《办公室管理》PPT课件.ppt

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1、办公室行政管理,总则,行为规范着装规定电话及邮件管理公共图书、报刊管理,办公用品管理资讯管理会议室管理,办公室管理名言,小事成就大事,细节成就完美!-戴维.帕卡德(惠普创始人),行为规范,办公室管理须知之：,行为规范,1.1 注重办公室的整洁、安静，保持良好的工作环境与秩序；1.2 不得在办公室大声喧哗，两个或两个以上员工需讨论问题时，须到会议室进行讨论，以免影响其他员工的工作1.3 上班时间不得随意闲逛、串岗、聊天不得讨论与公司业务无关的其他事情1.4 不得参与对他人的非议，不得传播与工作无关的“小道消息”；,行为规范,1.1 对工作中出现的问题需及时沟通、协商解决，不得以争吵的方式来解决问

2、题；1.2 发扬团体精神，加强理解与沟通，各部门间需相互支持与合作，不得互相推诿。工作中相互协作，对其他员工的合理要求，在力所能及的范围里，尽可能提供帮助；1.3 在日常工作中，做到“对事不对人”，而非“对人不对事”；1.5 注重办公场所的清洁，使用过的纸张、废物不得随意乱扔。每位员工负责清理并保持个人办公区域的干净整洁，井然有序。离开座位时放好椅子，以免影响通道；,行为规范,1.1注重节约，合理利用办公用品、复印纸张及办公设备；1.2 爱护公共财物，注重使用方法，提高效率；1.3 不得将与公事无关的人员带到办公区域；1.4合理分配与使用电脑，禁止使用公司电脑玩游戏1.5 办公区域内禁止吸烟，

3、吸烟须到指定地点。,办公室管理须知之：,着装规定,着装规定,1.1注重个人形象，穿着端庄、整洁、大方、得体；1.2工作时间禁止穿着以下衣物：休闲装、拖鞋、吊带装、短裤以及较为夸张、怪异的服饰等；1.3女员工在工作时间内不得穿着短裙、超短裙、无袖装等，工作时间内不得涂指甲油，不得浓装艳抹,不得将头发染成红、绿等怪异颜色；1.4男员工不得留指甲、不得蓄长发、不得留胡须注重体现个人的精神风貌；1.5 对于违反以上规定的员工的处罚如下：1.5.1更换着装后方可上班（所需时间计员工缺勤）1.5.2 每发现一次罚款50元。,办公室管理须知之：,电话及邮件管理,电话及邮件管理,1.1 打电话时简明扼要，抓住

4、关键，并尽可能降低音量1.2 若无特殊理由，上班时间内尽量避免拔打私人电话，禁止长时间拔打私人电话。私人电话的费用由员工个人承担；1.3 暂时离座时，同组或邻座同事请主动接听来电出差或休假时请使用电话机的自动留言功能；,电话及邮件管理,1.1 对于一些重要的、保密的、紧急的文件可用特快专递寄发，对于一些不紧急的邮件请用挂号、平信或普通包裹寄发；1.2 寄往相同地址的特快邮件请放在同一信封一起寄出，以免发生不必要的开支；1.3 公司寄发的邮件均为公司往来文件或单据，请勿在公司邮件中加入私人邮件；1.4 邮件、快递的交寄由前台负责经办。,办公室管理须知之：,公共图书、报刊管理,公共图书、报刊管理,

5、图书管理公司图书由管理部统一保存。如需借阅请到管理部进行登记。借阅期为十五天，超过十五天后如需续借，请办理续借手续，每个续借期为十五天。个人若有特殊情况需要长期保留图书的，请办理长期借阅手续。,公共图书、报刊管理,报刊杂志管理1.1.1 为了方便大家借阅，对以公司名义订阅的杂志，将采用自助式管理办法，即将杂志统一存放于报刊室书柜中，每本杂志在第一页中夹放一张登记卡，借阅时，只需将登记卡取出，根据要求填写相关内容后交前台即可借走；归还时将杂志交前台处，并作归还记录；1.1.2 以部门名义订阅的杂志，将会由前台直接送到部门经理手中，同时在登记卡上登记，阅后请送还到前台处，送还的杂志也将采用上述的自

6、助方式进行管理；1.1.3所有杂志借阅期为一个星期，如果需要续借，请到前台处重新登记，每个续借期为一个星期。个人若有特殊情况需要长期保留杂志，请在登记卡上登记。,公共图书、报刊管理,书刊保管1.1.1 借书人在借书前应仔细检查书刊是否有损坏，如有破损请借书人主动提出并让负责人确认并做出证明；否则借书人将承担赔偿责任；1.1.2 请注意爱护书刊，保持书刊的整洁及完整性；书刊超过规定借阅时间，请主动办理续借或归还手续，避免书刊的遗失。对于遗失的书刊，借阅人应照价赔偿1.13有关图书和报刊的目录，可从公司内部网上查询和下载。,办公室管理须知之：,办公用品管理,办公用品管理,1.1 在每月的20日前，

7、各部门必须把本部门下月所需的办公用品预算清单报送人力资源及行政部，管理部根据各部门所报预算按需购买；1.2加强领用登记制度，所有办公用品及办公耗材的领用，须按实际领用数量作出登记并签字确认；,办公用品管理,领用办公用品注意事项1.1.1 合理领用个人办公用品数量，不得囤积和浪费；1.1.2 部分文具领用需以旧换新，如各种笔类；1.1.3 员工在调动或离职时，须交还计算器、磁盘盒、笔架、直尺、订书机、胶纸座等耐用物品；1.1.4 如有遗失，需赔偿遗失物购置价格的50%后方可办理调动或离职手续；1.1.5 采用固定时间领用办公用品：每周二和周五的下午正常工作时间，为办公用品的领用时间；1.1.6

8、对于新入职员工，行政人员会在员工入职的第一日准备好相关办公用品后电话通知其前来领取；1.1.7 各部门领用办公耗材时，需预领适量备用，避免由于耗材的不足而影响正常运作。,办公室管理须知之：,资讯管理,资讯管理,Internet访问管理1.1.1 员工如因工作需要访问Internet，需填写Internet mail&Internet浏览申请表并按程序审批，审批后交总部技术及采购部处理；1.1.2 员工上网时不得非法操作，因非法操作所造成硬件和软件的损坏，视损坏程度的轻重进行赔偿；1.1.3 员工可以上网查找与工作内容有关的资料或相关网站，但严禁登陆任何与工作内容无关的网站，尤其是涉及反动、色情

9、、赌博、聊天、游戏等内容的网站；1.1.4 技术及采购部负责员工上网情况的监控及定期检查，发现有上述1.3情形者，将通知员工本人及其部门负责人，情节严重者，将给予通报批评。,资讯管理,E-mail系统使用管理1.1.1 公司的EMAIL系统仅供公司员工工作需要；1.1.2员工在发送邮件前需认真检查收件人名称，严禁将邮件发给与邮件内容无关的人员；1.1.3员工不得利用邮件传输任何非法的、中伤他人的、辱骂性、恐吓性、伤害性、骚扰性、庸俗、淫秽等信息资料；1.1.4员工不得在工作时间内利用邮件传送任何游戏卡通、动漫、屏保等与工作内容无关的信息1.1.5 员工在发送邮件时必须为邮件填写标题；1.1.6

10、 员工在发送邮件时，禁止使用个性图标；1.1.7 员工不得订阅与工作无关的信息；,资讯管理,软件的使用1.1.1员工只允许使用公司授权使用的软件，未经技术及采购部允许不得使用其他软件；1.1.2严禁未经技术及采购部允许携带任何存储介质在公司的电脑上运行，包括软盘、光盘、U盘、硬盘等，否则对设备的软、硬件造成的损坏，一律由使用者承担；1.1.3未经技术及采购部许可，任何人不得私自下载任何软件。,办公室管理须知之：,会议室管理,会议室管理,1.1 提前预定会议室，以便行政部合理安排，确保会议准时进行。1.2 爱护会议室设备，未经许可不得擅自将会议室内一切设备、物品等移至它处使用。1.3 会议结束后

11、，将各自座椅归位，摆放整齐，以便下个会议人员使用。1.4最后离开人员请关闭所有电源，包括使用的电脑、投影仪、照明电等。若发现会议室内设备等物品不能正常使用时，应及时通知人力资源及行政部。,办公室管理须知之：,办公室自动化,办公室自动化,将资讯、通讯及网际网络等科技与办公室中的人员、作业流程（Workflow），作有效的结合，使其成为一个完善的办公室自动化系統，以改善办公室作业品质及工作效率，并提高办公室生产力,何谓办公室自动化？,办公室自动化的演进,最早是在60年代的美国兴起的 分为以下四个阶段 初创时代 紙、钢笔、鉛笔、文件夾和桌子 机器时代 电话、打字机、影印机等等 资讯时代 1951年I

12、BM公司將第一部商用电脑引进办公室电脑与通讯时代 Information HighwayInternet WWW虛拟实境(VR)E-Mail,办公室自动化的现状,国內办公室的类型 传统型 仍使用教传统之机器设备，如：打字机、纸、笔、计算机等等为主要工具进行工作 对于资讯反应太慢，这类办公室在国內已不多了 多点型 目前为数最多的。办公室中已引进个人电脑协助处理事务，但每台电脑都是独立作战的单位 区域型 在办公室中已建立了区域网路，透过它可达到资讯分享、讯息交換及档案管理的功能 全球型 办公室应用网际网路(Internet)技述，使其资讯可与全球连线机动型推翻掉传统固定时间及地点上班的方式，使办公

13、室成为名符其实的资讯中心,办公室自动化的效益,节省时间 工作比例的重新分配 更好的资讯资源共享 促进沟通 办公室无紙化,办公室自动化实例政府机关,电子化政府的模范生 第一代公文管理系統电脑化公文管理 第二代公文管理系統注重管理层面的問題，强调稽催管理功能，集中交換的公文处理方式，并导入光学条码系統bar code，方便使用者输入公文资料控管编号第三代公文管理系統 纳入文书制作系统，制定公文格式 增加了电子公文交换的功能，采用目前时效最佳的e-mail传递方式效益 文书校对及用印人力方面，由原來的7人合并作业后減为3人 委外打字经费亦由每月约32万元降至每月约6万元 每月节省约3万余张的公文记录

14、性用纸,办公室自动化实例企业,南方航空工业股份有限公司 文件管理层面 教育訓练资讯：记录每位员工历年训练心得报告、各砖案规范训练，提供各种训练课程与报名文件供员工取阅图书媒题管理：提供图书、媒体、工作报告、论文、期刊、专利等內容摘要与保管人，便利需求者申借 品质文件管理：提供品质手冊与环境手冊多重选项查讯保安环保文件管理：记录保安环保作业程序文件，提供文件快速搜索查询与各类表单下载,办公室自动化实例企业,流程控制层面 差勤管理：控管每位员工每年各类假別可休时数，与请假过程中会提醒员工相关资訊，如会受到扣款、已超过时数上限等等，每月初统计上月假旷时数供薪资系统处理 差旅结报：控制要有公差事实才允

15、许申请差旅费，针对不同职等提供可申请交通費、住宿費、杂費之上限，并要求输入发票，车票等会计单据。会计单位审核后将资料送至ERP 系统制票归帐 費用动支与结报：一般費用与固定费用須先动支申请奉核后，才允许支用与结报。结报申请请单经会计单位审核后将资料送至ERP系統制票归帐行政事务申核提送：內含30种类型电子表单签核作业，涵盖生产制造单位、人事管理部门、综合服务与资讯管理部门各项服务申请表单,員工績效考核管理：登載員工年度工作目標與平時工作記錄，每季由各級主管根據工作成果與表現，輸入各項考核分數奉核後通知員工查閱。物料申購：需求單位提出申請單後，由申購單位彙整並送專業、品保、預算、工安等部門會審，

16、經需求單位劃押後申購資料傳至ERP系統，同時進行採購作業。,追蹤管理層面 會議指示交辦事項追蹤管理：會議主席裁示交辦事項，逐條列示承辦單位與應完成日期，由系統追蹤管制通知未完成單位承辦人員。電子公文管理：公文收發作業處理、每日追蹤未如期辦畢之公文同時發通知給承辦人與其主管、公文展辦處理作業、歸卷與結案公文的管理、公文傳送國家檔案管理局之處理 週期校驗管理：由品保部門登錄MSLO(Master LayOut,成圖)與各類工具應定期校驗項目，由系統追蹤管制通知承辦人員執行校驗作業 非工令報工：各專案負責人登載工作分項、參與人員及賦予各分項之工時，每週要求工作人員輸入實際投入工時，專案經理可透過系統

17、瞭解專案工時成本與工作完成百分比 矯正行動表：根據客戶投訴或內部稽核單位發現產品的缺失後，由品保部門登錄矯正行動需求單後送相關部門處理，若於計畫完成日未處理完畢者，由系統追蹤管制通知承辦人員,訊息公佈層面 公司消息公佈欄：舉凡公司動態、員工福利、政令宣導、科技新知、勞動法令、品質通報、勞資會議資訊、公司經營報告等等，由業務權責單位公告之 員工消息公佈欄：舉凡食、衣、住、行、育、樂等資訊，由員工自行公告之，屆臨公告期限，由系統自動下載 電腦系統運作狀況記錄：記錄各型電腦系統異常運作、檢修狀況、定期處理作業，可供相關人員管理與查閱 民營化相關資訊：公告民營化作業相關法令、公司民營化過程與現況、股票

18、分配與認購原則、員工關切事項等等 名片管理：可記載個人或公司名片、廠商資訊，便利日後郵件傳送與分享給他人使用,電子郵件層面 公司內E-Mail：透過漢翔點將錄可快速傳送員工業務須配合執行的信件通知 Internet E-Mail：須要與外部人員進行業務處理者，由單位主管核准後即開放此功能 電子Fax：結合傳真系統，可將傳真文件送至個人信箱，或由個人信箱傳送電子傳真文件 Voice Mail：結合電話語音系統，當電話無人接聽時可留言，系統自動將語音留言以電子郵件送至對方個人信箱可供隨時收聽,互動討論機制層面 標準製程文件審查：工程人員編製每一製程標準規範，內含施工前準備事項、施工步序、施工後處理

19、、品質需求，然後分送相關製造與品保單位會審後，即完成一份標準文件供施工人員查閱 提案與創新制度：員工發現有改善空間的問題或新創意，可透過本系統描述提案與創意，送被提案單位(執行單位)與審查委員評估並填寫意見與執行效益，回覆提案人。提案獎金每月彙總傳至新資系統處理 問卷調查：需求單位根據問卷範本製作題目，送給希望獲得樣本者填寫問卷，收回問卷後系統自動統計問卷結果 討論園地：當事者有任何問題要詢訪相關人員提出其見解時，可透過本園地腦力激盪後取得滿意的結果 會議通知與會議室管理：會議發起人描述會議主題、時間、地點並預約登錄會議室，選取參加人員後，即可送出會議通知單，系統於受邀人員閱信回覆後會告知發起人受邀人員是否可以參加,