《应用写作课》PPT课件.ppt
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1、,重庆普什公司写作骨干培训公文写作辅导讲座 五粮液集团公司办公室 李其淳 二一一年六月十八日,五粮液集团公司办公室,写作,是现代人的一种十分重要的基本素质。公文写作,对于担负着办公室文秘工作责任的员工来说,是重要的工作技能。,五粮液集团公司办公室,一、公文规范的内涵。1、行款格式规范。(1)公文处理办法对文种的具体要求。(2)公文处理办法对公文格式的具体要求。(3)国家文字委员会和新闻出版署对汉语语言文字出版印刷的规范要求。,五粮液集团公司办公室,2、语言文字规范。意义:首先是交流效率和质量的要求。其次是民族团结统一的要求。第三是高层次普法的要求。,五粮液集团公司办公室,(1)语言要规范。现代
2、汉语概念:以北京语音为标准音、以北方方言为基础方言,以典范的现代白话文著作为语法规范的普通话。(2)文字要规范。汉语常用字表6763个汉字(其中,常用字3755个、次常用字3008个)应当熟悉;杜绝错别字;不用繁体字和异体字;书写或打字必须讲究正确与规范。,五粮液集团公司办公室,(3)标点符号要规范。必须以国家文字委员会和新闻出版署1990年3月颁布的标点符号用法为标准。国家技术监督局下发的标点符号用法与之多有抵触,应予警惕。,五粮液集团公司办公室,3、内容规范。(1)必须符合党和国家的方针政策。(2)必须与上级组织的规定和要求相一致。(3)必须符合本行业和本企业的规定(一是政策,二是有效传统
3、,三是本行业或企业的现行规定)与实际。,五粮液集团公司办公室,(二)公文规范的依据。1、国家行政机关公文处理办法(国发【2000】23号,2000年8月24日),共13类文种。2、中国共产党机关公文处理条例(中办发【1996】14号,1996年5月3日),共14类文种。,五粮液集团公司办公室,3、中央企业工委关于中央企业公文处理有关问题的规定。只有请示、报告、意见和会议纪要等4类“常用文种”。4、行业(上级)公文处理实施细则。5、本企业公文处理实施细则(五粮液集团公司2006年117号文件)。,五粮液集团公司办公室,(三)公文种类及其应用范围 1、命令(令)。用于公布法规和规章,宣布实施重大强
4、制性措施,任免人员,嘉奖有关单位或人员。2、决议。用于经会讨论议通过的重要决策事项。3、决定。用于安排重要事项或者重大行动,奖惩有关单位或人员,变更或撤销下级机关不适当的决定事项。,五粮液集团公司办公室,4、指示。用于对下级机关布置工作,提出开展工作的原则和要求。5、公告。适用于向国内外宣布重要事项和法定事项。6、通告。用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。7、通知。用于批转下级机关的公文,转发上级机关或不相隶属机关的公文,传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或执行的事项。,五粮液集团公司办公室,8、通报。用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或情况。9、议案。用于各级政府向同级人大或
5、人大常委会提请审议事项。10、报告。用于向上级机关汇报工作,反映情况,答复上级机关的询问。11、请示。用于向上级机关请求指示、批准。,五粮液集团公司办公室,12、批复。用于答复下级机关的请示事项。13、条例。用于党的中央组织制定规范党组织的工作、活动和党员行为的规章制度。14、规定。用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。15、意见。用于对重要问题提出见解或处理办法。(全能文种,对上、对下、对平行均可使用。),五粮液集团公司办公室,16、函。用于不相隶属机关之间商洽工作,咨询和答复问题,请求批准和答复审批事项。17、会议纪要。用于记载、传达会议情况和议定事项。惟一不用盖公章的公文
6、(其他公文产生法律效力的依据就是盖公章)。,五粮液集团公司办公室,(四)公文格式。公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等17个部分组成。,五粮液集团公司办公室,1、保密等级。涉及国家或企业秘密的公文,应当标注密级和保密期限。其中,“绝密”、“机密”级公文还应当标明分数序号。标注位置,在首页首行靠右顶格位置。,五粮液集团公司办公室,2、紧急程度。紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特级”、“急件”。其中,电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。
7、标注在首页首行靠右顶格位置。(若同时是机密和紧急文件,紧急程度则标注在第二行相同位置。),五粮液集团公司办公室,3、发文机关。发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称。联合发文,可以只用主办机关版头,也可并用联署机关名称,主办机关应排列在前面。发文机关版头,下行文应当在首页第三或第四行位置印制。上行文应当在首页上部空三分之一位置印制,以便给上级领导以足够的批示空间。,五粮液集团公司办公室,4、发文字号。发文字号应当包括机关代字、年份、序号。联合行文,只标明主办机关发文字号。年份须加方括号“”,序号数字后缀一个“号”字。5、签发具名。上行文应当标注签发人、会签人姓名。其中,“请示”应当在附
8、注处注明联系人的姓名和电话。,五粮液集团公司办公室,6、公文标题。公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容,并标明公文种类,一般还应当标明发文机关。完整的公文标题,应当是“发文机关公文主要内容文种”。公文标题中,除法规、规章、文件、文章等名称加用书名号以外,一般不用标点符号。7、主送机关指公文的主要受理机关,应当使用全称或者规范化简称、统称。一般位置在标题之下、正文之上,向左顶格。,五粮液集团公司办公室,8、正文的写作格式,按国家文字委员会和新闻出版署的规定执行。一是各段首行空2字(4个字符)。二是独立成段的引用文字,整段的有效图文区各行左边均空两个字(各段首行仍须再空两字位,共空4个字)。,
9、五粮液集团公司办公室,9、公文如果有附件,应当注明附件顺序和名称。其位置在正文之后,自成一行,左面空两个字,标“附件”二字,加冒号,后面接着列出附件名称全称。如果有两个或多个附件,须逐一标明附件名称全称(须与后面所列附件的名称完全一致,这是附件产生法律效力的要求),并用“1、”、“2、”、“3、”标明顺序,每个附件自成一段。,五粮液集团公司办公室,如果附件名很长需要提行,第二行的首字应与第一行的首字标齐。附件应在文件之后另页排印,并在首页首行左顶格位置标明“附件:”二字。多个附件,应每个附件另起一页排印,并标明“附件1:”、“附件2:”,五粮液集团公司办公室,一份公文若是专为转发一个文件而形成
10、的,被转发的文件不标注“附件”,但被转发文件应按附件的要求,另起一页排印。如是转发多个文件,则只能按一般文件附件处理,逐一标注清楚,以保证公文的完整性。,五粮液集团公司办公室,10、发文机关署名。国务院办公厅公文处理办法已不作强调,但要求公文标题必须是要素完整的“发文机关事由文种”格式。经中共中央批准中共中央办公厅1996年5月3日印发的中国共产党机关公文处理条例仍然要求发文机关署名。集团公司117号文件公文处理办法不强调发文机关署名。,五粮液集团公司办公室,11、公文印章。公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外,均应当加盖印章。联合上报的公由主办机关加盖印章。联合下发的公文,发文机关都应当
11、加盖印章。,五粮液集团公司办公室,12、成文日期。会议通过形成的公文,以通过时间为准。领导签批生效的,以负责人签发的时间为准。联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。除决定、决议等公文之外,成文时间一般都在单位落款之下位置。,五粮液集团公司办公室,13、公文附注。公文若有附注(需要说明的其他事项,如“此件发至XX级公司”),应当加括号标注。位置在成文时间之后另起一行,左空2个字向右标注。(“请示”需要标注的联系人和电话号码,也按这个要求办。),五粮液集团公司办公室,14、主题词。公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的要求(主题词表)标注主题词。位置在公文末页下方,“抄
12、送机关”之上,左顶格处,用黑体三号字标“主题词:”。主题词的内容用三号宋体字,每个词之间空一个汉字(两个字符)位置。,五粮液集团公司办公室,15、抄送机关。抄送机关指除主送机关(报送和发送)以外需要执行或知晓公文的机关,应当使用全称或者规范化简称、统称。一般按对上对下分为抄报、抄发两种情况。整个栏目和各栏之间均用细实线(与有效图文区横向等长)装点,其有效图文区左右各缩减一个汉字(两个字符)的位置。,五粮液集团公司办公室,多个抄送单位之间,用逗号“,”间隔,每栏终了用句号“。”煞尾。(有些公文,如命令、令、决定、意见、纪要等,需要标注主送单位的,标注在主题词之下、抄送之上,按对上或对下分别设置“
13、报送”或“发送”栏。其要求与抄送栏完全一致。),五粮液集团公司办公室,16、印制版记。印制版记由印制单位和印制时间两部分组成,位置在抄送机关栏之下。和抄送机关栏要求基本一致,只是不用标点符号。最后仍然需要点缀一条细横线。,五粮液集团公司办公室,17、其他格式要求。(1)文字从左到右横写、横排。(2)公文各组成部分的标识规则,参照国家行政机关公文格式国家标准执行。(3)上行文用纸要规范。一般采用国际标准A4型(210mm297mm)。张贴的公文,用纸大小根据实际需要确定。(4)左侧装订。,五粮液集团公司办公室,(五)公文写作常见问题 1、文种误用。(1)请示与报告混淆。其区别:一是事前与事后;二
14、是答复与否;三是是否陈述理由;四是可否向下转发。(2)管理关系不清。不相隶属关系的机关之间联系工作,应该用“函”,不应当用请示或报告。2、行款格式不规范。,五粮液集团公司办公室,(1)主送机关位置不正确。命令、令、决议、决定、条例、公告、通告、规定等不标注主送机关,其他公文均须标注。通知、报告、请示、批复、函、指示等公文标注标题之下、正文之上。其他公文(意见、纪要)要么不标,要么标注在主题词之下、抄送之上。,五粮液集团公司办公室,(2)发文机关与发文时间的相对位置不对。发文时间的首字,应当在发文机关下面一行第三字处或者中间字位置,往右排列。不应该追求二者的“梯形”排列效果。,五粮液集团公司办公
15、室,(3)自成一段的引用文字排版不正确。自成一段的引用文字的有效图文区,左边应当比正文少两字(4个字符位置)。其下一段的格式应当注意:若是直接解释引用文字的,该段首行首字必须顶格,不能空格。若是谈其他问题,则应当按正常的段的格式,首行空两格。,五粮液集团公司办公室,(4)发文单位与印章文字不一致。(5)用印歪斜,压住正文,或者没有“骑年盖月”。,五粮液集团公司办公室,1、语言文字不规范。(1)不符合普通话规范,用方言土语。(2)不注意时代特征,用陈旧、淘汰的语汇。“年关”、“同仁”等。尚未规范的“新兴人类”语言,如“酷”、“爽”、“很青春”等。,五粮液集团公司办公室,(3)忽视语法规则,产生病
16、句现象。减少(降低)只能用实数或比例,而不能用倍数。(4)忽视标点符号,影响文稿表达。,五粮液集团公司办公室,(5)分层序码不规范。常见的误用现象举例:1)2)3)4)5)(一)、(二)、(三)、(四)、甲、乙、丙、丁、,规范的分层序码 第一层:一、二、三、四、五、第二层:(一)(二)(三)(四)(五)第三层:1、2、3、4、5、第四层(1)(2)(3)(4)(5),五粮液集团公司办公室,(6)其他问题。文牍主义影响。不考虑应不应该发文,发文过多,过分随意。文风不端正。言过其实;华而不实;生字僻词。多头请示。一件事情同事请示两个或以上上级,所的批复可能意见不一,因而无法贯彻。在报告中夹带请示事
17、项。按规范,报告是可以不作答复的,这样有可能误事。,五粮液集团公司办公室,(六)公文写作应当注意的问题。1、学习和掌握党和国家的方针政策,熟悉上级和本企业的既定方针和规章制度,起草公文不能与之相悖逆。2、正确领会团队和领导意志,忠诚、专一、正确、无私、无误地反映这种意志。,五粮液集团公司办公室,3、求真务实,养成强烈的实事求是精神和工作责任心。4、胸有全局,熟悉本企业业务,深入实际,大量掌握第一手真实材料。5、端正作风,坚决反对形式主义。,五粮液集团公司办公室,(七)文秘人员应当具备的素质。1、学习和掌握汉语、写作知识,培养高超的语言文字能力。向大家推荐四本书:(1)马克思主义哲学。陈晏清教授
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