《公文签核与发》PPT课件.ppt

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1、公文簽核與發文,講者：范光煌,簽的要領與注意事項,來文內容繁多時，應仔細閱讀並列出來文之 重點、目的與期望，以使審核、決人員不需 詳看來文，只看摘要便可一目瞭然。,會簽注意事項,一、事涉其他單位權責，應事先會簽。承辦人應於簽辦時提醒主管點選需要會簽單位。請學務長點選會簽軍訓室及總務處。,會簽注意事項,四、受會時之用詞，不可逾越分際。如擬與擬如擬。若有不同意見，宜洽商主管單位或承辦人員。表示意見時，避免尖酸刻薄。,會簽注意事項,五、已決行但漏會之補救措施。已將本件列印補會單位。六、核示結果應印轉受會單位。,簽稿要領與注意事項,陳核前應仔細檢視，確認資料之正確性。核決後須按核決意見辦理或修正，並將

2、辦理或修正情形填註在簽辦意見欄，而後再送文書組發文或歸檔。,防止公文處理逾時之要領：,每日至少檢視電子公文系統2次。出差時前設定代理人。未設定代理人時，可電話通知主管透過網路進入學校電算中心網頁處理公文。電子公文分文或陳核後及時跟催。跟催方式可分電話與口頭或於電腦上張貼催辦單。,防止公文處理逾時之要領：,最速件公文會簽其他單位時，同步以電話通知。對於預期無法如期結案者，請至文書組網頁下載並填寫待辦公文展期申請表提出展期申請。來文速別隨意亂訂，不符速件或最速件要件者，可簽擬更改速別。,發文注意事項,校內避免以組之名義發文。校外避免以單位名義發文。收發文對象須相對等,發文注意事項,速別填寫注意事項

3、一、係指希望受文機關辦理之速別。普通件：日 速件：日 最速件：日二、有誤為發文機關作業流程之速別 者，或錯填特急件。三、令、公告（通知、通告）不須此 欄。,發文注意事項,密等及解密條件或保密期限一、國家機密填絕對機密、極機密、機 密 二、一般公務機密填 密 三、解密條件 附件抽存後解密 本件於公布時解密 本件至某年某月某日解密 本件於工作完成時解密 本件於會議終了時解密四、非機密文件，可填普通或不填,機密文件處理要領,收文另以紙本文陳核。發文主旨 密不錄由。其餘格式填入內容不變。另以紙本文陳核。歸檔裝封送文書組點收。過程一律密封。,發文注意事項,附件欄依狀況空白不填或填入：隨文附件另寄附件另由

4、專人送達,發文注意事項,附件表頭應有全銜與附件名稱。表頭之附件名稱應與公文所提附件名 稱相一致。表報式附件若有兩頁以上時，各跨頁均應含有標題，以方便閱讀。,發文注意事項,附件存檔之重要性附件存檔附件1.2存檔附件不存檔,發文注意事項,分項標號：(以全形為之)應另列空格書寫為一、二、三、，（一）（二）（三），、，（）（）（）。內文：1、中文字體及併同於中文中使用之標點符號（含挪台空格）應以全形為之。2、阿拉伯數字、外文字母以及併同於外文中使 用之標點符號應以半形為之。,發文注意事項,主旨宜簡明、扼要。國科會主旨有長達300字者。教育部以學校來函為主旨。避免贅詞。函請貴局協助派員請派員擬向貴局申請

5、擬申請,發文注意事項,抬頭要領標題處之抬頭宜平抬正確主旨：貴校。錯誤主旨：貴校。(挪抬錯誤),發文注意事項,含有附件寫法要一致，注意其完整性檢討式例一主旨：檢送本校實施計畫、申請書、證書各1式1份(詳如附件)，請查照。參考寫法主旨：檢送本校實施計畫（附件 1）、申請書（附件 2）、證書(附件 3）各 1 份，請 核復。,發文注意事項,附件檔案太大時，應掃描轉換為 pdf 檔。附件30頁以上者，應以實體附件寄發。報部計畫按規定使用燕尾夾。,發文注意事項,編輯說明段若有分項，編輯時請使用系統加入本層項目符號或加入下層項目符號，切勿將word檔直接複製貼上，以免發文時，公文內容出現移位情形。,發文注

6、意事項,發文稿決行後，應依核、決意見修正文稿或附件。修正後須在簽註意見欄表示修正情形，再送發文。附件 1 已按祕書室意見修正完成。,發文注意事項,發文參考文件或需以紙本發文之附件電子檔，決行後，承辦人應先行刪除，再送發文，以免誤發。附件若經秘書室修改，承辦人得於簽註意見欄表示該附件無法刪除，並提醒文書組協助刪除。,發文注意事項,實體附件須用印者，請承辦人以鉛筆在文件輕描需要用印之處，並於簽辦意見欄註明：用印人或單位。文件名稱與份數。用印類別。須預留用印位置。,發文注意事項,用印人或單位、文件名稱與份數、用印類別敘述範例請會計主任審核並加蓋職名章，並請文書組加蓋校印文件如下：收支明細表1份、收支

7、決算表1式3份、支出憑證封面及第3頁。,發文注意事項,(1)請於附件標示處加蓋校印及騎縫章。(2)南投縣政府:54001南投市中興路660號。(3)無附件存檔。,發文注意事項,有時效性之公文，預期將於上班以外時間才能完成發文決行手續者，宜事先知會文書組，以便配合辦理發文。,歸檔注意事項,對於來文之附件實體，有抽存待辦之必要者，應於電子來文上簽註：附件由本單位抽存附件已抽辦海報附件擬協助張貼附件轉交某某收執證書請文書組加蓋鋼印後，擬由轉發當事人附件分送某單位及某單位各若干附件隨紙本文送文書組歸檔,歸檔注意事項,一、歸檔前應檢視受會單位、審核、決行人 員意見，並採必要之措施。二、為利查考，陳核後歸

8、檔前宜將後續辦理 情形簽註於簽辦意見欄。已於 9/12 下午 4.35 將本件印轉相關人員辦理出差。已於 9/12 下午 4.35 上網完成報名。已於 9/12 下午 4.35 轉寄本校各單位。擬於陳核後，於本室網站公告。,製作聘書證書證明書獎狀要領,製作防偽措施。注意版面配置並預留用印位置。獎勵學生，以發給獎狀（不發獎牌）為佳。聘任學生以茲聘為宜。聘期較長發給聘書，聘期較短，以聘函代替。證明書係對人、事、物證明時使用；證書則係對個人或團體依法令規定取得特定資格時使用，不可錯用。參考祕書示 95105 書函辦理。,證書獎狀套印樣稿,本校(學制)(系全銜)(年級班別)學生(姓名)於參加學年度基本

9、勞作教育期間，認真負責，全學年無缺席紀錄，堪為同學楷模，特頒此狀，以資鼓勵。,其他,函、令、公告、聘書、聘函、獎狀等須以學校名義發文。聘書、聘函、獎狀之字號為案號而非流水號。聘函使用一般之影印紙。聘書、聘函、獎狀，避免使用銅版紙、雲彩紋紙。,其他,特殊字須使用外字集相關人員均須安裝外字集軟體附件特殊字之權宜措施。,其他,會稿與最速件陳文，須立即以電話報告或通知。（時效緊急而重要者，宜先列印陳核）針對有時效性之公文，文書組會通知單位登記桌，請負責單位登記桌之同仁於分文後即刻告知承辦人；承辦人簽會時，務必輔以電話等方式告知相關人員，請其優先處理。,電子公文實體附件點收單,公文類別：函主旨：說明：收

10、文號：系統帶出承辦單位：系統帶出承辦人：系統帶出正本：副本：會簽單位：人事室（勿在此用印與表示意見）點收資訊承辦單位會簽單位決行（正確用印位置）,其他,代辦公文有責任問題需要釐清時，應斟酌於簽辦意見欄做適度之說明。,其他,兼具登記桌與承辦人身分時，登機桌須先行分文給承辦人，而後再以承辦人身分簽辦公文。錯誤 惠請正確請惠予.,單位與機關,單位為機關或學校之部分指導機關：贊助團體：主辦學校：協辦學校：承辦單位：,文書組網頁內容,申請表單學生教務文件用印申請表、調案單、檔案分類基準表增修申請單、印刷室設備使用申請表、機密文書機密等級變換或註銷建議單、公文遺失報告書、待辦公文展期申請表待辦公文展期申請

11、表、承辦案件登記簿封面、承辦案件登記簿內頁、公務電話紀錄-格式。,文書組網頁內容,參考資料文書處理與公文製作、公文線上簽核注意事項及相關附件處理方式。郵件管理相關參考資料（郵件領發程序、郵件資費表、信封書寫範例、郵遞區號查詢）,易遭混用之書信用詞,敬啟者為提稱語下之啟事用語不可當做稱呼,寄發公務郵件注意事項,寄發公務郵件時，若文件內有簽名或蓋章戳記（影印除外），不得以印刷品方式付郵，以免遭退件並增補郵資。寄發公務郵件時應填註寄件單位，俾利郵局退件時，得以方便處理。,寄發大宗郵件注意事項,寄發大量郵件時，請詳填收件人住址，以利郵差投遞。所寄郵件若無法投遞，且文件無存檔佐證必要，請於印製信封時，即於寄件人下方加註若無法投遞，請勿退回。之聲明。文書組備有若無法投遞，請勿退回。之戳章，歡迎借用。,報告完畢敬請指教,