SIEAP模块业务与表结构培训.ppt

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1、广州赛意信息科技有限公司,目录,应付模块概述应付会计期管理供应商管理发票管理预付款管理付款管理发票/付款的调整会计分录创建和查询应付传送至总账后台表结构及关联R11与R12差异介绍,AP模块业务与表结构培训,应付模块概述,应付模块概述主要功能和特征,应付款系统是供应链管理的最后一环;帮助用户管理采购过程,使用户能够处理大量的业务并对现金流量进行控制;和采购模块结合，向用户提供了更好地处理与供应商的关系和进行价格比较的能力应付款系统的主要功能:供应商管理；采购匹配；输入和审批发票；输入或自动产生付款单据系统提供三个工作平台:供应商工作台；发票工作台；付款工作台;,应付模块跟其它模块的关系,应付帐

2、款业务流程,发票验证,应付帐款工作台,发票复核,付款复核,发票,发票工作台,付款,付款工作台,付款批,发票工作台,发票批,两种工作台模式:,应付帐款接口,Oracle应付帐款,Oracle总帐,帐户汇率,发票付款调整,Oracle 采购,供应商,PO match,Oracle固定资产,Oracle应收帐款,银行信息,发票业务流程,采购申请,采购定单,供应商管理,发票管理,发票分录,付款分录,批准发票,支付发票,匹配,预付款处理流程,预付款,雇员费用报告流程,雇员费用,发票引入,费用发票,批准,付款,费用报告,AP模块业务与表结构培训,应付会计期管理,会计周期,会计周期管理,同时可以有多个应付会

3、计期间处于“打开”状态。关闭应付会计期时，应付模块将检查是否所有的发票和付款操作都已经创建会计分录和是否所有的会计分录都已经传送到总账模块。检查不通过则应付会计期不能关闭。,关闭AP周期,打开AP期间,确认付款,审批,发票付款分配,审批发票分配,引入发票,总账,AP日记账审计,AP日记账例外,未过账发票清除,过账挂起报表费用分配细节报表,关闭AP期间,AP试算平衡过账付款登记表过账发票登记表,AP模块业务与表结构培训,供 应 商 管 理,供 应 商,供应商信息管理：概述,供 应 商,供应商信息管理：结构,供应商,供应商地点,供应商及地点概念,质保金,修理费,工程款,供应商,地点1,地点3,地点

4、2,供应商信息和采购模块进行了集成，包括供应商编码、名称、分类、纳税登记号等信息，可以在供应商设置默认的负债帐户和预付款帐户信息。除了和采购有关的供应商，可能还有一些财务特有的供应商，如税务机关、暂收暂付、零星采购的供应商需要财务自己进行维护。,供应商及地点概念,质保金,修理费,工程款,供应商,地点1,地点3,地点2,供应商的地点信息可以是物理的地点信息，如不同的分公司、分支机构等，也可以是虚拟地点，如：应付帐款、其他应付款、修理费、工程款、质保金等。由于在维护供应商的帐户信息时，只能默认一个负债帐户和预付款帐户,如果在实际操作中对于同一个供应商涉及到不同帐户的业务核算时,需要根据业务类别定义

5、不同的地点。,员工供应商概念,员工供应商：为了对员工费用、预借款进行处理，应付模块和人力资源模块进行集成，可以把员工定义为员工型供应商。员工型供应商的维护步骤和普通供应商相同，在定义相应的员工后，供应商分类选择“员工供应商”，选择出相应的员工姓名与欲定义的员工供应商相对应：员工型供应商的地点统一采用“办公室”。,供 应 商,供应商合并,AP模块业务与表结构培训,发 票 管 理,发票处理流程,发票管理-发票类型,类型,描述,标准发票,借项通知单,贷项通知单,费用报销单,PO默认发票,预付款,快速匹配,混合,供应商发来的发票，既可与PO匹配，也可不与PO匹配。,供应商发来的冲减（红字）发票。,自己

6、生成的（红字）发票。,员工因公发生的费用。,用来匹配采购订单的发票，输入PO号，系统自动给出供应商信息。,输入供应商或员工的预付款。,用来匹配采购订单的发票，输入PO号，系统自动给出供应商信息并匹配采购订单的每一装运行。,既可用来匹配采购订单，又可匹配发票。可输入正/负金额。,发票-Invoice,发 票,付款计划,发票明细(行/分配信息),基本信息,发票类型,供应商信息,系统信息,明细信息,发票-应付发票行,发票分配类型,发票-应付发票分配集,分配集的作用:,可以使用它来自动输入发票分配。例如，您可以为广告商创建“分配集”，该“分配集”可将发票中的广告费分配到四个广告部门。您可以对供应商地点

7、指定默认的“分配集”，以使系统将它用于您为此供应商地点输入的每张发票。如果您没有对供应商地点指定默认的“分配集”，则可以在每次输发票时对发票指定“分配集”。入发票时对发票指定“分配集”。,发票管理:Match,录入发票与采购定单匹配,匹配一张发票可以与多张采购定单匹配多张发票可以与一张采购定单匹配,录入贷项通知单与发票匹配,当输入发票并与采购定单匹配时，系统自动创建分配并检查匹配是否在定义的容限内。,发票可以跟采购订单匹配也可跟接收匹配,发票管理:Match Method,与采购定单匹配：2-方式匹配,采购定单2 箱子 1500 USD,采购定单2 箱子 1500 USD,发票,2 箱子 15

8、00 USD,发票,2-方式,发票管理:Match Method,(发票）（采购订单）Quantity billed=Quantity ordered 已开单数量 已订货数量Invoice price=Purchase order price 发票价格 采购订单价格,2-way matching:,发票管理:Match Method,发票管理:Match Method,Invoice(发票）Receipt(收据）Quantity billed=Quantity received已开票数量 收到数量,3-way matching:,发票管理:Match Method,和采购定单匹配,4-方式匹配

9、,采购定单2 箱子 1500 USD,采购定单2 箱子 1500 USD,发票,2 箱子 1500 USD,发票,4-方式,接收单,接收,2 箱子,验收,验收,发票管理:Match Method,系统自动采用 2-way matching与采购订单匹配.在 Purchasing Options 窗口可选择附加使用 3-way或 4-way matching.可以在供应商、供应商地点更改 invoice match option。如果发票和采购订单在您定义的数量和价格容限内不匹配，“审批”将在发票上标记匹配挂起。必须在支付发票之前释放挂起。,4-way matching:,Invoice(发票）

10、Acceptance documents（接受单据）Quantity billed=Quantity accepted已开单接受数量 已验收数量,发票管理:Match Method,4-方式匹配AP主处理会计分录,1、接收 借：原材料暂估 贷：AP应计暂估 2、入库 借：原材料 贷：原材料暂估3、匹配 借：AP应计暂估 贷：应付帐款供应商4、支付 借：应付帐款供应商 贷：银行存款或现金,发票管理:Invoice Action,Enter(输入）Match(匹配）Hold(挂起）Approve(审批）Adjustment(修改）Cancellation(取消）Payment(支付）Schedul

11、ed Payment(计划付款）Distributions(分配）,发票管理:Invoice Hold,挂起的作用：使用挂起可阻止某个发票的付款，阻止某个发票的过帐。系统提供了许多发票挂起的理由，也可根据发票审批的需要自己定义挂起。比如可针对供应商或供应商地点挂起，不必只针对单个发票挂起。Hold的应用对象：对供应商地点发票挂起；(挂起所有付款；发票数额限制；挂起不匹配发票；挂起未来发票）对选择的发票挂起；,发票管理:Invoice Hold,挂起的作用：使用挂起可阻止某个发票的付款，阻止某个发票的过帐。系统提供了许多发票挂起的理由，也可根据发票审批的需要自己定义挂起。比如可针对供应商或供应商

12、地点挂起，不必只针对单个发票挂起。Hold的应用对象：对供应商地点发票挂起；(挂起所有付款；发票数额限制；挂起不匹配发票；挂起未来发票）对选择的发票挂起；,发票管理:Invoice Hold,挂起类型,差异原因,预定义,用户定义,是否可手工释放,Y,Y,Y,Y,Y,Y,Y,Y,N,Mixed,N,N,Y,Mixed,Mixed,账户原因,信息不充分,资金原因,发票原因,匹配原因,期间原因,发票管理:Invoice Hold,发票管理:Invoice Batch,在发票批层次输入发票的缺省值。这些缺省值可以带到 供应商层或供应商地点层中发票的缺省值。通过跟踪控制发票数和总额与实际发票数和总 额（

13、由发票输入产生）之间的差异以获得最大的准确度。可以方便联机查找发票批并复核创建此批的人名和日期。,发票管理:输入 Invoice Batch,发票批,准备批控制表,输入一批发票,查看批控制报表,更新批控制表,收到发票,按批归档,发票管理:贷项通知单,指供应商开给我们的表示应付减少的通知，负数，冲原始发票，可用0支付结清应付贷项通知单常用于做采购退货业务，发生采购退货业务后，在应付录入应付贷项通知单，同时匹配退货生成贷项通知单行。,发票管理:借项通知单,指我们自己开出的表示应付减少的通知，同样是负数，冲原始发票，可用0支付结清。应付借项通知单，适用于发票做错后的反冲。功能上它与贷项通知单基本相似

14、。也可用于退货业务。在采购退货界面有是否生成借项通知单的复选框，通过采购系统选项控制是否启用。,发票管理:员工费用报销单,定义雇员作为供应商(自动/手工),输入费用报表,应用预付款（可选）,通过提交应付发票引入建立发票,输入员工、地址,定义费用报表模板,支付员工款,AP模块业务与表结构培训,预 付 款 管 理,预付款管理流程,预付款,预付款管理-概述,对供应商的预付款和员工差旅或采购的借支都可以在应付系统中作为预付款发票管理。预付款发票可与应付发票核销，来进行预付和应付的抵消。预付款发票只有在付款以后才能与应付发票核销。,预付款管理-功能,选择预付款类型输入预付款用发票来核销预付款用费用报告来

15、核销暂借款（Advance)取消预付款,预付款管理-会计分录,1、预付款申请单 借：预付帐款 贷：应付帐款 2、预付款付款 借：应付帐款 贷：银行存款或现金 3、发票匹配 借：应付暂估（PO不含税价）贷：应付帐款 借/贷：发票价格差异 4、核销预付款 借：应付帐款 贷：预付帐款,AP模块业务与表结构培训,付 款 管 理,付 款 管 理,付款方法,描述,支票(Check),电子(EFT),结清(Clearing),电汇(Wire),发送给供应商的支票。,支付从公司其他实体转来的发票，无需建立付款单据。,电子转账至供应商开户银行。,付 款 管 理,对应付发票进行付款,付款的约定：必须通过“银行帐户

16、”支付，必须使用付款单据及单据号。只能对供应商付款。付款必须指定发票，且所选发票核销总额必须与付款金额相同。,付 款 管 理,零额付款、虚拟付款,零额付款：使用零付款同时对标准发票和与之匹配的贷项通知单进行付款，同时减少未付款发票和未收款贷项通知单的挂帐。ORACLE EBS支持一次付款针对多张发票进行，支持零额付款。虚拟付款：如果对一项应付的结果并不是支付现金或者银行存款，而是使用应收帐款进行对抵，或者各种债务重组的方法，可以建立虚拟银行，指定中间帐户或者特定帐户进行发票支付，以减少供应商的挂帐。,付 款 管 理,支付发票的方式,支付发票,在AP中手工输入付款,确认付款批 Confirm c

17、hecks Update invoice Payment history,在AP系统外创建手工支付,创建电脑付款,格式化付款批 Print checks Load EFT data,复核、修改付款批 Remove/add invoices Modify payment details,批支付,单独支付,选择已审批的应付发票,建立付款批 define invoice select cretia run auto-select,付 款 管 理,批支付,付款批用于一次支付多个供应商的发票，付款记录由系统自动产生。,AP模块业务与表结构培训,发票/付款的调整,发票的修改或调整,发票未付款前，在没有验证

18、之前可直接取消错误发票。验证后的错误发票需在分配界面点击“冲销”键，系统自动在分配行生成一条冲销行，再回到发票界面点击“活动”中的“取消发票”即可。,发票的修改或调整,发票的修改或调整,发票付款后，可以先对付款进行取消，然后再进行发票取消操作。若发票金额正确，仅分配行错误，可以在发票直接进行调整后，重新进行入帐处理。,付款错误修改流程,取消或停止付款,付款错误修改流程,取消或停止付款,付款错误修改流程,发票的修改或调整,还可以使用红冲的方法进行发票和付款错误的修改。在发票未付款的情况下，可以可以通过输入“贷项通知单”，与需要红冲的应付发票进行匹配，然后，在“付款”窗口，进行“零付款”，实现对应

19、付发票的红冲。在发票已经付款的情况下，还可以通过录入“贷项通知单”的方式，与与需要红冲的应付发票进行匹配，然后对贷项通知单进行收款与银行的退款进行匹配。,AP模块业务与表结构培训,会计分录创建和查询,应付发票会计分录创建,1、为单笔事务处理或事务处理批创建会计分录。单笔事务处理可以通过通过Action 里的创建会计分录来完成，而单批事务处理的话，界面上就有创建会计分录的按钮。2、我们同时也可以提交并发请求“应付款管理系统会计核算流程”，来针对成批的AP会计分录。,应付发票会计分录创建,应付发票会计分录查询,付款会计分录创建,付款会计分录查询,提交请求创建会计分录,AP模块业务与表结构培训,应付

20、传送到总帐,创建日记账,创建日记账:转移明细账-转移Oracle应付账明细账目至总账，并建立未过账的凭证,操作：提交申请（应付账转移至总账）参数（发票、付款、所有、总账日期）,其他-申请-运行,应付账款,总账,AP模块业务与表结构培训,表结构及表关联关系,表结构介绍,发票相关数据表(11i),AP_PAYMENT_SCHEDULES_ALL,AP_BATCHES_ALL(BATCH_ID),AP_INVOICES_ALL(INVOICE_ID),AP_HOLDS_ALL,AP_INVOICE_DISTRIBUTIONS_ALL,GL_CODE_COMBINATIONS(CODE_COMBINA

21、TION_ID),PO_DISTRIBUTIONS_ALL(PO_DISTRIBUTION_ID),RCV_TRANSACTIONS(TRANSACTION_ID),RCV_TRANSACTION_IDReceipt 匹配发票,PO 匹配发票,表结构介绍,发票相关数据表(R12),AP_PAYMENT_SCHEDULES_ALL,AP_BATCHES_ALL(BATCH_ID),AP_INVOICES_ALL(INVOICE_ID),AP_HOLDS_ALL,AP_INVOICE_DISTRIBUTIONS_ALL,GL_CODE_COMBINATIONS(CODE_COMBINATION_I

22、D),PO_DISTRIBUTIONS_ALL(PO_DISTRIBUTION_ID),RCV_TRANSACTIONS(TRANSACTION_ID),RCV_TRANSACTION_IDReceipt 匹配发票,PO 匹配发票,AP_INVOICE_LINES_ALL(INVOICE_ID),表结构介绍,预付款核销预付款发票核销发票时，被核销的发票上将产生新的分配行,AP_INVOICE_DISTRIBUTIONS_ALL(INVOICE_DISTRIBUTION_ID)预付款发票分配行,AP_INVOICE_DISTRIBUTIONS_ALL(PREPAY_DISTRIBUTION_ID

23、)核销预付款后标准发票中新生成的分配行,Credit/Debit Memo匹配发票Credit/Debit Memo匹配发票后，在Credit/Debit发票上将生成新的发票分配行,AP_INVOICES_ALL(INVOICE_ID)Credit/Debit Memo所匹配的发票,AP_INVOICE_DISTRIBUTIONS_ALL(PREPAY_ INVOICE_ID)Credit/Debit Memo发票匹配后新生成的分配行,表结构介绍,付款相关数据表(11i),AP_INVOICE_PAYMENTS_ALL,AP_CHECKS_ALL(CHECK_ID),AP_CHECK_STOC

24、KS_ALL,AP_BANK_ACCOUNTS_ALL(BANK_ACCOUNT_ID),GL_CODE_COMBINATIONS(CODE_COMBINATION_ID),AP_ACCOUNTING_EVENTS_ALL(ACCOUNTING_EVENT_ID),AP_BANK_ACCOUNT_USES_ALL(EXTERNAL_BANK_ACCOUNT_ID),AP_INVOICES_ALL,AP_BATCHES_ALL(BATCH_ID),PO_VENDOR_SITES_ALL(VENDOR_SITE_ID),PO_VENDORS(VENDOR_ID),AP_INVOICES_ALL(I

25、NVOICE_ID),表结构介绍,付款相关数据表(R12),AP_INVOICE_PAYMENTS_ALL,AP_CHECKS_ALL(CHECK_ID),AP_CHECK_STOCKS_ALL,AP_BANK_ACCOUNTS_ALL(BANK_ACCOUNT_ID),GL_CODE_COMBINATIONS(CODE_COMBINATION_ID),AP_ACCOUNTING_EVENTS_ALL(ACCOUNTING_EVENT_ID),AP_BANK_ACCOUNT_USES_ALL(EXTERNAL_BANK_ACCOUNT_ID),AP_INVOICES_ALL,AP_BATCHE

26、S_ALL(BATCH_ID),PO_VENDOR_SITES_ALL(VENDOR_SITE_ID),PO_VENDORS(VENDOR_ID),AP_INVOICES_ALL(INVOICE_ID),表结构介绍,会计分录相关数据表(11i),AP_INVOICE_DISTRIBUTIONS_ALL,AP_INVOICE_PAYMENTS_ALL,AP_PAYMENT_HISTORY_ALL,AP_AE_LINES_ALL,AP_AE_HEADERS_ALL,AP_ACCOUNTING_EVENTS_ALL(ACCOUNTING_EVENT_ID),AE_HEADER_ID,表结构介绍,会计分录相关数据表(R12),AP_INVOICE_DISTRIBUTIONS_ALL,AP_INVOICE_PAYMENTS_ALL,AP_PAYMENT_HISTORY_ALL,AP_AE_LINES_ALL,AP_AE_HEADERS_ALL,AP_ACCOUNTING_EVENTS_ALL(ACCOUNTING_EVENT_ID),AE_HEADER_ID,AP模块业务与表结构培训,11I与R12差异介绍,Q&A,广州赛意信息科技有限公司,