K3 操作与实训-采购模块.ppt

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1、,账套管理系统初始化业务处理期末结帐,提 纲,K/3供应链系统,K/3供应链系统模块采购管理系统进口管理系统销售管理系统出口管理系统质量管理系统仓存管理系统存货核算系统,采购模块的操作与实训,目的：掌握K/3采购系统日常业务处理工作，熟悉业务的操作流程要求：（1）根据以下业务资料进行采购系统各种业务单据制作（2）进行采购单据的审核（3）进行采购发票的钩稽（4）掌握各种账表的查看技巧,采购,采购系统,外购入库单,采购管理系统,应付款管理系统,仓存管理系统,存货核算系统,采购发票,业务处理,供应商,采购人员,仓管人员,会计,答复报价等,采购处理,接收商品,财务处理,业务流程,系统实现流程,订购,签

2、定合同（采购订单）,开票（采购发票）,发货（外购入库单）,钩稽（发票、入库单核对）,凭证制作,付款（付款单）,采购申请（采购申请单）,入库核算,付款,出纳,所用系统,采购系统,采购系统,采购系统,应付系统,仓存系统,存货核算,现金系统,入库通知（收料通知单）,采购价格控制,业务处理,采购业务案例介绍-采购价格,案例：上海电线电缆厂对电源订货在100个以内，报价为10元，100个以上，报价为9元。为了控制采购成本，绿色原野公司要求电源采购的最高价格不得超过12元。,业务处理,采购业务案例介绍-普通采购业务,案例：采购部崔小燕-1、7月5日拟采购鼠标、键盘各50个，拟采购单价为10元。2、经过几轮

3、询价，7月8日和苏州电子厂签定协议，采购鼠标、键盘各50个，采购单价为10元，并约定12日到货。3、通知仓管人员准备收货。仓库管理员何佳-7月12日收到苏州电子厂送来的50个鼠标及键盘，当日入原料仓。会计满军-7月13日收到苏州电子厂开来的增值税发票，金额1000元，税额170元。同时还有代垫的运费发票200元。主管人员-各业务主管人员负责审核所负责业务的所有单据。,业务处理,供应商,采购人员,仓管人员,会计,答复报价等,采购处理,接收商品,财务处理,业务流程,系统实现流程,订购,签定合同（采购订单）,开票（采购发票）,发货（外购入库单）,钩稽（发票、入库单核对）,凭证制作,付款（付款单）,采

4、购申请（采购申请单）,入库核算,付款,出纳,所用系统,采购系统,采购系统,采购系统,应付系统,仓存系统,存货核算,现金系统,入库通知（收料通知单）,采购价格控制,业务处理,采购申请单 采购申请单是各业务部门或计划部门根据主生产计划、物料需求计划、库存管理需要、销售订货、或零星需求等实际情况，向采购部门提请购货申请、并可批准采购的业务单据。采购申请也可以由采购部门统一汇总输入或系统自动合并。,采购申请单可以手工录入，也可以从库存缺货查询录入，或物料配套查询生成，或根据计划自动生成，或根据销售订单关联生成单据中的建议采购日期是扣除了提前期的采购到货日期系统提供采购申请单合并功能，合并时可以直接合并

5、和按需求日期合并采购申请单通过下推可以生成采购订单,注意要点：,业务处理,供应商,采购人员,仓管人员,会计,答复报价等,采购处理,接收商品,财务处理,业务流程,系统实现流程,订购,签定合同（采购订单）,开票（采购发票）,发货（外购入库单）,钩稽（发票、入库单核对）,凭证制作,付款（付款单）,采购申请（采购申请单）,入库核算,付款,出纳,所用系统,采购系统,采购系统,采购系统,应付系统,仓存系统,存货核算,现金系统,入库通知（收料通知单）,采购价格控制,业务处理,采购订单 采购订单是企业采购部门根据各种采购申请单制定，并交给供应商资料作为订货依据的单据。采购订单是采购订货业务工作中非常重要的一个

6、管理方式，通过采购订单可以直接向供应商资料订货并可查询采购订单的收料情况和订单执行状况。此单据用户可以不填制，单据生成后要审核。,采购订单是根据采购申请单制定并提交给供应商的订货单据采购订单可以手工录入，或通过关联采购申请单、采购合同以及销售订单生成订单中的单价、折扣可以根据一定规则自动获取根据采购申请单生成采购订单时，按照供应商供货信息中的供货比例自动进行数量分配,注意要点：,业务处理,供应商,采购人员,仓管人员,会计,答复报价等,采购处理,接收商品,财务处理,业务流程,系统实现流程,订购,签定合同（采购订单）,开票（采购发票）,发货（外购入库单）,钩稽（发票、入库单核对）,凭证制作,付款（

7、付款单）,采购申请（采购申请单）,入库核算,付款,出纳,所用系统,采购系统,采购系统,采购系统,应付系统,仓存系统,存货核算,现金系统,入库通知（收料通知单）,采购价格控制,业务处理,收料通知单,收料通知单是采购部门在物料到达企业后，登记由谁验收、由那个仓库入库等情况的详细单据，便于物料的跟踪与查询企业中存在一些受托加工物料，这些物料的暂时处置权虽然在本企业，但所有权还在委托单位。这些物料只计算数量、不需要核算成本，称为代管物料。收料通知单和退料通知单可以帮助企业处理代管物料的业务。一般来说，收料通知单可以通过手工录入、订单确认、采购发票关联、由销售出库单自动生成等多途径生成。,注意要点：,业

8、务处理,供应商,采购人员,仓管人员,会计,答复报价等,采购处理,接收商品,财务处理,业务流程,系统实现流程,订购,签定合同（采购订单）,开票（采购发票）,发货（外购入库单）,钩稽（发票、入库单核对）,凭证制作,付款（付款单）,采购申请（采购申请单）,入库核算,付款,出纳,所用系统,采购系统,采购系统,采购系统,应付系统,仓存系统,存货核算,现金系统,入库通知（收料通知单）,采购价格控制,业务处理,外购入库单 外购入库单，又称收货单、验收入库单等，是确认货物入库的书面证明，外购入库单也是财务人员据以记账、核算成本的重要原始凭证。,外购入库单，又称收货单、验收入库单等，是确认货物入库的书面证明表体

9、中的单价按照相应的价格规则进行携带，但当外购入库核算完成后，系统会根据采购发票、费用发票核算出相应的单位入库成本，此入库成本会反写到入库单的单价中审核后的外购入库单可以在存货核算系统中进行入库核算，确认采购成本如果是采购退货，则在外购入库单据中选择红字,注意要点：,业务处理,供应商,采购人员,仓管人员,会计,答复报价等,采购处理,接收商品,财务处理,业务流程,系统实现流程,订购,签定合同（采购订单）,开票（采购发票）,发货（外购入库单）,钩稽（发票、入库单核对）,凭证制作,付款（付款单）,采购申请（采购申请单）,入库核算,付款,出纳,所用系统,采购系统,采购系统,采购系统,应付系统,仓存系统,

10、存货核算,现金系统,入库通知（收料通知单）,采购价格控制,业务处理,采购发票 采购发票是企业采购物料时供应商开据的发票，是财务上非常重要的一种原始单据。采购发票在形式上分为专用和普通两种，它们的区别在于专用发票涉及增值税，而普通发票不涉及，具体选择可以按用户实际情况选择。不管是专用发票还是普通发票也分两种，即蓝字、红字发票，它们的生成方式也有所不同。蓝字发票是真正的采购发票，而红字采购发票则是指退货发票。普通发票在格式上只比专用发票少了几个与增值税有关的项目其他操作相同。,费用发票是运输单位开给购货单位、加工单位开给来料单位等，据以付款、记账、纳税的依据多张入库单可对应一张开票，一张入库单也可

11、拆单对应多张发票如果是采购退货，则在采购发票单据中选择红字,业务处理,供应商,采购人员,仓管人员,会计,答复报价等,采购处理,接收商品,财务处理,业务流程,系统实现流程,订购,签定合同（采购订单）,开票（采购发票）,发货（外购入库单）,钩稽（发票、入库单核对）,凭证制作,付款（付款单）,采购申请（采购申请单）,入库核算,付款,出纳,所用系统,采购系统,采购系统,采购系统,应付系统,仓存系统,存货核算,现金系统,入库通知（收料通知单）,采购价格控制,业务处理,钩稽 在企业的采购业务开展过程中，并不是一张发票严格地对应一张入库单，经常可能是一笔采购业务，企业分多次收货入库，而供应商汇总开出一张发票

12、，为了正确核算出每一次采购的成本，需要将每次的采购发票和外购入库单进行钩对。或者运输途中发生的运费需要由企业承担，也需要将运费发票和入库单进行钩对。钩稽即是将入库单的数量与发票进行核对，是核算入库成本的依据。,业务处理,钩稽,采购发票和外购入库单钩稽的条件是：（1）两者供应商相同，（2）两者单据状态必须是已审核、尚未完全钩稽（即钩稽状态是部分钩稽或未钩稽）；（3）对于受托入库采购方式的单据钩稽时，两者的采购方式必须一致；（4）对于委外加工类型的入库单进行钩稽时，两者的业务类型必须一致；（5）两者都必须是以前期间或当期的单据；（6）两者的物料、辅助属性、本次钩稽数量必须一致；一张发票可以与多张入

13、库单钩稽，多张发票也可以与一张入库单钩稽，同样，多张发票可以与多张入库单钩稽。,回顾:普通采购业务流程图,采购申请单,采购订单,收料通知单,外购入库单,采购发票,其中，蓝色单据在采购系统处理，也是最基本的业务流程。采购申请单、收料通知单可以根据企业需要选择是否使用。该流程体现的实际业务是：货先到，发票后到，最后付款，同时入库单和发票都在同一个期间入帐，处理相对简单。需要注意的是：如果发票和入库单不在同一个期间入帐，则仓库帐和财务帐可以存在不一致的情况，为了保证帐实相符，此时需要财务根据入库单进行估价入帐。,付款单,业务处理,采购业务案例介绍-暂估入库,案例：采购部崔小燕于2006-7-20日向

14、西安电子厂购买音箱100个，单价50元（不含税）；2006-7-25货到，当日采购部门通知仓库入库，仓库管理员何佳入原料仓，发票本月未到。,暂估入库,行政部人员李萍于2008年向王码公司订购乙材料1000公斤，单价100元（不含税价）。2008年1月11日货到，当日行政部门通知仓库入库，仓管人员高起检验合格后入库（原材料仓）业务流程：收料通知单外购入库单采购发票（下月发票到后做）,业务处理,采购业务案例介绍-单先到货后到,案例：采购部崔小燕于2006-7-20日向长安高科技公司购买主板100个，单价200元（不含税）；2006-7-25日收到长安高科技公司开出的增值税发票，2006-7-30日

15、货到，当日采购部门通知仓库入库，仓库管理员何佳入原料仓。,采购申请单,采购订单,收料通知单,外购入库单,采购发票,付款单,该流程体现的实际业务是：先收到发票后收到商品，最后付款。该种情况下，企业在没有收到订购的货物时一般不会先付款，只有在商品入库后才会办理付款手续。,单先到货后到,行政人员李萍于2008年1月25日向南方公司订购甲材料100公斤，单价30元（不含税价）。2008年1月27日收到南方公司开出的增值税发票，次日货到，行政部门通知仓库入库，仓管人员高起验收入库（原材料仓）。业务流程：采购订单采购发票收料通知单（从采购发票获取）外购入库单,货到单未到,行政部人员李萍于2008年1月3日

16、向南方公司订购甲材料1000公斤，单价20元（不含税价）。2008年1月10到货，当日行政部门通知仓库入库，仓库管理员高起经检验合格后入库（原材料仓）。2008年1月10日南方公司开出增值税发票。业务流程：采购申请单采购订单收料通知单外购入库单采购发票,单货同到,行政部人员李萍于2008年1月20日向王码公司订购乙材料100公斤,单价110元(不含税价)。2008年1月25日货到，当日行政部门通知仓库入库，仓管人员高起入原材料仓。同时收到王码公司开出的增值税发票。业务流程：采购申请单采购订单收料通知单外购入库单采购发票,单先到货后到,行政人员李萍于2008年1月25日向南方公司订购甲材料100

17、公斤，单价30元（不含税价）。2008年1月27日收到南方公司开出的增值税发票，次日货到，行政部门通知仓库入库，仓管人员高起验收入库（原材料仓）。业务流程：采购订单采购发票收料通知单（从采购发票获取）外购入库单,业务处理,采购业务案例介绍-退货,案例：仓库管理员何佳发现7月13日向苏州电子厂购买入库的键盘10个有质量问题，采购人员决定于7月13日从材料库退货。7月14日苏州电子厂开出红字增值税发票。,红字外购入库单,红字采购发票,退款单,退料通知单,原收料通知单,退货业务,仓管人员高起发现2008年1月25日向王码公司购入的乙材料有质量问题，决定并于2008年1月29日从原材料退货。2008年

18、1月30日王码公司开出红字增值税发票。业务流程：红字外购入库单红字采购发票,业务处理,采购业务案例介绍-分次收到货物,案例：采购部崔小燕于2006-7-21日向长安高科技公司购买主板200个，单价190元（不含税）；2006-7-25日收到长安高科技公司发来的主板100个，同日仓库入库，2006-7-28日再次收到长安高科技公司发来的主板100个，同日仓库入库，2006-7-30日收到长安高科技公司开来的增值税发票。,采购申请单,采购订单,收料通知单1,外购入库单1,采购发票,付款单,外购入库单2,。,收料通知单2,。,该流程体现的实际业务是：先分次收货，再根据汇总的发票进行付款。注意单据的多

19、次关联操作。,收到部分货物,行政部人员李萍于2008年1月6日向强发公司订购A、B产品各1000件，单价各为500、800元（不含税价）。2008年1月8日收到强发公司发来A、B产品各500件，行政部通知仓库入库，仓管人员高起验收入库（原材料仓）。业务流程：采购订单收料通知单外购入库单,业务处理,采购业务案例介绍-代管物资,案例：2006-7-25日收到广州省电力仪器制造有限公司发来的代管物资CPU 100片，入代管库。,收料通知单,退料通知单,该流程一般适用有长期业务关系的商家，代为暂时保管商品。代为保管商品时，一般只核算商品的数量，不关注商品的质量或价格。在系统中则是通过虚仓管理来与正常的

20、商品出入库操作进行区分。,代管物资业务,2008年1月30日收到南方公司发来的代管物资甲材料100公斤，入代管仓。业务流程：通过收料通知单做代管仓入库。,业务处理,采购业务案例介绍-受托代销,案例：1、2006-7-25日收到受托方广州省电力仪器制造有限公司发来的飞利浦显示器200台，单价1000元。2、2006-7-28日代销给江门电器公司150台，单价1500元。3、2006-7-30日把未销售完的显示器50台退回给受托方广州省电力仪器制造有限公司。,收料通知单,外购入库单,采购发票,付款单,销售出库单,销售发票,收款单,退料通知单,该流程体现的实际业务是：收到代销商品时，先放入代管仓。根

21、据实际销售的数量情况，先做同样数量的采购入库，同时再做销售出库，未销售完成的商品退回给受托方。,受托代销业务,（1）2008-1-25日收到受托南方公司发来的A产品100件，单价500元/（2）2008-1-28日代销给天达公司50件，单价700元。（3）2008-1-30日把未销售完的A产品50件退回给受托南方公司。业务流程：收料通知单外购入库单采购发票销售出库单销售发票退料通知单,处理方法：,（1）收到受托商品时，做一张收料通知单，注意此时的仓库应当是待检仓，如没有建立代检仓，则要先增加待检仓。（2）销售受托商品时，要从待检仓转出相同数量的商品，先做外购入库单，入库单必须选择（待检仓）收料

22、通知单关联，入实仓，同时生成采购发票（此发票是与委托方的结算发票），还有要做一张实际的销售发票和销售发出单，发到目标客户。（3）当还有受托商品要退回到受托方时，只要再做一张退料通知单，从待检仓发回受托方。操作要点：待检仓只核算数量，不核算金额。,业务处理,采购业务案例介绍-委外加工,案例：一款新式的框架外壳NEW由镀锌钢板加工而成，2007-7-5日何佳从原料仓领料镀锌钢板100公斤，发送到西安电子厂采用新工艺进行加工。2007-7-15日将加工好的物料框架外壳NEW90个送回半成品仓。同日加工单位开来加工发票金额1800元，以及发生运费400元（可抵扣税金40元）,该流程体现的实际业务是：委

23、托伙伴代为加工商品，提供加工商品的原材料，并支付一定的加工费用。,委外加工生产任务单,委外加工发出,采购发票(加工费),付款单,委外加工入库,费用发票(运费等),进口,基础设置,多级审核,供应商资料,国别港口保险,HS编码,物料,业务处理,采购申请单,进口订单,收料通知单,外购入库单,进口单证,付款单,案例：采购部崔小燕1、7月21日和JEAN COOP COMPANY签定进口协议，进口CPU50个，采购单价为$100元，并约定30日到货，采用航空运输方式。对方要求采用信用证付款方式。仓库管理员何佳7月30日收到JEAN COOP COMPANY送来的50个CPU，当日入原料仓。会计满军7月31日收到JEAN COOP COMPANY发来的进口单证。,