UFO报表管理系统.ppt

《UFO报表管理系统.ppt》由会员分享，可在线阅读，更多相关《UFO报表管理系统.ppt（77页珍藏版）》请在三一办公上搜索。

1、UFO报表管理系统,主讲人：张渭育w,初级会计电算化,期中考试问题汇集,出错信息,总账系统未启用,系统启用有两种方法：在系统管理中创建账套时启用系统在企业门户中启用系统,初级会计电算化,期中考试问题汇集,日期设置问题：“日期不能超前建账日期”原因：当前制单日期在总账系统的启用日期之前，说明总账系统的启用日期设错。解决方法及注意事项：如设为2006年1月31日，则只能处理此日期之后的业务，只能将凭证的制单日期改为2月份的，注意结账时要先结1月份的账，再结2月份的账。问题：“日期不能滞后系统日期”原因：当前计算机系统日期在制单日期之前，说明计算机系统日期设的不合适。解决方法：将计算机系统日期向后调

2、整，如：改为2006年1月31日。,初级会计电算化,期中考试问题汇集,项目目录如何设置？,初级会计电算化,期中考试问题汇集,制单出错信息：“不满足借方必有条件”“不满足贷方必有条件”“不满足借贷必无条件”,原因：对凭证进行了限制类型和限制科目的设置或设置错误，当增加凭证时所输会计科目的性质与凭证类别不一致时就会出现此提示信息。解决办法：在贷方必有限制科目中增加100201科目,初级会计电算化,期中考试问题汇集,出纳签字问题：以李强的身份进入总账系统，为何看不到“出纳签字”功能？原因：没有为李强设置“出纳签字”权限问题：为何在填制凭证时共录入4张凭证，而在执行出纳签字功能时只看到3张凭证？原因：

3、出纳人员的权限范围,初级会计电算化,期中考试问题汇集,出纳签字问题：为何在执行出纳签字功能时找不到符合条件的凭证？,原因：没有指定出纳专管科目原因：没有在总账系统参数控制中选择“出纳凭证必须经由出纳签字”，而凭证已记账。,初级会计电算化,期中考试问题汇集,出纳签字如果选择了“出纳凭证必须经由出纳签字”，则凭证未经出纳签字，否则将不能记账。,初级会计电算化,期中考试问题汇集,填制凭证时如果制单人设错了，如何修改？解决办法：在总账系统参数设置中选中“允许修改、作废他人填制的凭证”单选框。以正确的制单人身份进入总账系统，对已填制好的凭证象征性的修改一下，根据提示确认要修改他人凭证即可。凭证管理时应注

4、意正确的处理流程！修改、删除、冲销凭证的操作应在审核、记账之前/之后进行？,初级会计电算化,复习结束,初级会计电算化,UFO报表管理系统概述,主要功能数据关系操作流程基本概念数据、符号、表达式的描述,初级会计电算化,主要功能,文件管理格式设计公式定义单元公式（计算公式）、审核公式、舍位平衡公式 数据处理管理表页，建立表页间联系排序、查询、审核、舍位平衡、汇总图表生成,初级会计电算化,数据关系,UFO报表管理系统与其他系统的主要数据关系,初级会计电算化,操作流程,1,2,3,4,5,6,数据处理,初级会计电算化,基本概念,格式状态和数据状态二维表和三维表报表结构报表文件和表页单元和单元属性区域和

5、组合单元关键字,初级会计电算化,基本概念,格式状态和数据状态UFO报表制作分为两大部分处理：报表格式设计工作与报表数据处理工作，它们是在不同状态下进行的。实现状态切换的是一个特别重要的按钮格式/数据按钮（位于屏幕左下角）。,初级会计电算化,基本概念,格式状态和数据状态格式状态：在此状态进行报表格式的设计，如表尺寸、行高列宽、单元属性、报表公式等。在格式状态下时所看到的是报表的格式，报表的数据全部都隐藏了。在格式状态下所做的操作对本报表所有的表页都发生作用。在格式状态下不能进行数据的录入、计算等操作。,初级会计电算化,基本概念,格式状态和数据状态数据状态：在此状态进行报表数据的管理，如如输入数据

6、、增加或删除表页、审核、舍位平衡、做图形、汇总、合并报表等。在数据状态下时看到的是报表的全部内容，包括格式和数据。在数据状态下不能修改报表的格式。,初级会计电算化,三、网络课程制作特色,确定某一数据位置的要素称为“维”。在一张有方格的纸上填写一个数，这个数的位置可通过行和列（二维）来描述。如果将一张有方格的纸称为表，那么这个表就是二维表，通过行(横轴)和列(纵轴)可以找到这个二维表中的任何位置的数据。如果将多个相同的二维表叠在一起，找到某一个数据的要素需增加一个，即表页号（Z 轴）。这一叠表称为一个三维表。,基本概念,二维表与三维表,初级会计电算化,标题,表头,表体,表尾,基本概念,大多数的会

7、计报表如资产负债表、利润表等都是二维简单表,报表结构,初级会计电算化,基本概念,报表文件和表页报表文件：一个或多个报表以文件的形式保存在存储介质中称为报表文件，每个报表文件都有一个名字，例如：“资产负债表.rep”表页：由若干行和若干列组成的一个二维表，一个报表中的所有表页具有相同的格式，但其中的数据不同，每一张表页是由许多单元组成的。,初级会计电算化,报表文件和表页,为了便于管理和操作，一般把经济意义相近的报表放在一个报表文件中，如各月编制的利润表就可归集在“利润表.REP”报表文件中。在报表文件中，确定一个数据所在的位置，其要素是“表页号”、“行号”、“列号”。由此可见，报表文件就是一个三

8、维表，如图所示。,基本概念,初级会计电算化,报表文件及表页示意图,表页1,表页2,表页3,基本概念,报表文件和表页,初级会计电算化,基本概念,UFO报表系统有关技术指标如下：行 数：19 999行(缺省值为 50 行)；列 数：1255列(缺省值为 7 列)；行 高：0160毫米(缺省值为5毫米)；列 宽：0220毫米(缺省值为26毫米)；表页数：199 999页(缺省值为1页)。,初级会计电算化,基本概念,单元和单元属性表中由表行和表列确定的方格称为单元，专门用于填制各种数据。单元是组成报表的最小单位，每个单元都可用一个名字来标识，称为单元名，命名规则同EXCEL，如A4表示第1列第4行交汇

9、的那个单元。单元属性包括单元类型、对齐方式、字体颜色、表格边框等。,初级会计电算化,基本概念,单元和单元属性单元类型有数值型、字符型和表样型，缺省为数值型。数值单元：是报表的数据，在数据状态下输入。数值单元必须是数字，可直接输入也可由单元中存放的公式运算生成。字符单元：是报表的数据，在数据状态下输入。字符单元的内容可以是汉字、字母、数字及各种键盘可输入的符号组成的一串字符。表样单元：是报表的格式，应在格式状态下输入的所有文字、符号或数字。,初级会计电算化,基本概念,单元类型,初级会计电算化,基本概念,区域和组合单元区域由一张表页上的一组单元组成，自起点单元至终点单元是一个完整的矩形块。在 UF

10、O 表中，区域是二维的，最大的区域是一个二维表的所有单元(整个表页)，最小的区域是一个单元。组合单元由相邻的两个或更多的单元组成，这些单元必须是同一种单元类型，UFO表在处理报表时将组合单元视为一个单元。组合单元的名称可由区域名称或区域中的单元名称来表示。,初级会计电算化,基本概念,关键字关键字是一种特殊数据单元，可以惟一标识一个表页，用于在大量表页中快速选择表页。关键字的显示位置在格式状态下设置，关键字的值则在数据状态下录入，每个报表可以定义多个关键字。,初级会计电算化,基本概念,UFO表共提供了以下六种关键字：单位名称：字符（最大28个字符），为该报表表页编制单位的名称。单位编号：字符型（

11、最大10个字符），为该报表表页编制单位的编号。年：数字型（1 9802 099），该报表表页反映的年度。季：数字型（14），该报表表页反映的季度。月：数字型（112），该报表表页反映的月份。日：数字型（131），该报表表页反映的日期。,初级会计电算化,数据、符号、表达式的描述,行：用#表示，行号为1-9999之间的数字，用表示当前表页的最大行 列：用或！表示，其中，列标为A-IU之间的字母，列号为1-255之间的数据，用!表示当前表页的最大列 表页：用表示，表页号为1-99999之间的数字 报表：报表名必须用“”括起来，如利润表应表示为“利润表”；当报表名用来表示数据的位置时，在报表名的后面应

12、跟减号和大于号，例如：表示利润表中第10页的D5单元时，应该用利润表-D510表示。,初级会计电算化,数据、符号、表达式的描述,单元：单元名称可以用下面几种形式表示：如A2表示A列中的第2个单元。#：如A#2（等同于A2）!#：如!1#2（等同于A2）单元的完整描述为：“报表名”-表页号当表页号省略时，系统默认为单元在指定报表的第1页上。单元在当前正在处理的报表上时，报表名可以省略。单元在当前报表的当前表页上时，报表名和表页号可以省略。,初级会计电算化,数据、符号、表达式的描述,单元的完整描述举例“利润表”-A115报表“利润表”第5张表页上的A11单元 A115当前报表第5张表页上的A11单

13、元 A11当前报表的当前表页上的A11单元,初级会计电算化,数据、符号、表达式的描述,区域：区域名称可以用以下几种方式表示：:用形成区域对角线的两个单元的单元名称表示，不分先后顺序。:,初级会计电算化,数据、符号、表达式的描述,区域的描述举例A1:C4，C4:A1，C1:A4，A4:C1#5#C或!3!#5:#7#1:#B:D，!2:!4，B:!4，!2:DA:!，!1:!,初级会计电算化,数据、符号、表达式的描述,区域的完整描述为：“报表名”-表页省略规则同单元描述举例：报表“利润表”第5张表页上的A1:A11区域 利润表-A1:A115当前报表第5张表页上的A1:A11区域 A1:A115

14、当前报表的当前表页上的A1:A11区域A1:A11,初级会计电算化,数据、符号、表达式的描述,运算符算术运算符是在描述运算公式时采用的符号，UFO可使用的算术运算符及运算符的优先顺序如下：顺序 算术运算符 运算内容 1 平方 2*、/乘、除 3+、-加、减,初级会计电算化,数据、符号、表达式的描述,运算符比较运算符，UFO有下列比较运算符：符号 含义=等于 大于 不等于=大于或等于=小于或等于,初级会计电算化,数据、符号、表达式的描述,运算符逻辑运算符，UFO有下列逻辑运算符：符号 含义AND 与（并且）OR 或（或者）NOT 非注意：逻辑运算符在使用时，如与其他内容相连接，必须至少有一个前置

15、空格和一个后置空格。如：A1B1 AND B2B3，NOT AB 为正确的。A1B1ANDB2B3，NOTAB 为错误的。,初级会计电算化,数据、符号、表达式的描述,表达式算术表达式：运算符、区域和单元、常数、变量、关键字、非逻辑类函数以及算术表达式的组合，其结果为一个确定值。表达式中括号嵌套应在 5层以下。算术表达式又分为单值和多值算术表达式。单值算术表达式：其结果为一个数值、也可为一个单纯的常数、可将其赋值给一个单元。多值算术表达式：其结果为多个数值、可将其运算结果赋值给多个单元。,初级会计电算化,数据、符号、表达式的描述,表达式算术表达式举例C1=10C2=A1+B1C1:C10=A1:

16、A10+B1:B10 表示C1=A1+B1,C2=A2+B2,C10=A10+B10 C1:C10=100表示C1=100,C2=100,C10=100,初级会计电算化,数据、符号、表达式的描述,表达式条件表达式：利用比较运算符、逻辑运算符和算术表达式形成的判定条件，其结果只有两个，即 1(真)，0(假)。举例：D5=100表示比较D5单元的值和数字“100”，如果D5单元的值大于或等于100，则条件表达式为真，否则为假。月=6表示比较关键字“月”的值和数字“6”，如果关键字“月”的值小于或等于6，则条件表达式为真，否则为假。,初级会计电算化,操作流程,初级会计电算化,实验任务九：UFO报表,

17、实验一：报表格式设计实验二：报表数据处理实验三：利用报表模板生成报表,初级会计电算化,实验一：报表格式设计,定义表尺寸（“格式”“表尺寸”）定义行高和列宽（“格式”“行高”/“列宽”）定义报表格式画表格线（“格式”“区域画线”）组合单元（“格式”“组合单元”或常用工具栏上的）输入表间项目(表头内容、表体项目和表尾项目等）设置单元格式（“格式”“单元属性”“单元类型”/“字体图案”/“对齐”/“边框”）定义关键字（“数据”“关键字”“设置”/“偏移”/“取消”）,初级会计电算化,实验一：报表格式设计,初级会计电算化,实验一：报表格式设计,初级会计电算化,实验一：报表格式设计,报表公式编辑UFO报

18、表管理系统提供3类公式：计算公式（单元公式）、审核公式和舍位平衡公式。公式的定义必须在格式状态下进行。,初级会计电算化,实验一：报表格式设计,计算公式：也称为单元公式，用于定义报表数据来源以及运算关系。计算公式表达式一般由目标单元、取数单元、函数和运算符组成。,D4=?C4+select(?D4,年=年 and 月=月+1),目标单元,运算符,取数单元,函数,初级会计电算化,实验一：报表格式设计,计算公式可分为:账务取数公式、表内取数公式、本表它页取数公式、它表取数公式4类。账务取数公式：主要由业务函数（账务取数函数）构成。业务函数的基本表达式：函数名（“科目编码”，会计期间，“方向”，“账套

19、号”，会计年度，编码1，编码2）,初级会计电算化,实验一：报表格式设计,公式说明：参看教材P70-71注意事项：账务取数公式必须在半角英文标点状态下输入函数名可用大写字母,也可用小写字母来表示公式中各定义项均可用双引号括起来,其中“方向”和“账套号”必须用双引号输入公式时,某些定义项可省略,但除公式中最后两个编码定义项外,相应的间隔逗号不能省略,初级会计电算化,实验一：报表格式设计,公式应用举例：利润表中主营业务收入本月数来自001账套当月“5101，主营业务收入”科目的贷方发生额FS（5101,月,“贷”,年）利润表中主营业务成本本月数来自002账套当月“5401，主营业务成本”科目的借方发

20、生额FS（5401,月,“借”,“002”,年）,初级会计电算化,实验一：报表格式设计,公式应用举例：资产负债表中货币资金年初数来自001账套“1001，现金”、“1002，银行存款”、“1009，其他货币资金”等3个科目当年年初借方余额之和QC（1001,全年,“借”,年）+QC（1002,全年,“借”,年）QC（1009,全年,“借”,年）取003号账套2003年10月份经营二部“1243,库存商品”的期末余额QC（1243,10,“借”,“003”,2003,经营二部）,初级会计电算化,实验一：报表格式设计,计算公式表内取数公式:主要由数据单元和统计函数（参看教材71）组成统计函数的基本

21、表达式：函数名(区域)公式应用举例：求报表中C5：C11区域中所有单元的和PTOTAL（C5：C11）求报表中D6：G10区域中所有单元的平均值PAVG（D6：G10）报表中E15单元的数值为E10加上D5：D15所有单元的最大值E15=E10+PMAX（D5：D15）,初级会计电算化,实验一：报表格式设计,计算公式本表他页取数公式:主要由本表他页取数函数构成本表他页取数函数的基本表达式：SELECT(，“页面筛选条件”用于确定数据源所在表页，格式为：。公式应用举例：若当前表页中关键字“年”为1994，则B=SELECT(B,年=年+1)本页B列取本表关键字“年”为1993的表页中B列的数值B

22、=SELECT(C,年=年-1)本页B列取关键字“年”为1995的表页中C列数值。,初级会计电算化,实验一：报表格式设计,本表他页取数公式公式应用举例：本页B1:C4取关键字“单位编号”为1011的表页中B1:C4的数值B1:C4=SELECT(B1:C4,单位编号=“1011”)本页B列取关键字“单位”为“用友公司”的表页的C列数值B=SELECT(C,单位=“用友公司”),初级会计电算化,实验一：报表格式设计,本表他页取数公式公式应用举例：D4=?C4+select(?D4,年=年 and 月=月+1)本页D4单元数据等于C4单元的数据加上本年上月D4单元数据即：当月的本年累计数=本月发生

23、数+上个月的本年累计数 注意事项：公式中如用到“年”、“月”、“单位编号”、“单位名称”等筛选条件，必须在报表编制时将其设置为关键字，否则系统将无法取数。,初级会计电算化,实验一：报表格式设计,它表取数公式：也叫报表之间取数公式，用于在不同报表之间定义取数关系，其公式基本表达式为：=“”.rep-注意事项：它表取数公式适用于报表文件存放于同一磁盘中的情况，如果报表文件存放在不同的磁盘中，则系统不能运用它表取数公式自动进行它表取数。公式应用举例：取“资产负债表”第3页的D6单元数值到当前表页的C8单元C8=“资产负债表”-D63D5=“X”-D32+“Y”-C43当前表页的D5单元数值等于“X”

24、报表第2页中的D3单元数值与“Y”报表第3页中的C4单元数值之和,初级会计电算化,实验一：报表格式设计,审核公式用来定义报表中数据之间的逻辑关系,检验报表内或报表之间的勾稽关系是否正确。审核公式由审核关系公式和提示信息组成，其基本表达式为：MESSAGE“提示信息”公式说明：审核关系式可以有多种表示，主要用来说明报表中某一单元与另一单元或单元区域或其他字符之间的逻辑关系。提示信息是用来说明在报表数据不满足审核关系式的情况下，系统应显示出的提示内容。MESSAGE可简写成MESS,初级会计电算化,实验一：报表格式设计,审核公式公式应用举例：如利润表中“主营业务利润”的公式C7=C4-C5-C6，

25、若此项关系不平，则系统提示“主营业务利润计算错误！”，该检验内容相应的审核公式为：C7=C4-C5-C6MESS“主营业务利润计算错误！”资产负债表中定义如下审核公式：C50=G50MESS“年初资产总计年初负债和股东权益合计”D50=H50MESS“期末资产总计期末负债和股东权益合计”,初级会计电算化,实验一：报表格式设计,审核公式,格式状态,数据状态,初级会计电算化,实验一：报表格式设计,C50=G50MESS“年初资产总计年初负债和股东权益合计”D50=H50MESS“期末资产总计期末负债和股东权益合计”,初级会计电算化,实验一：报表格式设计,舍位平衡公式：用于对进位后的数据按设置的舍位

26、平衡公式进行微调，以使经过进位处理后的数据自动恢复平衡关系。定义舍位平衡公式需要指明要舍位的表名、舍位范围以及舍位位数，并且必须输入平衡公式。公式应用举例：将资产负债表数据计量单位由元进位到千元，由此形成的报表命名为“SW1”，舍位范围为“C5：H50”，平衡公式为“C50=G39+G49，D50=H39+H49”格式状态下，“数据”菜单“编辑公式”“舍位公式”,初级会计电算化,实验一：报表格式设计,C50=G39+G49D50=H39+H49,初级会计电算化,实验一：报表格式设计,注意：若舍位平衡公式有多个时，应每个公式一行，各公式之间用逗号隔开，最后一条公式不用逗号。等号左边只能为一个单元

27、（不带页号和表名）。一个单元只能在等号右边出现一次。,初级会计电算化,实验二：报表数据处理,报表数据生成打开报表，进入数据状态录入关键字整表重算报表审核舍位平衡报表输出屏幕输出和打印输出格式输出和数据输出,初级会计电算化,实验二：报表数据处理,报表数据生成,1,2,3,演示,初级会计电算化,实验三：利用报表模板生成报表,1,2,3,进入数据状态,录入关键字整表重算,初级会计电算化,补充内容:表页管理,追加表页：在当前表页后面增加新的表页插入表页：在当前表页前面增加新的表页删除表页交换表页注：以上操作均是在数据状态下进行的！,数据状态,初级会计电算化,补充内容:表页管理,思考：如何在不同的表页存

28、放不同的单位的报表？,表页1,表页2,初级会计电算化,补充内容:报表数据汇总,透视将多张表页的多个区域的数据罗列在一张报表中，可帮助用户对不同表页中的同类数据进行对比分析。数据汇总将报表数据按要求进行叠加，分为表页汇总和可变区汇总两种方式。表页汇总就是把各个表页数据按表页叠加的立体方向将同类数据加总生成一个新的汇总报表。,演示,初级会计电算化,透视,例：通过透视功能对比“利润样表.rep”文件中1、2、3月份有关主营业务收入、主营业务利润、营业利润、利润总额和净利润等指标,系统只能对当前表页以后的所有表页数据进行透视,初级会计电算化,表页汇总,初级会计电算化,表页汇总,汇总条件的编辑方法：以单

29、元的值为汇总条件“A10=500”:汇总A10单元的值大于等于500的表页以关键字的值为汇总条件“年=2004 AND 月6”：汇总2004年7至12月份的表页以表页号为汇总条件“MREC（）=5 AND MREC（）=10”：汇总第5页到第10页的表页,初级会计电算化,思考题,请写出主营业务收入、管理费用和利润总额的本月数，主营业务利润和净利润的本年累计数的计算公式,1,2,3,4,5,初级会计电算化,本章实验任务,教材72“实验五：UFO报表管理”补充练习：到FTP上复制文件：“UFO报表补充练习.doc”和“500账套备份-UFO报表.rar”，按要求完成有关操作。,初级会计电算化,本章结束,