《公文印信管理》PPT课件.ppt

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1、,公文管理2013年9月,一、公文的概念二、公文种类三、公文格式四、行文规则五、发文、收文办理七、公文管理,目 录,一、公文概念 公文是党政机关、人民团体和企事业单位在实施管理、处理公务过程中形成的具有特定或法定效力和规范体式的文书。是传达贯彻党和国家方针政策，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，沟通信息、交流经验和记录情况的重要工具。,一是权威性和政策性。二是针对性和指导性。三是规范性和约束性。四是程序性和严密性。五是对应性和定向性。,公文的特点：,指导工作，传达意图。（通知）联系工作，交流情况。（函）请示工作，答复问题。（请示、批复）总结工作，推广经验。（通知、决定）记载工作，积累史料。

2、(各文种）,二、公文的作用,第二部分 公文种类,2012年4月16日，中共中央办公厅、国务院办公厅关于印发党政机关公文处理工作条例的通知（中办发201214号）公文种类主要有（15种）：决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。东孚公司根据单位性质和工作特点，依照公文管理办法选择适用的公文种类有：决定、通知、通报、报告、请示、批复、函、意见、会议纪要等9种。,第二部分 公文种类,a.决定，适用于对重要事项或重大行动做出决策和安排；b.意见，适用于对重要问题提出见解和处理办法；c.通知，适用于任免和聘用干部、发布规章、传达上级指示、转发上级机关

3、和不相隶属机关的公文、批转下级机关的公文、发布要求下级办理或者周知或者共同执行的事项；d.通报，适用于表彰先进、批评错误、传达精神、交流重要情况；e.报告，适用于向上级汇报工作、反映情况、提出建议、答复询问；f.请示，适用于向上级请求指示和批准；g.批复，适用于答复下级的请示；h.函，适用于相互商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门请求批准、答复事项；g.会议纪要，适用于传达会议议定事项和主要精神，要求与会人员共同遵守和执行。,公文的结构，总的来看包括以下两个部分：,公文的外部形式：格式，即国家标准规定的固定格式。公文的内部组织：内容，即公文的主体部分。,第三部分 公文格式,依据

4、：1、中共中央办公厅、国务院办公厅关于印发党政机关公文处理工作条例的通知（中办发201214号）；2、中华人民共和国国家标准党政机关公文格式（GB/T 9704-2012），2012年6月29日发布，2012年7月1日实施;3、东孚公司公文管理办法，根据党政机关公文处理工作条例，结合企业实际，规定了公司通用公文的格式、行文规则、公文收发、公文归档及公文管理适用标准及操作程序规范。,第三部分 公文格式,A4型公文用纸页边及版心尺寸,1.用纸:采用60g/80g/胶版纸或复印纸，纸张白度在80-90%。2.开本：国际标准A4型，成品尺寸为297mm210mm，允许误差为2mm。特殊形式的公文用纸幅

5、面根据实际需要确定。3.版心：版心尺寸为225mm156mm（不含页码），每页22行，每行28个字，行间距用固定值28.8磅，版面上空约37毫米，下空约33毫米。为方便印制，每页行数可视情增加或减少1至2行。增减行数时适当调整行间距，保持版心高度不变。,一、公文格式要素划分,版头：公文首页红色分隔线以上的部分。包括：发文机关标志、发文字号、版头中的分隔线,一、公文格式要素划分,主体：首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分。包括：标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附件,一、公文格式要素划分,版记：首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分。包括：版

6、记中的分隔线、抄送机关、印发机关和印发日期 页码,1.发文机关标志 由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前；如有“文件”二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。,（一）版头部分,司x字2013x号,发文机关标志大版头 机关全称或规范性简称文件小版头 机关全称或规范性简称,2.发文字号由发文机关代字、发文年度和发文顺序号组成。标注于版头下方居

7、中或 左下方（上行文时居左空一字编排）。文字采用3号仿宋_GB2312，发文年度、发文顺序号用阿拉伯数字书写排印，发文年度用中文六角括号“”括起。,公文的主体，是公文最主要的部分。包括标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、印章和成文日期等要素。,（二）主体部分,3.标题 一般由发文机关全称或规范化简称、公文主题和文种组成，位于红色分隔线下空二行位置；标题字体为2号小标宋体字，排列分行合理、美观、醒目；多行标题排列为梯形或菱形，不采用上下长度一样的长方形和上下长、中间短的沙漏型；多个发文机关名称之间用空格分开，不加顿号，换行时省略。,（二）主体部分,梯形标题,司字2012x号,（空一行）

8、,（空一行）,4.主送机关 主要受理公文的机关。主送机关名称应用全称或规范化简称或同类型机关统称；向下普发的公文主送机关名称应规范、稳定。主送机关名称位于正文左上方，与正文标题空一行，顶格排印，用3号仿宋_GB2312。有多个主送机关的，各机关名称之间用顿号隔开，最后一个主送机关名称后标全角冒号。,（二）主体部分,5.正文 公文的主体，用来表述公文的内容，位于标题或主送机关下方。正文一般用3号仿宋_GB2312。,（二）主体部分,正文中的层次序数 文中结构层次序数一般依次用汉字“一”、汉字加圆括号“（一）”、阿拉伯数字“1”、阿拉伯数字加圆括号“（1）”，不得逆向使用。层次序数：第一层“一、”

9、（黑体）（作为小标题时句尾无标点）；第二层“（一）”（楷体）（作为小标题时句尾标点可有可无）；第三层“1.”（仿宋）（无论是否作为小标题，要有标点）；第四层“（1）”（仿宋）（必须有标点）。,（二）主体部分,6.附件说明 附件与正文和发文机关署名之间空一行，字体字号用3号仿宋_GB2312。“附件：”前空2个字，后接排附件名称，名称后不加标点符号，附件序号用阿拉伯数字，每行位置对齐，如“附件：1.”。有两个以上附件时，应注明顺序并分别标注于各附件首页的左上方。,（二）主体部分,7.成文日期一般署会议通过日期或领导同志签发日期。两位以上领导人审签，署最后一位的签发日期；联合行文，署最后签发机关领

10、导同志的签发日期。成文日期应写明年、月、日，字体字号用3号仿宋_GB2312，居右排时后空约4个字。,（二）主体部分,二一三年X月X日,8.印章 除会议纪要和印有版头的向下普发的公文外，公文应加盖发文机关印章。用印页（发文机关署名页）至少应有二行正文，不能采用页首加圆括号标注“此页无正文”字样。,（二）主体部分,9.附件附件正文部分，用3号黑体在左上角顶格注明“附件”，有序号时应加序号，序号后不再加标点符号。附件排在版记之后。附件序号和附件标题应与附件说明表述一致，附件标题与“附件”之间空两行。,（二）主体部分,包括版记中的分隔线、抄送机关、校对、排版、页码等内容的规定。,（三）文尾部分,10

11、.主题词一般由业务类别、公文内容和文种组成。“主题词”字样用黑体小三，主题词格式为小3号仿宋_GB2312。11.抄报、抄送单位抄报单位是指需要将公文内容告知的上级单位，以及向双重领导的上级单位请示报告工作时，除主送单位外，需要告知公文内容的另一上级单位；抄送单位是指除主送单位以外的其他需要告知公文内容的上级、下级和不相隶属单位，格式为小3号仿宋_GB2312。,（三）文尾部分,文尾部分格式,12.页码用4号半角阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，单页码居右空一字，双页码左空一字。,第四部分 行文规则,1.行文应当确有需要，注重实效，坚持少而精。2.向上级行文，

12、应当主送一个上级单位，如需其他相关的上级单位阅知，可以抄报。请示应当一文一事，除领导直接交办的事项外，请示应当送上级单位的办公室按规定程序办理，不直接送领导个人。同时，不得越级请示，因特殊情况必须越级行文时，应抄报越过的直接上级单位。3.向下级的重要行文，应同时抄报直接上级。向受双重领导的下级的有关重要行文，应抄送其另一上级机关。4.必要时公司行政可以与党委、工会联合行文。行政与党委或行政与党委、工会联合行文时，使用党委文件版头，发文字号为“司党联字”；行政与工会联合行文时，使用行政文件版头，发文字号为“司行字”。5.不相隶属单位之间要求协作、请求解决问题、相互洽谈事务，一般用函行文。6.对不

13、符合行文规则的上报公文，总经理办公室可退回呈报单位。7.公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm297mm），左侧装订。,第五部分 发文、收文办理,发文办理指以公司行政名义制发公文的过程，包括草拟、登记、签发、校对、核稿、发文等程序。,公司行政公文由主办部门拟稿。公文文稿由主办部门负责人签署意见和相关部门负责人（分管领导）会签后，须经总经理办公室负责人核稿。核稿的内容包括：是否需要行文；报批程序是否符合规定；内容是否同现行规定向衔接；涉及有关部门的事项是否经过协调并取得一致意见；提出的要求和措施是否可行；文字表达是否准确；文件格式是否符合规定。文稿如需作较大修改，应当与拟稿部门协商修改。（附

14、：拟稿纸模板）,收文办理,1.收文办理指对收到的公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。2.收到下级单位上报的需要办理的公文，总经理办公室文件管理人员应当进行审核。3.收到上级机关下发或交办的公文，由总经理办公室文件管理人员送本部门负责人提出拟办意见，送公司领导批示后办理。4.领导审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。(附：东孚文件传阅单模板),第六部分 公文管理,公文归档：1.公文办完后，应当根据中华人民共和国档案法和其他有关规定，及时整理（立卷）、归档。个人不得保存应当归档

15、的公文。2.归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值整理（立卷），要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映公司总部的主要工作情况，便于保管和利用。3.归档范围内的公文应当在次年六月底前向档案室移交。4.拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。,第六部分 公文管理,公文管理：1.公文由总经理办公室专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。2.总经理办公室专职人员应当严格按本办法的规定实施公文管理。总部各部门应当指定一名工作人员负责本部门公文的管理，并配合总经理办公室做好相关工作。3.公司行政公文复印件作为正式公文使用时，应该加盖公司印章。,4.公司行政公文被撤销

16、，视作自始不产生效力；公司行政公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。5.不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经总经理办公室负责人批准，可以销毁。销毁公文应当到指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。6.公司总部工作人员调离工作时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。,公文管理：,谢谢聆听!,印信管理办法2013年9月,一、几个概念二、印章（印信）的种类三、印信管理,目 录,印信：企事业单位的印章和介绍信等行使职权的凭证和对外联系的标志。印章是公司各级机构及其部门行使行政管理和经营管理职权的象征，是确认各项行政管理、经营管理行为效力的重要工具。印章管理：指对印章的刻制、启用

17、、保管、使用、停用、销毁等一系列相互关联、衔接有序的工作。印章管理原则：合规、安全、有序。,一、几个概念,二、印章（印信）的种类,依据公司印信管理办法，公司目前所使用印信包含以下几种：1.行政印章：公司企业法人行政印章，区域（直属项目）公司以及实质管理的其他公司（以下简称下属单位）行政印章，总部各部门印章。2.党委、纪委、工会、团委印章。3.专用印章：财务专用章、合同专用章、预结算专用章及其他业务专用章。4.人名章：公司及下属单位负责人姓名章，用于财务印鉴的名章。5.授权委托书、介绍信等。,三、印信管理,1.职责：1.1 总经理办公室是公司印章的归口管理部门，负责印章刻制、使用监管、回收、销毁

18、等工作，建立全公司有效印章登记表。1.2 总经理办公室负责行政印章、介绍信、授权委托书的审批和使用管理。1.3 党群工作部负责党群印章的审批和使用管理。1.4 财务资金部负责各类财务专用章。1.5 成本合约部负责合同专用章、预结算专用章的管理。1.6 其他印章由各业务相关部门负责管理。1.7 所属各单位应建立本单位的印章刻发登记表，并负责使用监管。,2.印章样式和规格：2.1 各级行政印章均为圆形，中间刊五角星，外刊单位名称，用宋体字自左至右顺时针环形排列。印章所刊名称应为本单位的法定全称。各部门的印章为圆形，中间刊五角星，字体排列时将“部”横排，以区别于行政印章的环形排列。2.2 公司行政印

19、章的直径为4.2厘米；下属单位印章的直径为4厘米；公司及下属单位负责人名章为正方形，边长为2厘米。2.3 各级财务、合同、预结算专用章的样式和规格，根据法律和上级规定确定。,三、印信管理,公司部分印章样式,三、印信管理,3.印章的制发：3.1“上海中建东孚投资发展有限公司”印章由公司申请报局批准后，凭局开具的介绍信到指定的公安机关制发。3.2 所属各部门、各单位印章，由印章所属单位或部门提出书面申请，总经理办公室及相关业务部门依据机构设立、变更等文件进行必要性审核，审核通过后方可刻制。（附：关于刻制山东中建昕盛合同专用章的批复）,三、印信管理,3.印章的启用：根据法律规定或有权机关的授权，印章

20、单位首次使用印章代表本单位行使职权，正式启用前须办理启用手续，即具文通知上级机关和有关机关单位。有的机关因隶属关系或名称发生变化，在新印章启用前，也需向有关机关、单位发出印章启用通知，并随附所启用的印章的印模图样。（附：关于公司名称变更及启用“上海中建东孚投资发展有限公司”印章的通知）,印章的制发及启用流程图,正式行文通告公司全体员工或有关客户、机构、部门,准备刻章申请相关材料,到注册所在地公安局办理手续,将印模交原审批的公安部门备案,到其指定或授权的刻字社刻制,刻制印章申请,公司批复,三、印信管理,4.印章的使用和管理：4.1 公司行政印章的管理部门是总经理办公室，总经理办公室经理对公司行政

21、印章的管理负领导责任，总经理办公室印章保管人负直接责任。4.2 总会计师为财务专用章的第一责任人。成本合约分管领导为合同、预结算专用的第一责任人。4.3 公司各部门负责人为本部门印章管理的责任人。4.4 公司各部门使用行政印章时,填写印章使用审批表，经总经理办公室经理签字同意后方可用印；涉及资金、法律、合约、人事等重大事项的，须由行政人事分管领导审批后方可用印。,三、印信管理,4.印章的使用和管理：4.5 使用“上海中建楷昕投资发展有限公司”印章和法人名章时，经办部门或单位应事先填写印章使用审批表，经部门（单位）负责人签批意见后送总部相关业务部门进行内容实质审核，总经理办公室进行程序形式审核，

22、经公司领导审批后由总经理办公室加盖印章。4.6 需外借使用行政印章的，经行政人事分管领导或总经理审批同意后，由总经理办公室安排专人送章，在审批范围内监督用印。4.7 公司各部门都应明确所管辖印章保管人和具体权责，建立印章使用登记台帐，按照印章使用登记表做好备案。,5.下属单位印章的使用和管理：5.1 下属单位负责人为本单位行政印章管理的第一责任人。5.2 下属单位总会计师为财务专用章的第一责任人，财务资金部经理为第二责任人；成本合约分管领导为合同专用章、预结算专用章的第一责任人，成本合约部经理为第二责任人。5.3 下属单位各部门负责人为本部门印章的第一责任人。5.4 下属单位所有印章的使用必须

23、符合公司有关管理规定，必须执行严格的申请和审批程序，必须经过相应的“第一责任人”批准后方可用印。5.5 下属单位各类专用章的使用必须报公司对口业务部门备案。5.6 下属单位都应明确印章保管人和具体权责，建立和完善印章保管和使用的各类台帐。,三、印信管理,三、印信管理,6.其它管理规定：6.1 公司各级名章适用行政印章管理办法。6.2 各单位负责人和印章保管人应确保印章安全依规使用。6.3 各单位、各部门都要建立印章使用的审批、登记、使用、备案制度和各类台帐。用印后的重要资料必须留存原件，并与印章使用审批表一起由印章保管人保管和备案。6.4 各级印章保管人员要坚持原则，高度负责。用印前认真核对用

24、印内容，严格按照程序用印。对不符合用印规定或审批流程的文书，必须坚决予以退回。,三、印信管理,7.印章回收：7.1 当印章名称发生变更、机构合并或撤消时，原印章刻发部门应收回印章，归档保存，建立印章回收记录；原印章使用单位必须主动交回，违者将追究原单位主管领导责任。7.2 对长期无法收回且确认已失去效力的印章，由原印章使用单位（部门）在媒体上发布公告，声明废止，到总经理办公室备案。,三、印信管理,8.责任追究：8.1 公司、下属单位、总部部门和个人未经审批，不得刻制以法人单位为责任主体的印章。8.2 禁止在空白纸上盖行政印章、合同专用章等。8.3 印章管理人员不得擅自委托他人代管印章。如因外出

25、、生病等原因不能坚守岗位的，应经本单位（部门）负责人同意后指定专人代管（填写印章移交登记表）。印章保管人职位变动时，应认真详细地办理印章的交接手续，明确责任。8.4 严格控制携带印章外出使用。必须携章外出时，要做好印章的交接手续，明确责任，妥善保管，“人章不离”。,8.责任追究：8.5 坚决反对任何单位、任何人伪造或私刻单位公章印章。一经发现，对所在单位处以一万元罚款，对所在单位主要负责人、当事人分别处以一千元罚款，同时在全公司范围内通报批评。给企业造成损失的，除对所造成的经济损失进行赔偿外，还要严肃追究其行政责任和刑事责任。8.6 对于伪造、私刻印章或其他违反本办法的违法违规行为，各单位和个人都可以随时通过电话或书信向总经理办公室举报。举报经查属实的，一次性给予举报人两千元的奖励。,三、印信管理,谢谢聆听!,