《大型活动管理》PPT课件.ppt
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1、1,许雪青 Sabrina启行、创威特聘讲师邮箱:,“企业大型活动”需要专业的:决策参谋者模型建议者流程辅导者经验分享者风险提醒者,3,课程目标,在理解公司大型活动的作用和意义之上,明确活动管理者的岗位角色、责任和方法分析活动项目管理各阶段的特点,掌握活动策划、实施、管理和保障过程中的关键点和必备知识技能。面对实施过程中遇到的难点,借鉴执行样本清单,掌握实用的活动管理工具。,第一篇:公司活动概述,5,公司活动定义,公司活动公司活动是企业为达到赢得顾客、引进和促销新产品或服务、激励和培训员工,以及其他特定目标和目的而举办的活动。,6,企业大型活动管理的特点与问题,考虑多、行动快、效果好、钱节省!
2、事情杂、头绪乱、高风险!,7,企业文化与活动目标,卢梭在社会契约论中定义文化:“文化是风俗、习惯、特别是舆论”。我们认同的“企业文化”则是所有团队成员共享并传承给新成员的一套价值观、共同愿景、使命及思维方式。它代表了组织中被广泛接受的思维方式、观念和行为准则。,SMART,8,企业文化与活动的关系,摩托罗拉价值体系中的经营策略,最令人欣赏的就是它在45年的历史中的一致性:“以技术产品领先为基础立于不败之地”。在其几十年的过程中,追求领先地位的表现总结为3个明显且相关的模式:不断开拓新产品、新市场;不断加强、扩大和更新现有的产品生产线,发展现有市场;不断努力,更不断改进产品品质,缩短产品周期时间
3、。这三种模式确保摩托罗拉在环境和时间不断变化的半个世纪保持了其在通讯领域的领先地位。,9,企业文化与活动的关系,麦当劳公司的创始人克罗克在麦当劳创立的初期,就设定了麦当劳的经营四信条,即向顾客提供高品质的产品、快速准确友善的服务、清洁幽雅的环境及做到物有所值。也就是“品质、服务、清洁、价值”。麦当劳几十年恪守信条,并持之以恒地落实到每一项工作和员工行为上。到今天终于成就了在世界上100多个国家开设7万多家分店的世界第一大快餐特许经营企业。,10,企业活动的常见形式,以公关、推广、扩大企业知名度为目的活动 以扩大产品销售为直接目的的活动 以公司团队工作为目标的会议活动 以内外交流为目的的活动,目
4、标受众是不同的!,11,活动管理要素,质量Quality,人People,成本Cost,期限Time,范围Scope,第二篇公司活动的项目管理,13,活动项目生命周期,时间,投入资源,立项期,启动期,发展期,完成期,14,活动项目生命周期,项目立项期 Project Set-up项目启动期Project Launch项目发展期Project Maturity项目完成期Project Completion,15,项目成功的基础条件,明确清晰的目标明确的责任人与管理团队明确的限制条件(如资源、制度)明确的实施战略,项目管理的核心是:人员管理!,16,项目立项期三件事,目标团队计划,17,项目立项期
5、,工作目标明确项目的概念和制订计划;阐明项目理念或方向使之与未来的管理团队及活动场所相适应组建整合管理团队的关键成员确定项目所需要的专业技术与行为,并找到拥有这些技能的适合人员明确风险的承担者在管理团队中建立信任与沟通渠道,18,制订运作计划头脑风暴工作细分及产出工作任务排序确定任务所需资源(人力、物力、财力、时间),项目立项期,19,思维风暴 Brainstorming,快速收集各种想法或意见尽量发挥个人的创意和想像力思维冲击的三大原则产生构想愈多愈好鼓励创新构想期间不必评估,待思维冲击结束后,才开始评估和完善构想,项目立项期,20,项目立项期WBS阶梯与项目任务,WBS应用任务和资源分配工
6、期成本计划/控制,21,项目立项期网络基础,区分:独立任务、平行任务、依赖性任务,22,项目立项期例:工作分解与进度安排,23,项目立项期例:工作分解与进度安排,24,项目立项期甘特图 项目进度计划,结合分工计划与进度计划简洁明了,广泛用于项目执行与监控传统手工绘制,修改麻烦使用项目管理软件便于修改并且可以实现链接实用技巧:分级绘制甘特图绘制标准总图和分项任务图人员分工与时间安排分开,25,项目立项期,26,项目立项期甘特图 项目进度计划,27,项目立项期估算项目执行时间,估计每项活动的时间确定项目时间(根据预计开始时间和要求完工时间)确定项目总时差按预计开始时间计算活动最早开始(ES)和结束
7、(EF)时间按要求完工时间计算活动最迟开始(LS)和结束(LF)时间计算项目活动浮动时间(slack,float)计算项目总浮动时间(Total slack)TS=LF-EFTS=EF-ES若项目总浮动时间TS0表明项目缺少时间余量对于不确定因素较多的项目采用乐观、悲观、最可能三个时间加权平衡的方法估算时间Te=(To+Tp+4Tm)/6,28,组建团队的要点:,按需设岗将合适的人放到合适的岗位上确认你的人员具有岗位所需要的KASH在岗培训与管理,29,案例一:,某著名公司的总裁要访问你公司并洽谈合作项目,作为主管接待工作的你已经安排好了一切:预订了房间和欢迎宴会,通知了各大新闻媒体,安排好了
8、上级领导。但上午你接到电话说该总裁因故取消来访,你有24小时,你将如何处理这件事?,30,案例二:,假如你是某工厂的厂长,由于生产造成了周围环境污染。一天,环保局来调查此事,周围群众也来找你理论,正闹得不可开交,一个来洽谈合作事宜的重要客户恰好看到了这一场面,请问你如何应付这种局面?,31,项目立项期三件事,目标团队计划,32,项目启动期,工作目标整合人员资源,建设项目团队将经济因素与各项工作联系起来,明确制度规定确立工作计划,33,项目启动期三件事,分工合同开球,34,项目启动期,管理重点整体目标和理念的传达运营计划的传达角色分工、明确责任和汇报关系的传达与团队各方成员以及合作方签约,35,
9、项目启动期项目计划综述,什么是计划?是一种构建思想模式的方式。我们可以利用这种模型来预测对资源的需要并尽可能增加成功的机会。是一张线路图,项目经理凭借它来实施项目并估算取得的进展。计划的要点的要点计划不是别的,计划包括每一个变化计划是所有项目成员的,36,项目启动期项目组织的设计,职能型组织项目型组织矩阵型组织,37,项目启动期项目组织的设计,38,项目组,项目启动期项目组织的设计,39,项目启动期项目组织的设计,40,项目启动期三件事,分工合同开球,41,项目发展期/成熟期,工作目标持续保持项目活力管理正在发展着的项目处理冲突、拖延、失误协调合作与争夺资源鼓励创新,42,项目发展期/成熟期,
10、管理重点工作流程关键路径审察相互依赖工作关键节点评估总结真实沟通并维护沟通渠道对失败的管理表彰,43,部业务功能及接口,(主要业务),部,1、2、3、4、,1、2、3、,部,1、2、3、4、,1、2、3、,部,1、2、3、4、,1、2、3、,部,1、2、3、4、,1、2、3、,项目发展期/成熟期,44,项目发展期/成熟期关键路径,45,项目发展期三件事,流程与关键点处突、延迟与沟通创新与失误,46,项目完成期,工作目标确保每项关键工作的正常完成避免项目扩展帮助相关人员正常退出传递学习经验,整理保留原始材料认真关注工作细节,47,项目完成期三件事,关注细节避免虎头蛇尾关注内容避免项目扩展关注资料
11、避免经验流失,48,课程目录,第一篇:公司活动概述公司活动与企业文化活动目标和目的第二篇:公司活动的项目管理项目立项期 Project Set-up项目启动期Project Launch项目发展期Project Maturity项目完成期Project Completion,49,知识点:,项目立项期目标计划团队项目启动期分工合同开球,复习一下!,项目发展期流程与关键点处突、延迟与沟通创新与失误项目完成期关注细节避免虎头蛇尾关注内容避免项目扩展关注资料避免经验流失,50,课程目录(续),第三篇:公司活动“六大热点问题”的管理热点一:主办者、承办者与作战指挥室公司活动策划室的功能活动策划室的具体
12、设置公司活动策划室文档系统公司活动策划室面临的问题会议、剪报和培训公司活动策划室的信息库公司活动策划室的要求案例讨论:有效的促销活动,51,热点二:活动场地管理 选址标准与要求功能性会场布置活动场所标牌会场管理程序餐饮管理设备管理注册接待人员管理服务管理热点三:服务供应商、分包商管理竞标方案要求采购的定义与焦点供应商分包商的选择与管理案例分享:大型论坛活动场地设计与布展,课程目录(续),52,课程目录(续),热点四:风险管理风险活动的必然组成部分活动生命周期与风险识别危机管理风险识别工具风险管理报告风险管理实例热点五:合同管理合同管理的重要性与活动有关的合同合同类型合同管理过程合同变更常见问题
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