《公文训练教程》PPT课件.ppt

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1、欢迎参加公文训练教程,目 录第一部分 公文及公文处理第二部分 公文标识规则介绍第三部分 常用文体介绍第四部分 公文常见“病症”处理,第一部分公文及公文处理,公文，又称公务文书，是公司在经营管理中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是公司开展经营管理活动的重要工具。,.什么是公文？什么是应用文？,应用文是国家行政机关、企事业单位、民主党派，社会团体以及广大人民群众在日常工作、生产、学习、生活中办理公务或个人事务时，所常使用的具有直接实用价值和某种惯用体式的一类文章的总称。,一、概述,通知请示批复函会议纪要命令决定公告通告通报议案报告意见、计划总结书信条据请柬聘书海报条例合同,广告启示文凭证明电报

2、,大家记住噢，首先这些文体都属于应用文,这些是一般应用文,公文！,应用文与公文的关系,.公文种类,国家行政机关公文处理办法（国发200023号）规定，国家行政机关公文种类有通知、报告.请示、批复、函、会议纪要、命令、决定、公告、通告、通报、议案、意见、等13种。根据公司实际，公司公文种类一般不包括命令、公告、通告、议案四种，即公司公文种类为上面斜体字标出的9种，红色标示的文种公司没有。,第一部分 公文及公文处理,上行文,平行文,下行文,请示.报告,函.答复,.命令.意见.会议记要.批复,写公文的准备,.不断提高自己的政治思想水平、认识问题和分析问题的能力。、具备掌握情况、调查研究、收集材料的能

3、力、要精通本部门和本系统的业务、具有一定的写作知识和写作能力,怎么写好公文呢？,、公文特点 具有法定效力 具有规范体式,、公文处理 指公文的办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。,原则一：贯彻党政分开原则原则二：坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全原则三：坚持保密原则，保守国家秘密和公司商业 秘密的安全。,.公文处理原则,第一部分 公文及公文处理,.公文管理机构,办公室（人事行政部）是公文处理的管理机构，主管本机构公文处理工作，同时指导各部门及下级单位公文处理工作.各部门（各机构）应当配备文件管理员负责本部门（本机构）公文处理工作。,第一部分 公文及公

4、文处理,.公文组成,秘密等级、秘密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、主送单位、正文、附件、成文日期、印章、附注、主题词、抄送单位、印发单位、印发日期,第一部分 公文及公文处理,机 密半 年,XXXX财产保险股份有限公司,永保新发200999号,关于的通知,分公司各部门，各二级机构：正文 附件：1。,二七年六月二日,2 急 件,主题词：财险 业务管理 通知 抄送：新疆保监局。打印：XXX 共打印 7 份 承办：XXXX 联系电话：（）永安财产保险股份有限公司 200年月2日印发,第一部分 公文及公文处理,二.公文组成,（一）秘密等级和保密期限：涉及国家和公司秘密的 公文应当标明密级

5、和保密期限，其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。（二）紧急程度：“特急”、“急件”、“普通”三 种。紧急公文，应当根据公文的时间要求注明紧 急程度，必要时可注明公文的送出时间。,第一部分 公文及公文处理,（三）发文机关标识：用发文单位的全称或者规范化 简称，后面可以加、也可以不加“文件”字样。联合行文，主办单位排列在前。（四）发文字号：由发文机关代字、年份和序号组成，联合行文，只标明主办单位发文字号。如“永保新发2001号”。（五）签发人：上行文应当注明签发人姓名。“请示”还应当在附注处注明联系人姓名和电话；分公司所有的对外文件一律由总经理签发。下行文无须注明签发人。,第一部分

6、公文及公文处理,（六）公文标题：由介词“关于”、公文主题和文 种三部分组成。要求：1.准确简要地概括公文的主要内容；2.标明公文种类；3.除法规、规章名称加书名号外，一般不加 标点符号。,第一部分 公文及公文处理,（七）主送单位：公文主要受理单位，即需要按照公 文内容答复事项、办理工作的单位，其名称应使 用全称或规范化简称、统称。（八）正文：（九）附件：公文如有附件，应注明附件顺序和名称。但一份文件仅仅是下发一项制度或规定，那么该制度或规定可不视为附件，如关于下发员工休假制度的通知,员工休假制度即不属 附件。,第一部分 公文及公文处理,（十）印章：公文除会议纪要外，应加盖印章。联合 上报的公文

7、，由主办单位盖章；联合下发的公文，发文单位都应当加盖印章。目前，分公司发文一律加盖分公司公章（各部门 无发文权）。（十一）成文日期：以负责人最终签发日期为准。联 合行文以最后签发单位负责人的签发日期为准。,第一部分 公文及公文处理,（十二）附注：公文如有附注（需说明的其他事项），应当加括号标注。（十三）主题词：除会议纪要外，公文应标注主题词。主题词一般为3至5个，包括公文内容和文种。上行文应当按照上级机关的要求标注主题词。,第一部分 公文及公文处理,（十四）抄送单位：除主送单位外需知晓公文的其他 单位，使用全称或规范化简称、统称。（十五）承办：公司内下发的公文，在版记中抄送单 位之下加“承办：

8、”及承办人联系电 话，以方便联系工作。对外发文不加。,第一部分 公文及公文处理,（十六）文字：从左至右横写、横排。民族自治地方,可以并用汉字和通用的少数民族文字（按其习惯书写、排版）。（十七）公文用纸：国际标准A4（210297mm)，左侧装订。（十八）标识规则：公文各组成部分标识规则，参照 国家行政机关公文格式国家标准执行。稍后具体介绍。,第一部分 公文及公文处理,主送 抄送报送 抄报内部发送,以下五个词有什么区别？,主送机关是指主办与答复公文的机关；抄送机关是指需知道的有关机关；报送公文拟稿机关；抄报机关是指发文单位的上级机关。内部发送公司内除主送外需知会的相关部门,三、行文及报送要求,（

9、一）行文应当确有必要，注重效用。凡能通过当面 协商、电话联系等方式解决的问题，不要行文。（二）行文关系根据隶属关系和职权范围定，原则上 实行逐级行文，一般不得越级请示和报告。总公 司公文只发送二级机构，不直接发送三、四级机 构；三、四级机构一般不得直接向总公司行文。,第一部分 公文及公文处理,（三）分公司公文一律以分公司名义行文，由人事行政办公室统一编号、用印。各部门无发文权，各部门不得向二级机构正式行文，只 能就相关工 作向三级机构对口部门发工作联系函（工作通知书）。（四）各下级机构必须以单位名义向上级公司报送文件，一般不得直接向上级公司各部门行文。各二级机构的部门不得向总公司行文。,第一部

10、分 公文及公文处理,（五）二级机构向下级单位重要行文，应当同时抄送总公司。（六）部门间对有关问题未经协商一致，不得各自向 下行文。如擅自行文，上级单位应当责令纠正或 撤消。（七）“请示”应当一文一事；一般只写一个主送单 位，需同时送其他单位的，应当用抄送形式，不得抄送其下级单位。“报告”不得夹带请示 事项。,第一部分 公文及公文处理,（八）除上级单位负责人直接交办事项外，不得以单 位名义向上级单位负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。（九）受双重领导的单位向上级单位行文，应写明主 送单位和抄送单位。上级单位向受双重领导的 下级单位行文，必要时应当抄送其另一上级单位。,第一部分 公文及公文处理

11、,四、报送文件的具体要求,（一）下级单位向上级单位行文一律采用“请示”和“报告”两种公文形式。如分公司向保监局行文，二级机构向总公司（三级机构向二级机构）行文.（二）公司报送保监局的请示，凡涉及机构设立、高 级管理人员任职资格审查（包括各种申报材料）和任命、保险条款费率审批和备案、申请扩大业 务范围等方面的，一律报送3份。其他事项的“请 示”报送1份。“报告”一律报送3份。（三）二级机构应向保监局派出机构行文，不得向保监会行文。,第一部分 公文及公文处理,（四）三级机构各单位、各部门不得擅自向保监局及个人寄送和传递公文。除正常的工作沟通联络外，也不得擅自通过电话等方式向保监局有关公文的批办情况

12、。,第一部分 公文及公文处理,五、发文办理,发文办理指以本单位的名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。,第一部分 公文及公文处理,（一）草拟公文注意事项,1符合国家法律、法规和方针、政策及有关规定。2情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条 理清楚，直述不曲，字词规范，标点准确，篇幅 力求简短。3公文的文种应当根据行文目的、发文单位的职权 和与主送单位的行文关系确定。4拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实 际需要确定紧急程度。,第一部分 公文及公文处理,5人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先 引标题，后用圆括号引发文字号。引用外文应当 注明

13、中文含义。日期应当写具体的年、月、日，不能写“去年”、“上月”、“昨天”，或不写年只写 月、日。年份要完整表述，如“1999年”不能写成“99年”，正文中一般也不写成“一九九九年”。出版物上数字用法的规定（国家技术监督局发布）,第一部分 公文及公文处理,6结构层次序数，第一层为“一、”，第二层 为“（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”。常见错误有：“（一）、”，“1、”，“（1）、”。7应当使用法定计量单位。8文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简 称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当 在第一次出现时注明准确的中文译名。,第一部分 公文及公文处理,一、中华人民共和国是我们的祖

14、国，我们爱我们的祖国。（一）山西省是我的故乡。1我的故乡很美丽；（1）我的故乡有条河；二、,第一条 中国是我的祖国（一）中国历史悠久,结构层次例子：,9公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数 和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩 语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使 用阿拉伯数字。10会议纪要中，姓名职务并用时，一般姓名在前，职务在后。姓名职务之后不再加“同志”字样。,第一部分 公文及公文处理,11草拟公文，应使用公司统一的公文拟稿纸，并 按规定填写有关内容。12拟制公文，对涉及其他部门职权范围的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致 意见后方可行文；如有分歧，主办部门

15、负责人 应当主动出面协调，仍不能取得一致时，主办 部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并 与有关部门会签后报请公司领导协调或裁定。,第一部分 公文及公文处理,（二）草拟公文,1 根据工作需要或领导指示，起草人草拟文件，然 后交室主任审阅、修改，再送部门领导审签。2 分公司各部门的文件，主办部门拟稿、审核后 应将文稿交人事行政部审核，确定需要会签的其 它部门并送签，然后报相应的领导会签后再总经理签批。.发文部门领导、总经理室及终审签发人有权退回文件修改或否决。,第一部分 公文及公文处理,（三）公文审核,1 文件呈领导签发前，必须进行审核。2 文件“一审”：由各部门文件管理员、部门负责人、分管总

16、 一审。3 文件“二审”：文件送分公司总经理签发前，秘书进行“二审”。,第一部分 公文及公文处理,4 文件审核的主要内容（9项）-是否确需行文，行文级别、方式是否妥当；-是否符合法律、法规和方针、政策及相关规定；-与当前工作和其他已发布文件有无矛盾、脱节；-解决问题的意见、办法、措施是否可行；-涉及其他部门的问题是否协商一致；-是否符合行文规则和处理程序（文种、格式）；-文字表达包括标点符号是否正确；-发送范围、密级是否合适，附件和资料是否齐全；-发文稿纸及版面是否整洁。,第一部分 公文及公文处理,5 审核人员对内容杂乱、文字冗长的公文，应要求主办部门 加工修改；对涂改勾划较多的公文，应 先退

17、主办部门清稿。办公室对公文文稿作大的改动，应征求主办部门意见。如 不能协商一致，由办公室向签发文件的总经理室领导写出 说明。6 办公室对文稿改动较多时，应退回主办部门誊清，主办部 门应在1个工作日内誊清并交办公室。对退回改写的公文，主办部门应在3个工作日内将改好的文稿送办公室。7 誊清或改写的原稿不得销毁，应附在誊清稿或改写稿之后。,第一部分 公文及公文处理,(四)公文会签,1 文件经审核、清稿后，即可送领导签批。2 办公室文管人员负责所有文件的送签工作。送签 后，非急件在正常交办期内不得催签，以免影响 领导正常工作。3 公司办文的时间规定：普通件-天之内完成；急 件-1-天之内完成；特急件-

18、随时办理，1小时之内完成。,第一部分 公文及公文处理,（五）公文签发,1 分公司文件统一由总经理签发。2 任何人不得签发自己起草的文件。签批文件应当使用钢笔或黑色签字笔。,第一部分 公文及公文处理,（六）公文复核,1 公文正式印制前，文秘人员应当进行复核。2 复核的重点包括：-审批、签发手续是否完备；-附件材料是否齐全；-格式是否统一、规范。3 经复核需对文稿继续进行实质性修改的，应按程 序重新审批。,第一部分 公文及公文处理,（七）缮印,1 签发的文件统一由人事行政办公室编号。2 缮印文件，必须符合公文规定格式，排列整齐，清晰美 观，份数准确。3 缮印文件应根据先急后平、先公文后资料的原则予

19、以安 排。如缓急程度相同，应按照先上报后下发的顺序安排。4 两次校对，校对要准确无误。“一校”由拟稿人负责，“二校”由拟文部门的分管领导秘书负责。5 校对中发现原稿有问题时，应及时与有关人员联系，未 经签发人同意不得随意改动（不涉及内容的技术性问题 除外）。,第一部分 公文及公文处理,（八）用印、登记和分发,1 分公司文件统一由分公司人事行政部加盖分公司公章。2 公文传递要准确、迅速、安全、保密，并要有严格缜密 的登记手续。带密级的公文要通过机要通信传递，绝密 件要在封皮上加盖密封戳。利用计算机、传真机等传输 秘密公文，必须采用加密装置。绝密级公文不得利用计 算机、传真机传输。3 除秘密公文外

20、，公司下发文件一般采用网上发布方式，文件上网由人事行政部统一进行。,第一部分 公文及公文处理,六、收文办理,收文办理是指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。,第一部分 公文及公文处理,（一）签收和登记,1 封皮上标有负责人“亲启”、“亲收”字样的信 函应直接送交本人开启，他人不得擅自启拆。2 收到文件信函后，负责处理文件信函的文秘人员 应当进行登记，填写收文日期（特急件要填明时 间）、来文单位、内容、密级、时限要求等，并 做到随收、随登。,第一部分 公文及公文处理,（二）审核,1 收到下级单位来文，文秘部门应当进行审核。-否应由本单位处理；-是否符合行文规

21、则；-涉及其他单位的事项是否已协商、会签；-内容是否符合国家法律、法规及其他规定；-文种使用、公文格式是否规范等。2 经审核，对不符合规定的公文，经集团办公室负 责人批准后，应及时退回呈报单位并说明理由。,第一部分 公文及公文处理,（三）拟办、批办,1 经审核，需要办理的公文，人事行政办公室文秘人员应当填写“公文处理单”，提出拟办意见，送办公室负责人审核后，呈公司领导批示后办理。2 办公室批办文件，要写明承办部门。需要两个以 上部门办理的应当明确主办部门。紧急和重要公 文，要提出办理要求，限定办结时间。,第一部分 公文及公文处理,（四）承办,1 承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、

22、推 委。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及 时予以说明。对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位 办理的，应当及时退回办公室并说明理由。2 公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应主 动与有关部门协商；如有分歧，主办部门负责人要出面协 调，如仍不能取得一致，应及时报请公司领导协调或裁定。3 公文办理过程汇总，对有具体请示事项的，主批人应当明 确签署意见、姓名和审批日期，其他人圈阅视为同意；没 有请示事项的，圈阅表示已阅知。,第一部分 公文及公文处理,（五）催办,1 送负责人批示或者交有关部门办理的公文，文秘部门 要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重点公文重点 催办，一般公文定

23、期催办，不积压，不误传，防止漏 办和延误。催办方法多种多样，可以电话督查、发函 催办、实地督办。2 承办人员对不能及时办理或答复的公文，应先以电话、便函等形式答复对方；需延时处理的必须经所在部门领导批准，不得无故拖延。3 对重要文件应及时了解和反馈执行情况。,第一部分 公文及公文处理,六、公文归档,（一）公文办理完毕后，应当及时整理（立卷）、归档。（二）个人不得保存应归档的公文。（三）归档范围内的公文，应根据其相互联系、特征和保存 价值等整理（立卷），要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本单位的主要工作情况，便于保管和利用。（四）联合办理公文，原件由主办单位整理（立卷）、归档，其他单位保存复

24、制件或其他形式的公文副本。（五）归档范围内公文应当确定保管期限，按照公司公文管理规定定期向人事行政部门移交。,第一部分 公文及公文处理,七、公文管理,（一）人事行政部门负责公文的统一收发、审核、用印、归档和销毁。（二）上级单位的公文，除绝密级和注明不得翻印的以外，下一级单位经负责人或办公室主任批准，可以翻印。翻 印时，应当著名翻印的单位、日期、份数和印发范围。（三）公文复印件作为正式公文使用时，应加盖复印单位证 明章。（四）公文被撤消，视作自始不产生效力；公文被废止，视 自废止之日起不产生效力。,第一部分 公文及公文处理,（五）不具归档和存查价值的公文，经过鉴别并经办公室负 责人批准，可以销毁

25、。（六）销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销，保证 不丢失、不漏销。其中，销毁绝密公文应当进行登记。（七）单位合并时，公文应随之合并管理。单位撤销时，需 要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交档案部门。（八）员工调离工作岗位时，应将本人暂存、借用的公文按 照有关规定移交、清退。,第一部分 公文及公文处理,第二部分 公文标识规则介绍,第二部分 公文标识规则介绍,一、公文用纸,(一)采用国际标准A4型(二)尺寸：210mm297mm,第二部分 公文标识规则介绍,二、排版规格,(一)正文用3号仿宋体(二)每页排22行(三)每行排28字(四)行间距固定值31磅,第二部分 公文标识规则介绍,三、装

26、订要求,(一)公文应左侧装订(二)两钉钉位上下各1/4处(三)钉锯与书脊间的距离为5-10mm(四)无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平 伏牢固,第二部分 公文标识规则介绍,四、公文中各要素标识规则,将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。(一)眉首置于公文首页红色反线以上的各要素(二)主体置于公文首页红色反线以下至主题词之间的各要素(三)版记置于主题词以下的各要素,第二部分 公文标识规则介绍,XXXX财产保险股份有限公司,XXXX财人20031号,关于XXXXX的通知,分公司各部门：XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

27、XXXXXXXXX。特此通知,二七年二月二日,主题词：高级管理人员 任免 通知 抄送：新疆保监局 打印：郭广超 共打印 7 份 承办：宋燕 联系电话：（）XXXX财产保险股份有限公司 200年2月2日印发,眉首,主体,版记,第二部分 公文标识规则介绍,(一)眉首,1公文份数序号 定义：将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序 编号 并不是所有的文件都需标识，只有绝密、机密等 文件才标识 如需标识，用阿拉伯数码顶格标在左上角第一行 顶格：每行第一个字,第二部分 公文标识规则介绍,1,机 密半 年（黑体3号字）,XXXX财产保险股份有限公司,文号（仿宋3号字）,标题（方正小标宋2号简体字）,分公司各部

28、门：（仿宋3号）正文（仿宋3号）,二七年八月二日,第二部分 公文标识规则介绍,份数序号,2 秘密等级和保密期限如需标识，用3号黑体字，顶格标在右上角第一行、两字之间空一字 如需同时标识秘密等级和保密期限，它们之间用 隔开,第二部分 公文标识规则介绍,1,机 密半 年（黑体3号字）,XXXX保险股份有限公司,文号（仿宋3号字）,标题（方正小标宋2号简体字）,分公司各部门：（仿宋3号）正文（仿宋3号）,二七年六月二日,第二部分 公文标识规则介绍,3 紧急程度如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在左 上角第1行，两字之间空1字。,第二部分 公文标识规则介绍,急 件（黑体3号字）,机 密半 年（黑

29、体3号字）,XXXX保险股份有限公司,文号（仿宋3号字）,标题（方正小标宋2号简体字）,分公司各部门：（仿宋3号）正文（仿宋3号）,二七年六月二日,第二部分 公文标识规则介绍,4 发文单位标识 使用发文单位的全称或者规范化简称。总公司公文目前 加“文件”字样。联合行文，主办单位排 列在前。,5 发文字号 发文字号发文机关标识下空两行。用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯 数码标识；年份应标全称，用六角括号括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。,第二部分 公文标识规则介绍,急 件（黑体3号字）,XXXX保险股份有限公司,XXXXx发20011号(仿宋3号字),标题（方正小

30、标宋2号简体字）,分公司各部门：（仿宋3号）正文（仿宋3号）,二三年二月二日,第二部分 公文标识规则介绍,6 签发人 上行文应当注明签发人姓名。“请示”还应当 注明联系人姓名和电话；总公司所有的对外文 件一律由总经理签发。下行文无须注明签发人。发文字号（不居中而是）居左空1字（从第2个 字开始），签发姓名居右空1字；签发人(这3 个字）用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发姓名。,第二部分 公文标识规则介绍,XXXX保险股份有限公司,XXXX发2001194号,关于XXX的请示,新疆保监局：XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

31、XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。委否，请批示 联系人：XXXXX 联系电话：XXXXXXXXX 附件：1.XXXXXXXXXXX 2.XXXXXXXXXXX,签发人：,二三年八月二日,第二部分 公文标识规则介绍,(二)主体,1 公文标题 由相关介词“关于”、公文主题和文种三部分 组成。要求：准确简要地概括公文的主要内容；标明公文种类；除法规、规章名称加书名号外，一般不加标点符号 其位置在红色线下空2行，用2号小标宋体字，可 分一行或多行居中排布,2 主送单位标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回 行时仍顶格3 公文正文 主送机关名称下一行每自然段左空2字，回行顶格,第

32、二部分 公文标识规则介绍,4 附件公文如有附件，在正文下空一行左空2字用3号 仿宋体字标识“附件”（这2个字)，后标全角冒 号和名称 附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：1 XXXX”）；附件名称后不加标点符号 附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角 第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。,第二部分 公文标识规则介绍,5 成文时间 成文时间以负责人签发的日期为准。其中，联合 行文以最后签发单位 负责人的签发日期为准 年月日标全，零写为“”,第二部分 公文标识规则介绍,6 公文生效标识 单一单位制发的公文在落款处不署发文单位名 称，只标识成文时间。成文时间

33、右空4字；加 盖印章应上距正文2mm-4mm，端正、居中下压 成文时间，印章用红色。（有个特殊情况要说明）当公文排版后所剩空 白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一 面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决(不 要把印章单独放在另一页)。,第二部分 公文标识规则介绍,7 附注 定义：需要说明的其他事项，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行,第二部分 公文标识规则介绍,(三)版记,1 主题词除会议纪要外，公文应表明主题词，一般为3至 5个，包括公文内容和文种主题词这3个字用3号黑体字，居左顶格标识，词 目用3号小标宋体字，词目之间空1字

34、,第二部分 公文标识规则介绍,主题词：高级管理人员 任免 通知 抄送：xxxxxxxx。打印：共打印 xx 份 承办：xxxxxxx 联系电话：xxxxxxxxxxxxx xxx 保险股份有限公司 200年月21日印发,第二部分 公文标识规则介绍,2 抄送抄送位于在主题词下一行；左空1字用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用顿号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。,第二部分 公文标识规则介绍,3 印发机关和印发时间位于抄送机关之下占1行位置，用3号仿宋体字。印发机关左空1字，印发时间右空1字，印发时 间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。,4 版

35、记的位置应置于公文最后一页（封四），版记的最后一个 要素置于最后一行。,第二部分 公文标识规则介绍,五、页码,页码采用居中标识,第二部分 公文标识规则介绍,第三部分 常用文体介绍,1.怎样写通知-传达事项的通知?,传达事项是公司以文件(函.通知书)的形式向下级机关或个人传达公司已经确定了的事项并提出让其贯彻执行的一种应用文样式。,注意事项 第一部分 标题（单位名称、主要内容、文种）第二部分（1）前言 什么机关什么时间决定什么事 情？讨论并明确了什 么事项？（2）会议确定的事项 为了某种目的，确定办某种事项，提 出相应的要求.1.2.3.-第三部分 发出通知的上级机关名称及发通知的日期,多用叙述

36、方式，文字简洁。,主要部分，要逐条来写,1.怎样写通知-批示性通知？,批示是针对下级机关的来文，就其问题所作指示性意见.批示性通知主要用于发布某些行政法规，批转下级机构的公文或转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文时所采取的通知样式,颁 发,注意事项,批 转,转 发,印发.发布,上级批示转给下级,转发上级的公文,特点：1.均有附件 2.其标题都由发文机关、事由和文种三方面 组成，缺 一不可；而且被颁发、批转、转发的文件标题都夹在 标题中间。3.正文由三层意思组成：（1）对颁发、批转、转发的 文件表明发通知单位的意见、评价和必要时作出的决 定；（2）指明通知事项的意见.（3）向被通知单位 提

37、希望与要求。,2.怎样写会议纪要?,会议纪要是根据会议的宗旨、议程、有关文件、会议记录以及到会人员提供报来的材料，用准确而精练的语言，概括地综合地反映会议概况和要点的一种文件。,（1）会议纪要的种类：A、工作会议纪要B、办公会和例会纪要（2）会议纪要的特点A、对与会者和有关单位有约束力，必须贯彻执行；B、必须忠实会议情况，不能加以个人分析、评论；C、篇幅不受限制，根据需要可长可短。（3）会议纪要的组成部分A、标题B、正文,醒目，明确，概括,目的：1.向上级报告2.向下级传达并贯彻执行,明确任务指导工作,处理日常行政工作事物.固定的时间.固定的出席人,会议纪要与会议记录有什么区别呢？,纪要.根据

38、会议材料加工提炼；.是文章.可改动,记录.是原始材料.不是文章.不可改动,.怎样写请示?,请示是下级机关对某项工作、某项事情作出的决定，需要上级审核和批准时，所常使用的一种公文样式。,1、请示的特点（1）都是上行文；（2）请示中的事情务必是在自己职权范围内无法肯定和处理的事情；（3）请示都要求上级或业务主观部门批复，表明态度。2、请示的组成（1）标题（请示的内容与文种）（2）称呼（3）正文（4）署名和日期,请示什么？目的是什么？有什么要求？,.怎样写报告?,又称工作汇报，是下级机关向上级机关汇报某项工作的进展情况时常用的文体类型：1、总结性报告 2、汇报性报告,1、报告的特点：（）下级向上级汇

39、报；（）反映工作进展情况；（）对于执行政策法令，指示的贯彻执行情况；（）上级交办事项的完成情况,2、报告的目的：是为了让上级机关和领导了解工作进展程度，求得领导的及时指导。3、写报告的要求：标题、称呼、正文、署名和日 期,前段工作状况，取得的主要成绩和经验，存在的主要问题，下步的工作计划,怎么写调查报告呢？,调查报告前期准备：1、深入实际，系统周密调查研究；2、认真分析材料，确定主题；3、鲜明的观点，恰当的材料，并且观点和材料要统一起来；4、精心布局，认真组织好结构。,具体的情况，具体的做法，具体的数据，具体的问题，具体的经验。,“横式结构”一、总提（1）对调查对象做概括介绍，对全文起引领作用

40、（2）对调查的目的、时间、地点、对象、范围作说明和交待，点名报告主题二、主体三、结尾总结全文，突出主题。,.怎样写工作总结?,是某一部门、单位在全面检查、评价以往一段工作得失、总结经验教训时常用的一种应用文。种类：（）全面工作总结：全面对工作回顾、检查。（）专题性总结：对具体情况进行回顾、检查,1、怎样写好工作总结用途：（）向上级单位汇报本单位工作情况；（）对前段工作进行检查回顾，肯定成绩、表扬先进，找出问题或差距，提出下一阶段工作任务。、写工作总结的要求：标题、称呼、正文、署名和日期。,工作总结的目的：总结成绩、经验教训；表扬先进、发扬成绩；发现缺点、找出原因，指明方向，推动工作。,实事求是

41、,正文由工作基本情况、主要成绩、突出体会或经验、存在主要问题、今后打算五个方面组成。,第四部分 公文常见“病症”处理,第三部分 公文常见“病症”处理,一、常见病症,（一）文体格式不对 症状：请示、报告颠倒，常出现“申请”类 的文体。还有自行制造文体，如“请示报告”、“关于申 请的请示”、“关于请求核准的报告”等。例：关于申请解决宿舍问题的请示 代理人管理暂行办法（二）行文关系混乱 症状：上下行文不分，直接对外行文，采取命令口吻让 不相隶属的单位办事。,第三部分 公文常见“病症”处理,（三）呈送主体错位 症状：“抄送”、“主送”对象颠倒；多头主送，对 无关部门文件滥发。（四）层次重叠凌乱 症状：

42、文件中经常出现的是跳跃式层次或混乱层 次，特别 是在规章类文件起草过程中出现，如一、1、（一）、（1）。正确层次应该为一、（一）、1、（1）梯次展开。,第三部分 公文常见“病症”处理,（五）语言冗长繁琐 症状：“下笔千言，离题万里”是这种症状的写照。要求简短，开门见山，直述不曲，尽量采取“倒金字塔”原则。例：少数单位领导对防火工作不够重视，存在着管理十分混乱，制度也不够健全，并且存在着违章操作等问题。（六）文字化数字 症状：对于数字多用文字表示，让人眼晕，很 难确定主题。建议多用表格来体现前后变 化和因果关系。,第三部分 公文常见“病症”处理,公文写作词语小贴士,文字技巧一、多使用无主句。“X

43、XX日函件收悉，现答复如下”、“禁止吸烟”二、多用单音节字。“兹”、“业经”、“查”、“悉”、“即”、“予”、“拟予”三、多使用缩略语。“三个代表”、“永安保险”（先全称，后缩略）语言规范忌口语：爸父亲；帮忙承蒙协助、支持；商量协商；给给予；马上立即。角度区别：布置上级对下级；安排用于本单位；指示上级对下级；意见上级对下级；也可对本单位；,第三部分 公文常见“病症”处理,称谓词指自己：我、本。指对方：贵、你。第三人称：该领序词依据、按照、接承转词据此、为此、有鉴于此、鉴此、综上所述、由此可见、总之、总而言之时态词兹现在；倾刚才；现、将、行将、时值、值此、按时、准时、届时、如期、先期、逾期、立即

44、、曾经、当即、在即、着即、暂、暂作,第三部分 公文常见“病症”处理,结尾词结束上文：特此报告、特此通知、此复、此据、此致、请遵照执行、妥否，请批示（特此请示）希望：为盼（对领导或恳求）（例：请上级解决为盼）为要（对下级）（例：请执行为要）为荷（对平级）（例：请贵单位考虑为荷）惯用语听取、认为、同意时间表述具体：不得“今年”、“明天”、“下个月”准确：不得用“去年以后”、上个月前”全数：“2002年”不得写成“02”、“1999年”不得写成“99年”,第三部分 公文常见“病症”处理,看到下面的作业批改千万别生气喔！呵呵！,第三部分 公文常见“病症”处理,关于下发 的通知分公司各部门、各三级机构：

45、会议纪要主要是对会议结果进行概述，因此，在纪要中不必每言必记，它不等同于会议记录。特此通知！附件1：会议名单附件2：会议纪要具体要求二七年六月九日保险股份有限公司人事行政部,不加“！”二字,格式不符合,不加此名称，更不可以部门来注,特此通知附件：1.会议名单 2.会议纪要具体要求二三年九月九日,正确格式：,关于更新广告牌的请示人事行政部：按照公司统一CI标准，更好地树立公司的形象，我营业部需对原有广告牌进行更改，广告牌位置不变，整个广告牌长30米，高8米，采用喷绘画面（带射灯），费用预算为10万元。附：广告牌设计方案。可否，请批示。保险股份有限公司奎屯支2营业部 年月日,对公司不要对部门,拜托

46、，空格,内部不用全称,第三部分 公文常见“病症”处理,不要用标点!,不要用口语,千万不能用小写！,关于吐鲁番中支公司申请更改营业部广告牌所需费用的请示分公司人事行政部：吐鲁番中支于年开业，几年来我部一直沿用初始广告牌。由于时间历时较久，其外部材料已损坏及模糊，且广告牌内容和相关电话也已有所改变。为保持公司良好的对外形象，我公司现特向分公司申请更改营业部广告牌。经我部实地考察及核算，预计需要十万元费用。恳望总部予以支持！以上请示妥否，请领导批示！xxxxxxxxx营业部（印章）二OO七年二月五日,直接用“分公司即可”,用句号即可,自己为主体时可省略机构名称,与“请示”文种重复,用简称即可,第三部

47、分 公文常见“病症”处理,删掉,用阿拉伯数字“10”,直接用“请批示”不用“领导”二字,关于更换广告牌的请示总公司：我营业部现有广告牌是1999年底投放使用的，由于长期地风吹雨淋，已锈迹斑斑，颜色暗淡。为了彰显公司品牌，促进我营业部业务发展，特向总公司申请更换广告牌，所需费用为人民币10万元。妥否，请批示二二年十二月三日（联系人：孙雪梅，电话：xxxxxxxxxxxxx）,省略口语化“的”,口语化严重,请示类文种结束用句号。,起行空两格,联系人置于成文日期和印章之后，版记之上。,第三部分 公文常见“病症”处理,会 议 纪 要 xxxxxxxx会议纪要【200】023号时间：200年1月18日1

48、6：00地点：九楼会议室召集人：李总参加人员：王、张、汤 公出：戴、刘、张、陶、王记录：刘议题：如何做好客服工作纪要：一、各部门情况汇报：（一）、财务部王汇报上周工作：去总公司学习200年财务年终决算会议本周工作：贯彻会议精神，做好年终财务决算的准备工作,示例分析,用最简单简称“永安保险会纪”,括号为六角形“”,领导的名字不必加粗,在公文中可以不加“总”字,在文件序号排列中不加空位“0”,第三部分 公文常见“病症”处理,（三）、服务部甘汇报上周工作：1.业务数据：上周首期保费收入900万元。2.加强对职场客户的服务。本周工作：1.继续挖掘客户，开拓业务。2.做好营销员的招聘工作。3.联系新房源

49、，做好职场缩减面积的工作。二、王总的工作总结1.介绍来自中国人寿的经理，工作之间要相互支持，相互团结，把工作做好。2.行情不好，现在开户数、交易量均创地量，客服工作越发重要，平时加强与客户的沟通。增加对客户的咨询服务，加强落实环境卫生。做好员工的考勤工作，做好每日的签名和迟到的记录工作。3.门店的网上交易宣传材料较多，可以让服务部、客户部发出去。,会议纪要主要是对会议结果进行概述，因此，在纪要中不必每言必记，它不等同于会议记录。会议纪要是在整理会议记录的基础上将主要内容进行归纳，按问题类型分别概述，多采用“会议认为、会议决定、与会者在讨论后认为、领导要求等”。在对问题类型概括时可以用“关于问题

50、”，然后另起一行进行叙述。在序号的排列上采用梯次序号（前面已经有叙述）。在概述结束后用“现将会议主要内容纪要如下：一、,第三部分 公文常见“病症”处理,会议纪要 人事行政部工作会议纪要时 间：200年12月5日下午1：30-5：30地 点：九楼会议室主 持 人：郭参加人员：王 尹 肖 杨 陈 高记 录：陈内容纪要：为了达到更好的资产成本控制的目的，经公司领导同意，由人事行政部召开了由分公司各部门、各机构综合/人事部固定资产专管员参加的固定资产管理工作会议。会议主要就今年月月份即将启用的固定资产管理系统的工作进行了培训。会议的主要内容有：1、2、3、主送：分公司各部门、各分支机构、营业部 抄送：