《word操作培训》PPT课件.ppt

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1、Word 基础教程,主要内容：,第一节 文档的基本操作第二节 文档的编辑第三节 表格的相关操作,第一节 文档的基本操作,设置文件保存方式“文件”“选项”“word选项”“保存”勾选“保存自动恢复信息时间间隔”和“如果我没保存就关闭，请保留上次自动保留的版本”功能区技巧 用鼠标右键单击功能区，选择“功能区最小化“命令，也可以隐藏或展开 导航显示文档结构：“试图”显示”栏中“导航窗格”按住键盘上的【Ctrl】键，滚动鼠标滑轮，可以快速缩放文档视图。,哪种工作视图更适合,页面视图阅读版式视图Wed版式视图大纲视图草稿视图,视图切换按钮,新建文档的几点操作,“新建”“根据现有内容新建”右键菜单中选择“

2、新建”“Microsoft Word文档”按【Ctrl+N】组合键，也可以快速地创建空白文档,保存文档要及时,建议养成一个好的习惯：在输入或编辑文档一个短暂时间段后，就按一下【Ctrl+S】组合键，这样创建的文档会让你十分放心、踏实。,打开文档可以选择方式,打开文档可以选择方式,打开最近使用过的文档 使用Word的记忆功能，Word可以记录一些最近打开和编辑过的文档，并显示了文档名称及保存的路径。以不同的方式打开文档：以“只读”方式打开文档：开启“打开”对话框，选择需要打开的文件，单击“打开”按钮右边的小三角形下拉按钮，再选择“以只读方式打开”命令。打开文档的“副本”保存时Word会自动另外保

3、存新文件，并在原文件名前加上“副本（1）”打开并修复,将文档保存成PDF格式,PDF是一种电子文档格式，用Acrobat软件可以浏览这种文件。PDF格式的文档是不能被编辑的。具体操作：打开“另存为”对话框，选择“保存类型”为“PDF”,使用快捷键,【Ctrl+C】组合键复制【Ctrl+v】组合键粘贴【Ctrl+X】组合键剪切【Delete】键删除光标后面的字符【Backspace】键删除光标之前的字符【Ctrl+Z】组合键 或【Alt+Backspace】组合键撤销【Ctrl+Y】组合键恢复【Enter】键硬回车（转换到下一行）【Shift+Enter】组合键软回车（文字换行，但不换段）【Ct

4、rl+Enter】组合键换页（开始新的一页）【Alt+Tab】组合键切换文档【Ctrl+Shift+F】组合键更改字体【Ctrl+Shift+P】组合键更改字号【Ctrl+Shift+】组合键增大字号【Ctrl+Shift+】组合键减小字号,【Ctrl+】组合键逐磅增大字号【Ctrl+】组合键逐磅减小字号【Ctrl+D】组合键更改字符格式【Shift+F3】组合键更改字母大小写【Ctrl+Shift+A】组合键将所有字母设为大写【Ctrl+B】组合键应用加粗格式【Ctrl+U】组合键应用下画线【Ctrl+Shift+W】组合键只给单词加下画线，不给空格加下画线【Ctrl+Shift+D】组合键

5、给文字添加双下画线【Ctrl+Shift+H】组合键应用隐藏文字格式【Ctrl+I】组合键应用倾斜格式【Ctrl+Shift+K】组合键将所有字母设成小写【Ctrl+=（等号）】组合键应用下标格式（自动间距）【Ctrl+Shift+(加号)】组合键应用上标格式（自动间距）【Ctrl+Space(空格键)】组合键删除手动设置的字符格式【Ctrl+Shift+Q】组合键将所选部分更改为Symbol字体,Office 剪贴板选项菜单的含义,自动显示Office 剪贴板按【Ctrl+C】键两次后显示Office 剪贴板收集而不显示Office 剪贴板；在任务栏上显示Office 剪贴板的图标复制时在任

6、务栏附近显示状态,复制后显示的小按钮,完成粘贴操作后，按【Ctrl】键，会自动弹出“粘贴选项”列表，可以根据粘贴目标分别选择：“保留源格式”“合并格式”“只保留文本”,快速选择文本,快速选择一个段落。将鼠标移到页面左侧空白处，变成向右方向箭头时，双击鼠标左键即可选中该段落。快速选择全文 将鼠标移至页面左侧空白处，变为向右方向箭头时，连续按三次鼠标左键，即可将文档中全部文字选择中。纵向选择文本 如果需要自由选择段落中的部分文本，可以按住【Alt】键后，再拖动鼠标，此时可以实现在段落中纵向选择字符。选择多个文本块 按住【Ctrl】键后，再拖动鼠标选择文本，则可以选择多个不连续的文本块。,快速选择文

7、本,快速选择一个段落 将鼠标移到页面左侧空白处，变成向右方向箭头时，双击鼠标左键即可选中该段落。快速选择全文 将鼠标移至页面左侧空白处，变为向右方向箭头时，连续按三次鼠标左键，即可将文档中全部文字选择中。纵向选择文本 如果需要自由选择段落中的部分文本，可以按住【Alt】键后，再拖动鼠标，此时可以实现在段落中纵向选择字符。选择多个文本块 按住【Ctrl】键后，再拖动鼠标选择文本，则可以选择多个不连续的文本块。,修改默认的文档保存格式具体操作步骤,在“文件”选项卡中选择“选项”项，打开“Word选项”对话框。在左侧选择“保存”项，打开“将文件保存为此格式”下拉列表，在其中选择“Word97-200

8、3文档（*.doc）”项。,第二节 文档的编辑,（1）首先将文档另存为，在保存时设置“保存类型”为“RTF格式”。（2）打开刚才保存的RTF格式文件，再次另存为，将文件重新保存为Word文档。如果用以上方法仍然不能恢复，那么可以将文件再次转换为纯文本格式（*.txt）,再转换回Word格式即可。,如何解决文档中出现乱码的问题,如何区分首行、悬挂与段落缩进,“首行缩进”在中文排式中是指段落开始处应空2个字符；“悬挂缩进”与“首行缩进”相反，段落的第一行向左伸出左缩进的范围之外；而“段落缩进”是指因为文档排版的需要，将制定的整个段落相对于其他段落进行缩进。,标尺上的符号,操作时，常常难以达到平滑、

9、精确的调整缩进量的目的，此时可以先按住【Alt】键，再拖动相应的浮标，就可以精确地调整相应的缩进量了。,悬挂缩进,左缩进,首行缩进,右缩进,快捷调整缩进,在日常工作中，使用最多的是“首行缩进”，可以把鼠标定位到段首，然后按一次【Tab】键即可实现缩进2个字符。我们也常常将首行缩进设置到样式“正文”中去，这样用“正文”样式输入的文字将统一首行缩进。对于悬挂缩进，可以将光标放在行首，按【Ctrl+T】组合键，在不打开对话框的情况下快速设置。其他快捷飞调整方法如下：左侧段落缩进：Ctrl+M取消左侧段落缩进：Ctrl+Shift+M减小悬挂缩进量：Ctrl+Shift+M删除段落格式：Ctrl+Q,

10、设置间距的方式,单倍行距：Ctrl+1双倍行距：Ctrl+21.5倍行距：Ctrl+5在段前添加或删除一行间距：Ctrl+Q熟练后，建议你使用如下快捷方式：两端对齐：Ctrl+J居中对齐：Ctrl+E右对齐：Ctrl+R左对齐：Ctrl+L分散对齐：Ctrl+Shift+D,设置段落分页的步骤：,选中需要设置分页的段落或选中全文，打开“段落”对话框。提示：如果只想阻止某个段落出现分页的情况，那么在设置之前 选中该段落内容；如果想阻止全文中所有段落分页的情况，那么可以选中全文内容，按【Ctrl+A】组合键，快速选中全文。,在“段落”对话框中选择“换行和分页”选项卡,孤行控制：当段落被分开在两页中

11、时，如果该段落在任何页的内容只有1行，则该段落将完全放置到下一页。与下段同页：选中该项可以防止在段落之间出现分页符，当前选中的段落与下一段落始终保持在同一页中。段中不分页：可防止在段落中间出现分页符，如果当前页无法完全放置该段落，则该段落内容将完全放置到下一页。段前分页：是指在段的前面插入分页符，与在段后加入分页符的位置正好相反，它适合于分页前段落需要修改的情况。,段落分页,分享一些技巧：,取消勾选该复选框,解决一个让人头疼的对齐问题,（1）在“开始”选项卡的“段落”栏中，单击“显示/隐藏编辑标记”按钮，将文档中的编辑符号显示出来。（2）按住【Ctrl】键，将显示为圆点的半角空格全部选中。（3

12、）在水平标尺和垂直标尺的交叉位置（文档内容的左上角），用鼠标左键单击，每单击一次改变一次制表符，这里选择“左对齐式制表符”。（4）选中需要对齐的所有文本，移动鼠标至水平标尺的合适位置，单击鼠标左键添加一个左对齐制表符。（5）按照同样的方法，可以在水平标尺的其他位置再添加两个制表符。（6）添加了制表符后，接下来就是见证结果的时候了。将光标定位到需要移动的位置，然后轻轻按一下【Tab】键，光标后的文本自动移动到了制表符的位置。（7）按照这样的方法就可以将文本对齐。,制表位不够精确怎么办？,（1）用鼠标指针选定需要设置“制表位”的段落。（2）打开“段落”对话框，然后单击对话框左下角的“制表位”按钮。

13、,点击“制表位”,制表位不够精确怎么办？,（3）在“制表位位置”文本框中输入制表符的字符数，这里输入“6字符”，然后设置对齐方式和前导符，单击“设置”按钮，该制表符位置将被添加到列表中，完成一个制表符的设置，再添加一个制表符“10字符”。（4）设置完成后单击“确定”按钮，即可使上面制表符设置生效。,制表位可以转换表格吗？,（1）确认Word文本具有相同数量的制表位，选中制表位文本块。（2）选择“插入”选项卡，单击“表格”下方按钮，选择“文本转换成表格”选项。,制表位可以转换表格吗？,（3）打开“将文字转换成表格”对话框，确认各项设置均合适，并单击“确定”按钮。,制表位可以转换表格吗？,（4）返

14、回文档窗口，可以看到制表位已经转换成了表格。,使用项目符号：,选中需要添加项目符号的内容，选择“开始”选项卡，在“段落”栏中单击“项目符号”下拉三角按钮，在“项目符号”选中合适的项目。,添加的项目符号,选择项目符号,使用项目符号：,把光标定位到段落末尾，然后按【Enter】键，此时会自动产生另一个项目符号；,如果连续按两次【Enter】键将取消项目符号输入状态，恢复到Word常规输入状态。,自己来编号,（1）在“开始”选项卡的“段落”栏中，打开“编号”下拉列表，选择“定义新编号格式”项，打开“定义新编号格式”对话框；,自己来编号,（2）在“编号样式”下拉列表中可以选择一种编号样式，通过这里的选

15、择可以修改“编号格式”文本框中带灰色底纹的数字表现形式，单击“字体”按钮，可以根据实际需要设置编号的字体、字号、字体颜色、下画线等项目。,自己来编号,（3）返回“定义新编号格式”对话框，在“编号格式”编辑框中保持灰色阴影号代码不变，根据实际需要在代码前面或后面输入必要的字符。,修改后的编号,提示：对于初学者，常常会有这样的疑问，添加了编号后，不再需要了或想恢复成正常状态，该怎么办？,在“编号库”列表中，选择“无”选项，即可取消所添加的项目符号和编号。,中断、删除、追加编号,（1）按两次【Enter】（回车）键，后续段落自动取消编号（不过同时也插入了多余的两行空行）。（2）将光标移到编号和正文之

16、间按【Backspace】键可删除行首编号（3）要取消编号一个或多个段落，可以再单击“编号”按钮。（4）将光标移到包含编号的段结尾按【Enter】键，即可在下一段插入一个编号，源由后续编号会自动调整。,一点建议,打开“Word选项”对话框，在左侧选择“校对”，在右侧单击“自动更正选项”按钮，在“自动更正”对话框中选择“键入时自动套用格式”选项卡，在“键入时自动应用”栏下取消勾选“自动项目符号列表”和“自动编号列表”复选框。,取消勾选,英文的查找和替换,打开“查找和替换”对话框，主要有以下几项是用于准确查找和替换的。（1）区分大小写：（2）全字匹配（3）使用通配符（4）区分全/半角,快速删除文档

17、中的空行,（1）按【Ctrl+H】组合键，打开“查找和替换”对话框。（2）单击左下角的“更多”按钮，可以展开更多的参数，把光标定位在“查找内容”文本框中，单击“特殊格式”按钮。（3）再重复操作一次，在“查找内容”文本框中将显示“p p”，在“替换为”文本框中输入“p”。（4）单击“全部替换”按钮，即可完成替换操作。,评论一下Word表格与Excel表格,用Word做表格时，一般都是一些较为复杂的表，因为它可以随心所欲第对表格进行编辑，但计算方面太差，其强项是排版方便，可以做出各种效果，适合于不用计算，只要文字应用表格。Excel表便于制作简单表，Excel表格的强项是数据计算，其函数功能相当强

18、大，能计算工程、财务、逻辑、文本、信息、数学等大量信息。,第三节 表格的相关操作,分享一些经验,记住表格的大小 如果经常插入某种表格格式，可以在“插入表格”对话框中，勾选“为新表格记忆此尺寸”复选框，这样之后再插入相同表格时，可以不必设置列数和行数，就可以插入同样大小的表格了。,分享一些经验,用“+”、“-”来快速完成表格 将光标定位到要插入表格的位置处。先输入“+”，作为表格的开始，然后输入多个“-”，表示单元格的宽度，再在第2个单元格位置处输入“+”，接着输入“-”，设置第2个单元格的宽度，以此类推。输入最后一个“+”后按【Enter】键，Word就会自动把文本转换为表格。如果想插入多行表

19、格，可以将光标定位到表格最右边的单元格处，然后按键盘上的【Tab】键，可添加一行单元格，如此重复操作，即可生成多行的表格。,删除表格的操作主要包括三种：,（1）删除表格框架，保留内容：可以通过将表格转换为文本来实现。（2）删除内容，保留表格框架：选中表格，按【Delete】键，可将表格中的内容删除，保留表格框架。（3）内容和表格框架同时删除：选中表格后，按【Backspace】键可将表格框架与内容一同删除,用快捷键快速选定表格,【Tab】键：选中下一单元格的内容。【Shift+Tab】组合键：选中上一单元格中的内容。【Shift+箭头】组合键：按下【Shift】键的同时配合箭头键，可将所选内容

20、扩展到相邻单元格。【Alt+Home】组合键：移动到该行第一个（最左边）单元格。【Alt+End】组合键:移动到该行最后一个（最右边）单元格。【Alt+Page Up】组合键:移动到该列第一个（最上边）单元格。【Alt+Page Down】组合键:移动到该列最后一个（最下边）单元格。,表格的拆与合,合并表格：把鼠标定位于两个表格中间的空行，按下【Delete】键将空行删除，那么这两个表格就会自动合并成一个。拆分表格：把鼠标定位在要成为第二个人表格首行的那一行，然后按【Ctrl+Shift+Enter】组合键。,拆分,拆分处,分享一些经验,设置默认表格样式选中一张表格，切换到“表格工具”中的“设

21、计”选项卡，然后在“表格样式”栏中右键单击任意表格样式，选择“设为默认值”命令。在打开的对话框中，选中“所有基于Normal.dotm模板的文档”单选项，并单击“确定”按钮。,在Word中复制Excel表格及格式,当从Excel中复制一个数据表格到Word中时，我们可以选择保留在Excel中应用到表格上的格式，或者匹配目标表格的样式。在后一种情况中，表格将被设置成Word中默认表格样式。将Excel表格粘贴到Word中后，将出现粘贴选项智能标记，选择 下列选项中的一种。若要保留在Excel中应用的格式，选择保留源格式。或者，如果希望链接表格以使它随着新数据自动更新，请选择保留源格式并链接到Ex

22、cel.若要匹配已经在Word文档中的表格的样式，选择匹配目标区域表格样式。或者，若要链接表格而不是复制它，选择匹配目标区域表格样式并链接到Excel.,表格中数据的排序,选择要排序的数据，如最左边的“编号”列，选择“局部”选项卡，在“数据”栏中单击“排序”按钮。,表格中数据的排序,弹出“排序”对话框，在“排序”对话框中设置“主要关键字”、“次要关键字”和“第三关键字”及其类型和升降序等属性，其中对“列1”做了“主要关键字”和“次要关键字”的设置，主要关键字中按拼音升序排列，次要关键字中按数字升序排列。单击“确定”按钮。,在表格上面加空行,将光标置于表格左上角的第一个单元格中，若单元格中有文字则放在文字的左侧，按【Enter】（回车）键，表格上方就会空出一行了。注意：如果表格上方有文字或空行，这种方法无效。,光标位置,