《常用办公软》PPT课件.ppt

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1、3.1 常用办公软件简介,3.2.3 Word 2003文档的排版,3.2.2 Word 2003文档的创建与编辑,3.2.1 Word 2003的基本操作,3.1.2 常用办公软件的功能,3.1软件及其种类.1 办公,3.2 Word 2003文字处理软件的应用,第9讲 常用办公软件的应用(一),3.1 常用办公软件简介,3.2.3 Word 2003文档的排版,3.2.2 Word 2003文档的创建与编辑,3.2.1 Word 2003的基本操作,3.1.2 常用办公软件的功能,3.1.1 办公软件及其种类,3.2 Word 2003文字处理软件的应用,第9讲 常用办公软件的应用(一),

2、了解常用办公软件的种类及其功能，熟练掌握Word 2003的基本操作，文档的创建、编辑和排版，能独立使用Word 2003来创建与编辑文档，排版文档。,教学目标及基本要求,教学重点,Word 2003的基本操作，文档的创建、编辑和排版。,第9讲 常用办公软件的应用(一),教学难点,Word 2003文档的编辑和排版。,办公软件及其种类 常用办公软件的功能 Word 2003的基本操作 Word 2003文档的创建与编辑 Word 2003文档的排版,教学内容,第9讲 常用办公软件的应用(一),1学时,教学时间,第9讲 常用办公软件的应用(一),3.1 常用办公软件简介,3.1.1 办公软件及其

3、种类,1办公软件概述 是将现代化办公和计算机技术相结合、为实施办公自动化而开发的计算机程序。一般包括文字处理、桌面排版、演示文稿、电子表格等，目前的办公软件包还提供小型的数据库管理系统、网页制作软件及电子邮件收发软件等。,2办公软件的种类,（1）Microsoft Office办公软件 通常有专业版、标准版、小企业版、学生与教师版及基础版等多个版本。包括Word、Access、Excel、FrontPage、Outlook、PowerPoint等组件。发展版本十余个，统领了世界办公软件的潮流，在世界Office软件市场长期占据霸主地位。,3.1.1 办公软件及其种类,Microsoft Off

4、ice其提供了便捷的前、后台整合方式，通过支持XML，将智能、丰富的前台与后端支持系统有序整合，让Microsoft Office和独立软件开发商以及系统集成商所提供的应用程序和系统之间顺畅沟通，使企业能获得各自需要的实时数据。,Microsoft Office 办公软件,（2）WPS Office办公软件 是国内第一个完整的多模块组件式办公组合套件。通常有专业版、开发版、个人版及教师与学生版等，最新的版本是WPS Office Storm。每个版本除了基本的文档与表格等日常办公处理的软件外，还包括了一系列的套装软件。,办公软件的种类,真正在Linux和Windows平台下为用户提供了统一的操

5、作界面与使用感受。结合了IBM翻译引擎和金山词霸的翻译引擎让用户阅读和制作英文文档不再有任何困难；整篇翻译和逐段对照翻译让翻译功能更加实用、有效，独特的内嵌金山词霸设计帮助用户在阅读英文文件时更加畅通无阻。,WPS Office办公软件,（3）永中EI Office办公软件 通常有标准版、增强版、教育版、网络版及开发版等多个版本，易学易用。以其革命性的新技术数据对象储藏库来重新定义、研发整个Office系列产品，为一个集成统一的单一软件产品。使其有一个标准的统一使用界面。,办公软件的种类,采用JAVA语言开发，可以轻松跨越Windows和Linux平台。功能完备、适用性强，其内部数据集成功能在

6、正确性、数据更新速度、文件大小等方面大幅超越微软Office；具有极佳的扩展性，便于第三方厂商的二次开发。支持多种格式的文件。,永中EI Office办公软件,（4）NeoShine Office（中标普华Office）办公软件 其最新版本是中标普华Office 2.0，包括文字处理、电子表格处理、演示文稿处理等软件系统。有Linux版和Windows版。具有鲜明的安全特色，有效地实现信息完整性和机密性，为电子政务、电子商务应用提供安全保障。在国内首家实现了对我国中文办公软件文档格式国家标准（UOF）的支持。,办公软件的种类,提供手写输入法使得汉字输入轻松易用。其使用界面简单易用。通过与Int

7、el深层次的技术合作，使其运行速度及整体性能明显提高。是一款安全、高效、易用、优秀的跨平台办公套件。,NeoShine Office办公软件,（5）Red Office 办公软件 其最新版本是中标普华Office 2.0，包括文字处理、电子表格处理、演示文稿处理等软件系统。有Linux版和Windows版。具有鲜明的安全特色，有效地实现信息完整性和机密性，为电子政务、电子商务应用提供安全保障。在国内首家实现了对我国中文办公软件文档格式国家标准（UOF）的支持。,办公软件的种类,3.1 常用办公软件简介,3.1.2 常用办公软件的功能,1文字处理软件的主要功能（1）文字处理软件的发展 1979年

8、：WordStar（文字之星，简称WS）1989年：WPS（Word Processing System）。1983年：MS Word正式推出，展示了“所见即所得”的新概念,文字处理软件的主要功能,（2）文字处理软件的主要功能 文档编辑、设置功能。进行复制、移动、删除等基本编辑操作。对页面大小、页边距等进行设置。对文本的字体、字形、字号和颜色等进行设置。对选择的文本进行空心、加粗、下画线等效果设置。,文字处理软件的主要功能,自动检查、更正功能和自动输入功能。在输入的同时，自动检查、更正语法和拼写错误。自动创建编号和项目符号。提供了自动套用格式、信函向导等一套丰富的自动功能，使用户轻松完成文档的

9、输入工作。表格处理功能：完成表格的各种操作。,文字处理软件的主要功能,图形处理功能：绘制图形和图片，并能够进行简单的编辑。支持因特网功能 具有丰富的Web功能，可以制作Web页。利用网页模板可以方便地制作出精美的网页，在Internet上发布。,3.1.2 常用办公软件的功能,2演示文稿制作软件的主要功能 也称为多媒体简报制作工具，是专门制作幻灯片和演示文稿的优秀软件，它可以通过计算机播放文字、图形、图像、声音等多媒体信息，广泛用于产品介绍、会议演讲、学术报告和课堂教学。,演示文稿制作软件的主要功能,（1）可制作出结构组织简洁明快的演示文稿。（2）可制作模式灵活多样的演示文稿。（3）具有强大的

10、多媒体教学信息处理功能。（4）具有灵活的演示文稿播放方式。主要包括切换控制、自定义动画和播放方式控制三大方面。（5）具有较强的演示文稿资源共享能力。,3.1.2 常用办公软件的功能,3电子表格软件的主要功能 是一个由若干行、列组成的表格，行列的交叉为单元格，能根据单元格中的数据、公式自动计算，并自动修改计算结果。对数据处理排序、检索、汇总，并以各类图表形式显示。可以快速完成许多重复烦琐的计算问题。,3.1.2 常用办公软件的功能,4数据库软件的主要功能 主要是进行专业的数据库编程和对大量数据进行管理。数据库软件的应用功能体现如下：教学管理应用。一套完善的学生信息管理系统显得尤为必要。企业人事管

11、理应用。使企业的人事管理工作系统化、规范化、自动化，从而提高企业人事管理效率。,3.1.2 常用办公软件的功能,5网页制作软件FrontPage的主要功能 是Office家族的一员，它的工作环境与Word很相似，是一款比较成熟的网页制作软件，可以轻松地创建、编辑网页，并将其发布到指定的站点上。还可以对网页的更新情况进行监控，并及时更新站点内容。,3.1.2 常用办公软件的功能,6信息管理软件Outlook的主要功能 是一款办公信息管理软件，用它可以记录通信录、电子邮件等。电子邮件的写信、收信、发信都在计算机上完成，从发信到收信的时间以秒计算，而且电子邮件几乎是免费的。同时，用户在世界上只要可以

12、上网的地方，都可以收到别人寄给自己的邮件。,3.2 Word 2003文字处理软件的应用,3.2.1 Word 2003的基本操作,1Word 2003的启动与退出（1）启动：最常用的有以下几种。选择“开始”|“所有程序”|“Microsoft Office Word 2003”命令。在桌面上双击Word 2003的快捷方式。在“资源管理器”中双击Word 2003文档。,Word 2003的启动退出,（2）退出：退出Word 2003最常用的方法有以下几种。选择“文件”|“退出”命令。单击Word 2003工作窗口右上角的“关闭”按钮。使用快捷键【Alt+F4】。,3.2.1 Word 20

13、03基本操作,2Word 2003的工作界面 是进行文档编辑和排版的平台，如图3-1所示。,Word 2003的工作界面,图3-1 Word 2003的工作界面,Word 2003的工作界面,（1）标题栏 位于窗口顶部，显示当前所使用的程序名称和正在编辑的文档名，“最小化”、“最大化”和“关闭”按钮。（2）菜单栏 位于标题栏下方，几乎包括所有的操作命令。由“文件”、“编辑”、“视图”、“插入”、“格式”、“工具”、“表格”、“窗口”和“帮助”9个主菜单项组成。,Word 2003的工作界面,（3）工具栏 位于菜单栏下方，由一些常用图标按钮组成，是菜单命令的一部分，每个小图标代表一种命令。（4）

14、标尺 工具栏的下方是水平标尺，可调整左右页边距，设置段落缩进，改变栏宽等。编辑区的左侧会出现垂直标尺，可调整上下页边距，设置表格的行高等。,Word 2003的工作界面,（5）文本编辑区 位于标尺的下方，是输入、编辑文本的区域。文本区中的“|”形光标称为“插入点”，用于指示插入或确定字符的位置；“回车符”为文本段落标记，表示一个段落结束。（6）状态栏 位于窗口的底部，显示当前编辑的状态，如页号、节号等，并显示插入点的当前位置。,Word 2003的工作界面,（7）滚动条 分为垂直滚动条和水平滚动条。可以通过滚动条来滚动文档，将未出现在编辑区中的内容显示出来。（8）选定框 是文本区中位于窗口左部

15、不可见的标识栏，可以用它来对文本进行大范围的选定，当鼠标指针处于这个区域时，指针形状由“I”形变成左箭头形。,3.2.1 Word 2003基本操作,3Word 2003的视图方式（1）普通视图 用户可以输入、编辑和设置格式等，能够看到字体、字号、字形及行距等格式，但没有页眉和页脚的显示，和实际打印效果有些不同。（2）Web版式视图 是专门用来创作Web页的视图形式。文档的显示就像在Web浏览器中看到的一样。,Word 2003的视图方式,（3）页面视图 可以显示整个页面的分布情况和文档中的所有元素，并能对它们进行编辑。在页面视图中，文档的显示效果跟实际打印出来的效果一致。（4）大纲视图 用户

16、可以方便地折叠文档，只看标题；或者展开文档，查看内容，这使得查看长篇文档结构变得很容易。,3.2 Word 2003文字处理软件的应用,3.2.2 Word 2003文档的创建与编辑,1文档的创建（1）每次启动Word 2003时，会自动创建一个空文档，文件名为“文档1”，如图3-2所示。（2）单击“常用”工具栏中的“新建空白文档”按钮，即可建立一个新的空白文档。,文档的创建,（3）选择“文件”|“新建”命令，将弹出如图3-2（a）所示的“新建文档”任务窗格。如果要创建新的空白文档，则单击“本机上的模板”选项即可进入新模板选项对话框，再单击“常用”选项卡，则出现“空白文档”图标，如图3-2（b

17、）所示。,文档的创建,图3-2(a)新建Word 2003文档窗口,文档的创建,图3-2(b)Word 2003常用文档模板对话框,3.2.2 Word 2003文档的创建与编辑,2文本的输入 可以直接在空文档的文本区中输入文本。当输入到行尾时，不要按【Enter】键，系统会自动换行输入；到段落结尾时，应按【Enter】键，表示段落结束。在输入标题和段落首行时，可利用段落格式化功能来自动实现标题居中和段落的首行缩进。,文本的输入,（1）插入和改写 是Word 2003的两种编辑方式。插入：指将输入的文本添加到插入点所在位 置，插入点以后的文本依次向后移动。改写：指输入的文本将替换插入点所在位置

18、右边 的文本。根据需要可以按【Insert】键来实现插入和改写编辑方式的转换。,文本的输入,（2）插入符号或特殊字符 插入一般符号：单击任务栏右侧的“软键盘”按钮，打开软键盘，用鼠标单击软键盘上的符号，就可以把相应的符号插入到插入点所在位置。插入特殊字符：选择“插入”|“符号”命令，弹出“符 号”对话框，如图3-3所示。单击“符号”或“特殊 字符”选项卡，在对话框内单击需要的符号或特 殊字符。,文本的输入,图3-3“符号”对话框,3.2.2 Word 2003文档的创建与编辑,2文档的保存与打开（1）保存新文档 单击“常用”工具栏中的“保存”按钮或选择“文件”|“保存”命令，则可打开如图3-4

19、所示的“另存为”对话框，选择保存的位置和类型，以及文件名，单击“保存”按钮即可。,保存新文档,图3-4“另存为”对话框,文档的保存与打开,（2）保存已有文档 为了防止停电、死机等意外事件导致文档信息的丢失，应在文档的编辑过程中经常保存文档。选择“文件”|“保存”命令或者直接单击“常用”工具栏中的“保存”按钮，也可以按快捷键【Ctrl+S】，即可保存当前的活动文档。,文档的保存与打开,（3）打开文档 打开最近保存文档 在Word 2003中，最近编辑过的文档会被保留在“文件”菜单中，如图3-5（a）所示。如果要打开最近编辑过的文档，可直接在“文件”菜单中选定并打开。,打开最近保存文档,图3-5(

20、a)最近保存文档,打开文档,打开已经保存过的文档 如果要打开已经保存过的文档，可以单击“常用”工具栏中的“打开”按钮，或者选择“文件”|“打开”命令，弹出如图3-5（b）所示的“打开”对话框，在“查找范围”下拉列表框中找到文件存在的位置，选中要打开的文件，单击“打开”按钮即可。,打开已经保存过的文档,图3-5(b)打开文档,3.2.2 Word 2003文档的创建与编辑,4文档的编辑（1）选定文本 用鼠标选定文本 选定任意数量的文本：将鼠标指针移动到要选定文本的开始处，按下鼠标左键并拖动到所选文本的末端，然后松开鼠标。,用鼠标选定文本,选定一句：按住【Ctrl】键，然后在句子中的任何地方单击。

21、选定一行：将鼠标移到该行左侧的选定栏，鼠标变成向右的箭头时单击。选定一段：双击该段左侧的选定栏，或者在该段的任意位置三击鼠标左键。,3.2.2 Word 2003文档的创建与编辑,用键盘选定文本 先将光标移到要选定文本之前，然后利用表3-1中的组合键进行选择。,表3-1 选定文本,文档的编辑,（1）修改文本 复制文本 方法一：a选定要复制的文本。b单击“常用”工具栏中的“复制”按钮或选择“编辑”|“复制”命令或按【Ctrl+C】键，此时选定的文本被放入剪贴板中。,复制文本,c将插入点移到要插入文本的位置。d单击“常用”工具栏中的“粘贴”按钮或选择“编辑”|“粘贴”命令或按【Ctrl+V】键，此

22、时剪贴板中的内容复制到新位置。执行“粘贴”命令后，在剪贴板中的内容不会消失，因此，如果要进行多次复制只需重复步骤c和d。,复制文本,方法二：也可以将鼠标移动到选定的文本中，当鼠标变成箭头形状时，按住鼠标左键进行拖动。当虚线插入点移动到要插入文本的位置后，按住【Ctrl】键，先松开鼠标左键，再松开【Ctrl】键，即可将选定文本复制到新位置。,修改文本,移动文本 方法一：a选定要移动的文本。b单击“常用”工具栏中的“剪切”按钮或选择“编辑”|“剪切”命令或按【Ctrl+X】键。c将插入点移到要插入文本的位置。d单击“常用”工具栏中的“粘贴”按钮或选择“编辑”|“粘贴”命令或按【Ctrl+V】键。,

23、移动文本,方法二：也可以将鼠标移动到选定的文本中，当鼠标变成箭头形状时，按住鼠标左键进行拖动。当虚线插入点移动到要插入文本的位置后，松开鼠标左键。,修改文本,删除文本：四种方法 按【Back Space】键删除插入点左边的字符。按【Delete】键删除插入点右边的字符。选定要删除的文本，按【Delete】键，删除选定的文本。选定要删除的文本，选择“剪切”命令，删除选定的文本。,修改文本,撤销与恢复 撤销功能是用来取消错误操作。撤销最近的操作可以直接单击“撤销”按钮。撤销多次操作的步骤是：a单击“撤销”按钮旁边的下拉箭头，查看最近的可撤销的操作列表。b单击要撤销的操作。,修改文本,撤销与恢复 撤

24、销某操作的同时，也撤销了列表中位于它之前的所有操作。恢复功能用于恢复被撤销的操作，其方法和撤销的方法类似。,修改文本,查找和替换文本 查找文本的步骤为：a选择“编辑”|“查找”命令，弹出如图3-6所示的对话框，并选中“查找”选项卡。b在“查找内容”文本框中输入要查找的文本，例如输入“文本”。c单击“查找下一处”按钮开始查找。,查找文本,图3-6 查找文本,查找和替换文本,查找文本的步骤为：a把插入点移动到要查找文档的开始位置。b选择“编辑”|“替换”命令，弹出如图3-7所示的“替换”对话框。c在“查找内容”文本框中输入被替换的文本。例如，要把文档中的“文本”替换成“文字”，则在“查找内容”文本

25、框中输入“文本”；在“替换为”文本框中输入要替换的文本“文字”。,替换文本,图3-7 替换文本,例如，要把文档中的“文本”替换成“文字”，则在“查找内容”文本框中输入“文本”；在“替换为”文本框中输入要替换的文本“文字”。,替换文本,d单击“查找下一处”按钮。当查找到指定文本后，单击“替换”按钮，查找到的文本就会被新的文本所替换。若想继续查找和替换，则继续单击“查找下一处”和“替换”按钮。若想把文档中对应的文本全部替换掉，则直接单击“全部替换”按钮即可。,3.2 Word 2003文字处理软件的应用,3.2.3 Word 2003文档的排版,1字符格式排版（1）字体设置 选定要设置字体的文本。

26、单击“格式”工具栏中的“字体”列表框右边的下拉按钮，如图3-8所示。从列表中选择出所需要的字体。,字体设置,图3-8 设置字体,字符格式排版,（2）字号设置 选定要设置字号的文本。单击“格式”工具栏中的“字号”列表框右边的下拉按钮，如图3-9所示。从列表中选择所需要的字号。,图3-9 设置字号,字符格式排版,（3）字形设置 包括加粗、倾斜和下画线等。设置步骤如下：选定要设置字形的文本。单击“格式”工具栏中的“加粗”按钮，可使选定的文本加粗显示。如果要恢复为正常显示，只需再次单击相应的按钮。其他字形设置与此相似。,字符格式排版,（4）文字颜色设置 选定要设置字体颜色的文本。单击“格式”工具栏中的

27、“字体颜色”列表框右边的下拉按钮，出现“字体颜色”下拉列表，如图3-10所示。从列表中选取想要设置的颜色。,图3-10 设置文字颜色,字符格式排版,除了使用“格式”工具栏对字体进行常用的设置外，还可以使用菜单栏的“格式”|“字体”命令对选定文本进行字符格式设置。其设置步骤为：选定要进行字符格式设置的文本。选择“格式”|“字体”命令，弹出如图3-11所示的“字体”对话框。,字符格式排版,图3-11 字符格式设置,字符格式排版,在“字体”选项卡中，可以对字体、字号、字形、字体颜色等进行设置。若想改变字符间距，单击“字符间距”选项卡，弹出如图3-12所示的对话框。如果想改变文本的动态效果，单击“文本

28、效果”选项卡，弹出如图3-13所示的对话框，但文本的动态效果不能打印出来。最后单击“确定”按钮完成设置。,字符格式排版,图3-12 设置字符间距,图3-13 设置文字效果,3.2.3 Word 2003文档的排版,2段落格式排版（1）设置段落对齐方式 包括两端对齐、居中对齐、右对齐、分散对齐。把插入点置于要设置的段落中或者选定要进行设置的段落。单击“格式”工具栏上的对齐方式按钮设置对应的对齐方式。,段落格式排版,（2）设置段落缩进 段落缩进包括以下4种。首行缩进：控制段落中第一行的起始位置。悬挂缩进：控制段落中除了第一行之外其他行的起始位置。左缩进：控制段落左边界的位置。右缩进：控制段落右边界

29、的位置。,设置段落缩进,段落缩进常用的段落缩进方法有两种：使用标尺设置缩进 把插入点置于要设置的段落中，若是多个段落，可选定需要设置的段落。拖动水平标尺上对应的缩进标记，如图3-14所示，进行相应的缩进设置。,设置段落缩进,图3-14 设置文字效果,设置段落缩进,使用菜单设置缩进 把插入点置于要设置的段落中，若要设置多个段落，可选定需要设置的段落。选择“格式”|“段落”命令，弹出如图3-15所示的“段落”对话框。,使用菜单设置缩进,单击“缩进和间距”选项卡，根据需要来设置左缩进和右缩进的缩进量，首行缩进和悬挂缩进可在“特殊格式”下拉列表框进行选择，并在“度量值”文本框内输入要缩进的量。单击“确

30、定”按钮完成设置。,使用菜单设置缩进,图3-15 设置段落缩进,段落格式排版,（3）设置段落间距 段落间距是指段落与它前后相邻段落之间的距离。调整段落间距的步骤为：把插入点置于要调整的段落中，若要调整多个段落，可选定需要调整的段落。选择“格式”|“段落”命令，弹出如图3-15所示的“段落”对话框。,设置段落间距,单击“缩进和间距”选项卡，在“间距”选项组中的“段前”和“段后”文本框中输入要设置的间距。单击“确定”按钮完成设置。,段落格式排版,（4）设置行间距 行距是指段落内部行与行之间的距离。其调整步骤为：把插入点置于要调整的段落中，若要调整多个段落，可选定需要调整的段落。选择“格式”|“段落

31、”命令，弹出如图3-15所示的“段落”对话框。,设置行间距,单击“缩进和间距”选项卡，在“行距”下拉列表框中选择适当的行距，或者直接在“设置值”文本框中输入要设置的行距。单击“确定”按钮完成设置。,小 结,办公软件（Office Soft）是将现代化办公和计算机技术相结合、为实施办公自动化而开发的计算机程序。目前国内主流的办公软件有微软公司开发的Microsoft Office、金山公司开发的WPS Office、永中科技开发的EI Office、红旗公司开发的Red Office、上海中标开发的NeoShine Office及共创开源公司开发的Co-Create Office Word 2003是Microsoft Office 2003的的重要组成部分。它的启动与退出常用的有三种不同方式。它的界面,小 结,包括标题栏、菜单栏、工具栏、标尺、文本编辑区、状态栏、滚动条和选定框等8个部分。允许用不同的视图方式来查看文档，包括普通视图、Web版式视图、页面视图及大纲视图。文件的创建、文本的输入和编辑简单，Word 2003文档的排版包括字符格式排版和段落格式排版等。,作 业,1什么是办公软件？文字处理软件的功能有哪些？2Word有几种视图？3在Word窗口如何增加、取消“绘图工具栏”？4如何设置文本的格式？5怎样设置首行缩进？,