《公文格式解读》PPT课件.ppt

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1、公文格式,2014年4月24日,2012年4月,中央办公厅下发党政机关公文处理工作条例（中办发201214 号本条例自2012年7月1日起施行。1996年5月3日中共中央办公厅发布的中国共产党机关公文处理条例和2000年8月24日国务院发布的国家行政机关公文处理办法停止执行。,公文格式术语,标示公文中横向距离的长度单位。在本标准中，一字指一个汉字宽度的距离。,新旧公文要素对比,纸型：自2012年7月1日起，公文统一为A4纸型，每页22行，每行28个字。版头：包括份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人。主体：包括标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章

2、、附注、附件。版记：包括抄送机关、印发机关和印发日期。版心之外：页码。（共计18个要素）,党政机关公文格式要求：,1.份号,2.密级和保密期限,3.紧急程度,4.发文机关标志,5.发文字号,6.签发人,公文版头,37mm,28mm,1.份号：公文印刷份数的顺序号。6位3号阿拉伯数字顶格标注在版心左上角第1行。,Word排版时用半角黑体字，从000001编排起,公文版头之份号,2.密级和保密期限：公文的秘密等级和保密的期限。涉密程度：“绝密”“机密”“秘密”+保密期限。用3号黑体字顶格标注在第2行。标注保密期限时，密级的两字之间无空格，密级和保密期限之间用隔开。,公文版头之密级,如密级不标注保密

3、期限，则按照国家秘密保密期限的规定执行，即按照绝密级30年、机密级20年、秘密级10年认定。不标注保密期限时，密级的两字之间应空1字。,公文版头之密级,如何确定密级和保密期限？,按照中华人民共和国保守国家秘密法和相关规定，“绝密”是最重要的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受特别严重的损害；“机密”是重要的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受严重的损害；“秘密”是一般的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受损害。保密期限是对公文密级时效的规定。依据文件内容确定密级和保密期限。参考其他文件确定密级和保密期限。协商来文单位确定密级和保密期限。,3.紧急程度：公文送达和办理的时限要求。根据紧急程

4、度，紧急公文分别标注“特急”“加急”，电报分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。用3号黑体字顶格标注版心左上角。,如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，则依次自上而下分行排列。密级的两字之间不空格时，紧急程度的两字之间也不空格。,公文版头之紧密程度,不标注保密期限时，密级的两字之间空1字，紧急程度两字之间也空1字。,有份号没有密级时，紧急程度的两字之间空1字，标注在版心第2行。,没有份号和密级时，紧急程度的两字之间空1字，标注在版心第1行。,公文版头之紧密程度,35mm,4.发文机关标志居中排列，上边缘距版心上边缘35mm。字体要庄重、大气、美观，推荐使用小标宋体，字体颜色为红色，字

5、号应不大于上级机关的发文机关标志。,推荐使用小标宋体,公文版头之发文机关标志,发文机关标志的位置不因份号、密级和保密期限、紧急程度等要素的增减而发生变化。,35mm,公文版头之发文标志,条例规定，发文机关标志可以使用发文机关全称或规范化简称加“文件”二字。,公文版头之发文机关标志,条例规定，发文机关标志也可以使用发文机关全称或规范化简称。,公文版头之发文机关标志,原条例规定，发文机关标志可以用发文机关全称或规范化简称加括号标明文种的形式，条例取消了这种发文机关标志。,公文版头之发文机关标志,联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称。如有“文件”二字，则相对于发文机关名称，要上下居中排布

6、，字体与发文机关名称相同。,公文版头之发文机关标志,联合行文时，发文机关标志也可以单独用主办机关名称。,公文版头之发文机关标志,5.发文字号：由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。一般标注在发文机关标志下空2行，居中排列。年份、发文顺序号用阿拉伯数字表示。,4mm,年份用4位全称，用括入,发文顺序号不编虚位,公文版头之发文字号,联合行文时使用主办机关的发文字号。但所有发文机关都要编号,公文版头之发文字号,发文字号下方4mm处印一条与版心等宽的红色分隔线。中央和市委公文在横线居中位置加,4mm,2行（约21mm）,两边各长72mm，线粗在word排版中约1.5磅）,公文版头之分隔线,发文字号下方

7、4mm处印一条与版心等宽的红色分隔线。中央和市委公文在横线居中位置加行政系统不加,加的：党委序列、纪委、团委不加：行政序列、工会。红色分隔 线与版心等宽（156mm）,公文版头之分隔线,上行文的发文字号居左空1字。,6.签发人：上行文应标注签发人姓名。居右空1字，“签发人”用3号仿宋体，签发人姓名用3号楷体。,公文版头之签发人,联合行文时，签发人姓名按发文机关排列顺序从左到右、自上而下依次均匀排列，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐，一般每行排列2个姓名，最后一个签发人姓名与发文字号处于同一行，下边缘距下方的红色分隔线4mm。,2行,两个签发人姓名中间空1字,4mm,签发人姓名为2个字时中间空

8、1字,公文版头之签发人,标题,主送机关,正文,公文主体,成文日期,附件说明,发文机关署名,附注,公文主体,15.附件,公文主体,标题：由发文机关名称、事由和文种组成。用2号小标宋体，编排于红色分隔线下空2行，分1行或多行居中排列。如果标题较长，回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。,2行,公文格式之标题,主送机关：公文的主要受理机关。使用机关全称、规范化简称或同类型机关统称。用3号仿宋体，居左顶格编排于标题下空1行，回行时仍顶格，最后1个机关名称后加全角冒号。,公文格式之主送机关,多个主送机关时，同级同类机关之间用顿号，同级不同类机关之间用逗号。,公

9、文格式之主送机关,正文：公文的主体，用来表述公文的内容。用3号仿宋体，编排于主送机关名称下1行，每个自然段左空2字，回行顶格。公文首页必须显示正文。自然段之间不空行。,公文格式之正文,一级标题用黑体，编号为“一、”,二级标题用楷体，编号为“（一）”，后面没有任何符号,三级标题用仿宋体，编号为“1.”,公文格式之主送机关,附件说明：用3号仿宋体，在正文下空1行，左空2字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。若公文有2个或以上附件，需使用阿拉伯数字标注顺序号。附件名称后面不加标点符号。附件名称较长需回行时，与上一行附件名称的首字对齐。,公文格式之附件,成文日期：署会议通过或发文机关负责人签发的

10、日期。在发文机关署名下1行，用3号仿宋体，数字统一为阿拉伯数字，写全年、月、日。,发文机关署名：署发文机关全称或规范化简称。用3号仿宋体。,印章：公文中有发文机关署名的要加盖印章，且要与发文机关署名相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。纪要也可不加盖印章。,公文格式之落款,批转、转发类公文发文机关署名和成文日期编排在批转、转发通知的末行下方，而不在批转、转发公文的末行下方。,公文格式之落款,转发文件标题的拟定,两个替代 原则：用“转发”替代发文单位名称后边的“关于”二字用“文件”替代被转发文件标题中的“通知”二字当转发时：发文单位名称+转发+被转发文件单位名称+关于+事由+

11、文件的通知如：昊华能源公司党委转发京煤集团党委关于元旦、春节放假期间做好安全稳定工作文件的通知,加盖印章的公文 成文日期一般右空四字编排，不得出现空白印章。单一机关行文时，一般在正文或附件最后一行下空34行，以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首

12、排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。,公文格式之落款,不加盖印章的公文单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。（谁长谁右空两个字，比照首字右移动两个字）联合行文时，应当先编排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排。（下空1行，右空2个字）,公文格式之落款,发文机关署名短于成文日期时，成文日期右空2字编排，发文机关署名首字比成文日期首字左移2字。,在正文或附件说明下空1行编排发文机关署名，在发文机关署

13、名下1行编排成文日期。,发文机关署名过短时，3个字时每字中间空2字，4个字时每字中间空1字。,单一机关行文且不加盖印章时,单一机关行文且加盖印章时,印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章上边缘距正文或附件说明末行1行之内，发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置。,右空4字,一般空3-4行,1行内,联合行文且不加盖印章时,最长的发文机关署名长于成文日期时，右空2字编排发文机关署名，成文日期首字比最长的发文机关署名首字右移2字。,最长的发文机关署名短于成文日期时，右空2字编排成文日期，最长的发文机关署名首字比成文日期首字左移2字。,在正文或附件说明下空1行编排发文机关署名，在发文机关署名

14、下1行编排成文日期。先编排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排。,参照最长的发文机关署名适当增加其他署名的字符间距,2字,2字,2字,联合行文且加盖印章时,在正文或附件说明下（约空3-4行）编排发文机关署名，署名下1行编排成文日期。成文日期右空4字编排，发文机关署名按发文机关顺序依次排列，最后一个发文机关署名以成文日期为准居中排列。,印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章上边缘距正文或附件说明末行1行之内，发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置。依次按发文机关署名顺序一一将印章加盖发文机关署名之上。,公文加盖首个印章的页面应当同时显示正文、发文机关署名和印章。,右空4字,1行内

15、,多家单位联合行文时，发文机关标志可以单独用主办机关名称，4个及以上机关联合行文时标题中的发文机关名称可以简略，但发文机关署名需署所有会签机关的名称。根据印章大小和发文机关数量确定每排发文机关署名数量（每排排列2-3个），最后一个印章端正、居中下压相对应的发文机关署名和成文日期；印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超过版心。,可省略,可省略,不可省略,附注：公文印发传达范围等需要说明的事项。用3号仿宋体，居左空2字加“（）”编排在成文日期下1行。（如此文件发至二级单位，联系人：某某某，联系电话：#）,2字,1行,1行,公文格式之附注,2字,附注较长需要回行时，第二行首字与版心左边

16、缘对齐。,公文格式之附注,请示、函等用于请示、商洽某项工作或某些事项的公文，应在附注位置标注发文机关联系人，联合行文只标注主办机关联系人即可。,公文格式之附注,15.附件：公文正文的说明、补充或参考资料。另面编排，在版记之前，与正文一起装订。,“附件”二字及附件序号用3号黑体顶格编排在版心左上角第1行。,附件标题居中编排在版心第3行（即“附件”二字及附件序号下空1行）。,1行,公文格式之附件,如附件与正文不能一起装订，在附件左上角第1行顶格编排公文的发文字号，并在发文字号后标注“附件”二字及附件序号。,公文格式之附件,版记中的分隔线与版心等宽，首条、末条分隔线用粗线（高0.35mm），中间分隔

17、线用细线（高0.25mm），首条分隔线位于版记第一个要素之上，末条分隔线与末页版心下边缘重合。,粗线,粗线,细线,35mm,16.抄送机关,17.印发机关和印发日期,公文格式之版记,16.抄送机关：除主送机关外需要执行或知晓公文内容的其他机关。使用机关全称、规范化简称或同类型机关统称。用4号仿宋体，编排在公文最后一页的版记位置，左右各空1字。“抄送”后标全角冒号，冒号后标注抄送机关名称，回行时与冒号后抄送机关名称首字对齐，每行末尾均标句号。最后一个抄送机关名称后标句号。,公文格式之抄送机关,抄送机关按机关性质和隶属关系确定排列顺序。先上级机关、再平级机关、后下级机关；同级不同类的机关要按党、政

18、、军、群的顺序排列，如需抄送人大、政协、法院、检察院，则另起一行排列，如需抄送各民族党派、工商联，再另起一行排列。,句号,逗号,对上、平、下级机关均使用“抄送”,注意：向上级机关行文，不应抄送下级机关。,公文格式之抄送机关,17.印发机关和印发日期：公文的送印机关和送印日期。用4号仿宋体，编排在抄送机关下1行，版记末条分隔线之上。印发机关左空1字，印发日期右空1字，用阿拉伯数字标全“年、月、日”，后加“印发”二字。,空1字,空1字,公文格式之印发机关及日期,页码：公文页数顺序号。用4号半角宋体阿拉伯数字编排在版心下边缘之下，数字左右各放1条一字线，一字线距版心下边缘7mm。公文双面印刷时，用骑

19、马订或左侧装订，单页码居右空1字，双页码居左空1字。,7mm,35mm,空1字,公文格式之页码,奇数页居右空1字,偶数页居左空1字,公文格式之页码,公文双面印刷时，版记应标注于公文的偶数页，如正文或附件末页为奇数页，则在其后加一偶数空白页，再于偶数空白页标注版记。,公文格式之版记,份号用3号半角黑体字标注在第一行,密级用3号黑体字标注在第二行,37mm,35mm,上行文有签发人，签发人姓名用3号楷体,上行文文号居左，和“签发人”三字均用3号仿宋体,发文机关标志使用全称或规范化简称，可加“文件”二字，推荐使用红色小标宋体。,紧急程度用3号黑体字,标题用2号小标宋体,主送机关、正文、附件说明用3号

20、仿宋体,2行,2行,1行,附注用3号仿宋体,右空4字,1行之内,35mm,28mm,26mm,7mm,1行,156mm,225mm,公文格式完整示例,3号黑体,标题用2号小标宋体,1行,1行,附件格式同正文,页码用4号半角宋体字，左右各放一条一字线,7mm,抄送机关用4号仿宋体字，左右隔空1字，每行最后一个抄送机关后标句号,印发机关和印发日期用4号仿宋体字，左右各空1字,空1字,空1字,公文格式完整示例,发文机关标志使用全称或规范化简称，推荐使用红色小标宋体。,30mm,发文机关标志下方4mm印一条170mm红色双线,距红色双线下3号字的7/8（约4.85mm）编排发文字号,距红色双线下3号字

21、的7/8（约4.85mm）编排份号、密级和保密期限、紧急程度的首个要素,2行,20mm,距下页边20mm印一条170mm红色双线,份号、密级和保密期限、紧急程度、发文字号、标题、主送机关、正文等要素字体字号与一般格式相同,首页无页码,信函,版记中不标印发机关和印发日期，也不标注分隔线,当信函只有2页时，均不标页码,返回,右空4字,35mm,发文机关标志推荐使用红色小标宋体。,“出席”、“列席”、“请假”用3号黑体,2行,出席、列席、请假人姓名用3号仿宋体,左空2字,公文格式之纪要,要实现版心是156225。如果是A4纸型要求是每页22行，每行28个字。具体是的实现方法是进行页面设置，选择“文件”“页面设置”选择“页边距”，设置上：3.7厘米下：3.5厘米左：2.8厘米右：2.6厘米。选择“版式”，将“页眉和页脚”设置成“奇偶页不同”,在该选项前打“”，同时将页脚调整为2.8厘米。选择“文档网格”，“字体设置”，“中文字体”设置为“仿宋”；“字号”设置成“三号”，单击“确定”按钮，选中“指定行网格和字符网格”；将“每行”设置成“28”个字符；“每页”设置成“22”行。然后单击“确定”按钮，这样就将版心设置成了以三号字为标准、每页22行、每行28个汉字的国家标准。,公文布局,学习不精不妥之处，恳请大家批评指正。谢谢大家！,