《信息接收策略》PPT课件.ppt
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1、,第六讲 信息接收策略(倾听、阅读),第一部分 倾听的策略,内容提要:自然赋予人类一张嘴、两只耳朵,也就是要我们多听少说。苏格拉底 研究表明,在听、说、读、写四种沟通形式中,听话占了沟通时间的40%,而说、读、写分别为31%、15%、11%。理解的技巧-投入(专注、跟随、保持公平)理解的技巧-鼓励(启发、提问、复述、保持沉默)听话障碍及其克服(环境障碍、听话者障碍),一、理解的技巧投入,保持公正,(一)专注,专注是指用身体给沟通者以“我在注意倾听”的一种表示。它要求你把注意力集中于说话人的身体,要心无二用。专注不仅要用耳,而且要用身心;不仅是对声音的吸收,更是对意义的理解。1、排除干扰 在沟通
2、过程中,要尽量排除噪音和干扰。干扰来自三个方面:来自环境。如房间内暄闹、室内的温度等。来自说话人。如说话人穿着古怪、口吃、身体表情等。来自听话者本人生理和心理内在干扰。,排除干扰的具体做法:做深呼吸;寻找有趣的方面;注意参与的姿势放松而清醒的;保持距离既不太近也不太远;保持目光交流。眼晴是心灵的窗户,是最富有表现力的器官。通常在谈到让人高兴的话题时,说话人与听众保持目光接触要容易得多。当谈到不愉快或难于解决的复杂问题时,双方会避免目光接触。,、关注的内容人们常说,不要根据封面来评论一本书。同样,当我们听别人讲话时,也不要受自己对说话者的评价而忽略其表达的内容。希腊有句谚语,我们在路上遇到的每一
3、个人,都有我们不知道的知识。我们怎样才能更好地从关注他人说话内容中学到知识呢?有三个策略:不要详述你是同意还是不同意他人观点,而要关注消息本身;对你不熟悉的题目要特别注意;把已获得新知识和旧知识联系在一起,、听清全部内容 大多数人在谈话时每分钟说100150字,但我们的思维更快,我们的耳和脑对语言的反映速度大约是说的4倍,这会使你分散注意力。听清全部内容,也就是随时都听,这听起来容易,做到却难。当你错过了某些信息,你自己的表达能力将随之下降。、捕捉要点 听话时是否能捕捉到有用的信息,是非常重要的,这是听话的基本目的之一。在听话过程中,要善于从说话人的言语层次中捕捉要点,捕捉信息。比如在一段话中
4、,前面的话,往往是引子、是提示;当中一段话,有时是要点,有时是解释;后面一段话,也许是结论,也许是对主要意思的强调。还有说话人有时通过放慢语速、提高声音、重复等强调重要的信息内容。,(二)跟随,跟随说话者不仅可以听清全部信息,还可以让你充分记住说的内容并理解其含义。、组织信息组织信息是听话技巧中最为复杂的过程。有四种方式:()复述内容 复述是指准确简洁地重新表达对方的意见。这样做不仅可以检验自己是否正确地理解了自己听到的话,还可以鼓励对方详细解释他的说法,并表明你在听。(复述要准确;注重对方的主要思想和主题)()认请说话的模式 有效的倾听必然要迎合说话的风格,针对说话风格不同而组织信息。说话模
5、式有叙述、说服、征询、参与。()记笔记心理学实验表明,人们对事物感知停止后,在大脑中留下印记可以保持0.51秒,如果这时对大脑的信息加以特别注意,这种持续会转入510秒的短时记忆,这种短时记忆,若不有取措施,也会被遗忘。()作比较通过对前后信息作比较,可以从断断续续、不完整的句子中得到完整的意思。,、移情地倾听 除了要听人们讲的话,还要注意他们是如何表达的,这是非常重要的。德鲁克说过,沟通中最重要的是能听出没有说出的信息。怎样才能有效地听出别人的言外之意?了解说话者 即听出说话者的意图、期望、愿望、观点等。揣摩词语 同一词语对于不同的人来说,有不同的意义。倾听非语言暗示 任何一种副语言都可以加
6、强或削弱口头信息。“点头表示同意”体味言外之意 如“自我接手这个部门,产品销量上升60%”敞开胸怀地听 不要急于得出结论或放弃自己的想法。你只需要以开阔的胸怀去自由地倾听。选择合适的时间和地点,聆听的作用,获得更多信息帮助进行谈话处理不同意见有效发表自己的意见保持友好气氛聆听的目的是为了理解而不是评论!,倾听,所谓倾听,就是用耳听,用眼观察,用嘴提问,用脑思考,用心灵感受听用耳朵接受各种听得见的声音的一种行为只有声音,没有信息被动的倾听不仅获得信息,而且了解情感需要技巧和训练主动的,(三)保持公平,全面正确理解说话者要表达的意思和观点,是必须的。1、要区别事实和观点 在听说话者阐述时,要能够从
7、他的话语中分辨出哪些是事实,哪些是观点,这样才不致误解说话者的愿望。好的听众从不把观点误认为是事实。如“由学生组成的蓝球队肯定不会取胜。“2、控制情感 作为一名听众,如果对什么事不满或不喜欢就流露出来的话,往往会错会人意,错失良机。不管在什么情况下,你都要想办法控制自己。缓解你的反应或发作;如作深呼吸。想想与对方有哪些共同点,不要老是想着那些分歧;回想过去那些成功和欢乐时光,使自己松驰和平静下来。,、避免曲解 在实际中,每个人相互传达信息时总是要改变几句原话或加上自己的看法。即使全神贯注,也有可能曲解说话者的本意,因为人的听力总会出问题。例 导致曲解的因素有:用心不专;急于发言;排斥异议;(接
8、受自己相同的观点,排除不同意见)心理定势;(每个人都有根深蒂固的心理定势和成见)防止曲解的措施:专心听各种言论;(哪怕是不感兴趣,也要专心去听)注意容易产生曲解的时间;(曲解总是在你心不在焉、放松警惕时发生)控制情绪。(心平气和、专心听别人谈论),二、理解的技巧-鼓励,如何鼓励,(一)启发,启发是指以非语言方式暗示来诱导说话者诉说和进一步说下去的方式。1.身体上与说话者保持同盟者的姿态;如当你站得笔直而讲话者喜欢轻松一点的姿态时,那么实际上你表达了一种不想继续谈下去的态度。2.理解、承认对方观点时要发出“嘿”、“唔”、“好”的声音;3.保持目光的交流;这不仅能使你集中自己的注意力,还 能使对方
9、切实感受到你在认真地听。4.亲近说话者;如向说话者靠近一步。5.一定程度上使用身体语言;如真诚的微笑。6.拿下你脸上的面纱;据统计,人的面部肌肉可以创造出5000多个不同的面部表情。如不耐心的听众总是喜欢揉自己的眼睛,摸摸头发、托着下巴。7.措辞委婉;当你想请别人发言时,不能以命令的形式指令他说话。,(二)提问,当某人讲完后,提出问题邀请说话者继续或详述,这是对说话者的鼓励,能促进双方相互沟通。1、提问的类型 闭口式提问,这种方式提问,问题的句子结构与讲话者在讲话过程中所使用的句子结构相同。提问通常采用一般疑问句,说话者几乎不假思索地“yes/no”如“你认为吗?”、“你试图吗?”开放式提问,
10、指不能简单地用“yes/no”来回答,必须详加解释才能回答园满。这种方式常用特殊疑问句提问,要求说话者思考一下。包括6个词:什么、谁、如何、什么地方、什么时间、为什么。如“你得到客户多少回扣?”“你怎样解释你的行为?”,问题的优势和风险,封闭式开放式,风险,优势,2、我们为什么要提问,收集信息和发现需求开始和结束谈话控制谈话方向制止别人滔滔不绝的谈话征求意见不明白或不相信提出建议处理异议,3如何提问 提问的目的是鼓励说话者,寻求更多的信息,因而要掌握一定的技巧,这不仅包括前面所说的提问方式,还包括以下技巧:因人而异 听话者提问要注意对方的年龄、民族、身份、文化修养、性格等特点。让对方有话可谈
11、过多采用闭口型提问,则有可能导致冷场。顺势而为 听话者在提问时要善于转换话题,缓和空气,切记目的是让说话者继续下去,最终形成有效的沟通。旁敲侧击 记者和律师都善于这样提问。虽然并不一定能得到答案,但可以观察对方的反应和态度。他不回答本身就是最好的回答。,(三)复述,复述,即准确简洁地重新解释对方的意见。你可以在任何情况下都使用复述内容。复述的作用:表明在倾听。鼓励说话者谈下去。,(四)保持沉默,当你把沉默当成伙伴的时候,你会与更多的人谈得愉快,你在听话的过程中也将如鱼得水,应付自如。许多人都认为沉默是不好的。但倾听中的沉默是金。最有效的鼓励是用沉默去引起别人的注意。保持沉默技巧有:静静地等候;
12、沉默的动人之处在于让你了解说话者,沉默的时间越长,听到的东西就越多。简单的插话以显示沉默的力量;使用简短的插话的目的不是为了打破沉默,而是充分显示沉默的力量。默记关键词。通过记忆中关键词,既是沉默帮助你,又能知道别人说了些什么。,三、听话障碍及其克服,(一)倾听障碍的表现(二)环境障碍及其克服(三)听话障碍及其克服,(一)倾听障碍的表现,1、对说话者的感觉对说话者没有好感说话者所表现出的某些特质,如地位、外貌、服饰等而分散自己的注意力说话者的说话方式也会影响听者的注意力。如说得太快或太慢。2、对主题的偏见 如听者对于某个主题具有强烈的自我看法3、意见相左或故意刁难4、语意不清5、预期反应6、预
13、先下结论,(二)环境障碍及其克服,同样一句话,不同的人听了有不同的感受;同一信息,经过若干次的传递,最后听的人与起初听的人反馈回来往往有天壤之别。沟通的障碍来自环境、发送者和接收者三个方面。而倾听的障碍则主要存在于环境和听话者本身。、环境五大要素 光线、颜色、空气、声音、空间位置五个方面。合适的光线使人获得舒适、满足和放松,最能真实地表现自我。颜色会影响人的情绪、意识及行为。如黄色、橙色与红色称为暖色,这些颜色令人心理上感到温暖与愉快;而蓝色、紫色与绿色称为冷色,这些颜色令人感到宁静;浅黄、灰褐色与象牙色等淡色,这些颜色令人有适度兴奋感。,空气调节指控制环境中的温度、气体流通及湿度。例如在同样
14、的温度之下,潮湿的空气令人感到发热;而干澡的空气则令人感觉冷。噪音对听话双方的影响极大,它存在沟通的每一环节,并有可能导致信息失真,产生沟通障碍。空间位置也会影响沟通的效果。2、环境障碍的特征 环境主要从两个方面施加对倾听效果的影响:一是干扰信息传递过程,消减、歪曲信号;二是影响沟通者的心境。(见下页),3.创造好的倾听环境,良好的倾听环境,不仅包括自然条件因素,而且包括社会因素、人的心理、生理因素。非威胁环境大家感觉平等的环境适当的地点保证不受打搅或干扰反馈和行动能够观察到眼睛或面部表情。时间因素保证沟通的足够时间。平和的情绪状态及正确的态度,(三)听话障碍及其克服,讲话速度与思考速度的差异
15、讲话速度:125词/分钟阅读理解的速度:500词/分钟理解和记忆的速度:350词/分钟讲话的低速度和思维的高速度之间的差异给不熟练的倾听者带来麻烦听话者理解信息的能力和态度直接影响听话的效果。,理解差异,1.夸张及其克服 所谓夸张就是错误地夸大了某条信息的重要性。怎样避免夸张呢?将听到的话分门别类;承认分歧并解决它。承认分歧会鼓励你认真听下去。2.淡化及其克服 淡化意味着在别人的话突出重点之前降低它的重要性。淡化会导致曲解他人的意思。避免淡化的最好最好方法就是从你所听到的话语中找出重要内容。最好的听话者能够按照重要性把人们对于工作、关系、家庭嗜好等方面的感受分成等级。,3.忽略及其克服 忽略意
16、味着在别人说话时,左耳听右耳出,根本心不在焉。其基本形式是中断交谈以拒绝倾听。通常是岔开话题来达到中断谈话的效果。当然,其他方法也有如:某人说话时做不适当的手势。忽略是一种很粗鲁、糟糕的打断,因为你排斥他人说的话进入你的大脑。忽略是一种消极的方式。决定是否应该忽略取决于两个因素即能力和信任。如果缺乏能力和可信赖性,采取忽略方式比较可取。例:“我要做的事太多,无从下手。”夸张式理解:“面对这么多事情,你感到无望和压抑了。”忽略式理解:“你下午能陪我去打球吗?”淡化式理解:“你今天是有点忙。”准确地反应:“同时有这么多事要做,使你应接不暇。”,第二部分 阅读的策略,阅读的艺术,就是怎样适当地略过不
17、必要阅读的部分。哈默顿主要内容一、准备技巧二、理解技巧三、阅读障碍及其克服,一、准备技巧,准备技巧,了解阅读能力,确定阅读目的,选择读物,制定阅读计划,(一)了解阅读能力,阅读是为了获取信息。阅读效率取决于阅读者的能力。阅读能力的构成是十分复杂的,其基本因素是理解、速度、记忆,而核心是理解。1、理解能力 所谓理解,就是运用已经有的知识来解释事物间的联系。理解读物的内容要按照读物的组成做一些分解顺序的阅读。一篇文章是由词词组句子段落全文构成;一部书是由段落节章篇全书构成。分解阅读目的是:找出文章担负基本意义的关键性实词;找出作者构思的基本单位,构成意义序列的的句子;分析文章段落,确定段落的基本意
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