《公文写作公函》PPT课件.ppt

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1、公文写作(8),公函,（1）文种函,一、适用范围：不相隶属机关、平级机关之间商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准时用“函”。所谓”不相属机关”是指不属于同一系统,没有管辖与被管辖的隶(利)属关系。.如:某某市人民政府与某某省商业厅。如:某某大学与市医药局所谓”平级机关”是指同一组织系统的同级别的机关;如:一个企业各科室之间,一个公司各分店之间 所谓”有关主管部门”是指主管某项业务的同级机关或不相属机关.（即与发文机关不存在行政上的隶属关系的主管业务的单位）如:理工学院增收学费的问题,需要市物价局批准（注：一般请求批准的只限于业务事项）,二、函”具有三大功能：1、不相隶属机关、平级机

2、关之间商洽工作2、不相隶属机关、平级机关之间询问和答复问题3、向有关主管部门请求批准三、函的分类：按内容及适用范围分：（4种）A、商洽性函用于不相属机关之间商洽工作、联系参观、学习、邀请讲学或业务指导、干部、人才调动等。例关于商借课室的函某某学校关于商洽王明英同志调动工作事宜的函,B、请批函用于向有关主管部门请求批准例：南方市公安局关于拨款购置摩托车的申请函 主送机关南方市财政局C、答询函用于机关之间互相询问和答复问题例：问函湖北省人民政府关于悬挂国徽等问题的函例：复函国务院办公厅关于悬挂国徽等问题 给湖北省人民政府办公厅的复函D、告知性函又称通报函，是将某一活动或事项告知对方。这种函类似于知

3、照性通知，由于没有隶属关系，用通知不妥，所以用“函”。此种函不要对方答复。关于货物的出口许可证办妥告知函,按行文方向分：2种1、来函（收文处理）对方机关来函2、去函（发文处理）发函本机关主动对方去函。复函回复询问或批准事项等函,从格式上（内容的重要度不同）分：（2种）A、公函内容重要，行文郑重，具有完整的公文格式。B、便函大多用于一般事务性工作，不归档。无完整的公文,本机关（去）,来函收,发函主动,复函被动,（1）商洽函关于商请派车运送民工的函 省交通厅：为做好今年的春运工作，及时运送在我省工作的外省民工回家过年，我们组织了民工运送专门车队，但由于我们运力不足，车辆不够，估计不能满足民工的要求

4、，特请贵省派出大型客车20辆，与我省组成运送民工车队，负责运送贵省在我省工作的民工。妥否?请尽快函复，以便办理有关手续。省交通厅 年月日 析评 这是一则商洽函。正文的原由部分，开门见山，即陈要旨，继而提出要求。文末一句，语言得体，又暗含催促对方办理的压力。,商洽函例2,关于商借课室的函东正中学：我市为了贯彻国家公务员制度，拟对全市事业单位在职干部进行不脱产培训，因培训人员较多，场地不够，所以想向你校借用教室。时间是今年9、10月的所有双休日，每天上午8时至下午6时；课室数目是8间。有关消耗水电、卫生、安全等费用，我局按规定如数支付。这次培训直接关系到提高我市在职干部的素质，希望能得到你们的支持

5、。可否，请即函复。市人事局 二00五年六月六日联系人：汪静 联系电话：1325463789,商洽函例3 某某市第一变压器厂关于请归还借款的函市第一变压器厂：你厂于一九八五年一月，从我厂借去资金三万元，作为贵厂劳动服务公司开办费，当时议定年内尝还。目前，我厂正在编制一九八五年财务决算，为及时搞好各类款项的清理结帐，望贵厂能将借款于一月二十日前归还我厂。特此函达，盼复。某某市第二电厂 一九八六年一月十日,商洽函例4 邀 请 函 尊敬的先生/女士：过往的一年，我们用心搭建平台，您是我们关注和支持的财富主角。新年即将来临，我们倾情实现网商大家庭的快乐相聚。为了感谢您一年来对阿里巴巴的大力支持，我们特于

6、2006年1月10日14:00在青岛丽晶大酒店一楼丽晶殿举办2005年度阿里巴巴客户答谢会，届时将有精彩的节目和丰厚的奖品等待着您，期待您的光临！让我们同叙友谊，共话未来，迎接来年更多的财富，更多的快乐！阿里巴巴_年_月_日,模式（1）邀请函尊敬的_：您好！_单位将于_年_月_日在_地，举办_活动，特邀您参加，谢谢。（联系人：联系电话：）_单位 _年_月_日,（2）请批函,关于请求解决我县枯水期用电指标的函市供电局：去年以来，我县利用本地水力资源发展小水电，每年丰水期输入国家大电网的电达3000至6000万度，每度电价0.25元。而枯水期我县则严重缺电，以每度电价0.50元购进1500万度电，

7、仍然不能保证城镇居民生活用电。目前有几间水泥厂、糖厂因缺电已停产。为此，我县请求从今年起每年11月1日至次年3月30日的枯水期内，贵局每天能支持配送我县基数电10万度。可否，请予函复。县民政府 1998年10月23日 联系人：张证明 联系电话：1325463789,注意 开门见山直陈理由，理由要充分、可信,注意 要求的事项一般在第2层次写,（3）询问与答复问题的函1、询问函：省科学技术委员会关于询问贯彻 全省科学技术工作会议情况的函 各市科委：全省科技工作会议自今春召开至今，已有半年。为了互通情况，并为使我省科技事业更好地为改革开放、为发展社会主义市场经济服务，希针对下列所询问题，将你市有关情

8、况于9月底前报我委办公室。一、省科学技术工作会议后，采取了哪些措施进行贯彻?二、在此半年中，有何科学发明和科技革新?效果如何?三、在开展科学研究和科技交流方面曾遇到过哪些问题，如何解决?现在存在哪些问题，哪些问题需要我们帮助解决?省科学技术委员会 一九年月日 析评 这是一则询问函。正文第一句写行文背景，第二句在写明目的、要求之后，将具体事项以分条列项形式写，显得条理清楚。文种？,（2）答复函 国务院办公厅关于悬挂国徽等问题 给湖北省人民政府办公厅的复函湖北省人民政府：1980年6月3日电悉。关于县以上地方各级人民政府悬挂国徽和挂机关名称牌子问题，现答复如下：一、县以上地方各级人民政府都悬挂中华

9、人民共和国国徽。二、省、自治区、直辖市人民政府悬挂的国徽，直径为八十厘米；自治州、县、自治县、市、直辖区人民政府及地区行政公署悬挂的国徽，直径为六十厘米。三、县以上各级人民政府悬挂的国徽由国务院统一制发。四、国徽一般应悬挂于机关正门上方正中处。五、县以上地方各级人民政府的建制，由于行政区划的改变等原因而发生改变时，应将不需要的国徽缴回制发机关。六、县以上地方各级人民政府应在机关正门挂出写有机关法定名称的牌子。行政公署挂的牌子上不冠省（自治区）的名称；自治州、县、自治县、市人民政府挂的牌子上不冠省（自治区、直辖区）的名称；市直辖区人民政府挂的牌子上冠市的名称，民族自治地方人民政府挂的牌子上应书写

10、汉字和当地通用的民族文字。牌子的大小根据建筑物的大小确定，不作统一规定。牌子为白底黑字，可以竖写或横写，由县以上地方各级人民政府自行制作。中华人民共和国国务院 一九八年七月七日,（4）告知函,关于货物的出口许可证办妥告知函某国际有限公司：贵方订购货物的出口许可证已获批准。货物于八至十天内货物即行启运，特此奉告。我方建议，以见到由中华人民共和国中国银行开出不可撤消信用证时付款。我方一接到贵方确认书后，信用证就已开出，而货物即行启运并将文件寄出，作为向银行结帐任据。敬上 某船舶制造厂 2003年3月6日,东 莞 理 工 学 院 东理函（2001）7号 关于调整2003年新生 收费标准的请批函市物价

11、局：。年 月 日（联系人：，联系电话：）主题词：抄 送：东莞理工学院办公室 年月日印,平行文,东方电机常厂：我厂技术员杨斌同志因 为此，特去函与你厂联系，可否，请研究函复。此致敬礼！沙角电厂（章）2001年3月5日,便函,函的特点：,（1）行文简便轻捷函是公文中最快捷的文种，因为它的内容大多简约直接，形式精短，适宜于及时迅速发送传递，作者又不受职权范围与级别层次高低的制约，所以广泛用于公务联系的各个领域与各个级别的机关，使用频率高。（2）行文多向灵活函虽然主向是平行，但有时也变通上行（如向上级联系一般性事务可用函）或下行（如上级回复下级“请示”，不用批复而授权下属办公室函复，于是行文关系就由上

12、对下转变为平对平了，所以可用“函”），可见其行文方向之左右逢源，上下沟通顺畅。（3）语言质扑自然函的用语大多是陈述性、说明性的，平易、明白、晓畅。语气恳切平和，不象法规性、指挥性公文那样严肃、带有强制性。,三、文种辩析：,“函”是我们工作中使用频率较高的公文文种之一，实际工作中有些秘书工作人员对“函”，缺乏明确的认识和重视，不了解“函”的含义和作用，所导致了种种用其他文种代替“函”的现象，造成行文的混乱。1、分清平行文与上行文在使用上的区别不相属机关之间主管单位“请批事项”要用函而不用“请示”例：某市物价局拟购置一套录象设备，向财政局行文：关于拟买录象机的请示,2、分清平行文与下行文在使用上的

13、区别 不相属机关之间周知有关事项用“函”而不用“通知”“通告”例：某市三家百货商场联合举办“迎新春商品交易会”通知开预备会。关于召开联合举办迎新春商品交易会预备会的通知,函的格式结构和写法：四要素标题主送正文落款一、标题：发函标题（一般用完全式或不完全式标题）例：江南电机厂请求协助解决技术人员进修补习外语的函复函标题（单位名称+关于“来文标题”+复函）例：江海大学关于江南电机厂请求协助解决技术人员进修补习外语的复函注 便函则可不用标题，以示行文简便。,二、主送机关：（一般写一个主送）发函的主送机关应写全称或规范简称，顶格写。复函的主送机关即为来函机关名称。,三、正文：（缘由）主体（事项）结语发

14、函开头（商洽函、询问函、请批函等），一般要简述发函的缘由和目的。例：获悉您系将于今年9月份开办秘书业务进修班，例：为了更好推广科学种田，我市人民政府准备复函开头，一般要交代行文依据，即引述来函日期、函件名称或发文字号作起首语。（先写来函标题，再写文号，或引其一）例：贵局5月3日关于维修复印机问题的询问函收悉，现复函如下。,常见的四种引述式开头：第一种是结合来文的日期引述，如“年月日来文收悉”；第二种是结合来文的日期和文号引述，如“年月日X局200335号文收悉”；第三种是结合来文日期和来文名称引述，如“年月日关于的函收悉”，第四种是结合来文日期和事项引述，如“年月日关于问题的请示收悉”。,2、

15、主体发函主体（商洽函、询问函、请批函等）开门见山地写明要商量或要询问、要请批的主要事项。内容较多时分条列述。复函主体，针对来函事项逐一郑重作答，答复 具体、明确 否定答复要说明理由。主体部分要简洁得体地讲清楚商洽、询问、请求答复的有关具体事项，错辞要恳切、得体、注意分寸和礼貌,3、结语：应干净利落，一般用习惯性结语：要求对方有所行动：请回复或盼复 请予支持，并盼复 请研究函复 特此函告，请复重申致函目的：如：专此函达 专此函复 此复,撰写函件应注意：,第一，要一函一事，中心突出的直陈其事，简短明快。第二，用语要有分寸。对平行或不相隶属机关，不能用指示、命令式的语气，应以礼相待。语气应力求平和、

16、礼貌。但不要用普通信件的“不胜感激”此致敬礼“之类的谦辞，摒弃不必要的客套、无须讲的道理、空洞的套话。,发函 关于随班代培统计人员的函XX省XX市统计局：获悉你市将于近期举办统计工作人员讲习班，系统培训统计人员。国务院关于加强统计工作的决定下达以后，我们曾打算集训我地区统计人员，但由于我们的力量不足，未能办成。现在你市决定办讲习班，我们拟派十名统计人员，随班学习，请你们代培。如蒙同意，将是对我地区统计工作的大力支持。代培所需费用我们会如数拨付。盼予函复。XX省XX地区统计局 2001年2月10日联系人：张静 联系电话：2201889,商洽主要事项,发函缘由,习惯性结语,复函 关于批准录用等 名

17、同志为国家公务员的函省安全厅：你厅关于拟录用2006届大中专毕业生的函(国安政200618号)收悉。根据中共省委组织部、省人事厅关于部分省级机关从2006年应届高校、中专毕业生中考试录用国家公务员和机关工作人员的通知的规定，经考试、考核合格，批准录用等名同志为国家公务员。特此函复。附件：录用人员名单 省人事厅 二00六年三月二十九日评析批准函正文，引叙来函，作为复函背景、依据。批准项作为复函重点，依据明确，态度鲜明。文章以“特此函复”作结。此函行文简练准确，文字语气合乎批准机关身份。,引述式开头,针对来函事项回答,习惯性结语,堂上改错：关于安排学生专业实习的函市档案馆：兹有我校档案专业学生专业

18、实习即将开始，经研究决定分配九二级三班学生到贵馆实习，望能妥善安排。谢谢！XX职业技术学院 1994年4月23日评析：内容上 1、实习内容、时间都不清楚 2、实习学生人数男女各多少？未交代 3、实习安排上有那些要求不清楚（住、食、交通、开支等）用语上：不应用居高临下的口气。如“经研究决定”“望能妥善安排”不得体，应用恳切、请求、协商的口气，故有几处用词不当 如：“安排”“分配”。另外，结语用了口语“谢谢”。,邀请函：属于商洽函之类，是邀请亲朋好友或知名人士、专家等参加某项活动时所发的请约性书信。邀请函的一般结构：由标题、称谓、正文、落款组成。.称谓。.开头：向被邀请人简单问候。.交待时间、地点

19、和活动内容、邀请原因等。.参加活动的细节安排。.联系人、电话、落款、日期。,模式（1）邀请函尊敬的_：您好！_单位将于_年_月_日在_地，举办_活动，特邀您参加，谢谢。_单位 _年_月_日（联系人：联系电话：）,邀请函大学：根据省委宣传部的统一部署，我厅将举办“五月鲜花歌咏会”，并由省电视台等单位负责承办。定于5月2日下午，在省工业大学室外演出并电视直播。因演出活动的需要，经编导与贵单位领导初步协商，今正式向贵单位发出参加活动邀请函。请将回执单填好并传真给省电视台节目编导组，恳请贵单位认真抓好节目的整体质量。节目审查时间为4月20日。二00三年二月二十九日1、请问在这份邀请函中，落款（）。A 正确 B 缺邀请单位 C 邀请单位后面需加盖公章 D 邀请单位名字需用大一号字体2、请问这份邀请函还需添加（）。A 联系电话 B 联系人员名字 C 结尾敬语 D 被邀请者姓名,邀请函写作要素：.称谓。.开头：向被邀请人简单问候。.交待时间、地点和活动内容、邀请原因等。.参加活动的细节安排。.联系人、电话、落款、日期。,