Office办公软件教程(学生会).ppt

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1、办公软件基础培训,李 宁 QQ：274338393,Word 基础教程,Excel 基础教程,Power Point 基础教程,Office 办公软件教程,Word 2003,Word快速入门编辑文本格式化文本图文混排设置页面版式打印文档,Work快速入门,1.2 Word 2003的操作界面,启动Word 2003后，就进入其主界面。Word 2003的操作界面主要由标题栏、菜单栏、工具栏、任务窗格、状态栏及文档编辑区等部分组成。标题栏菜单栏工具栏状态栏任务窗格,1.2.2 菜单栏,标题栏下方是菜单栏，包括“文件”、“编辑”、“视图”、“插入”、“格式”、“工具”、“表格”、“窗口”和“帮助

2、”9个菜单，涵盖了用于Word文件管理、正文编辑的所有菜单命令。,1.3 文档的基本操作,文档的基本操作主要包括创建新文档、保存文档、打开文档以及关闭文档等。新建文档 保存文档 打开文档 关闭文档,1.3.1 新建文档,Word文档是文本、图片等对象的载体，要在文档中进行操作，必须先创建文档。创建的文档可以是空白文档，也可以是基于模板的文档。创建空白文档 根据现有文档创建文档,1.3.2 保存文档,对于新建的Word文档或正在编辑某个文档时，如果出现了计算机突然死机、停电等非正常关闭的情况，文档中的信息就会丢失，因此为了保护劳动成果，保存文档是十分重要的。保存新创建的文档 保存已保存过的文档

3、另存为其他文档,1.3.3 打开文档,打开文档是Word的一项最基本的操作，对于任何文档来说都需要先将其打开，然后才能对其进行编辑。,1.3.4 关闭文档,对文档完成所有的操作后，要关闭时，可选择“文件”|“关闭”命令，或单击窗口右上角的“关闭”按钮。在关闭文档时，如果没有对文档进行编辑、修改，可直接关闭；如果对文档做了修改，但还没有保存，系统将会打开一个提示框，询问是否保存对文档所做的修改。单击“是”按钮即可保存并关闭该文档。,编辑文本,2.3.1 复制文本,在文档中经常需要重复输入文本时，可以使用复制文本的方法进行操作以节省时间，加快输入和编辑的速度。选取需要复制的文本，选择“编辑”|“复

4、制”命令，把插入点移到目标位置，再选择“编辑”|“粘贴”命令。选取需要复制的文本，按Ctrl+C组合键，把插入点移到目标位置，再按Ctrl+V组合键。选取需要复制的文本，在“常用”工具栏上单击“复制”按钮，把插入点移到目标位置，单击“粘贴”按钮。选取需要复制的文本，按下鼠标右键拖动到目标位置，松开鼠标会弹出一个快捷菜单，从中选择“复制到此位置”命令。选取需要复制的文本，右击，从弹出的快捷菜单中选择“复制”命令，把插入点移到目标位置，右击，从弹出的快捷菜单中选择“粘贴”命令。,2.3.2 移动文本,移动文本的操作与复制文本类似，唯一的区别在于，移动文本后，原位置的文本消失，而复制文本后，原位置的

5、文本仍在。选取需要复制的文本，选择“编辑”|“剪切”命令，把插入点移到目标位置，再选择“编辑”|“粘贴”命令。选取需要复制的文本，按Ctrl+X组合键，把插入点移到目标位置，再按Ctrl+V组合键。选取需要复制的文本，在“常用”工具栏上单击“剪切”按钮，把插入点移到目标位置，单击“粘贴”按钮。选取需要复制的文本，按下鼠标右键拖动到目标位置，松开鼠标会弹出一个快捷菜单，从中选择“称动到此位置”命令。选取需要复制的文本，右击，从弹出的快捷菜单中选择“剪切”命令，把插入点移到目标位置，右击，从弹出的快捷菜单中选择“粘贴”命令。,2.3.4 删除文本,在文档编辑的过程中，需要对多余或错误的文本进行删除

6、操作。对文本进行删除，可使用以下方法。按Back Space键删除光标左侧的文本。按Delete键删除光标右侧的文本。选取需要删除的文本，在“常用”工具栏中，单击“剪切”按钮。选取需要删除的文本，然后选择“编辑”|“清除”|“内容”命令。,2.4 查找与替换文本,在文档中查找某一个特定内容，或在查找到特定内容后，将其替换为其他内容，可以说是一项费时费力，又容易出错的工作。Word 2003提供了查找与替换功能，使用该功能可以非常轻松、快捷地完成操作。查找文本 替换文本,2.4.1 查找文本,在Word 2003中，不仅可以查找文档中的普通文本，还可以对特殊格式的文本、符号等进行查找。常规查找

7、设置高级查找选项,2.4.2 替换文本,在查找到文档中特定的内容后，用户还可以对其进行统一替换。,格式化文本,第03章 格式化文本,在文档中，文字是组成段落的最基本内容，任何一个文档都是从段落文本开始进行编辑的，当用户输入完所需的文本内容后就可以对相应的段落文本进行格式化操作，从而使文档更加美观。,3.1 设置文本样式,在Word中为了使文档更加美观、条理更加清晰，通常需要对文本样式进行设置。工具栏设置 通过“字体”对话框设置,3.1.1 工具栏设置,使用“格式”工具栏可以快速地设置文本的字体、字号、颜色、字形等。设置字体 设置字号 设置字形及颜色,3.1.2 通过“字体”对话框设置,在“字体

8、”对话框中不仅可以完成“格式”工具栏中所有字体设置功能，而且还能给文本添加特殊的效果，设置字符间距等。设置字符格式 设置字符间距,3.2.1 设置段落对齐方式,段落对齐指文档边缘的对齐方式，包括两端对齐、居中对齐、左对齐、右对齐和分散对齐。要设置段落对齐方式可以通过单击“格式”工具栏上的相应按钮来实现，也可以通过“段落”对话框来实现，通过“格式”工具栏是最快捷最方便的，因此也是最常使用的方法。,图文混排,第04章 图文混排,如果一篇文章全部都是文字，没有任何修饰性的内容，这样的文档在阅读时不仅缺乏吸引力，而且会使读者阅读起来劳累不堪。在文章中适当地插入一些图形和图片，不仅会使文章、报告显得生动

9、有趣，还能帮助读者更快地理解文章内容。Word 2003具有强大的绘图和图形处理功能。,4.1 插入艺术字,在流行的报刊杂志上，常常会看到各种各样的美术字，这些美术字给文章增添了强烈的视觉效果。在Word 2003中可以创建出各种文字的艺术效果，甚至可以把文本扭曲成各种各样的形状设置为具有三维轮廓的效果。创建艺术字 编辑艺术字,4.1.1 创建艺术字,在Word 2003中可以创建带阴影的、扭曲的、旋转和拉伸的文字，也可以按预定义的形状来创建文字，由于这些艺术字是图形化的对象，可以使用“艺术字”工具栏上的按钮来改变效果。,4.1.2 编辑艺术字,创建完艺术字后，选中艺术字，就会出现“艺术字”工

10、具栏，如果用户对其样式不满意，可以通过该工具栏对其进行编辑修改。,4.2 插入自选图形,Word 2003包含一套可以手工绘制的现成图形，例如，直线、箭头、流程图、星与旗帜、标注等，这些图形称为自选图形。绘制自选图形 编辑自选图形,4.2.1 绘制自选图形,使用“绘图”工具栏上的“自选图形”按钮，可以制作各种图形及标志。在“绘图”工具栏上单击“自选图形”按钮，将打开一个菜单，在其中选择一种图形类型，即可弹出子菜单。根据需要选择菜单上相应的图形按钮，在文档中拖动鼠标就可以绘制出对应的图形。,4.3 插入图片,为了使文档更加美观、生动，可以在其中插入图片对象。在Word 2003中，不仅可以插入系

11、统提供的图片，还可以从其他程序或位置导入图片，或者从扫描仪或数码相机中直接获取图片。插入剪贴画 插入来自文件的图片 编辑图片,4.3.1 插入剪贴画,Word 2003所提供的剪贴画库内容非常丰富，设计精美、构思巧妙，能够表达不同的主题，适合于制作各种文档，人地图到人物、从建筑到名胜风景，应有尽有。要插入剪贴画，可以选择“插入”“图片”“剪贴画”命令，打开“剪贴画”任务窗口。在任务窗口的“搜索文字”文本框中输入剪贴画的相关主题或文件名称后，单击“搜索”按钮，来查找电脑与网络上的剪贴画文件。,4.3.2 插入来自文件的图片,在Word中不但可以插入剪贴画，还可以从磁盘的其他位置中选择要插入的图片

12、文件。这些图片文件可以是Windows的标准BMP位图，也可以是其他应用程序所创建的图片，例如，CorelDRAW的CDR格式矢量图片，JPEG压缩格式的图片，TIFF格式的图片等。选择“插入”“图片”“来自文件”命令，打开“插入图片”对话框，在其中选择图片文件，单击“插入”按钮即可将该图片插入到文档中。,4.3.3 编辑图片,插入到Word中的图片，使用“图片”工具栏，可以对其进行移动、复制、缩放、裁剪、旋转及调整亮度和对比度等编辑处理。,设置页面版式,第06章 设置页面版式,字符和段落文本只会影响到某个页面的局部外观，影响文档外观的另一个重要因素是它的页面设置。页面设置包括页边距、纸张大小

13、、页眉版式和页眉背景等。使用Word 2003能够排出清晰、美观的版面。,6.1 设置页面大小,在编辑文档时，直接用标尺就可以快速设置页边距、版面大小等，但是这种方法不够精确。如果需要制作一个版面要求较为严格的文档，可以使用“页面设置”对话框来精确设置版面、装订线位置、页眉、页脚等内容。“页面设置”对话框 使用对话框设置页面,6.1.1“页面设置”对话框,选择“文件”|“页面设置”命令，打开“页面设置”对话框，该对话框中4个选项卡。,6.1.2 使用对话框设置页面,为了满足不同用户的需求，可以使用“页面设置”对话框设置出各种大小不一的文档。,6.2 设置页眉和页脚,页眉和页脚通常用于显示文档的

14、附加信息，例如页码、日期、作者名称、单位名称、徽标或章节名称等。其中，页眉位于页面顶部，而页脚位于页面底部。Word可以给文档的每一页建立相同的页眉和页脚，也可以交替更换页眉和页脚，即在奇数页和偶数页上建立不同的页眉和页脚。要在文档中添加页眉和页脚，只需要选择“视图”|“页眉和页脚”命令，激活页眉和页脚，就可以在其中输入文本、插入图形对象、设置边框和底纹等操作，同时打开“页眉和页脚”工具栏。为首页创建页眉页脚 为奇偶页创建不同的页眉页脚,6.2.1 为首页创建页眉页脚,通常情况下，在书籍的章首页，需要创建独特的页眉和页脚。,6.2.2 为奇偶页创建不同的页眉页脚,在书籍中，奇偶页的页眉页脚通常

15、是不同的。在Word 2003中，用户可以很方便地为奇偶页创建不同的页眉页脚。,6.5 设置页面背景和主题,给文档加上丰富多彩的背景和主题，可以使其更加生动和美观。设置页面背景 设置主题,6.5.1 设置页面背景,Word 2003提供了强大的背景功能，其颜色可以任意调制，可以给文本添加织物状的底纹，还可以使用一个图片作为文档背景制作出水印效果等。设置背景颜色 设置填充效果 设置水印效果,6.5.2 设置主题,主题是一套统一的设计元素和颜色方案。利用主题，可以非常容易地创建具有专业水准、设计精美的文档，然后通过Word、电子邮件或网站进行阅读。要设置主题，可以选择“格式”|“主题”命令，打开“

16、主题”对话框，在“请选择主题”列表框中选择适合的主题即可。,网络功能,第07章 网络功能,Word 2003不仅仅只是一个优秀的字处理软件，而且具有对Internet的良好支持，它提供了链接Internet网址及电子邮件地址等内容的功能，还可以发送电子邮件和文档。这些强大的Internet功能，使Word真正成为了信息时使人们的得力工具和助手。,7.1 创建和编辑超链接,所谓超链接，就是将不同应用程序、不同文档、甚至是网络中不同计算机之间的数据和信息通过一定的手段链接在一起的链接方式。在文档中，超链接通常以蓝色下划线显示，单击后就可以从当前的文档跳转到另一个文档或当前文档的其他位置，也可以跳转

17、到Internet上的网页上。插入超链接 使用自动更正功能 取消超链接 将已有的Internet网址转换为超链接 编辑超链接,7.1.1 插入超链接,使用Word提供的插入功能可以在文档中直接插入一个超链接。将鼠标指针定位在需要插入超链接的位置，选择“插入”|“超链接”命令，打开“插入超链接”对话框。,7.1.2 使用自动更正功能,Word 2003还提供了自动更正超链接的功能，当用户输入有关Internet网址或电子邮件地址，系统就会自动将它们转换为超链接，并以蓝色下划表示该超链接。,7.1.3 取消超链接,在插入一个超链接后，可以随时将超链接转换为普通文本，其方法主要有以下两种。右击该超链

18、接，从弹出的快捷菜单中选择“取消超链接”命令。选择该超链接，按Shift+Ctrl+F9组合键。,7.1.4 将已有的Internet网址转换为超链接,如果之前已经在Word文档中输入了Internet网址，可以使用“插入超链接”对话框将其转换为超链接。,7.1.5 编辑超链接,在Word中不仅可以插入超链接，而且还可以对超链接进行编辑操作，例如修改链接的网址及其提示文本，修改默认的超链接外观等。修改超链接的网址及其提示文本 修改超链接的默认外观,打印文档,第08章 打印文档,Word 2003提供了一个非常强大的打印功能，可以很轻松地按要求将文档打印出来，在打印文档前可以先预览文档、设置打印

19、范围、一次打印多份、对版面进行缩放、逆序打印，也可以只打印文档的奇数页或偶数页，还可以后台打印以节省时间。,8.1 添加和设置打印机,在打印文档之前，需要添加打印机，并且对其进行设置，以使打印工作能顺利地进行。添加打印机 设置默认打印机,8.1.1 添加打印机,在Windows中，可以通过添加打印机向导来添加新的打印机，该打印机可以是连接在本地计算机中的，也可以是连接在局域网甚至是Internet中的。使用添加打印机向导可以方便地帮助用户安装合适的打印机。,8.1.2 设置默认打印机,如果在系统中有几个打印机，可以将其中的一个打印机设置为默认打印机。在以后进行打印工作时，只需在“常用”工具栏上

20、单击“打印”按钮，打印工作将直接输出到打印机上，不必再进行选择。要设置默认打印机，可以选择“开始”|“设置”|“打印机和传真”命令，打开“打印机和传真”窗口，右击需要设置为默认打印机的图标，从弹出的快捷菜单中选择“设置默认打印机”命令。如果需要对默认打印机进行设置，还可以在快捷菜单中单击“属性”命令，打开打印机的属性对话框进行设置。,8.2 打印预览,在打印之前，如果想预览打印效果，可以使用打印预览功能，利用该功能观察到的文档效果，实际上就是打印的真实效果，这就是所谓的所见即所得功能。另外还可以在预览窗口中对文档进行编辑，以得到满意的效果。预览打印文档 使用打印预览,8.2.1 预览打印文档,

21、选择“文件”|“打印预览”命令或者单击“常用”工具栏上的“打印预览”按钮，就可以进入打印预览窗口。在该窗口可以预览文档的打印效果，并且与打印效果完全一致。,8.2.2 使用打印预览,在打印预览窗口可以进行如下操作：查看文档的总页数，以及当前预览的页码。可通过放大镜工具对文档进行局部查看。可以使用多页、单页、全屏按钮进行查看。可通过“显示比例”下拉列表设置显示适当比例进行查看。可在文档进行编辑操作。,8.3 打印文档,如果一台打印机与计算机已正常连接，并且安装了所需的驱动程序，就可以在Word 2003中将直接输出所需的文档。选择打印方式“打印”对话框 管理打印队列,8.3.1 选择打印方式,打

22、印文档有多种方法，可以根据不同要求设置打印方式。打印当前文档 打印未打开的文档 使用“打开”对话框打印文档,8.3.2“打印”对话框,在文档中选择“文件”|“打印”命令，将打开“打印”对话框，在其中可以设置相应的选项。,8.3.3 管理打印队列,一般用户都认为将文档送向打印机之后，在文档打印结束之前就不可以再对该打印作业进行控制了。实际上此时对打印机和该打印作业的控制还没有结束，通过“打印作业”对话框仍然可以对发送到打印机中的打印作业进行管理。在Windows 这样一个多任务操作系统上进行打印时，Windows 为所有要打印的文件建立一个列表，把需要打印的作业加入到这个打印队列中，然后系统把该

23、作业发送到打印设备上。需要查看打印队列中的文档时，可以打开“打印作业”对话框进行查看。,谢谢！,返回目录,Excel入门教程,工作表标签,列标,活动单元格,行号,工具栏,标题栏,任务窗格,菜单栏,绘图工具栏,名称框,公式编辑框,单元格,Excel中的每一张工作表都是由多个长方形的“存储单元”组成，这些长方形的“存储单元”即是单元格。这是Excel最小的最小的单位。输入的数据就保存在这些单元格中，这此数据可是字符串、数学、公式等不同类型的内容。,列标和行号：,Excel使用字母标识列，从A到IV，共256列，这些字母称为列标；使用数字标识行，从1到65536，共65536行。每个单元格通过“列标

24、+行号”来表示单元格的位置。如：B1，就表示第B列第1行的单元格。,名称框和公式编辑框,名称框用来对Excel电子表格中的单元格进行命名和名称的显示。利用名称框，用户可以快速定位到相应的名称区域。公式编辑框用于输入和显示公式或函数的区域。,工作薄,工作簿是处理和存储数据的文件。标题栏上显示的是当前工作簿的名字。Excel默认的工作簿名称为“book1”。每个工作簿包含多个工作表，默认状态工作薄包含张工作表，但是张工作表往往不能满足用户的需要，所以一个工作簿中可能包含多张工作表，最多时一个工作簿中可能包含255张工作表。,工作表,工作表是由单元格组成，在excel中一张工作表由25665536个

25、单元格组成。Excel中默认新建的工作簿包含3个工作表，工作表的标签名为sheet1、sheet2、sheet3。可能通过单击工作表标签在不同的工作表之间进行切换。,打开文件,有三种方法：双击xcel文件单击菜单【文件】【打开】单击工具栏上的【打开】按钮,保存文件,有两种方法：单击菜单【文件】【保存】输入文件名单击工具栏上的【保存】按钮,关闭文件,有两种方法：单击菜单栏右上角【关闭】按钮单击菜单【文件】【关闭】,数据输入：单击要输入数据的单元格，利用键盘输入相应的内容,提示：默认情况下，输入数据后，按nter键，将确认输入并切换到下方的单元格按ab 键，可切换到右方的单元格；按键盘上的单元格，

26、可灵活选择下一个数据输入的位置,修改数据：直接替换数据。单击选中要修改的单元格，输入新内容，会替换原单元格中的内容。修改单元格中的部分内容。双击单元格，单元格变录入状态，光标成“”形，表示文字插入的位置，然后在要修改的文字上拖动鼠标选中要修改的文字，然后输入新的内容。如下图：,填充和自动填充,在Excel中，对于一些规律性比较强的数据，如果逐个手动输入比较浪费时间，而且容易造成数据输入错误，为此，Excel提供了填充和自动填充功能，可帮助用户快速输入此类数据,填充：,单击编辑填充菜单命令，弹出如图所示子菜单：,向上填充、向左填充、向下填充、向右填充,选定一个单元格，然后选择向上填充选项，则会将

27、选中单元格的内容，复制到上面的单元格中，其他类推。,填充和自动填充,填充：,自动填充：就是通过简单的双击或拖动操作快速、准确地输入大量有规律的数据。,填充句柄,选定一个单元格，仔细观察后，会发现在单元格右下方有一个小黑方块，这就是填充句柄。,填充句柄,填充和自动填充,自动填充：,自动填充操作步骤:,当鼠标光移动到填充句柄上方时,鼠标会变成“+”字形状,此时可能通过按住鼠标左键拖动实行自动填充操作。,竖向单击拖动鼠标,释放鼠标左键后,自动完成填充操作。,自动填充操作步骤:,在最后一个填充的单元格右下角,会出现一个“自动填充选项”,单击“自动填充选项”标记,会出现如图所示的自动填充选项,在这里我们

28、可以重新选择自动填充的方式,默认填充方式为“以序列方式填充”。,自动填充操作步骤:,我们除了对单元格的内容进行修改外,还可以对单元格进行移动、复制、插入、删除等操作。,移动单元格,单击选择单元格或多个单元格，按住鼠标左键拖动目标位置，即可完成对单元格的移动操作。将鼠标移动到单元格边框图上，鼠标变成移动状态，然后拖动鼠标到目标位置即可。,复制单元格,传统方法是通过选择单元格，单击编辑-复制菜单命令，将单元格内容复制到剪贴板中，然后选择目标单元格，单击编辑-粘贴菜单命令，完成对单元格的复制。,提示：在执行移动单元格的过程中，按住【Ctrl】键，在箭头的右上角会出现一个“+”号，这进可以完成对单元格

29、的复制操作。,清除与删除,清除：只要选中单元格，然后按【Delete】键，就可以清除单元格中的内容，或在单元格上单击右键，在弹出的快捷菜单中选择【清除内容】命令。,删除：要删除单元格，则在单元格上单击右键，在弹出的快捷菜单中选择【删除】命令，在“删除”对话框中选择一种删除形式，然后单击【确定】按钮。,清除与删除,插入行,在要插入的行的下方，单击左侧的行号，选择一行单元格，单击右键弹出快捷菜单，选择插入命令，如图,单击要插入位置后面的列标，选择一列单元格，单击右键弹出快捷菜单，选择插入命令，如图,插入列,删除行、列：,在要删除的行或列上单击右键，在弹出的快捷菜单中选择【删除】命令即可。,行高和列

30、宽,调整行高：将光标移动到行号中间的分隔线上，此时鼠标变成,单击鼠标左键向上(或向下)拖动,即可调整单元格的行高。,调整列宽：将光标移动到列标中间的分隔线上，此时鼠标变成,单击鼠标左键向左(或向右)拖动,即可调整单元格的列宽。,行高和列宽,选择多列（或多行）单元格，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中单击选择【隐藏】命令，即可隐藏单元格的列（或行）。,行、列隐藏,行的隐藏与列的隐藏方法相同。,要恢复单元格的显示，可以通过选择被隐藏单元格的前后两列单元格，然后单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【取消隐藏】命令，即可重新显示被隐藏的单元格。,行、列取消隐藏,选择单元格后，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜

31、单中选择【设置单元格格式】菜单选项，如图：,单元格属性的设置,Excel中为了方便对数据处理，可以通过定义单元格的“数字”选项卡，来定义不同的单元格数据格式。,例：输入电话号码的区号“010”,如果直接输入，“010”中的第一个“0”会被忽略掉。此类数据已经不是数字，这是我们需要通过先将单元格的数据格式修改成“文本”类型后，再在该单元格处输入“010”。,单元格属性的设置,【对齐】选项卡，可以对单元格的文本进行对齐方式、文本方向等的控制。其中“文本控制”中的“自动换行”选项，在单元格内容比较多需要用多行来进行显示 时，可能使用这个选项达到换行的效果。,单元格属性的设置,Excel中的字体、边框

32、、图案的设置与word里面的基本相同。,表间切换,单击表标签，可以进行表格间的切换。,Excel中，当前的表格标签为白色，默认的非当前表格为浅灰色。,若要选择相邻的多张工作表，可以通过shift键+单击实现；若要选择不相邻的多张工作表，可以通过ctrl+单击实现。,多表的选择,选择相邻的多张工作表,选择不相邻的多张工作表,标签的重命名,在表标签上双击鼠标，当光标变成“I”状态后，即可进行编辑修改状态，对表标签进行重命名。,更改标签的颜色,在表格的上方，单击鼠标右键，弹出快捷菜单，选择工作表标签颜色命令，如图,在弹出的颜色面板中，选择所需要的颜色，然后单击 确定按钮，单击另外一个工作表后，即可看

33、到效果。如图,添加工作表,在工作表标签上单鼠标右键，弹出快捷菜单，然后选择【插入】命令，在弹出的对话框中选择【工作表】即可,在工作表标签上单鼠标右键，弹出快捷菜单，然后选择【删除】命令,删除工作表,移动、复制工作表,在表标签上，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择移动或复制工作表命令，弹出对话框,单击“工作簿”下拉列表，可以选择工作表要移动到的位置即可。,如果选择“建立副本”选项，则表示复制工作的操作。,在工作簿内可以进行工作表的位置移动，即单击一个工作表的表标签，然后进行拖动，可以调整工作表的前后排列顺序。,调整工作表显示顺序,拖动过程中出现的黑色倒立的三角形表示拖动工作表将要插入的位置。,

34、数据的处理,排序,排序可以让表格中的数据按某种规则排列，数据间的顺序只有两种：升序与降序。对于数值，Excel按数值大小排序；对于文本，Excel将根据字母顺序、首字母的拼音顺序或笔画顺序来排序，空格将始终被排在最后。,简单排序,选中要排序内容，单击工具栏中的升序排序或降序排序按钮，可以完成简单的排序。,升序排列按钮,降序排列按钮,复杂排序,通过单击数据菜单下的【排序】菜单命令，弹出“排序”对话框，如图,提示：排序对话框中，最多可以设置3个关键字。,求和：,选择要求和的数据，并多选一格用于显示结果，然后单击工具栏上的自动求和按钮。,求平均值、计数等操作如此类推。,打印工作表之前，需要对工作表的

35、页面进行设置，单击菜单文件下的页面设置，如图,页面选项卡：可以进行方向、缩放、纸张大小的设定。,页边距选项卡：可以对打印表格页边距进行设置。,页眉/页脚选项卡：可以对打印文件设置页眉、页脚。,我们可以通过单击自定义页眉或自定义页脚来进行自定义页眉、页脚。,工作表选项卡：可以设置要打印的区域，默认是全部区域。如果是多页打印，可以将表头部分设置为“打印标题”，这样便可以在每页出现标题内容。,有两种方法：,文件菜单下的打印命令,工具栏上的打印按钮,将EXCEL文件转换为WORD文件 打开Word文件，选择插入-对象，在弹出窗口中选择由文件创建，选择Excel文件，转换成功！进入WORD文件，双击插入

36、的部分，又可以进入EXCEL编辑了。编辑完毕，在“EXCEL”页面区域外单击，退出编辑状态。,排序的各种用法按列排序、按行排序、自定义排序。我们常用的方法是，选中需要排序的区域，进入“数据排序”，出现排序窗口，选择“升序/降序”（体会一下先按A列后按D列排序的不同结果）；有时候需要按行排序，在排序窗口出现后，进入“选项”中选择“按行排序”；还可以自定义排序。第一步进入工具选项自定义排序，输入（英文状态下输入逗号）或选择顺序，进入“数据排序-选项”，选择“自定义排序次序”。,主题：插入对象 在PPT进行播放时，不便再回到文件夹里寻找文件，可在PPT文稿中插入EXCEL文件图标，在演示时直接打开。

37、具体操作时，按“插入对象”，弹出如下窗口。选择“由文件创建”，点击“浏览”，选择要插入的文件，选择“链接”、“显示为图标”，完毕。提示：PPT放映时，需要按“ESC”推出后，方可点击进入文件。,功能：分类汇总 1、选中任意一个单元格，按一下“数据-排序”工具栏上的“升序排序”或“降序排序”按钮，对数据进行一下排序。使用“分类汇总”功能时，一定要首先按分类对象进行排序！2、执行“数据分类汇总”命令，打开“分类汇总”对话框。请通过演示文稿体会用法，在实际运用中，根据需要选择,主题：自动筛选 在数据区域中单击任一单元格，然后单击“数据”菜单，选择“筛选”“自动筛选”命令，则每一列数据顶端的项目名称右

38、侧会出现一个下拉列表按钮。根据需要从中选择需要显示的数据要求后，符合条件的数据就被显示出来了。如果列表框中缺少需要的条件，可以选择“自定义”项，弹出“自定义自动筛选方式”对话框，然后在该对话框中进行条件设置。如果想取消筛选，可再次选择“数据”筛选”“自动筛选”命令，即可取消。注：合并的单元格在筛选时只能得到合并前左上角单元格所在的行。,谢 谢,返回目录,Powerpoint基本制作学习,一、PPT的作用,二、PPT制作注意事项,三、服务听众、关注内容,四、制作原则,五、一个简易PPT的制作,一、PPT的作用(PowerPoint)PPT文档起到演示作用，将所表达的信息直接传递给对方。,二、PP

39、T制作注意事项 PPT演示的目的在传达信息，所以尽量避免以下几种做法：1）有演讲者将整页的文字直接复制到幻灯片；2）文本过多、不美观、杂乱无章等；3）有些深怕遗漏重要信息，照着幻灯片的内容逐字宣读；4）有些准备的幻灯片花俏得令听众觉得他好像是在教演示文稿软件。应该是：让你的观众很容易理解你所表达的思路。,三、服务听众、关注内容 1）正式商业场合，风格一般倾向保守，如内部使用，则可以轻松的风格展现；2）一个PPT只对一类人；3）是一对一？或是一对多；4）你的PPT永远为观众服务，千万不要以自我为中心；5）只讲一个重点，不要试图在一个PPT中面面俱到。,原则,3色原则：“不要超过3种色系”,6字解

40、码：“大化小，小化图”提纲时，用逻辑树尽量将大问题分解成小问题，小问题用图表现。,12字真言“能用图，不用表；能用表，不用字”,四、制作原则,五、一个简易PPT的制作（以演示为主）1、常用的启动方法：用 Microsoft Office 2003快捷工具栏；用“开始”“程序”；用资源管理器；通过打开一个PPT文稿来打开PowerPoint程序。2、PowerPoint 常用的退出方法：用“文件”“退出”；单击窗口右上角的“关闭”按钮；双击PowerPoint窗口左上角的控制按钮；ALT+F4。,3、PPT窗口的组成,工作区、返回、目录绘图工具栏返回、常用工具栏、菜单栏返回、标题栏,标题栏、菜单

41、栏、常用菜单、格式菜单、绘图工具栏、滚动条、状态栏、,4、建立演示文稿操作方法：单击“文件”“新建”（1）利用“内容提示向导”创建；（2）利用“设计模板”创建；（3）创建空白演示文稿；（4）根据已有的演示文稿,5、版式设置和设计模板的操作 版式设置 操作方法一：创建新幻灯片时，可以从28张预 先设计好的幻灯片版式中进行选择。操作方法二：单击“格式”菜单“幻灯片版式”,设计模板 设计模板包含：配色方案、自定义格式的幻灯片 和标题母版以及字体样式等。Powerpoint提供两种类型的模板：设计模板和内容模板。设计模板的应用：操作方法一：单击“文件”菜单“新建”命令；单击“设计模板”选项卡，进行选择

42、。操作方法二：“格式”菜单“幻灯片设计”,内容模板的创建与应用：A创建内容模板操作方法：打开已有的演示文稿或模板，作为新模板的基础 进行修改直到符合要求为止；单击“文件”菜单“另存为”命令；保存类型选择为：“演示文稿设计模板”；选择需要保存到的位置；在“文件名”框中输入新模板的名称，单击“保存”。B.内容模板的应用：方法同设计模板的应用,6、Powerpoint的视图,幻灯片放映视图 幻灯片浏览视图 幻灯片视图 幻灯片大纲视图 普通视图,（1）普通视图：由大纲窗格、幻灯片窗格、备注窗格组成；（2）大纲视图：由大纲窗格、幻灯片窗格、备注窗格组成，仅显示幻灯片的标题 和主要文本信息，适合组织和创建

43、文稿内容，显示层次关系；（3）幻灯片视图：在该视图中一次只能编辑一张幻灯片，整个窗格被幻灯片的编 辑窗格占据，适合仔细观察和设计幻灯片；（4）幻灯片浏览视图：可以看到多张幻灯片，适合做幻灯片间的删除、移动、复 制、排序、切换、隐藏、排练计时等编辑操作；（5）幻灯片放映视图：演示文稿全屏幕放映模式。,7、文字、图片、绘图、声音、影片等元素的基本操作(1)文字 操作方法：单击“格式”菜单“字体”(2)段落 段落的对齐方式:左对齐、居中对齐、右对齐、分散对齐 操作方法：单击：“格式”“对齐方式”段落的行距和间距 操作方法：“格式”“行距/间距”项目符号设置 操作方法：“格式”“项目符号”,(3)图片

44、 操作方法:“插入”“图片”(4)绘图 操作方法一:“插入”“图片”“自选图形”操作方法二:在绘图工具栏上选“自选图形”(5)插入声音和影片 操作方法:“插入”“影片和声音”(6)插入图表和表格,8、幻灯片放映操作 将演示文稿以放映方式打开（保存就是以放映方式保存的）在Powerpoint中启动幻灯片放映 方法一：单击演示文稿窗口左下角的“幻灯片放映”按钮；方法二：单击“幻灯片放映”菜单“幻灯片放映”命令；方法三：单击“视图”菜单“幻灯片放映”命令；方法四：按F5键；在桌面上激活幻灯片放映 启动自定义放映,9、背景设置的操作 为演示文稿选择简单的背景 操作方法：单击“格式”菜单“背景”命令；选

45、择“自定义；选择“填充效果”：过渡、纹理、图案、图片等选项 定义演示文稿的配色方案 操作方法：单击“格式”菜单“幻灯片配色方案”命令，选择自己需 要的配色方案选择“自定义”选项卡进行自己配色。,10、幻灯片间效果设置的操作 操作方法：单击“幻灯片放映”菜单“幻灯片切换”命令 选择设置：效果、换页方式、全部应用、应用等设置项,11、幻灯片母版的设置 母版分为：幻灯片母版、标题幻灯片母版、讲义母版、备注母版 操作方法：单击“视图”菜单“母版”“幻灯片母”命令,12、Powerpoint自定义动画操作 1）幻灯片自定义动画和效果的基本操作 操作方法：l单击需要设置动画的某个对象；l单击“幻灯片放映”

46、“自定义动画”命令；l在“顺序和时间”、效果、启动动画等选项中进行设置；l单击“确定”按钮。,2）幻灯片剪辑与隐藏的基本操作 插入幻灯片 删除幻灯片 移动幻灯片 复制幻灯片 隐藏幻灯片,3）动作设置的基本操作 使用“预设动画”设置动画 使用“自定义动画”设置动画,4）超级链接的基本操作 操作方法:l单击“插入”菜单“超级链接”；l选择要链接到某个文件或者某个网页或者电子邮件地址或者某个文件中的位置；l单击“确定”。,13、演示文稿的打印1）页面设置 操作方法：l 单击“文件”菜单“页面设置”命令；l 选择“幻灯片大小”、“幻灯片编号起始值”、“方向”等选项进行设置；l 单击“确定”。2）设置打印选项 操作方法：l 单击“文件”菜单“打印”命令；l 选择“打印范围”、“打印内容”、“打印色彩”等选项进行设置；l 单击“确定”进行打印。,谢谢大家！,