《公文处理基础》PPT课件.ppt
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1、公文处理(收发文处理),公文处理的定义及重要性,1.公文处理:公文处理是指公文的办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。2.公文处理的重要性,公文处理的基本内容,签收与拆封拟办的程序阅文送呈的方法请办传阅催办承办,办复发文处理办法签发公文制发程序中存在的问题公文的日常管理及存档,一、公文的签收与拆封,1.签收:主要是保证公文在处理过程中的明确双方责任,保证文件的安全可靠。一种为“外收发”,另一种为“内收发”。主要有三种方式:签字、盖章、收条 2.拆封:注意私人信件及绝密件的拆封。,二、拟办程序,1.概述:对来文提出初步处理意见。办公室领导对应由哪位领导审批,哪个部门承办
2、,以及承办过程中可能涉及到的事项提出初步处理意见,供领导批办时参考。2.拟办意见:拟办的结果是形成拟办意见,拟办意见是否准确恰当,对领导批办、文件执行和工作效率有直接影响。,三、阅文送呈的方法,注传法:注发和传阅有机结合的办文方法。注发意见写给需要承办和了解文件精神的有关部门(个人)。存注法:存档和注发有机结合的方法。适合处理下级来文,一般不传阅,只分发有关领导和部门,办完注发存档。阅注法:处理下级请示、报告的办法。需要有关领导批示处理。拟办批示:报领导批示前,对报告、请示中提出的问题提出初步意见,形成拟办意见。摘要注办:收发员把收文处理的主要经过、处理结果及复文文号或交代人员、地点、时间、精
3、神简短注明。,四、请办,批抄法:包括“请批”和“抄发”两层意思,主要是请谁批、送谁阅的问题。请主管领导批示,同时请对应职能部门办理。加抄法:对批抄分发之后,又要增发的单位(部门)和个人。主要原因是:批抄时考虑不周;情况发生变化;领导阅后批示。请(批)办法:公文内容需要办理的事项明确,直接送主管业务部门办理。请批法:送请领导批办。提出具体倾向性方案;提不出具体方案;对重大问题不便发表意见或不能确定的。,拟办意见处理中应注意的问题,对于必须办理的,拟办意见比肯定。如:“请 阅办”、“请 办理”、“请 批示”、“请 审示”等。对于非必须办理的,属阅知性的,语气不必肯定。如:“请 审阅”、“请 阅”、
4、“请 阅酌”、“请 研究”、“请 阅处”等。,五、传 阅,分送传阅集中传阅设立阅文室横传法回传法专传法,传阅-分送传阅,由专人负责传阅,其流程为:先送第一人应阅人,第一应阅人退回,再送第二人,依次传阅。主要适用于涉密文件及控制阅文范围的文件。,传阅-集中传阅,利用领导集中学习或开会及其他集中时间,会前或会后传阅。适用于急而比较简短的文件。,传阅-横传法,又叫“接力式传阅”,传阅流程为:第一人阅完后直接传递给第二人,依次类推,直到传递到最后一个应阅人为止。适用于比文件信息不涉密,应阅人群集中的情况。缺点:容易失控。解决办法:挂号、销号,掌握去向。,传阅-回传法,后阅人批示意见需要向前边已作过批示
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