《公文筐讲评》PPT课件.ppt

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1、,文件筐测验,联系方式：13875886959或,主讲：陈爱吾,2010年5月高级人力资源管理师考试,中南林业科技大学人力资源管理教研室,【情境】,辉腾集团成立于1995年，以生产家具为主，产品主要面向欧美市场，从2000年开始，销售额逐年上升，2007年达到4000万美元，员工人数达到1200人，受金融危机的影响，2008年的国外订单大量减少，全年的销售额下隆近50%。由于家具行业和房地产行业关系紧密，2009年的业务还会持续下滑。当前，公司的现金流非常紧张，部分应收货款难以收回，亏损越来越大。如不采取措施，全面临破产的危险。3天前，集团管理层做出决定，精简少量一线员工，所有员工的薪酬下调2

2、0%，逐步开拓国内市场，争取两年内借助国内市场扭亏为盈。您（章琳）作为集团的人力资源总监，也参加了此会议。您很清楚相关决策将影响集团的各个层面，人力资源管理方面的变革也不可避免。,【情境】,现在是2009年5月17日下午2点，您来到办公室，需要处理完累积下来的邮件和电话录音等信息文件，您必须在3个小时内处理好这些文件，并做出批示。5点钟还有一个重要的会议需要您主持，在这3小时里，秘书会为您推卸所有的杂事，没有任何人打扰。在处理文件的过程中，您可以电话、文件、备忘录、便条，批示等形式将意见和办法做出书面表述。好，可以开始工作了，祝您一切顺利！,【任务】,在接下来的3小时中，请您查阅文件筐中的各种

3、信函，电话录音以及电子邮件等，并用如下回复表作为关例，给出您对每个文件的处理意见，并做出书面表述。具体答题要求是：确定您以选择的回复方式，并在相应选项前的里划请给出您的处理意见，并准确、详细地写出您将采取的措施及意图；在处理文件过程中，请注意文件之间的相互联系。,【回复表示例】,【文件一】,类别：电子邮件来电人：张华 招聘主管接受人：章琳 人力资源总监日期：5月16日章总：最近部分车间管理人员反应，不少骨干技术员工陆续提出辞职，经调查，宏泰国际近期正进行大规模招聘，我们的很多员工都参加了他们的面试。由于宏泰在国内市场起步较早，受出口贸易影响不大，因国内市场的增长需招聘大量人员，实际上，他们开出

4、的薪酬和我们的差不多，但由于集团近两年业务下滑，奖金减少，中曲对前景缺乏信心，所以已有15%左右的人提出了离职，希望您能关注此事，我会进一步收集资料。张华,参考答案,处理意见：了解情况后尽快处理此事。1、找员工面谈了解真实情况2、召开座谈会阐述公司发展目标3、密切关注员工情绪和动向4、出台相关政策稳定员工队伍5、做好骨干技术员的思想工作,参考答案,【文件二】,类别：电子邮件来电人：刘铁 分管营销副总裁接受人：章琳 人力资源总监日期：5月16日小章：这些天大家都辛苦了。关于开拓国内市场的问题，我想和你深入地聊聊，集团目前资金紧张，不可能投入过大，也不能以连锁专卖的形式进行推广，你曾提到可以尝试采

5、用成较低的网络销模式，我比较认可，最好能尽快选聘网络销售部经理，原来负责欧洲市场的王可凌还不错，曾在网络公司干过几年。当然，对这个职位的招聘，我还是很想听听你的意见。,参考答案,处理意见：做好如下准备工作与刘总面谈。1、对网络销售模式进行利弊分析2、了解网络销售经理的岗位要求3、预测招聘该职位候选人的难度4、对王可凌进行考察5、规划招聘该职位候选人方案,参考答案,【文件三】,类别：电子邮件来电人：吴玲 劳动关系主管接受人：章琳 人力资源总监日期：5月14日章总，您好！现将今年工龄将满10年的员工名单呈报给您。按劳动合同法的规定，这些员工要和企业签订无固定期限的合同。由于集团目前的效益不好，裁员

6、的传闻较多，这些员工的压力都很大。已经有员工明确告诉我，如果被辞退他们将诉诸法律。也有员工表示，只要集团给出合理补偿，也可以授受辞退这一方式。情况比较复杂，希望能和您当面沟通。劳动关系主管 吴玲,参考答案,处理意见：约吴玲见面并商榷如下工作。1、明确裁员的法律依据和程序2、了解无固定期限合同的签定条件3、核算裁员的补偿标准4、探讨除裁员之外的备选方案5、做好裁员的相关准备工作6、做好员工心理安抚工作,参考答案,【文件四】,类别：电话留音来电人：芮惠玲 财务总监接受人：章琳 人力资源总监日期：5月16日章琳：前于前几天提到的减薪方案，周总让我和你碰一下，我们能否充分讨论后，先提出一个方安向领导汇

7、报。我这周都有空。随时静候,参考答案,处理意见：做好如下准备工作与芮总沟通。1、明确减薪的基本思路2、了解员工能够接受的减薪幅度3、估计减薪的预期效果4、拟定减薪的相应策略5、考虑是否存在其他可行措施,参考答案,【文件五】,类别：电话留音来电人：周齐力 人力资源总监接受人：章琳 人力资源总监日期：5月17日小章：有几件事情需要你准备，减薪的事你尽快和惠玲碰一下，下周给我一个方案。另外裁员的具体比例和人员也需要你和各部门仔细协商，我建议原则上不超过10%。关于拓展国内业务，虽然竞争激烈，难度很大，但应快速打开市场。我希望你最近能多找一些合适的候选人。当担当起开拓国内市场的重任，这件事情尽快进行。

8、,参考答案,处理意见：尽快完成周总交办的工作。1、尽快与芮总沟通减薪方案2、将和芮总沟通后的意见提交周总3、授权吴玲按不超过10%的要求出台一份裁员方案并落实到各个部门4、根据国内业务特点设置岗位要求5、授权张华尽快开展招聘工作,参考答案,【文件六】,类别：便函来电人：鲁英党 第四车间主任接受人：章琳 人力资源总监日期：5月15日章总：我们车间制模小组这几个月一直在研究如何降低原料的损耗，组长肖卫国带领大家日夜攻关，成效显著，木材的损耗下降11%，现在原材料普遍涨价，他们的成果对公司的成本控制意义重大，希望能联合技术部、人力资源部向领导申请一次特殊奖励，我知道集团目前经费紧张，这项申请可能有困

9、难，希望您能支持我。鲁英党,参考答案,处理意见：尽力配合鲁主任的工作。1、进一步了解车间降耗情况2、估算其产生的直接效益3、与相关部门拟定奖励方案4、尽力争取上级支持5、在公司内进行表彰,参考答案,【文件七】,类别：电子邮件来电人：李丽娜 质量检测中心主任接受人：章琳 人力资源总监日期：5月15日章总，您好！最近六车间的产品合格率下降得非常明显，比以前的平均水平低8%左右。经调查发现，该车间员工在工作过程中明显注意力不集中，工作效率不高，病假率为各车间最高，我们觉得质量在下降主要在于人为因素，希望人力资源部能配合我们做更进一步的调查。期待您尽快答复。李丽娜,参考答案,处理意见：会同质检中心尽快

10、处理此事。1、要求质检中心提供详细检验报告2、找员工面谈了解具体情况3、协助车间拿出相应措施强化质量管理4、加强六车间员工培训5、根据车间特点调整奖惩制度,参考答案,【文件八】,类别：信函来电人：兰轻鹤 市人力资源协会会长接受人：章琳 人力资源总监日期：5月14日尊敬的人力资源部门负责人，您好！5月26日由市劳动局和人力资源人力资源协会共同主办的金融危机下的人力资源管理研讨会在市政协礼堂第3会议召开。研讨会邀请了市劳动局的领导和高校、企业等各方面专家，诚邀您莅临并做主题报告，您的报告题目暂定为金融危机下出口企业为力资源管理面临的新挑战及对策，不知妥否？此致 兰轻鹤,参考答案,处理意见：答复兰会

11、长准时与会1、此研讨会紧扣时代主题2、公司正需要相关咨询与指导3、与人力资源部同事探讨主题报告内容4、准备主题报告5、做好与会的其他准备工作,参考答案,【文件九】,类别：信笺来电人：谭 同 薪酬主管接受人：章琳 人力资源总监日期：5月14日章总：集团目前的财务情况不容乐观，现金流吃紧。我认为这是推广员工持股的好时机。既能使集团的资金更加充裕，也能增强员工的责任感。我草拟了一份方案，希望能尽快和您探讨一下。谭同,参考答案,处理意见：同意与谭主管面谈并商榷如下问题。1、关于员工持股的相关政策2、公司推行员工持股的可行性分析3、关于员工持股的利弊分析4、关于员工持股的具体操作办法5、授权谭主管进一步

12、完善方案,参考答案,【文件十】,类别：便笺来电人：魏长利 培训主管接受人：章琳 人力资源总监日期：5月17章总：上周您让我拟定压缩培训费用预算的计划，现已初步完成。主要措施为：一、消减所有的销售类培训；二、一线员工除了入职培训外，不再开展其他培训；三、对部门经理成本管理的培训应予重视；四、取消福利项目中员工业余学习费的报销项目。详细的方案还想和您仔细谈一次，魏长利,参考答案,处理意见：同意与魏主管面谈并商榷如下问题。1、探讨整个压缩培训费用的思路和原则2、考虑到公司扩大国内销售的战略，为何消减所有销售类培训？3、消减一线员工其他培训的依据4、支持对部门经理进行成本管理培训5、综合考虑取消业余学

13、习学费福利项目的后果,参考答案,文件筐测验,联系方式：13875886959或,主讲：陈爱吾,2010年9月高级人力资源管理师考试,中南林业科技大学人力资源管理教研室,【情境】,风华集团成立于1998年，以生产汽车零配件起家，2000年进入轿车领域后快速发展，目前拥有三个汽车整车和动力总成制造基地，四大系列11个品种整车产品。集团的产品系列覆盖了高中低端得汽车市场，并在国内建立了完善的售后服务网络，为用户提供24小时快捷服务。2007年以来，公司效益急剧下降，主要由于新推出得中高级系列的产品研发、广告和销售费用投入过大，但产品得不到市场认可，销售业绩连续三年下降，唯有集团的经济型产品系列一直处

14、于盈利状态，市场份额也相对稳定。过去三天，公司高层（公司总裁，副总裁及总监以上职位的管理人员）一直在召开封闭会议，您（林建峰）作为集团的人力总监，也参加了此次会议，会议对今后的业务发展做出了重大调整，决定逐步缩减中高端系列产品的开发和生产，集中力量进行经济型轿车的研发和市场推广，力图在今后五年内成为国内经济型轿车的前三甲企业，并计划在海外建立生产线，拓展国际市场。,【情境】,这一发展策略将影响到公司各个层面，人力资源管理方面的变革也不可避免，会议中确定的一些重大人事调整还处于保密阶段。现在是2009年11月22日下午2点，您来到办公室，需要处理积累下来的邮件和电话录音等文件，您必须在3个小时内

15、处理好这些文件，并作出批示。5点中还有一个重要的会议需要您主持，在这3个小时里，没有任何人来打扰您。在您处理文件的过程中，需要对不同文件涉及的问题有一个处理的基本思路，现在请您开始处理这些文件。,【任务】,在接下来得3小时中，请您查阅文件框中得各种信函、电话录音以及电子邮件等，并用如下回复表作为样例，给出您对每个文件的处理思路，并作出书面表述。具体答题要求是：（1）确定您所选择得回复方式，并在相应选项前的“口”里划“”；（2）请给出您的处理思路，并准确、详细地写出您将要采取的措施和意图；,【任务】,（3）在处理文件的过程中，请认真阅读情境和十个文件的内容，注意文件之间的互相联系；（4）在处理每

16、个具体文件时，请考虑需要准备哪些资料，需要确认哪些信息，需要和哪些人（或部门）进行沟通，需要您的下属做哪些工作，您在处理问题时需要注意的权限和责任。如果相关问题在处理的过程中可能出现不同的情况，也要考虑针对不同的情况给出不同的处理意见。,【回复表示例】,【文件一】,类 别：便函来电人：李杰 发动机研发中心经理接收人：林建峰 人力资源总监日 期：11月20日林总：我已经将我们中心明年的人员需求计划递交到人力资源部。近两年来，集体中高级轿车的市场情况一直不理想，我们认为这和公司的设计能力不足有很大关系，应该聘请一些业界顶尖的设计人员，经和一些国外公司的设计人员进行初步接触，已经有人表示出加盟的意愿

17、。希望您能认可我们的需求计划，并着手此项招聘事宜。李杰,参考答案,处理意见：授权下属尽快处理该事件查看研发中心的人才需求计划进一步核查研发中心的人员素质状况探讨研发中心对人才的具体资格要求了解外部人才供给情况与研发中心商谈招聘初步设想,参考答案,【文件二】,类 别：电话录音来电人：常谐辉 分管营销副总裁收电人：林建峰 人力资源总监日 期：11月21日建峰：这几天辛苦了，这次会议，我们多次讨论到营销体系中4S店的管理问题。目前多数4S店都是合资模式，其中大部分合作伙伴是大股东。这种模式有一定优势，但也给人员管理带来很多弊端，尤其在各种4S店的考核上，一直没有合适的模式。你也知道，公司目前面临重大

18、的战略调整，我们希望借此机会建立一套新的考核体系，我想听听你的看法，有时间我们聊聊。,参考答案,处理意见：做好如下准备工作约常总面谈对原有考核方案实施情况进行调研了解员工对现有方案的看法和意见参考借鉴其他4S店的经验与合作方就考核模式进行协商在保持原有方案的优势的前提下制定新的考核模式,参考答案,【文件三】,类 别：请示来件人：张玲 劳动关系主管接收人：林建峰 人力资源总监日 期：11月22日林总，您好！市劳动局最近发来一份关于新劳动合同法的培训通知。我觉得相关培训非常重要，新劳动合同法的实施会增加企业的劳动成本，增加劳动关系管理的难度。我自己也非常渴望能进行深入学习，希望您能批准我的培训申请

19、。此外，我认为新劳动合同法的学习不应局限在我们人力资源部，应在集团的中层管理团队中推广，我简单草拟了一个方案，请阅示。希望能和您讨论一下，不知您何时有空？张玲,参考答案,处理意见：原则同意张玲的培训请求查阅张玲的方案要求张玲进一步熟悉新法内容要求张玲从新法角度就企业现有问题提出一个处理清单建议张玲带着问题参加培训要求张玲培训期间收集相关信息为内训做准备,参考答案,【文件四】,类 别：电子邮件来电人：程青 薪酬主管接收人：林建峰 人力资源总监日 期：11月19日林总：上周我分析了刚刚结束的员工满意度调查中的薪酬部分的数据，发现生产一线员工的薪酬满意度明显下降，我认为这和集团效益下降，员工的奖金部

20、分相应下调有很大关系。另外，负责经济型轿车生产的员工的满意度明显比其他生产线的员工低，依据集团的薪酬制度，生产性岗位的奖金发放和市场销售情况的关系不大，我认为这是产生不满的重要原因，特建议对此进行调整，否则会对生产一线的员工产生消极影响，附件是具体的分析报告，请您审阅。程青,参考答案,处理意见：查阅分析报告就薪酬满意度低的问题与员工座谈了解原因了解经济型轿车员工满意度低的原因探讨原薪酬制度的主要缺陷了解员工对奖金与销售挂钩的看法授权起草调整方案,参考答案,【文件五】,类 别：电话录音来电人：刘庆 总裁接收人：林建峰 人力资源总监日 期：11月21日小林：这次的会议日程太紧张，很多问题尚未充分讨

21、论，我很认同你在会上提出的要利用有效的人力资源管理方法降低劳动成本的观点，想听听你深入的说明。另外，由于会议涉及了一些中高层管理人员的调整问题，请你也琢磨一下，明早9点，你来我办公室详细谈谈。,参考答案,处理意见：做好如下准备工作争取准时向刘总汇报归纳整理降低劳动成本的有关方法对各种方法的优劣进行权衡选择几种可操作性强的方法向刘总推荐对中高层管理人员情况进行摸底草拟一份干部调整建议方案,参考答案,【文件六】,文件六类 别：电子邮件来电人：鲁欣 车身分厂人力资源部部长接收人：林建峰 人力资源总监日 期：11月20日林总：集团在我们分厂实施的生产流程再造的试点项目已经结束，对一线工作效率的提升已初

22、见成效，但新系统的实施给我们的绩效管理带来新的问题，由于很多工作以项目小组的形式开展，和过去的个体指标有冲突，我觉得有必要对部分职位的考核指标进行调整，也做了一些初步的设计，希望您有空时，能来分厂对我们进行指导。鲁欣,参考答案,处理意见：肯定鲁部长的做法，愿意找机会与其进行专业探讨了解新系统实施对原绩效方案的影响情况了解项目小组形式的特点及对绩效管理的要求与员工探讨对原方案的看法了解鲁部长的初步设想完善新的指标体系,参考答案,【文件七】,类 别：电话录音来电人：谈林威 行政事务中心环境主管接收人：林建峰 人力资源总监日 期：11月21日林总，您好：最近部分工作地员工反映上班时间出现刺眼流泪、恶

23、心呕吐、咳嗽胸闷的现象，经委托专业公司检测，发现甲醇和甲苯二甲苯超标，为安全起见，我们决定请专业公司进行室内环境污染治理，整个治理过程可能需要5-7天，在此期间，员工无法正常上班，但最近集团的事务非常繁忙，实施污染治理存在困难，明天下午3点，我们想请各部门开会协调此事，您若有时间，请务必参加。谈林威,参考答案,处理意见：做好工作安排争取准时与会调查员工受害情况对相关人员进行健康检查对现场进行监控以防员工再度受害做好员工情绪安抚工作从专业角度在会上提出处理意见,参考答案,【文件八】,类 别：电子邮件来电人：王建中 财务总监接收人：林建峰 人力资源总监日 期：11月20日林总，您好：按照集团原有规

24、定，培训预算不能超过工资总额的8%，但人力资源部提交的明年的培训预算方案达8.78%，刚结束的会议作出的战略调整对人力资源部的培训计划也有影响。你看是否重新制定培训规划和预算方案，如果有问题，请随时给我打电话。建中,参考答案,处理意见：就相关问题做出如下安排谢谢王总提醒查阅公司相关规定了解公司战略调整方案重新审查培训规划与预算就有关必需项目与各部门进一步协调沟通递交新的预算方案,参考答案,【文件九】,类 别：电子邮件来电人：谭正中 市场中心推广主管接收人：林建峰 人力资源总监日 期：11月19日林总：我看到内部职位空缺通告，集团驻波兰的市场推广总监暂缺，我对此职位非常感兴趣，大学期间，我曾作为

25、交换生在波兰学习过一年，在集团也从事了4年的市场推广工作，年年被评为优秀，虽然我离职位要求的工作年限有一定的差距，但相信其他方面的优势可以弥补，我已将简历交给贵部的杨主管，为争取参加选聘的机会，特冒味打扰您，期待能拜见您并面谈片刻，谢谢！谭正中,参考答案,处理意见：安排时间与谭主管面谈查阅谭主管的简历了解谭主管的工作表现了解空缺岗位的资格要求了解谭主管与岗位的适合性做好面谈准备,参考答案,【文件十】,类 别：文件来电人：市安全生产监督管理局接收人：林建峰 人力资源总监日 期：11月22日市安全生产监管局关于开展劳动防护用品专项监督检查的紧急通知为了进一步加强对特种劳动防护用品的监督管理，切实保

26、障从业人员职业安全与健康，根据国家安全生产监管总局关于开展劳动防护用品专项监督检查的紧急通知的要求，近期将在全市范围内组织开展劳动防护用品专项监督检查，现将有关事项通知如下：,【文件十】,一、检查内容1、生产经营单位贯彻执行中华人民共和国安全生产法、市安全生产条例以及国家安全生产监管总局劳动防护用品监督管理规定的落实情况，各单位是否按照国家、行业或地方配备标准为从业人员配发劳动防护用品，各单位所配发的劳动防护用品安全防护性能是否符合国家或行业标准。2、生产经营单位是否有劳动防护用品专项经费保障，是否对劳动防护用品的采购、验收、保管、发放、使用、更换、报废等实施了有效的管理制度，是否按规定对从业

27、人员正确佩戴、使用劳动防护用品进行了培训与监督。二、检查方案,【文件十】,(一)学习动员阶段（11月23日至11月29日）(二)自查自纠阶段（11月30日至12月6日）(三)抽查阶段（12月7日至1213日）(四)总结阶段（12月14日至1220日）各单位在开展本次专项监督检查的基础上，要认真抓好总结，并于12月25日前将本单位的总结情况报市安全生产监管局，市安全生产监管局将结合本次专项监督检查的情况进行通报。市安全生产监督管理局 二零零九年十一月二十日,参考答案,处理意见：积极配合监管局开展此项工作调研公司防护用品管理情况安排学习动员事项组织自查自纠提出整改措施准备总结材料,参考答案,谢谢大家!,