office办公软件培训.ppt

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1、OFFICE办公软件培训 信息化发展应用部 2010年10月,目 录,一、Excel图表制作二、Excel数据统计分析三、Excel函数运用四、其它,图表用于总结规律和传递特定信息，是数据的可视表现，强调数据之间的关系，且图表具有动态性，有助于发现数据所不能注意的趋势和模式。图表用于总结规律和传递特定信息，是数据的可视表现，强调数据之间的关系，且图表具有动态性，有助于发现数据所不能注意的趋势和模式。,一、图表制作方法,创建图表的方法：1、一键生成法：F112、自由点取法：使用图表工具栏，选择图表类型。操作：视图-工具栏-图表3、按部就班法：使用图表向导。操作：插入-图表，分4步完成图表的制作。

2、生成基本图表后，通过右键各功能按钮进行信息完善，如“图表选项”。,如何将此图片快速、准确的移动到PPT中？1、shift+编辑，复制图片2、照相功能(工具-自定义-命令-工具-照相机),二、数据统计分析,1、在Excel工作表的数据列表中插入分类汇总分类汇总功能可实现把所有记录根据要求条件进行汇总。示例二：分类汇总.xls插入外部分类汇总方法：1、选中需进行分类汇总的源数据区域，点击工具栏“数据”“分类汇总”2、“分类汇总”对话框中各项说明:a、在“分类字段”框中，单击外部分类汇总的列。在右面的示例中，应当单 击“地区”。b、在“汇总方式”框中，单击要用来计算分类汇总的汇总函数。在右面的示 例

3、中，应当选择“求和”。c、在“选定汇总项”框中，对于包含要计算分类汇总的值的每个列，选中其复 选框。在上面的示例，应当选择“月销售额”。d、如果想按每个分类汇总自动分页，请选中“每组数据分页”复选框。e、若要指定汇总行位于明细行的上面，请清除“汇总结果显示在数据下方”复选框。若要指定汇总行位于明细行的下面，请选中“汇总结果显示在数 据下方”复选框。f、通过重复以上步骤，可以再次使用“分类汇总”命令，以便使用不同汇总函 数添加更多分类汇总。若要避免覆盖现有分类汇总，需清除“替换当前分 类汇总”复选框。,二、数据统计分析,2、数据筛选 筛选是查找和处理区域中数据子集的快捷方法。筛选区域仅显示满足条

4、件的行，该条件由用户针对某列指定。不满足条件的数据被隐藏。筛选功能支持多列筛选，且每次筛选是在上次筛选结果的基础上进行筛选，减少了数据的子集。对于筛选过的数据子集，无需重新排列、移动便可复制、查找、打印等。为获得最佳结果，同一列的数据格式必须相同，不能混合使用文本、数值等格式，否则筛选结果按出现次数多的数据类型值执行。Excel 提供了两种筛选区域的命令：a、自动筛选：包括按选定内容筛选，它适用于简单条件。b、高级筛选：适用于复杂条件。高级筛选对话框中“等于”是对数字或字符串的，筛选出与所选数字或字符串完全一样的内容。“始于”、“包含”等是针对字符串的，比如有ABCADBC这三个字符串，使用“

5、始于”功能，后面框中输入A，就会把ABC与AD这两个字符串筛选出来。,二、数据统计分析,3、Excel中“高级筛选”删除重复记录 当表格中有重复记录时，可用“高级筛选”功能删除重复记录。示例：示例四：其它.xls 具体方法：选中表中所有记录，选择“数据-筛选-高级筛选”，单击“将筛选结果复制到其它位置”，在“复制框”中输入单元格引用，选中“选择不重复的记录”后确定。特别说明：选取粘贴单元格时，一定要确保与数据源区域列数相同,二、数据统计分析,3、多表间数据计算 如何把多个格式一致的报表数据汇总显示到一个总表中 使用公式？文件目录变更时公式随之变更，公式长度受限制，仅支持30个求和参数。使用“合

6、并计算”功能便能轻松快捷实现多表间的数据统计。使用“合并计算”功能要求各表需要具备的条件：每个区域分别置于单独的工作表中。不要将任何区域放在需要放置合并的工作表中。且每个区域具有相同的布局。设置要合并的数据 操作方法 1、创建一个新表，用来保存汇总后数据，选择其中一个单元格，作为合并后数据计算存放的第一个单元格。2、打开“数据”“合并计算”，在“函数”框中，单击需要用来对数据进行合并的汇总函数。3、单击“引用位置”框，再单击要进行合并的第一个区域的工作表标签，键入区域的给定名称，再单击“添加”。对每个区域重复这一步骤。如果要在源区域的数据更改的任何时候都自动更新合并表，并且确认以后在合并中不需

7、要包括不同的或附加的区域，请选中“创建连至源数据的链接”复选框。Excel 不将源数据中的行或列标志复制到合并中。如果需要合并数据的标志，需从源区域进行复制或手工输入,？,=sum(D:绩效1.xls互评模板!$Y$19,D:绩效2.xls互评模板!$Y$19,D:绩效3.xls互评模板!$Y$19)？,EXCEL函数的作用：简化公式、实现其它方法无法实现的计算、提高编辑数据的速度、实现判断功能。EXCEL中包含财务、统计、数学、日期与时间函数等300多个函数，如何发现函数?插入函数的方法：1、手工输入：EXCEL自动补充函数末尾的括号,使用CTRL+SHIFT+A可以看到函 数的参数说明2、

8、插入-函数：可根据需求自定义函数且给出函数的参数对话框,三、函数运用,1、用sum函数做减法 示例：有一连续的单元格区域：A1至A20，计算此区域中除去A2和A19的和 sum函数计算方法：=sum(A1,A2:A18,A20),sum函数减法方法后：=sum(A1:A20,-A2,-A19),三、函数运用,2、sumif函数：统计某个单元格区域中符合指定条件的单元格总和 使用格式：SUMIF（条件区域，判断条件，实际的求和区域）（若“实际的求和区域”与“条件区域”是一个区域，可省略）注：SUM函数是用来计数的，统计所选择区域的数值总和。使用格式：SUM（条件区域）SUMIF对SUM进行了引伸

9、和拓展，只有符合求和条件的才进行统计，比如计算“金额”在1元以上的数据总和、按照人员或产品分类计算数据总和等。,三、函数运用,计算公式：=SUMIF($D3:$D8,张三,$C3:$C8),应用举例：在下表中统计出销售人员张三的销售总额？,示例三：销售报表.xls,3、COUNTIF函数。即计数求和函数。统计某个单元格区域中符合指定条件的单元格数目 使用格式：COUNTIF（条件区域，计数条件）说明：=countif(B3:D7,D3)，即单元格D3在D3至D7单元格区域内出现的次数,三、函数运用,计算公式：=Countif($D3:$D8,张三”),应用举例：在下表中统计出销售人员张三的订单

10、数？,特别提醒：允许引用的单元格区域中有空白单元格出现注：COUNT函数是用来计数的，统计所选择区域的数值型单元格个数。使用格式：COUNT（条件区域）COUNTIF是COUNT函数的引伸与拓展，在计数时加上先前条件，只有符合计数的条件才进行统计计算。,示例三：销售报表.xls,4、rank函数。即排序函数。使用格式：=rank(number,ref,order),a、number为需排序的数字 b、ref为引用的区域 c、order为排序方式，为0按降序排列，不为0按升序,三、函数运用,计算公式：=RANK(E12,$E12:$E14),示例：示例三：销售报表.xls应用举例：在下表中统计出

11、销售人员张三的销售金额排名？,1、同时查看不同工作表中多个单元格内的数据 有时在编辑某个工作表（Sheet1）时，需要查看其它工作表中（Sheet2、Sheet3）某个单元格的内容，这时便可利用Excel的“监视窗口”功能来实现。执行“视图工具栏监视窗口”命令，打开“监视窗口”，单击其中的“添加监视”按钮，展开“添加监视点”对话框，用鼠标选中需要查看的单元格后，再单击“添加”按钮。重复前述操作，添加其它“监视点”。设置后，无论在哪个工作表中，只要打开“监视窗口”，即可查看所有被监视点单元格内的数据和相关信息。,四、其它,2、Word与Ppt内容互转 Office系列软件中的各个组件中都有着良好

12、的通讯关系。用户不仅可以将Word转化成幻灯片，也可以将幻灯片中的“备注、讲义或者大纲转化成Word文件。方法：a、将PPT内容转换至WORD文档格式：执行“文件”-“发送”-“Microsoft Word”命令。在弹出的“发送到Microsoft Word”对话框中根据需要 选择粘贴方式。b、将word文档内容嵌入到ppt中 点击“插入对象由文件创建”，选择需要嵌入的内容，“确定”即可。,四、其它,？思考：,如何运用IF函数，计算出销售人员的资金？所用示例：示例三：销售报表.xls各区销售汇总表（一）资金发放方法：如果某人的订单总额大于￥1500，则“奖金”为销售总额的10%，否则“奖金”为销售额的5%。注：逻辑高手IF函数是一个条件函数，它可以通过设置的条件进行逻辑判断。函数格式：=if(设定条件,当目标单元格与设定条件相符时返回的函数值,当目标单元格与设定条件不符时返回的函数值)。结果：第1位销售人员“销售奖金”的计算公式应=IF(D121500,10%,5%)*D12结合刚才的知识，推测一下这个公式中3个参数的涵义吧。“D121500”是IF函数的判断条件，“10%”是条件成立的操作，“5%”是条件不成立的操作。,培训结束谢谢！,