MIS的系统分析.ppt

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1、第一节 系统分析的目标和主要活动,一、目的与任务系统分析就是明确项目的计划和范围、详细评估项目可行性和建立目标系统逻辑模型的过程。逻辑模型就是不涉及目标系统实施的技术问题，只是用文字或图表把目标系统的模型描述出来。目的明确问题或机会所在，认识解决这些问题或把握这些机会的必要性为系统的技术设计提供科学依据。任务解决“做什么”的问题，提出系统的方案，即逻辑模型。系统建设工作中任务最为繁重、耗费资源最多的一大阶段。,第4章 管理信息系统的系统分析,信息系统模型S=R(P,D，F)S：目标系统；P：处理集合；D：数据集合；F：数据流集合；R：描述的是关系，即数据、处理和数据流间的关系。P、D和F三要素

2、描述了目标系统的系统边界。目标系统与外界环境具有信息交换。目标系统进行环境交换的实体，被称之为外部实体，用符号e表示，所有外部实体构成外部实体集，用符号E表示。,4.1 系统分析的目标和主要活动,系统分析阶段的主要活动有：系统初步调查可行性研究系统详细调查新系统逻辑方案的提出。,二、系统分析的主要活动,章目录,4.1 系统分析的目标和主要活动,4.2 系统分析阶段各项活动的内容,MIS系统分析的任务是在对现行系统充分认识的基础上，通过对组织内部的业务流程和数据流程的调查与分析，明确新系统应“做什么”，最终提出新系统的逻辑模型。系统分析过程可分为以下四个阶段：1、系统的初步调查和可行性分析；2、

3、现行系统的详细调查；1）组织结构的调查；2）业务流程的调查；3）数据流程的调查。3、提出新系统的逻辑模型；4、编写系统分析报告。,一、初步调查,1、初步调查的目的 进一步明确系统总体目标，通过初步调查，收集相关信息，从系统分析人员和管理人员的角度看新项目开发有无必要和可能(进行可行性分析)。2、初步调查的基本内容 1）系统的基本情况（主要输入，主要输出，主要处理功能）2）系统信息处理情况（频率、时间）3）系统资源情况（技术力量、人力、财力）4）组织中人员对开发系统的态度,4.1 系统的初步调查和可行性分析,二、可行性分析,1、可行性分析的任务 明确项目开发的必要性和可行性。必要性来自对待开发系

4、统的迫切性，而可行性则取决于实现应用系统的资源和条件是否具备。2、可行性分析的内容1）管理上的可行性（管理者对系统开发的态度、管理条件）2）技术上的可行性（软硬件支持、开发人员的技术水平）3）经济上的可行性（开发费用支持、预期效益-经济效益、社会经济）,4.1 系统的初步调查和可行性分析,1）系统概述2）系统目标 3）可行性的结论,二、可行性分析,3、可行性分析报告,4.1 系统的初步调查和可行性分析,引言。说明系统的名称和功能，项目的产生，系统开发的背景、必要性和意义等。系统的基本环境。如组织的地理位置及分布，组织的机构、人员等。,系统应达到的目标 系统的边界 系统的主要功能 系统的软硬件配

5、置 系统的大致投资 开发工作的时间安排,立即开发 改进原系统 条件具备以后再进行 不可行,一、系统详细调查概述,1、详细调查的目的 掌握现行系统的现状，发现问题和薄弱环节，收集资料，为下一步的系统分析和提出新系统的逻辑设计做好准备（确定问题的实质，确保新系统比原系统更有效）。2、详细调查的方法 1）走访用户 2）问卷调查 3）开调查会(最常用，也是最有效的)4）参加业务实践3、详细调查的原则：用户参与,4.2 系统的详细调查,一、系统详细调查概述,4、详细调查的内容：,1）组织结构调查。2）现行系统的目标、主要功能和用户需求调查。3）业务流程调查。4）数据流程调查。5）处理功能分析。,4.2

6、系统的详细调查,二、组织结构调查,1、组织结构 所谓组织结构是指一个组织（部门、企业、车间、科室等）的组成以及这些组织部门之间的隶属关系或管理与被管理的关系，通常用组织结构图来表示。2、组织结构调查的内容 详细了解各级组织的职能和有关人员的工作职责、决策内容、存在问题以及对新系统的要求等。,4.2 系统的详细调查,二、组织结构调查,3、某酒店管理信息系统组织结构调查实例,4.2 系统的详细调查,三、管理业务流程分析,1、业务流程调查的方法 应顺着原系统信息流动的过程逐步地进行。2、业务流程调查的内容 包括各环节的处理业务、信息来源、处理方法、计算方法、信息流经去向、提供信息的时间和形态（报告、

7、单据、屏幕显示等）。,4.2 系统的详细调查,三、业务流程分析,3、业务流程的描述业务流程图 业务流程图是一种描述系统内各单位、人员之间业务关系、作业顺序和管理信息流向的图表，利用它可以帮助分析人员找出业务流程中不合理流向。,4.2 系统的详细调查,4.2 系统的详细调查,三、业务流程分析,3、业务流程的描述绘制业务流程图的基本符号,某企业物资管理业务流程图,车间,库长,用料计划,供货单位,有关部门,领料通知,库存报表,领料单,未批准领料单,已批准领料单,库存帐,用料流水账,库工,缺料通知单,采购员,入库单,催货单,补充订货单,提货通知单,订货单(合同),物资管理部门内部实体、外部实体有哪些？

8、,绘制业务流程图的注意事项：1）以功能为中心展开，找出业务活动的主线，明确系统的边界和范围。2）对于业务过程较复杂的组织，可先绘制简单的业务流程总图，再逐步绘制各业务活动的详细流程，直到将所有的业务过程描述清楚为止。,4.2 系统的详细调查,三、业务流程分析,根据对某酒店的业务流程进行详细调查，得出其业务流程是：顾客进入酒店，由总台服务员根据房源信息为顾客办理入住手续，并登记顾客信息、修改房源信息情况；由客房部安排顾客入住，并在顾客离开前将房费单送交财务部；顾客入住酒店之后，可在餐饮部和康乐部消费，消费完毕，顾客签单之后，将消费单交财务部结账；结账完毕之后，顾客可离开酒店；顾客离开酒店之后，客

9、房部整理房间，并通知总台恢复房源信息、修改顾客信息,4.2 系统的详细调查,三、业务流程分析,绘制业务流程图举例,4.2 系统的详细调查,三、业务流程分析,4.2 系统的详细调查,三、业务流程分析（总台登记）,四、数据流程分析,管理业务调查过程中绘制的业务流程图和表格分配图虽然形象地表达了管理中信息的流动和存储过程，但仍没有完全脱离物质要素(如货物、产品等)。为了用计算机进行信息管理，还必须进一步舍去物质要素，收集有关资料，绘制出原系统的数据流程图，为下一步分析做好准备。,4.2 系统的详细调查,（一）数据流程分析的内容,收集原系统业务处理中全部输入单据、凭证、输出报表和存储介质的典型格式（如

10、账本、清单）；弄清各环节上的处理方式和计算方法；在收集到的单据、报表上注明制作单位、报送单位、存放地点、发生频度、高峰时间及发生量等。在收集到的单据、报表上注明各数据项的类型、长度、取值范围等。,4.2 系统的详细调查,四、数据流程分析,（二）数据流程图,数据流程图：是结合业务流程调查时，而进行的数据流程调查的结果，是一种能全面地描述信息系统逻辑模型的主要工具，它可以用少数几种符号综合地反映出信息在系统中的流动、处理和存储情况。数据流程图具有以下两个特性。抽象性：表现在它可以完全舍去了具体的物质，只剩下数据的流动、加工处理和存储；概括性：表现在它可以把信息中的各种不同业务处理过程联系起来，形成

11、一个整体。,4.2 系统的详细调查,四、数据流程分析,（三）绘制数据流程图的符号,外部实体：指本系统之外的人或单位，他们与本系统有信息传递关系。,数据存储：指通过数据文件、文件夹或账本等存储数据。,处理：即功能。用一个长方形表示处理逻辑。,数据流：表示流动着的数据，它可以是一项数据，也可以是一组数据。,4.2 系统的详细调查,四、数据流程分析,例：某企业成品销售管理数据流程图,销售科负责成品销售及成品库管理。该科计划员将合同登记入台账，并定期根据合同台账做销售配货处理：查询库存台账，决定是否可以发货。如果可以，则开具发货通知，由成品库保管员做发货处理：出库处理并修改库存台账；开具出库单一式两份

12、，一份给财务科用作收款，另一份给计划员用作合同执行登记。车间凭入库单，将产品交保管员做入库处理，由保管员根据入库数据修改库存台账。销售部门负责人定期将销售数据统计表并上报厂办。,企业销售调配系统的数据流程图举例,厂办,用户,车间,财务科,查询,查询,4.2 系统的详细调查,进行处理需要（外部实体或上个处理）输入什么？处理后输出什么？,（四）绘制数据流程图的原则,明确系统界面：一张DFC(Data Flow Chart)表示某个子系统或某个系统的逻辑模型。自顶向下逐层扩展：MIS庞大而复杂，具体的数据加工可能成百上千、错综复杂，不可能用一张DFC明确、具体地描述整个系统的逻辑功能，自顶向下的原则

13、为DFC的绘制提供了一条清晰的思路和标准化的步骤。合理布局：一般系统数据来源的外部项尽量安排在左边，而数据去向的外部项尽量安排在右边，数据流的箭线尽量避免交叉或过长。,4.2 系统的详细调查,四、数据流程分析,（五）绘制数据流程图的步骤,关联图：将整个系统作为一个数据加工项，着重描述系统与外部实体的联系。明确系统的边界。,顶层图：对关联图中的数据加工进行分解，形成系统较详细的数据流程图。,第一层图：对顶层图中的数据加工进一步分解，形成系统更详细的数据流程图。,4.2 系统的详细调查,例1：某企酒店管理系统数据流程图,4.2 系统的详细调查,（六）绘制数据流程图举例,例1：某企酒店管理系统数据流

14、程图,4.2 系统的详细调查,（五）绘制数据流程图的步骤,例1：某企酒店管理系统数据流程图,4.2 系统的详细调查,（五）绘制数据流程图的步骤,例1：某企酒店管理系统数据流程图,4.2 系统的详细调查,（五）绘制数据流程图的步骤,例2 某公司工资管理子系统数据流程图,系统调查如下:,公司每月末发工资，每月20日到23日由财务科根据上月工资清单和人事科送来的人员及工资变动表填写本月工资清单中的前五项。总务科每月24日将扣款清单送交财务科，由财务科将扣款数填入本月工资清单。最后计算出每位职工的应发工资，并填入工资发放清单，交给厂办。,4.2 系统的详细调查,表4.3 上月工资发放清单(财务科),例

15、4 某公司工资管理子系统数据流程图,系统调查如下:,4.2 系统的详细调查,表4.4 本月人员工资变动表（人事科）,例4 某公司工资管理子系统数据流程图,系统调查如下:,4.2 系统的详细调查,表4.5 本月扣款清单（总务科）,例4 某公司工资管理子系统数据流程图,系统调查如下:,4.2 系统的详细调查,工资管理系统数据流程,人事科,厂办,总务科,例4 某公司工资管理子系统数据流程图,4.2 系统的详细调查,五、数据字典,所谓数据字典就是对数据流程图中的各个数据元素做更进一步的详细说明。数据流程图配以数据字典，就可以从图形和文字两个方面对系统的逻辑模型作进一步完整地描述。数据字典的内容如下：,

16、4.2 系统的详细调查,数据项的定义数据结构的定义数据流的定义处理逻辑的定义数据存储的定义外部实体的定义,1、数据项的定义,数据项又称数据元素，是数据的最小单位，具体包括以下几项：数据项编号：GZ01-01数据项名称：职工代码别 名：职工代码简 述：某职工的职工代码类型及宽度：字符型，4位取 值 范 围：“0001”-“9999”,五、数据字典,4.2 系统的详细调查,2、数据结构的定义,数据结构描述某些数据项之间的关系。一个数据结构可以由若干个数据项组成；也可以由若干个数据结构组成；还可以由若干个数据项和数据结构组成。,五、数据字典,4.2 系统的详细调查,例：由三个数据结构组成的数据结构,

17、2、数据结构的定义,五、数据字典,4.2 系统的详细调查,数据结构的定义包括以下内容：数据结构的编号：DS03-01数据结构的名称：用户订货单数据结构的简述：用户信息及订货单信息数据结构的组成：DS03-02+DS03-03+DS03-04,2、数据结构的定义,五、数据字典,4.2 系统的详细调查,3、数据流的定义,数据流由一个或一组固定的数据项组成。形式如下：数据流编号：F03-08数据流名称：领料单数据流简述：车间开出的领料单数据流去向：发料处理模块数据流组成：材料编号+材料名称+数量+日期+领料单位数 据 流 量：10份/小时高 峰 流 量：20份/小时（上午9:0011:00）,五、数

18、据字典,4.2 系统的详细调查,4、数据处理的定义,数据处理的定义仅对数据流程图中最底层的处理逻辑加以说明。形式如下：数据处理编号：P03-08数据处理名称：计算电费数据处理简述：计算应缴纳的电费输入的数据流：用电量、电价处 理 过 程：总电费=用电量*电价输出的数据流：应扣款文件处 理 频 率：每月一次,五、数据字典,4.2 系统的详细调查,5、数据存储的定义,数据字典中数据存储仅描述数据的逻辑结构，而不涉及物理结构。形式如下：数据存储编号：F03-08数据存储名称：库存帐数据存储简述：存放配件的库存量和单价输入存储组成：配件编号+配件名称+单价+库存量+备注关 键 字：配件编号相 关 的

19、处 理：P02,P03,五、数据字典,4.2 系统的详细调查,6、外部实体的定义,外部实体定义形式如下：外部实体编号：S03-08外部实体名称：用户外部实体简述：购置本单位配件的用户输入的数据流：D03-04，D03-05输出的数据流：D03-07,五、数据字典,4.2 系统的详细调查,7、说明,数据字典一旦建立，从系统分析到系统设计、系统实施都要一直使用它。在数据字典的建立、修改和补充过程中，始终要注意保证数据的一致性和完整性。数据字典可以人工建立，也可以用专用的数据字典软件来建立与管理。,五、数据字典,4.2 系统的详细调查,五、数据字典酒店管理信息系统数据字典举例：,酒店管理信息系统数据

20、字典举例：,1、数据项定义,五、数据字典,4.2 系统的详细调查,2、数据流定义,酒店管理信息系统数据字典举例：,五、数据字典,4.2 系统的详细调查,3、数据存储定义,酒店管理信息系统数据字典举例：,五、数据字典,4.2 系统的详细调查,3、数据存储定义,酒店管理信息系统数据字典举例：,五、数据字典,4.2 系统的详细调查,4、处理过程定义,酒店管理信息系统数据字典举例：,五、数据字典,4.2 系统的详细调查,六、描述处理逻辑的工具,一般情况下，对于较简单的计算性的处理逻辑，在数据字典中定义即可，但还有一些比较复杂的处理逻辑，需要单独进行定义，因此，有必要介绍几种描述处理逻辑的工具。判断树判

21、断表结构英语表示法,4.2 系统的详细调查,1、判断树 根据用户欠款时间长短和现有库存量情况处理用户订货方案,欠款时间,=30天,100天,需求量,需求量,=库存量,库存量,=库存量,库存量,立即发货,先按库存发货，进货后再补发,先付款，再发货,不发货,通知先付欠款,处理方案,六、描述处理逻辑的工具,4.2 系统的详细调查,2、判断表,六、描述处理逻辑的工具,4.2 系统的详细调查,列出所有的n个条件；注意条件数量列出所有的条件组合，条件组合数最多为2n个；按全部条件组合列出其对应的行动方案；整理方案。,2、判断表（举例）,六、描述处理逻辑的工具,4.2 系统的详细调查,对各条件进行组合,三、

22、结构英语表示法,结构英语表示法是一种模仿计算机语言来描述处理逻辑的方法。它使 用了由“IF”、“THEN”和“ELSE”等词组成的规范化语言，主要有：简单祈使语句 判断语句 循环语句,IF 欠款时间30天 IF 需要量库存量 THEN 立即发货 ELSE 先按库存量发货，进货后再补发 ELSE IF 欠款时间100天 IF 需求量库存量 THEN 先付款再发货 ELSE 不发货 ELSE 要求先付欠款,六、描述处理逻辑的工具,4.2 系统的详细调查,简单祈使语句用于表达要做什么事情，包括一个动词和一个宾语。动词表示要执行的动作，宾语表示动作的对象。例如，录入顾客信息、修改房源信息、分配房号、建

23、立账号等。,WHILE 有空房间 IF 用户满意 THEN 录入顾客信息 分配房号 建立账单END,酒店管理系统处理逻辑举例,处理逻辑描述：在酒店管理信息系统中，用自然语言描述“折扣”处理过程是：如果某用户的消费额在2000元以上，用现金结账打八折，记账打八五折；如果消费额在1000元与2000元之间，用现金结账打八五折，记账打九折；如果消费额在1000元以下，用现金结账打九五折，记账不打折。,六、描述处理逻辑的工具,4.2 系统的详细调查,酒店管理系统处理逻辑举例判断树,六、描述处理逻辑的工具,4.2 系统的详细调查,酒店管理系统处理逻辑举例判断表,六、描述处理逻辑的工具,4.2 系统的详细

24、调查,在原系统（前面我们谈的都是原系统的分析和调查）详细调查的基础上进行系统化分析是提出新系统逻辑模型的重要步骤。通过对原系统的调查和分析，找出原系统业务流程和数据流程的不足，提出优化和改进的方法，给出新系统所要采用的信息处理方案（特别是新系统的逻辑模型）,4.3 系统化分析,系统化分析的主要内容,重新核准系统目标业务流程改进与再造新数据流程拟定功能分析和划分子系统数据属性分析,数据存储分析数据查询要求分析数据的输入输出分析绘制新系统的数据流程图确定新系统的数据处理方式,4.3 系统化分析,一、重新核准系统目标,可行性分析报告中的系统目标,修正后的新系统目标,4.3 系统化分析,二、业务流程分

25、析,原有流程的分析业务流程的优化确定新的业务流程,1、过程,2、内容,4.3 系统化分析,三、分析数据流程的内容包括：,原有数据流程的分析数据流程的优化确定新的数据流程,4.3 系统化分析,四、功能分析和划分子系统（也有人建议在系统规划阶段作）,目标可以看作是系统,第一层功能可以看作是子系统,各项具体功能（数据流程图处理）,4.3 系统化分析,为了实现系统目标，系统必须具备一定的功能。目标可看作是系统。将大系统要完成的目标功能划分为若干个子系统去完成，只要子系统之间的接口关系明确，每个子系统的设计、调试等就可以互不干扰地，各自相对独立地进行，这有助于分团队，分项目独立开发。将来要修改或扩充系统

26、，就只要在有关系统范围内进行，而不至于牵动全局。,划分系统及其格栅图（也称为U/C矩阵）,U/C矩阵的定义U/C矩阵借助于一个二维表格来描述其分析的内容，分析的内容就是x，y两个方向的坐标变量。如果将xi和yi之间的联系用二维表内的“U”、“C”来表示，就构成了一个U/C矩阵。U/C矩阵字母C表示有关的业务过程产生了所对应的主题数据库中数据并使用该数据，字母U指出有关的业务过程使用对应的数据库中数据。,1.建立一个U/C矩阵步骤：（1）首先要自顶而下进行系统划分；（2）然后逐个确定具体的功能和数据；（3）最后填上功能数据之间的关系。正确性检验：完备性检验：这是指每一个数据类必须有一个产生者(即

27、“C”)和至少有一个使用者(即“U”)；每个功能必须产生或者使用数据类。否则这个U/C矩阵是不完备的。一致性检验：这是指每一个数据类仅有一个产生者，即在矩阵中每个数据类只有一个“C”。如果有多个产生者的情况出现，则会产生数据不一致的现象。无冗余性检验：这是指每一行或每一列必须有“U”或“C”，即不允许有空行空列。若存在空行空列，则说明该功能或数据的划分是没有必要的、冗余的。,建立UC矩阵：用表的行和列分别记录下企业住处系统的数据类和过程。表中功能与数据类交叉点上的符号表示这类数据由相应功能产生，表示这类功能使用相应的数据类。如下图,2.对UC矩阵做重新排列，把功能按功能组排列。然后调换“数据类

28、”的横向位置，使得矩阵中最靠近对角线，并以“C”元素的为标准，划分子系统。将和最密集的地方框起来，就构成了子系统。如下图,3.对各子系统进行命名，对落在框（子系统）外的说明了子系统之间的数据流。这样就完成了划分系统的工作。,建立U/C矩阵目的是为了对系统进行逻辑功能划分和考虑今后数据资源的合理分布。（1）U/C矩阵的主要功能 及时发现前段分析和调查工作的疏漏和错误 分析数据的正确性和完整性 得到子系统的划分 确定子系统之间的共享数据（2）系统逻辑功能的划分：在求解后的 U/C 矩阵中划出一个个的小方块（3）数据资源分布,五、数据属性分析,数据分析分为静态和动态特性分析两部分：1、数据的静态特性

29、分析。指分析数据的类型、长度、范围等。,4.3 系统化分析,五、数据属性分析,2、数据的动态特性分析。数据的动态特性分析主要分析数据是如何变化的，其可分为以下三类：固定不变(个体基本不变，且其数值也基本不变，如姓名、性别、基本工资等)固定个体变动(对总体来说具有相对固定的个体集，但其值是变动的属性。如电费扣款人员变动不大或变动工资津贴，但所扣的电费每月都在变化。)随机变动(其个体是随机出现的，值也是变动的。如病事假扣款),4.3 系统化分析,五、数据属性分析,3、按数据的不同动态特性对文件进行分类主文件：存放具有固定值属性的数据（主文件是系统中最重要的共享文件，如ERP系统物料，学生管理系统，

30、学生个人基本信息）。周转文件：存放具有固定个体变动属性的数据（中间数据，如ERP主生产计划与物料需求计划）。处理文件：存放具有随机变动属性的数据。,4.3 系统化分析,六、数据存储分析,存储设备选择与数据库的选用,4.3 系统化分析,七、数据查询要求分析,4.3 系统化分析,权限（系统安全性）与形式,八、数据的输入输出分析,数据的输入、输出分析是分析各种数据输入的目的、范围、数据量的大小以及存在的问题等。,4.3 系统化分析,九、确定新系统的数据处理方式,数据处理方式有批处理（如订货系统，统计系统）和实时处理（金融系统）两种方式，它们各有特点。,4.3 系统化分析,4.6 系统分析说明书,系统分析说明书主要包括以下内容：1、概述2、现行系统概况3、系统需求说明4、新系统的逻辑方案5、系统开发资源与时间进度估计,本章小结,详细调查,管理业务调查,数据流程调查(图),可行性分析,数据字典,描述处理逻辑的工具,系统化分析,提出新系统的逻辑方案,4.5 提出新系统的逻辑方案,逻辑方案的内容包括：1、新系统的业务流程。2、新系统的数据流程3、新系统的逻辑结构。即新系统中的子系统划分。4、新系统中数据资源的分布。5、新系统中的管理模型。,