要指定某具有凭证审核权限的操作员只能审核某些制单人填制的凭证，则应选择该选项。出纳凭证必须经由出纳签字

5、 出纳凭证是指凭证上包含现金或银行科目的凭证。涉及现金收付的业务是企业需要重点关注的业务，如果选择该项，凭证处理流程为：填制凭证-出纳签字-审核凭证-记账。凭证必须经由主管会计签字 如果企业中规定所有凭证都必须由主管会计签字才能作为记账依据，则应选中该项。,14,总账管理系统基础设置,选项设置-账簿,15,总账管理系统基础设置,选项设置-会计日历,16,总账管理系统基础设置,选项设置-其他,17,总账管理系统基础设置,二、期初余额设置,准备期初数据为什么？很多企业多年一直采用手工核算方式，采用计算机信息管理后，为了保证手工业务与计算机系统的衔接，继承历史数据，保证业务处理的连续性，要将截止到目

6、前为止手工核算的余额过入到计算机信息处理系统中作为期初数据，才能保持业务的完整性。,18,总账管理系统基础设置,总账期初余额准备准备总账各科目的期初数据年初建账准备各账户上年年末的余额作为新一年的期初余额。如某企业选择2007年1月启用总账系统，则只需要整理该企业2006年12月末各账户的期末余额作为2007年1月初的期初余额，因为本年没有累计数据发生，因此月初余额同时也是2007年年初余额。年中建账准备各账户启用会计期间上一期的期末余额作为启用期的期初余额，而且还要整理自本年度开始截止至启用期的各账户累计发生数据。例如，某企业2007年8月开始启用总账系统，那么，应将该企业2007年7月末各

7、科目的期末余额及1-7月的累计发生额整理出来，作为计算机系统的期初数据录入到总账系统中，系统将自动计算年初余额。,19,总账管理系统基础设置,总账期初余额准备准备辅助账各科目的期初数据如果科目设置了某种辅助核算，那么还需要准备辅助项目的期初余额。如何准备？应收账款按客户整理应付账款按供应商整理个人往来按职员整理,20,总账管理系统基础设置,总账期初余额录入末级科目的余额可以直接输入。非末级科目的余额数据由系统根据末级科目数据逐级向上汇总而得。科目有数量外币核算时，在输入完本位币金额后，还要输入相应的数量和外币信息。科目有辅助核算时，不能直接输入该账户的期初余额，而是必须输入辅助账的期初余额，辅

8、助账余额输入完毕后，自动带回总账。如果余额方向与科目余额方向相反，录入余额时录入负数。,21,总账管理系统基础设置,直接录入非末级录入有外币录入,22,总账管理系统基础设置,有数量核算的录入,23,总账管理系统基础设置,辅助核算的录入,24,总账管理系统基础设置,总账与辅助账的关系,25,总账管理系统基础设置,期初试算平衡期初数据输入完毕后应进行试算平衡。如果期初余额试算不平衡，可以填制、审核凭证，但不能进行记账处理。因为企业信息化时，初始设置工作量大，占用时间比较长，为了不影响日常业务的正常进行，故允许在初始化工作未完成的情况下进行凭证的填制。凭证一经记账，期初数据便不能再录入、修改，也不能

9、执行“结转上年余额”的功能。,26,凭证管理填制凭证凭证复核查询凭证记账修改、删除凭证汇总及打印账簿管理科目帐辅助账账簿打印,日常业务管理,出纳管理现金、银行日记账查询资金日报支票登记簿银行对账,27,日常业务管理,由03张云山完成基本日常业务,为了方便凭证处理登录日期为1月最后一天,28,日常业务管理,凭证管理-填制凭证记账凭证是账务系统处理的起点，也是所有查询数据最主要的一个来源，单位的日常业务处理首先从填制凭证开始。表头凭证类别：满足设置凭证时的限制类型凭证编号：按凭证类别按月自动顺序编号，最大编号为32767 凭证不止一页时自动在凭证号后标上几分之一凭证日期：默认登录系统时的业务日期，

10、可修改，不能超过业务日 期以及总账启用日期附单据数：该记账凭证后所附的原始单据数表体摘要：每个记录行都要有摘要，可以相同也可以不相同会计科目：必须选择末级科目金额：不能为“零”，保持借贷平衡，红字金额输入负数。可用空格键调整金额方向，按“=”键将自动计算汇总金额。,29,日常业务管理,凭证管理-填制凭证业务特征：一般凭证,30,日常业务管理,凭证管理-填制凭证业务特征：辅助核算-银行帐,要求输入辅助核算：结算方式票号,31,日常业务管理,凭证管理-填制凭证业务特征：辅助核算-外币,系统自动带出汇率输入外币金额系统自动计算人民币,32,日常业务管理,凭证管理-填制凭证业务特征：辅助核算-数量,输

11、入数量和单价，系统自动计算金额,33,日常业务管理,凭证管理-填制凭证业务特征：辅助核算-客户往来,输入客户相关信息,34,日常业务管理,凭证管理-填制凭证业务特征：辅助核算-供应商往来,输入供应商相关信息,35,日常业务管理,凭证管理-填制凭证业务特征：辅助核算-部门,输入部门信息,36,日常业务管理,凭证管理-填制凭证业务特征：辅助核算-个人,输入个人信息,37,日常业务管理,凭证管理-填制凭证业务特征：辅助核算-项目,输入项目信息,38,日常业务管理,凭证管理-凭证复核出纳签字前提：在总账系统选项中选择了“出纳凭证必须由出纳签字”在会计科目指定科目中制定了现金总账科目和银行总账科目出纳签

12、字可以在审核凭证之前，也可以在其之后主管签字前提：在总账系统选项中选择了“凭证必须由主管签字”审核凭证是必须环节制单人与审核人不能为同一人可以单张审核也可以成批审核,39,日常业务管理,凭证管理-凭证复核出纳签字,与制单人可以为同一人也可以不同涉及指定的现金、银行科目的凭证才需出纳签字,40,日常业务管理,凭证管理-凭证复核出纳签字,已签字凭证不能被修改、删除，取消签字只能由签字人自己进行。,41,日常业务管理,凭证管理-凭证复核主管签字,签字人和制单人不能为同一人，取消签字由签字人自己进行,42,日常业务管理,凭证管理-凭证复核审核凭证,43,日常业务管理,凭证管理-凭证复核审核凭证,取消审

13、核只能由审核人自己进行。作废凭证不能被审核、标错。,已审核凭证不能被修改、删除,44,日常业务管理,凭证管理-凭证查询,丰富的查询条件,45,日常业务管理,凭证管理-凭证记账前提期初余额试算平衡凭证已审核上月已经结账过程选择记账范围显示记账报告自动记账记账过程一旦中断系统可自动恢复,46,日常业务管理,凭证管理-凭证记账,记账范围若不选择则系统默认为所有该类型凭证,记账一般由帐套主管或有权限的操作员进行,47,日常业务管理,凭证管理-凭证记账,48,日常业务管理,凭证管理-恢复记账激活“恢复记账前状态”在期末-对账界面按Ctrl+H取消记账“凭证”-“恢复记账前状态”恢复最近一次记账前状态恢复

14、到月初状态（只有主管有权）注意事项己结账月份的数据不能取消记账,49,日常业务管理,凭证管理-恢复记账,50,日常业务管理,凭证管理-恢复记账,51,日常业务管理,凭证管理-修改凭证修改方式无痕迹修改对象：尚未审核和签字的凭证（已审核、签字的凭证需要取消审核、签字）在填制凭证中找到要修改的凭证直接修改有痕迹修改对象：已记账凭证红字冲销法或补充更正法修改内容凭证类别和凭证号不能修改修改制单日期不能超前上一张凭证其他系统传递过来的凭证不能在总账中修改、删除能否修改他人填制的凭证取决于系统选项设置,52,日常业务管理,凭证管理-修改凭证,记账凭证,记账,取消记账,是,签字、审核,直接修改,取消签字、

15、审核,否,否,是,53,日常业务管理,凭证管理-作废/删除凭证对象未审核未签字凭证规定作废凭证不能修改、不能审核参与记账，否则月末无法结账，但不对其做数据处理，相同于一张空凭证删除凭证对作废凭证进行“整理凭证”即可删除,54,日常业务管理,凭证管理-作废/删除凭证,删除标记,55,日常业务管理,凭证管理-冲销凭证对象已记账凭证方式手工编制系统自动编制,56,日常业务管理,凭证管理-汇总及打印,57,账簿管理,科目帐总账发生额余额表采用计算机记账的单位，可用发生额余额表代替总账明细账序时账日记账现金日记账和银行日记账在出纳管理中查询多栏账先定义，再查询,一般来说先记账再查询，但也可以未记账查询,

16、58,账簿管理,账簿查询-总账,59,账簿管理,账簿查询-发生额余额表,期末转账及报表处理时此表很有用,60,账簿管理,账簿查询-明细账,61,账簿管理,账簿查询-序时账,62,账簿管理,账簿查询-多栏账,63,账簿管理,辅助账客户往来和供应商往来客户往来和供应商往来主要进行客户和供应商往来款项的发生、清欠管理工作，及时掌握往来款项的最新情况。可以提供往来款的总账、明细账、催款单、对账单、往来账清理、账龄分析报告等功能。如果用户启用了应收款管理系统和应付款管理系统的话，可以分别在这两个系统中对客户往来款和供应商往来款进行更为详细地核算与管理。,64,账簿管理,账簿查询-客户往来,65,账簿管理

17、,账簿查询-供应商往来,66,账簿管理,辅助账个人核算个人核算主要进行个人借款、还款管理工作，及时地控制个人借款，完成清欠工作。个人核算可以提供个人往来明细账、催款单、余额表、账龄分析报告及自动清理核销已清账等功能。部门核算部门核算主要为了考核部门收支的发生情况，及时地反映控制部门费用的支出，对各部门的收支情况加以比较分析，便于部门考核。部门核算可以提供各级部门的总账、明细账，以及对各部门收入与费用进行部门收支分析等功能。,67,账簿管理,账簿查询-个人往来,68,账簿管理,账簿查询-部门核算,69,账簿管理,辅助账项目核算项目核算用于收入、成本、在建工程等业务的核算，以项目为中心为使用者提供

18、各项目的成本、费用、收入、往来等汇总与明细信息，以及项目计划执行报告等。,70,账簿管理,账簿查询-项目核算,71,出纳管理,现金、银行日记账查询,72,出纳管理,现金、银行日记账查询,73,出纳管理,资金日报表-提供某日现金、银行存款汇总查询,74,出纳管理,支票登记簿前提设置了银行账将结算方式设置为票据管理总账选项设置中选定支票控制支票领用支票报销,75,出纳管理,银行对账录入银行对账期初数据录入银行对账单银行对账自动对账手工对账查询银行存款余额调节表核销银行账长期未达账审计,对账前提条件：出纳凭证已完成记账,76,出纳管理,银行对账-输入银行对账期初,第一次使用银行对账功能前，系统要求录

19、入日记账及对账单未达账项，在开始使用银行对账之后不再需要。在录入完单位日记账、银行对账单期初未达账项后，请不要随意调整启用日期，尤其是向前调，这样可能会造成启用日期后的期初数不能再参与对账。,77,出纳管理,银行对账-输入银行对账单,点击“增加”输入一行对账单内容，系统自动计算余额，全部输入完毕点击”保存“,78,出纳管理,银行对账-银行对账,对账条件中的方向、金额相同条件是必选条件，其余对账条件是可选项，对账截止日期可输入可不输。,79,出纳管理,银行对账-核销银行帐,此界面按ALT+U可以反核销,80,出纳管理,银行对账-核销银行帐,原有两清标记的记录已被删除,81,期末业务管理,自动转账

20、转账定义转账生成对账结账,82,期末业务管理,自动转账外部转账：其他系统向总账系统传递的凭证工资：工资费用分配，相关费用计提固定资产：固定资产增减变动、计提折旧应收款管理：应收款发生、收回、坏账准备应付款管理：应付款发生、支付存货核算：采购入库、销售出库内部转账：在总账系统内部通过设置凭证模板自动生成的凭证费用的分配、分摊和计提税金的计算成本费用的结转期间损益的结转,83,期末业务管理,自动转账定义内容凭证类别摘要会计科目金额来源公式,84,期末业务管理,转账定义取数函数基本格式：函数名（科目编码，会计期间，方向，辅助项1，辅助项2）函数说明：函数名：QM、QC、JE、FS、LFS、JG科目编

21、码：科目可以为非末级科目会计期间：月或年方向：“J”或“j”或“借”或“Dr”表示借方，“D”或“d”或“贷”或“Cr”表示贷方辅助项：辅助项必须为末级，用“*”表示辅助总数,85,期末业务管理,自定义转账,86,期末业务管理,自定义转账,87,期末业务管理,自定义转账,88,期末业务管理,对应结转,89,期末业务管理,销售成本结转,90,期末业务管理,售价（计划价）销售成本结转,91,期末业务管理,汇兑损益,92,期末业务管理,期间损益,93,期末业务管理,转账生成相关凭证已经全部登记入账转账生成的月份为当前会计月份自动转账凭证的生成顺序自动转账凭证每月只生成一次自动转账生成的凭证仍需审核记

22、账,第1、2、3笔业务之后签字、审核、记账第4、5笔业务之后审核、记账第6笔业务之后审核、记账第7笔业务之后审核、记账,94,期末业务管理,自定义转账生成,95,期末业务管理,自定义转账生成,96,期末业务管理,对应结转生成,97,期末业务管理,销售成本结转生成,98,期末业务管理,汇兑损益生成,99,期末业务管理,汇兑损益生成,结转之前先定义好期末汇率,100,期末业务管理,期间损益生成,101,期末业务管理,对账总账与明细账核对总账与辅助账核对,102,期末业务管理,结账结账前检查本月业务是否已全部记账，有未记账凭证时不能结账。检查上月是否已结账，上月未结账，则本月不能结账。实际上，上月未结账的话，本月也不能记账，只能填制、复核凭证。核对总账与明细账、总账与辅助账，账账不符不能结账。对科目余额进行试算平衡，试算结果不平衡将不能结账。损益类账户是否已结转至本年利润。当各子系统集成应用时，总账系统必须在其他各子系统结账后才能最后结账。结账后当月不能再填制凭证将当月各账户发生额及余额转到下月作为期初余额,103,期末业务管理,结账,为了固定资产、工资能使用，目前暂不结账,结账界面按“Ctrl+Shift+F6”可进行反结账,