lotusnotes说明教程.ppt

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1、Lotus Notes 说明教程,Lotus Notes 说明教程,安装篇 配置篇功能简述篇操作说明篇,Lotus Notes 说明教程,安装篇,1、建议安装以上版本2、安装程序下载（需连接网络，针对外办）3、安装环境适合Windows XP、Windows 74、如无法安装请联系网管,Lotus Notes 说明教程,安装过程中，基本只要默认安装就可以，唯一仅在图六的步骤取消“使 NOTES成为缺省电子邮件程序”。,安装篇,Lotus Notes 说明教程,选中“我接受该许可协议中的条款”选项,安装篇,选中我,Lotus Notes 说明教程,输入用户姓名和单位，可任意输入。,安装篇,Lot

2、us Notes 说明教程,选择程序的安装路径，点击更按钮可选择新的安装路径，默认路径为C:Program Files。,安装篇,Lotus Notes 说明教程,选择功能组件，此处无需更改，默认即可。,安装篇,Lotus Notes 说明教程,不选中此项，即取消Notes作为你接收邮件的默认程序。,不要选中,安装篇,Lotus Notes 说明教程,接下来开始安装过程，稍等片刻即可完成。,安装篇,配置篇,1、如不知道自己的帐号姓名请向网管索取。2、网络参数可能发生更改，注意查询最新设置。3、请妥善保存好user.id文件4、如配置无效请联系网管,Lotus Notes 说明教程,Lotus

3、Notes 说明教程,安装完毕后首次执行，双击桌面Lotus Notes图标，进入设置页面,配置篇,配置篇,Lotus Notes 说明教程,安装完毕后首次执行，双击桌面Lotus Notes图标，进入设置页面,此处要打勾，否则无法使用。,姓名请按照个人帐号填写，如果不知道自己帐号的，请联系网管协助。,请仔细填写 NotesSH1/HUNDURE,Lotus Notes 说明教程,配置篇,如图选择“设置与局域网的连接”继续，接下来设置网络参数。,选择TCP/IP,在公司内网选择，出差或外办可选两个 IP 可并存，但设置时只能选一个(增加第二个 IP 的部分另外说明),Lotus Notes 说

4、明教程,配置篇,因以下配置过程略为不同，请根据你的实际情况选择。,已安装过Notes软件,未安装过Notes软件,*只有在首次安装Notes软件时会生成身份验证文件user.id，下次安装时将不会生成，需调用之前的user.id文件完成安装过程。所以请务必在首次安装Notes软件后，妥善保存user.id文件。,Lotus Notes 说明教程,配置篇,如已安装过Notes软件，会弹出查找user.id验证文件的对话框。选择“浏览”找到原先保存验证文件的目录即可。,此目录为Notes的默认数据存放目录，可作参考。,Lotus Notes 说明教程,配置篇,在成功获取user.id文件信息后，出

5、弹出口令对话框。请输入你最后一次修改的登录口令。如没有作过修改，则初始密码为：12345678,如果忘记密码，可以试试看12345678,*建议定期修改密码，保证安全性。,Lotus Notes 说明教程,配置篇,取消使用即时消息功能。,此处不打勾,Lotus Notes 说明教程,配置篇,此处不用选择任何内容，直接下一步。,点我吧,Lotus Notes 说明教程,配置篇,至此已完成了Notes的基本功能及常规选项的设定。,1、不要打勾,选择否,如果你常用Outlook来收邮件，请一定要选否。这个选项会检查Notes是否作为接收邮件的默认程序。,Lotus Notes 说明教程,配置篇,完成

6、配置后出现最初的欢迎页面。,请选择我,Lotus Notes 说明教程,配置篇,选择左侧工具栏中的“数据库”图标，在出现的菜单中点中工作台图标拖动至工具栏最下端放开。,1、点击数据库,2、点击按住工作台不放开鼠标，拖动至工具栏后放开鼠标,Lotus Notes 说明教程,配置篇,点击工具栏中的工作台图标，打开工作台标签，你可以在工作台中添加更多内容。,点击可打开工作台标签,Lotus Notes 说明教程,配置篇,添加组件：点击工具栏中的数据库图标，在弹出菜单中点击浏览数据库。,1、点击数据库,2、点击浏览数据库,Lotus Notes 说明教程,配置篇,在点击浏览数据库后弹出数据库选择对话框

7、，在服务器中选择NotesSH1/HUNDURE，在数据库中选择APSH。,1、选择NotesSH1/HUNDURE,2、选择APSH,Lotus Notes 说明教程,配置篇,选择APSH后，出现如下数据库列表。选中需要的数据库名称后，点击打开，即可打开所选内容的标签。,1、选中需要的数据库名,2、点击打开,Lotus Notes 说明教程,配置篇,首次运行必需做认证，选择“是”,出现类似对话框，请全部选择是,Lotus Notes 说明教程,配置篇,接受安全协议：有些数据库内容需要你提交安全性协议，建议选择最后一项：开始信任并执行操作。,选择此项，万事无忧,至此，Notes的配置内容就说明

8、完毕。最后为了加深印象，我们再对添加数据库作一下回顾。此内容也适用于所有添加数据库操作。,Lotus Notes 说明教程,配置篇,1、从左侧工具栏中点击数据库图标。2、在弹出菜单中点击浏览数据库。3、在选择数据库对话框中选择正确的服务器名称和 所需添加的数据库名。4、在打开新的数据库时确认验证信息和安全性信息。,Lotus Notes 说明教程,功能简述篇,个性化你的Notes桌面,自定义标签名称和颜色。,Before,1、选中需设置的标签2、双击打开工作台属性编辑窗口。,3、输入页面名称和选择颜色。,After,*此设置只适用于工作台,Lotus Notes 说明教程,功能简述篇,个性化你

9、的Notes桌面2,自定义 分类,Before,After,1、选中需要移动的数据库标志。2、点击按住鼠标不放拖动至目标标签栏上方，当目标标签栏名称出现白色选框时放手。,邮件就从原来的标签中搬过来了。,Lotus Notes 说明教程,功能简述篇,邮件功能：Notes具有强大的邮件管理功能，而且能非常便捷地实现与其他组件间的关联和互动。通过设置，还可以接收其他电子邮箱的信件。使您的邮件具有更高的安全性，更高效地使用体验。,Lotus Notes 说明教程,功能简述篇,会议记录：完善的会议管理功能，可实现会议通知，记录会议内容。任务执行追踪等。可应用于各部门会议及重大会议的记录和管理。,Lotu

10、s Notes 说明教程,功能简述篇,公布栏：传播和公布公司规范、重要事件，人员调整等公告信息的理想平台。可实现与发布对象的互动及信息沟通功能。,Lotus Notes 说明教程,功能简述篇,客服问题处理单：能实现客户资料备案、项目管理、客户问题记录、问题处理进度追踪等功能。是客户信息，项目解决方案的资料库。,Lotus Notes 说明教程,功能简述篇,产品需求单：沟通客户与研展部门的便捷通道。在记录客户需求信息、追踪需求执行过程、寻求最佳解决方案等方面都卓有成效。,Lotus Notes 说明教程,功能简述篇,技术论坛：一个共享项目解决方案，设备安装维护技巧，软硬件配置方法的技术平台。,L

11、otus Notes 说明教程,功能简述篇,签呈管理：实现无纸化的办公流程，缩减签呈签核的周期，有效避免了人员外出等特殊情况所造成的麻烦。,Lotus Notes 说明教程,功能简述篇,文件管理系统：能更有效地对文件进行分类和保存，提高文件安全性。同时能实现文件的共享，不受公司内外网络的影响。,Lotus Notes 说明教程,操作说明篇,如何新建邮件？,双击邮件标签,单击邮件工具,这两种方法都可以进入邮件功能界面，开始你的第一步吧。,1.进入邮件功能界面,Lotus Notes 说明教程,操作说明篇,如何新建邮件？,2.点击New Memo（新邮件）创建一封邮件,我在这里,Lotus Not

12、es 说明教程,操作说明篇,如何新建邮件？,3.填写邮件内容,点击To可进入收件人详细编辑窗口。,邮件内容编辑区,收件人,抄送,密送,邮件主题,点我给你个惊喜。,Lotus Notes 说明教程,操作说明篇,如何新建邮件？,4.选择收件人,2、选择联系人,3、点击按钮即可成功添加联系人至对应位置,1、选择汉军通讯录,Lotus Notes 说明教程,操作说明篇,如何新建邮件？,5.添加附件,点击附件工具可弹出添加附件窗口,*还有个更简单的方法，直接把想要添加的附件拖放至邮件内容编辑区就可以了。,Lotus Notes 说明教程,操作说明篇,如何新建邮件？,6.点击Send按钮发送邮件，完成。,

13、发送邮件,存为草稿,设置邮件回执、发送报告、紧急性等属性。,打开收件人选择窗口，与点击To的作用相同。,在点击Send发送后，会出现此对话框，询问是否要保存寄送邮件的备份。,Lotus Notes 说明教程,操作说明篇,如何回复邮件？,1.在收件箱中选择收到的邮件，点击Reply（回复)按钮。,直接回复，不保留原邮件信息等内容。,保留原邮件信息并回复,不保存原邮件附件并回复,保留网页形式的原邮件信息并回复,*点击Reply（回复）后出现邮件编辑页面，因与之前新建邮件相似，不另行说明。,Lotus Notes 说明教程,操作说明篇,如何新建会议？,1.进入会议记录功能界面,点我进入会议记录功能界

14、面,Lotus Notes 说明教程,操作说明篇,如何新建会议？,2.点击新增会议记录即可新建一个会议内容。,点我新建会议,Lotus Notes 说明教程,操作说明篇,如何新建会议？,3.填写会议信息。,方框内填写会议名称,方框内填写会议分类,点击小三角选择召开部门（默认只可选择自己部门）,点击月历图标填写会议日期,点击时钟图标填写会议召开时间,点击小三角填写参加会议人员,点击小三角填写会议主席,点我设置安全性,Lotus Notes 说明教程,操作说明篇,如何新建会议？,4.填写会议内容和设置待办事项。,方框内填写会议内容,方框内填写待办项目名称,点击小三角填写项目承办人,方框内填写完成日

15、期，点击自动填写当天日期,方框内填写主管批示,Lotus Notes 说明教程,操作说明篇,如何新建会议？,5.发布会议记录及待办事项。,点我保存会议内容，但不会发送会议信息。,*如要放弃当前编辑内容，请点击离开图标或直接关闭当前编辑页面。,点我发布会议记录，通知参加会议人员。,Lotus Notes 说明教程,操作说明篇,如何发布公告？,1.进入上海布告栏功能界面,点我进入上海布告栏功能界面,Lotus Notes 说明教程,操作说明篇,如何发布公告？,2.点击建立公告/投票公告新建一个公告。,点我新建一个公告,*因公告与投票公告相似，故以投票公告为例说明，后文将说明两者间的区别。,Lotu

16、s Notes 说明教程,操作说明篇,如何发布公告？,3.填写公告信息,点击小三角选择已有分类，或直接在方框中输入分类。,*因为新建投票公告，故文件分类固定为投票区，非投票公告需手动填写。,点击小三角选择发布对象，默认为汉军科技_上海,点击小三角选择意见回馈对象，默认为填写者,点击小三角选择文件编辑者,Lotus Notes 说明教程,操作说明篇,如何发布公告？,4.填写公告内容,方框内填写公告主题,方框内填写公告内容,方框内填写选项内容，多个选项需用逗号分隔。,选择是否允许多个选项,所有回馈内容会显示在此区域内。,*设定选项与意见回馈为投票公告特有内容，非投票公告无此设置。,Lotus No

17、tes 说明教程,操作说明篇,如何发布公告？,4.发布公告，完成。,点我发布公告,此为投票公告选项，点击可输入意见回馈给编辑者。,点我保存公告内容，但不会发布公告。,Lotus Notes 说明教程,操作说明篇,如何新建客服问题处理单？,1.进入客服问题处理单功能界面,点我进入客服问题处理单功能界面,Lotus Notes 说明教程,操作说明篇,如何新建客服问题处理单？,2.点击新文件新建一个客服问题处理单,点击新建客服问题处理单,Lotus Notes 说明教程,操作说明篇,如何新建客服问题处理单？,3.填写客服问题基本信息,方框内填写客户公司名称,方框内填写来电时间，默认为新建表单时的当前

18、时间,填写客户方联络人,填写联系人电话,填写故障硬件的型号,方框内填写负责此客户的业务人员，客服工程师，研发工程师,填写客户所在地区,填写联系人e-mail,填写软硬件研发代号（如需要）,Lotus Notes 说明教程,操作说明篇,如何新建客服问题处理单？,4.填写客户投诉内容,点击输入客户投诉内容，点击后会出现如下对话框,提示此操作将会立即存储此客诉信息及获取处理单号，确认后继续,当签核人员（下文说明）回复意见后会显示在此区域，可及时了解当前处理进展。,点击显示所有附加的文件,Lotus Notes 说明教程,操作说明篇,如何新建客服问题处理单？,5.设定签核人员,点击小三角设定各部门的签

19、核人员，业务相关人员与其他知会人员,*在新建表单时，有些部门签核人员已由系统自动填写上，如有需要可自动更改。*所设定的签核人员在签核表单时如有输入意见，所输入内容将显示在上文提及的回复内容区域。,Lotus Notes 说明教程,操作说明篇,如何新建客服问题处理单？,6.发布客服问题处理单，完成,储存当前编辑内容，但不发布给客服单位,签核人员点击后可输入意见，表单创建人也可点击输入意见,储存当前编辑内容并传送给客服单位,Lotus Notes 说明教程,操作说明篇,如何新建产品需求单？,1.进入产品需求单功能界面,双击进入产品需求单,Lotus Notes 说明教程,操作说明篇,如何新建产品需

20、求单？,2.创建产品需求单,点击新申请创建产品需求单,Lotus Notes 说明教程,操作说明篇,如何新建产品需求单？,3.填写产品需求基本信息,填写客户名称,填写需求所要实现的目的,可设置只有设置的签核人员可查看此需求单,Lotus Notes 说明教程,操作说明篇,如何新建产品需求单？,4.填写产品需求内容,填写产品需求内容,*填写产品需求时，可添加jpg、doc、ppt等附件。*填写产品需求时，尽量避免只添加几个附件，没有任何文字描述的情况，和把所有需求内容和数据资料列举在编辑区内，不使用任何附件的情况产生。*填写产品需求时，请以文字简述需求内容，另添加附件详细说明实情。,Lotus

21、Notes 说明教程,操作说明篇,如何新建产品需求单？,5.设定签核人员,系统会自动填写各部门主管为签核人员，如需要请点击小三角修改,申请人会在提交产品需求单时自动填写,Lotus Notes 说明教程,操作说明篇,如何新建产品需求单？,6.发布产品需求单，完成,点击后储存当前编辑内容并发布产品需求单至上级签核人员,储存当前编辑内容但不发布产品需求单,*请创建人在发布产品需求单后及时关注进展，产品需求单是需要落实执行的，不是提交后就完成了。,Lotus Notes 说明教程,操作说明篇,如何新建技术论坛公告？,1.进入技术论坛功能界面,双击进入技术论坛功能界面,Lotus Notes 说明教程

22、,操作说明篇,如何新建技术论坛公告？,2.新建技术论坛公告,点击新建一个技术公告,点击新建一个投票类技术公告,Lotus Notes 说明教程,操作说明篇,如何新建技术论坛公告？,3.请参照发布公告操作,*因技术论坛使用与上海公告栏相同的模板，功能和操作基本相同，请参照发布公告操作。,快速通道：如何发布公告,Lotus Notes 说明教程,操作说明篇,如何新建签呈？,1.进入签呈功能界面,双击进入签呈功能界面,Lotus Notes 说明教程,操作说明篇,如何新建签呈？,2.新建签呈,点击新建一份签呈,Lotus Notes 说明教程,操作说明篇,如何新建签呈？,3.填写签呈基本信息,点击小

23、三角选择签呈分类或手动输入,点击小三角选择发布对象（需先选择签呈分类）,Lotus Notes 说明教程,操作说明篇,如何新建签呈？,4.填写签呈内容,输入签呈主题,输入签呈明细,输入签呈执行内容,Lotus Notes 说明教程,操作说明篇,如何新建签呈？,5.设定签核人员,勾选相应负责人后设定中才会出现编辑框,系统自动填写各部分负责人，如需要可手动更改,Lotus Notes 说明教程,操作说明篇,如何新建签呈？,6.发布签呈,储存当前编辑内容并发布签呈送至上级签核人员,储存当前编辑内容但不发布签呈,Lotus Notes 说明教程,操作说明篇,如何新建文件管理文件？,1.进入文件管理系统

24、功能界面,双击进入文件管理系统功能界面,Lotus Notes 说明教程,操作说明篇,如何新建文件管理文件？,2.新建文件管理文件,点击新建文件管理文件,Lotus Notes 说明教程,操作说明篇,如何新建文件管理文件？,3.填写文件管理基本信息,点击按钮选择文件分类,填写文件名称,填写文件备注说明,Lotus Notes 说明教程,操作说明篇,如何新建文件管理文件？,4.添加文件及填写最后编辑日期,在方框内添加基本信息中描述的文件,填写最近维护日期，默认为当前编辑日期,填写编辑内容附注,Lotus Notes 说明教程,操作说明篇,如何新建文件管理文件？,5.设定文件可阅读权限,设定阅读权限，如限制的话只允许发布对象可阅读,点击小三角编辑发布对象，可设定群组，默认为编辑者自己,Lotus Notes 说明教程,操作说明篇,如何新建文件管理文件？,6.发布文件管理文件，完成,点击按钮储存当前编辑内容并发布文件管理文件,储存当前编辑内容但不发布,