《商务传真教学》PPT课件.ppt

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1、商务传真,商 务 传 真,写作任务：你是新成立的紫辉电脑科技有限公司综合事务部的员工，综合事务部经理张熔欣让你设计一张公司对外传真的首页（公司目前还没有统一的标识），并写一份对外传真，作为样例，让公司员工发传真时参照。传真的内容是：因张熔欣经理今天刚接到区工商局的通知，明天要外出开会，原预约明天下午2：00在公司与海胜公司业务部王昆山经理商谈销售大厅装修一事另定时间。,一、商务传真含义,商务传真指运用传真通讯工具发送与原图文真迹相同的商函或其他相关商务文件的一种文书形式。,二、商务传真的写作,（一）发传真要使用企业正规传真首页：,（企业名称、相关信息、标识）（传真头）,收件人To 发件人Fro

2、m 传真号fax 日期Date 电话Phone 页数Pages 主题Re 抄送Cc 紧急 审阅 批注 答复 传阅 Urgent For Review Comment Reply Recycle（正文）,（二）商务传真内容书写：,与商务信函的写作一样，包括：称谓；开头应酬语；正文；祝颂语；署名及附注。由于传真头已填写了日期，在落款时可以不写。如果传真文件已以打印好，则在传真首页的栏目后只需写一封短信，表示随之将文件一起传递过去。,【例文】：新华科技有限公司传真 收件人：刘先生 传真号：98761234 收件人单位：国际饭店市场部 发件人：苗宏 传真号：12344567 电话：87655678 主

3、题：会议所需设备 页数：5 抄送：日期：2002年12月5日 紧急 请审阅 请批注 请答复 请传阅 尊敬的刘先生：您好！遵照贵方要求，现将我公司下周末在贵饭店举行的大型技术研讨会所需各类音像辅助设备等的具体要求传递给您。我们是分别按照各分会场的需求提出的，请贵方收到该件后做好会议准备工作。如有问题，请速与我方联系。顺颂 商祺！苗宏 敬上 附件：设备要求,三、商务传真写作要求,对外传真，正规封页 填写齐全，不要遗漏 机密文函，注意保密 书写内容，如同信函 有效利用，电脑传真,写作实训：小组讨论，完成任务,你是新成立的紫辉电脑科技有限公司综合事务部的员工，综合事务部经理张熔欣让你设计一张公司对外传

4、真的首页（公司目前还没有统一的标识），并写一份对外传真，作为样例，让公司员工发传真时参照。传真的内容是：因张熔欣经理今天刚接到区工商局的通知，明天要外出开会，原预约明天下午2：00在公司与海胜公司业务部王昆山经理商谈销售大厅装修一事另定时间。,案例导入,恒达商业集团公司总经理顾民准备次日一早出差，去邻市博大空调实业股份有限公司洽谈一笔业务。仅差半小时就要下班了，还有两件事要马上准备，一是估计此行开销约需人民币2万元左右，二是需要给对方发一份确认总经理行程的电子邮件。行政经理指示为领导做出差准备的秘书徐达，先到公司财务处替领导借现金2万元，待领导出差后再报销；再给对方发一份电子邮件并电话通知对方

5、，详细介绍总经理此行的日程安排情况，请对方安排相应级别的领导接洽。,商务电子邮件,一、概述商务电子邮件是指通过互联网传递的商务邮件。作为商务联络工具，具有方便快捷、费用低廉、形式丰富、可靠性强的特点。,二、商务电子邮件的写作,（一）电子邮件头的填写：抄送可以输入多个人的地址，彼此之间需要用英文逗号分隔开来。密件抄送表示收件人看不到其他收件人的地址。,（二）电子邮件体的书写：正文+附件1、正文：称谓、开头应酬语、主体、祝颂语、署名。讲求针对性与表述的扼要性。2、附件：与正文内容相关的文件、照片、图片及音像资料。,【例文】省企业人力资源研究中心向宏达公司黄拜先生发出电子邮件，是一封会议邀请信。电子

6、邮件 发件人：收件人：主题：会议邀请函 内容：黄拜先生：您好！我省每年一届的企业人力资源交流会议定于11月8日（星期六）早上9：00在花园饭店举行，会期一天。您作为宏达公司多年的人力资源总监，是从事企业人力资源研究的专家，我们将真诚地邀请您在会议上做一个60分钟的发言，建议内容围绕员工的绩效考核工作。晚上19：0021：00，会议将安排酒会，便于各位专家交流。我们衷心希望您能接受这项邀请，进一步向您提供有关细节，请尽快给我们回音。会议联系人：刘思甜 电话：6592758 盼望您的光临。恭祝近褀！省企业人力资源研究中心主任 沙澜德,（三）写作要求：1、正文有的放矢，言简意赅，起到及时沟通的作用。

7、2、主题概括准确、精练，富有吸引力。3、语言简明，直接坦率，可以采用对话语气，更富有人情味。4、内部间电子邮件结构从简，可省略问候语与祝颂语。5、结构上可以采用齐头文写法。（见P210）,实训：病文修改,主题：有关会议信息尊敬的张经理：你好！我已以收到您关于询问本周六开会一事。现给予您准确答复，原订于本周六召开销售会议，因与其他会议冲突而更改。具体时间另行通知。如有疑问请打电话询问。此致敬礼王秘书,参考答案,1、收信人要有正确的地址2、主题内容含糊不清。改为：会议被取消3、电子邮件一般使用非正式的文体，在单位内部无须“尊敬的”之类的表达，信尾客套话不需使用一般信函中的“此致”“敬礼”，常用一个

8、词，如“谢谢”“一切顺利”等4、格式方面：问候语应单独一行；统一使用齐头文写法。,实训：病文修改,主 题：销售张平：早上好：自从上一次分手后，好久没有与你联系了，不知最近状况如何。我工作非常紧张，每天必须提前来到办公室，常常很晚才回家。主要原因是我公司目前生产一种新型的，编号为2039的车床。现将该机床的特点以及功能的详细情况发送给你们。说明书在附件中，请查阅。相信不久，我公司的产品就会生产完工。那时，我们将会有一个相当长的假期。我们会再有机会一起聊天。不知道你们最近是否也很忙，如果有时间，请给我回信。我期盼着我们再次见面。祝 工作顺利！张小华,诊断,1、主题不明确。主题定义过宽，只写“销售”

9、二字，很可能会让对方认为是一封普通的推销信或垃圾邮件。2、正文欠清晰。正文没有很好地切入重点，含糊笼统，而且废话较多，不能很好地将自己的意思表达清楚，影响对方的阅读兴趣。比如“我期盼着我们再次见面”会使对方认为你并非期限盼他购买你公司产品的回复。3、称呼、问候语、格式不当。,修改稿,主 题：介绍新产品张经理：你好！好久没有与你联系了，不知最近工作如何。目前我工作非常紧张，因为我公司正在生产一种新型的，编号为2039的车床。我认为该型号机床的特点以及功能非常符合你们的需要。说明书在附件中，请查阅。我将热切期盼着你的回复。希望我们有机会再次合作！我的联系方式如下：电话：020-24556678祝

10、工作顺利！张小华,商 务 电 报,电报纸的结构 1、电报头栏 2、收报人信息栏 3、收报地名栏 4、电报内容栏 5、发报人信息栏,临海英群公司为通告对方货船因故障将延期到达，发了如下电文稿。收件人地址姓名栏：“西区红旗路32号汇中公司严直山先生”收报地名栏：“广东江门市”电报内容栏：“雄鹰号引擎出故障请速通知代理人我将另告抵达日期洪新力”,撰写电文的要求：1、电文稿的书写：由左至右书写，一格一字，不能写在方格下的长行横格中。2、电文稿的结构：可以不用标点。3、电文的数字：5位数字占一格。4、电文稿中的时间：用24时法 5、缩略语：L/C-letter of credit（信用证）B/L-bill of lading（提货单）B/E-bill of exchange（汇票）CIF-cost,insurance,freight（到岸价）D/S-day after sight（见到天后）,实训,P216第7题,