《协调与沟通》PPT课件.ppt
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1、第十章 协调与沟通,我们每天都在沟通,所以沟通并不难。我告诉了他,当然就和他沟通过了。只有我们想沟通时,才会有沟通。在友好、可信、平易近人的领导面前,下属会表现出较高的积极性。为了让手下做好工作,你不得不使用少量的恫吓。最有效的工作群体是没有人际冲突的群体。,这些结论对吗?,管理者与管理沟通,“一个篱笆三个桩,一个好汉三个帮”表明在群体活动中。保持良好的人际关系是成功的基本保证,如何营造这种人际关系呢?有效沟通是一条重要的途径。,一、什么是团体,团体(group)是由两人或两人以上组成的,通过人们彼此间相互影响、相互作用形成的具有共同目标的一种介于组织与个人之间的人群集合体。,第一节 团体与沟
2、通,二、团体的类型,1、按构成的方式和原则分,正式团体:,非正式团体:,、按规模分,大团体:,小团体:,根据工作任务和目标建立,自上而下的权力基础,自发产生,自下而上的权力基础,成员以间接方式联系,成员有面对面直接接触,3、按发展水平和成 员关系紧密度分,松散团体:,集体:,合作团体:,成员偶然在时间、空间上的集合,无明确共同活动内容和目标。,成员有共同活动,但其活动只对成员个人有意义。,成员有共同活动,该活动不仅对个人有意义,且对社会有广泛意义。,三、团体对个人行为的影响,X,A,B,C,1、社会助长作用,2、社会标准化倾向,3、社会从众行为,可与言而不与之言,失人。不可与言而与之言,失言。
3、知者不失人,亦不失言。论语卫灵公,小宏的裤子 小宏明天就要参加小学毕业典礼了,怎么也得精神点把这一美好时光留在记忆之中,于是他高高兴兴上街买了条裤子,可惜裤子长了两寸。吃晚饭的时候,趁奶奶、妈妈和嫂子都在场,小宏把裤子长两寸的问题说了一下,饭桌上大家都没有反应。饭后大家都去忙自己的事情,这件事情就没有再被提起。妈妈睡得比较晚,临睡前想起儿子明天要穿的裤子还长两寸,于是就悄悄地一个人把裤子剪好叠好放回原处。半夜里,狂风大作,窗户“哐”的一声关上把嫂子惊醒,猛然醒悟到小叔子裤子长两寸,自己辈分最小,怎么得也是自己去做了,于是披衣起床将裤子处理好才又安然入睡。老奶奶觉轻,每天一大早醒来给小孙子做早饭
4、上学,趁水未开的时候也想起孙子的裤子长两寸,马上快刀斩乱麻。最后小宏只好穿着短四寸的裤子去参加毕业典礼了。,阿Q是怎么向吴妈求婚的?,我要和你困觉!,电子工程师应该设计一个更好的办公室沟通系统而不是水冷机。里奥.艾利斯,四、协调,协调是管理的一项重要职能,协调包括对内协调和对外协调。,对内协调的核心是沟通,重点是如何进行有效沟通、如何正确解决冲突,其结果是在组织内部建立和谐的人际关系;对外协调的核心是公关,重点是如何处理组织与政府、与媒体、与客户及社会公众的关系,其结果是为组织树立良好的社会形象。,通过决策者进行交流,自由交流,团队工作任务的性质,团队集权化程度,组织内的团队协调,高,低,组织
5、之间的协调,组织之间的信息交流和意见整合,一、沟通的概念,定义:借助一定手段把可理解的信息、思想和情感在两个或两个以上的个人或群体中传递或交换的过程。其目的是通过相互间的理解与认同来使个人和群体间的认知以及行为相互适应。目的:1、向交往对象提供行为建议 2、激励或约束他人行为 3、获取信息,管理的效率很大程度上取决于信息沟通渠道的设置与运作的有效性,第二节 沟通的原理,沟通的功能,二、沟通的分类,(一)按沟通渠道,正式沟通是指按组织规定的原则,通过正式组织途径进行的沟通。,例如:文件下达、召开会议、上下级定期交流、公函往来等。,非正式沟通:指通过正式组织之外的途径进行的沟通。,任何组织或多或少
6、存在非正式沟通,对这种方式,领导者既不能依赖它获得必需的信息,又不能完全加以忽视,尽量提供正确信息,减少不实信息带来的危害。,正式沟通,非正式沟通,(二)按沟通的媒介,(三)按沟通的方向,上行沟通,斜向沟通,横向沟通,下行沟通,三、沟通网络,链型网络,A,B,C,E,D,是指组织成员只能与级别相邻的成员联系。在这种方式下,信息经层层传递、筛选,容易失真,各个信息传递者所接收的信息差异很大,平均满意程度也有较大的差异。适用于体系庞大,需要实行分权或授权管理的组织。,Y链型网络,A,B,C,E,D,在这种方式下,只有一个成员位于沟通的中心,成为沟通的媒介。这种方式集中程度高,解决问题速度快,但除中
7、心人员之外,组织成员平均满意 程度较低。适用于主管人员的工作十分繁重,需要有人选择信息,提供决策依据,节省时间,而又要对组织实行有效控制情况。,环式网络,A,B,C,E,D,组织成员之间依次联络和沟通,每个人都可同两侧的人沟通信息,在这种方式下,组织的集中化程度较低;畅通渠道不多,组织中成员具有比较一致的满意度,组织士气高昂。适用于创造出一种高昂的士气来实现组织目标的情况。,轮型网络,A,B,C,E,D,只有一个成员位于传递的中心,其 他成员都要从他处得到信息。这种方式集中化程度高,解决问题的速度快。但沟通的渠道少,组织成员的满意程度低,士气低落。适用于需要加强组织控制、争时间、抢速度的情况。
8、,全通道型网络,A,B,C,E,D,每一个成员之间都有一定的联系,彼此了解。此方式组织的集中化程度很低。由于沟通渠道多,所以组织成员的平均 满意程度高而且差异小。因此士气高昂,合作气氛浓厚。但易造成混乱,且又费时,影响工作效率。适用于需要解决复杂问题,增强组织合作精神,提高士气的情况。,各信息沟通网络沟通特征比较,四、非正式沟通,由于非正式沟通不受规定或形式的限制,有时比正式沟通还要重要。在许多情况下,来自非正式沟通的信息更容易获得接收者的重视。因为这种形式以口头方式传递为主,不留证据,不负责任,一些不便在正式渠道中沟通的信息却可能在非正式沟通渠道中传递。因此,在一定程度内,非正式沟通对正式沟
9、通起补充和配合作用。,但,滋生谣言,增加顾虑,感觉压力,非正式组织是组织成员由于感情和动机上的需要而在工作环境中自然形成的非正式组织的特点有不成文的群体规范有灵敏的沟通渠道传递信息有牢固的感情纽带有自卫性和排他性有自然形成的领导人有相对的稳定性,非正式沟通的特征信息不完整浓厚的感情色彩形式多变传递速度快随意性非正式沟通的信息在很多情况下易于获得接收者的重视,我们为什么要进行非正式沟通?,当人们缺少有关某一事态信息时,会通过非正式渠道填补这一空虚。当人们感到在某一事态中不安全时,会积极参与小道消息。如果人们同某件事有个人利害关系的话,就会导致小道传播。人们总是热心传播所谓的“最新消息”。当正式信
10、息不便于在正式渠道沟通时,就需要进行非正式沟通。,非正式沟通的作用1.满足员工情感上的需要2.在相当程度上非正式沟通是形成良好组织氛围的必要条件3.弥补正式通道的不足4.了解员工的倾向与需要5.减少管理者沟通的压力6.防止沟通中的信息过滤现象,减少小道消息消极影响的建议,公布进行重大决策的时间安排公开解释那些看起来不一致或隐秘的决策和行为对目前的决策和未来的计划,强调其积极一面的同时,也指出其不利的一面公开讨论事情可能的最差结局,这肯定比无言的猜测引起的焦虑程度低,非正式沟通网络,A,B,C,E,D,单向传递(最不常用),特点:由非正式组织的成员中前一个人将小道消息传递给后一人,后一人再传递给
11、另外一人。沟通的双方只知道上家和下家,而不知道着一单线中还有其他人,从而保护组织一旦被发现时损失不大。,信息易失真,适宜传播不宜公开的信息,A,B,C,E,D,闲谈传递,特点:在聚会或非正式场合中通过闲谈来沟通。此渠道中有一个信息 发送者,多个信息接收者。发送者并不一定是该非正式组织的领导,可能是信息率先获得者或喜欢传递各种消息的人。,A,D,C,E,F,G,H,B,几率传递,特点:非正式信息在非正式组织中传递时没有安排、没有必要接受人造的安排,完全是随意碰到一个人便沟通,将信息传递给他(她)的一种方式。,群体传递,特点:一个人告诉了两三个人,这些人或是保密,或是告诉另外两三个人,结果一传十,
12、十传百,百传千,千传万,最后组织内外几乎所有人都知道了此信息。,破坏性最大,“好事不出门,坏事传千里”,葡 萄 藤 特 征,五、人际沟通模式,信息的传递,译码,接收,理解,反馈,思想,编码,噪声,发送者,接收者,人际沟通的四要素信息发送者(信息源)信息接受者(吸收者)信息(传达的内容)媒介,人际沟通的四步骤注意了解接受行动,美国老板:完成这份报告要花费多少时间?希腊员工:我不知道完成这份报告需要多少时间。美国老板:你是最有资格提出时间期限的人。希腊员工:十天吧。美国老板:你同意在15天内完成这份报告吗?希腊员工:没有做声。(认为是命令)15天过后,美国老板:你的报告呢?希腊员工:明天完成。(实
13、际上需要30天才能完成。)美国老板:你可是同意今天完成报告的。第二天,希腊员工递交了辞职书。,有效沟通的特征,准确发送、接收清晰KISS(Keep it simple and stupid)逻辑清晰表达清晰简洁高效、安全活力生动、易记反馈充分、双向的理解,六、有效沟通的障碍(噪声),个人因素语言障碍知识背景差异(导致理解差异)接受人“信息过滤”沟通技巧差异生理差异人际因素双方相互信任度信息来源的可靠度信息发送者与接受者的相似程度,结构因素地位差别信息传递链长短团体规模空间约束技术因素语言和非语言暗示媒介的有效性信息过量,组织沟通的障碍,正式沟通渠道组织的权力结构 工作专门化信息所有权,语意噪声
14、(对同一符号(如语言词汇)常存在不同的体验和认识),沟通的障碍信息过滤,接收者往往根据自己的理解和需要对信息加以过滤,信息过滤的程度与组织结构的层次和组织文化密切相关,组织层次/传递层次,理解差异允许极限,理解差异度,沟通的障碍信息传递链,沟通漏斗,公安局值班室接到电话:“救人,快救人!”值班员:“在哪里?”报警者:“在我家里!”值班员:“我知道在你家里,我问出事地点。”报警者:“在我家客厅里。”值班员:“是的,我想知道我们怎样才能到你家啊。”报警者:“你们不是有警车吗?快坐警车来啊!”,七、有效沟通的实现,明确沟通的重要性,正确对待沟通。提倡直接沟通、双向沟通、口头沟通。建立良好的沟通渠道和
15、氛围。培养“听”艺术。做一个弹性的沟通者。善于运用沟通技巧。语言的使用“不是蜜,可以粘住一切东西”非语言的运用面部表情身体动作空间距离,信息的传递100%=7%语言+38%副语言+55%身体语言,沟通从心开始,八、身体语言,非语言的沟通方式表情、眼神、体态、手势、距离、衣着等身体就象一台无法关闭的传送器,无时无刻不在传送着人们的心情和状态,有声语言表达思考性的想法和概念身体语言传递情绪和感受身体语言与口头表达的关系重复矛盾等同强调调节,法英领导人身体语言暗示紧张关系仍未修复,当一个人表现出言谈与举止不一致时,人们多半会相信眼睛看到的东西,(一)身体语言的特点,单独性能单独表达一定的意思,与生俱
16、来的,合成性对有声语言的支持和证实,解读时应考虑当下的情境、社会文化背景等因素,身体语言的特点(续),特殊性不同的民族、不同的文化背景、不同的性别、不同的个体具有不同的身体语言,身体语言的特点(续),“斯坦尼斯”号航母,“最后检查”小组专家通过这种手势向“灰鹰”航空兵大队的E-2C空中预警和指挥机下达允许起飞的指令。,“斯坦尼斯”号航母,飞行保障人员通过这一手势向FA-18F“超级大黄蜂”战机飞行员下达把飞机发动机调至最大功率状态的指令。,普遍性许多身体语言为全世界人们所接受外表性显于外在内在性源于内心,身体语言的特点(续),(二)学习身体语言的目的,淘汰自身负向的身体语言、妥当运用身体语言,
17、促进沟通解读对方的真实想法,(三)如何学习身体语言,观察每天至少花15分钟来研究他人的身体语言机场、车站、教室、会场、餐厅关掉电视的声音体会主动去意识和感觉自己的姿势,人与人的空间位置也会直接影响个人之间的沟通,并直接导致沟通者具有不同的影响力,选择空间的惯例,(四)解读身体语言1、空间距离,空间位置对学生课堂参与的影响,2、眼睛的讯息,注视行为谈正事的注视社交的注视亲密的注视控制对方的眼神,3、手掌的姿势,手掌的力量能使人有一种权威,并对别人产生默默的控制力,握手支配性与顺从性握手谁先伸手?握手的风格,4、手和脸的姿势,欺骗、怀疑、说谎嘴的护卫摸鼻子揉眼睛搓耳朵挠脖子手指放在嘴里,5、面颊与
18、下巴的姿势,厌烦评估的姿势做决定的姿势手脸姿势的混合使用,九、如何让信息明确地传递,学会倾听,真正的沟通高手首先是一个热衷于聆听的人 统计显示:倾听占了管理人员全部时间的30-40;调查显示:“倾听”名列20项重要经营技巧之首;聆听是建立信任最有效的方法。,40%,35%,16%,9%,(一)倾听的益处获取重要的信息激发对方的谈话欲发现说服对方的关键获取信任和友谊掩盖自身的弱点,听,聽,倾听之说文解字,(二)聆听的层次,听而不闻不做任何努力去聆听,假装聆听做出假像聆听,选择性的聆听只听你感兴趣的内容,专注的聆听 认真地聆听讲话,同时与自己的亲 身经历做比较,设身处地的倾听用心和脑来倾听并做出反
19、应,以 理解讲话的内容、目的和情感。,倾听练习,1.店主将店堂里的灯关掉后一男子到达2.抢劫者是一男子3.来的那个男子没有索要钱款4.打开收银机的那个男子是店主5.店主倒出收银机里的东西后逃离6.故事中提到了收银机,但没有说里面有多少钱,倾听练习,7.抢劫者向店主索要钱款8.索要钱款的男子倒出收银机里的东西后急忙离开9.抢劫者打开了收银机10.店堂灯关掉后,一个男子来了11.抢劫者没有把钱随身带走12.故事涉及三个人物,店主,一个索要钱款的男子,以及一个警察,(三)倾听中的障碍,环境的障碍封闭性谈话场所的客观空间特征,决定信息损失的概率氛围谈话场所的主观性特征,影响人的心理接受定势对应关系双方
20、在人数上的多寡关系,影响双方的心理状态和注意力集中度,倾听中的障碍(续),倾听者的障碍认知失调焦虑控制型倾听者被动型倾听者,(四)聆听应注意的事项 和说话者的眼神保持接触;展现赞许性的点头和恰当的面部表情;不可凭自己的喜好选择收听,必须接收全部信息;避免分心的举动或手势,必须专心一致;身体前倾、记笔记;以谦虚、宽容、好奇的心胸来听;在心理描绘出对方正在说的;多问问题,以澄清观念;抓住对方的主要观点是如何论证的 等你完全了解了对方的重点后,再提出反驳;复述与引申。,复述与引申,用你自己的话把对方的话重复一遍,既不提供建议,也不加以价值判断就我的理解,你的看法是你的意思是说您看看我是不是准确理解了
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