Excel的使用(非生鲜).ppt

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1、Excel的使用,2014.4,Excel是一个电子表 格软件，可以用来制作电子表格、完成许多复杂的数据运算，进行数据的分析和预测并且具有强大的制作图表的功能,Excel的基础知识,启动Excel的画面,建立工作表,新建一个Excel的文档，除了使用“开始”菜单，还可以在桌面的空白区域上单击右键，在菜单中单击“新建”项，打开“新建”子菜单，从子菜单中选择“Microsoft Excel 工作表”命令，如下图所示：,Excel的基础知识,建立工作表,执行该命令后，在桌面上出现了一个新的Excel工作表图标如下图所示，在文件名称处输入一个合适的名字，双击桌面上的文件图标就可以打开它进行编辑,注意不

2、要把扩展名“.xls”丢掉,Excel的基础知识,建立工作表,工作表区,标题栏,菜单栏,工具栏,名称框,列标,行标,编辑区,全选按钮,Excel的基础知识,建立工作表,我们也可以移动菜单栏和工具栏的位置，用鼠标点住菜单栏前面的竖条，如下图所示，拖动鼠标时菜单栏的位置就随鼠标移动，我们可以把它放在界面的任意位置。,有时我们不能看到全部的工具栏，此时单击工具栏右边的箭头，会弹出一个面板，从面板中可以选择所需要的功能按钮。,Excel的基础知识,建立工作表,工作表标签,状态条,滚动按钮,滚动条,在工作表区的下面，左边的部分用是用来管理工作簿中的工作表，如下图所示。我们把一个Excel的文档叫做工作簿

3、，在一个工作簿中可以包含很多的工作表。Sheet1，Sheet2等等都代表着一个工作表，这些工作表组成了一个工作簿,工作表区,Excel的基础知识,建立工作表,Excel基础知识,编辑工作表,用鼠标选中A1单元格输入“晓宇”，单元格中就出现了“晓宇”两个字,这时单元格中多了一个一闪一闪的竖线，就是光标所在的地方就叫做插入点，我们输入的文字会从这里插入到工作表中去,这里有一个问题需要注意，我们单击选中A1单元格，直接输入“学习”，原来的“晓宇”就被覆盖掉了，如果不想把原来的内容覆盖掉，就一定要双击这个单元格再输入，或者在选中单元格后使用编辑栏来输入,编辑栏,光标,输入数据,Excel基础知识,编

4、辑工作表,选定操作区域,选定操作区域的方法有很多：如单击行标可以选中一行，单击列标可以选中整 列，单击全选按钮可以选中整个工作 表，还有单击哪个单元格就可以选中哪个 如果要选择一些连续的单元格，就是在要选择区域的开始的单元格按下左键，拖动鼠标拖到最终的单元格就可以了 如果要选定不连续的多个单元格，就是按住Ctrl键，一一单击要选择的单元格 就可以了,同样的方法可以选择连续的多行、多列；不连续的多行、多列；甚 至行、列、单元格混和选择等等。,Excel基础知识,编辑工作表,复制和删除,复制单元格的方法：选中要复制内容的单元格，单击工具栏上的“复制”按钮，然后选中要复制到的目标的单元格，单击工具栏

5、上的“粘贴”按钮就可以了,复制,粘贴,现在的Office 2000为我们提供了一个多次剪贴板，可以进行12次剪贴操作：在工具栏上单击右键，从打开的菜单中选择“剪贴板”，把剪贴板工具栏显示在了界面中,Excel基础知识,编辑工作表,撤消和恢复,如果你对上次的操作情况不满意，可以单击工具栏上的“撤消”按钮，把操作撤消 如果你又不想撤消了，还可以马上恢复：单击工具栏上的“恢复”按钮,不过要注意一点，恢复一定要紧跟在撤消操作的后面，否则“恢复”就失效；再就是你可以使用多次撤消。单击工具栏上的“撤消”按钮的下拉箭头，这里列出了可以撤消的全部操作。不过需要注意，撤消和恢复操作是有次数限制的,撤消,恢复撤消

6、,Excel基础知识,编辑工作表,插入和删除,对工作表的结构进行调整，可以插入行，列，单元 右键单击左边的行标选中一行，然后从打开的菜单中选择“插入”命令单击，就可以在选中的行前面插入一个行了。然后就可以输入数据了,插入行,插入列 和插入行差不多，选中一列，从右键菜单中选择插入，就可以在当前列的前面插入一列,对工作表的结构进行调整，可以插入行，列，单元 还可以插入一个单元格，右键单击一个单元格，从打开的菜单中选择“插入”命令，打开“插入”对话框，选择“活动单元格下移”，单击“确定”按钮，就可以在当前位置插入一个单元格，而原来的数据都向下移动一行,Excel基础知识,编辑工作表,插入和删除,在此

7、单元格上插入,根据自己的需要，可以选择单元格右移,已插入一格,Excel基础知识,编辑工作表,查找和替换,有这样一个表，我们要把其中的“可乐”替换成“可口可乐”，这时就用得到查找和替换功能了,打开“编辑”菜单，单击“替换”命令，打开“替换”对话框，在上面的“查找内容”文本框中输入“可乐”，在下面的“替换值”输入框中输入“可口可乐”，然后单击“查找下一个”按钮，Excel就会自动找到第一个，如果需要替换，就单击“替换”按钮。如果直接单击“全部替换”按钮，就可以把这里全部的符合条件的字符替换掉了,查找和替换,Excel基础知识,编辑工作表,查找和替换,原数据,替换后数据,Excel基础知识,编辑工

8、作表,对工作表的操作,插入工作表 或者称为新建工作表，我们可以直接打开“插入”菜单，选择“工作表”命令，就可以在当前编辑的工作表前面插入一个新的工作表，而且会自动把当前编辑的工作表设置为新建的工作表 还有一个方法就是在任意一个工作表的标签上单击右键，会跳出一个菜单，直接点插入，就可建立一个新的工作表,删除工作表 选中要删除的工作表，打开编辑菜单，选择“删除工作表”项单击，我们就可以把当前编辑的工作表删除了 与插入工作表一样，还有一个方法就是在任意一个工作表的标签上单击右键，会跳出一个菜单，直接点删除，就可将当前的工作表删除,Excel基础知识,编辑工作表,对工作表的操作,移动工作表 在要移动的

9、表的标签上按下鼠标左键，然后拖动鼠标，在我们拖动鼠标的同时可以看到鼠标的箭头上多了一个文档的标记，同时在标签栏中有一个黑色的三角指示着工作表拖到的位置，在想要到达的位置松开鼠标左键，工作表的位置改变了,Excel基础知识,编辑工作表,对工作表的操作,移动工作表与插入工作表一样，还有一个方法就是在将要移动的工作表的标签上单击右键，会跳出一个菜单，直接点移动或复制工作表，就在跳出来的菜单上选择你要移动的位置,Excel基础知识,编辑工作表,对工作表的操作,复制工作表 这个同移动工作表是相对应的，用鼠标拖动要复制的工作表的标签，同时按下Ctrl键，此时，鼠标上的文档标记会增加一个小的加号，现在拖动鼠

10、标到要增加新工作表的地方，我们就把选中的工作表制作了一个副本 与移动工作表一样，还有一个方法就是在将要复制的工作表的标签上单击右键，会跳出一个菜单，直接点移动或复制工作表，就在跳出来的菜单上选择建立副本，就把选中的工作表制作了一个副本,Excel基础知识,编辑工作表,对工作表的操作,工作表的重命名除了双击工作表的标签栏外，我们还可以右键单击要更改名称的工作表，在弹出的菜单中选择“重命名”命令，然后在标签处输入新的工作表名；还可以先选中要重命名的工作表，打开“格式”菜单的“工作表”子菜单，选择“重命名”命令，也同样可以改变当前工作表的名称,Excel基础知识,编辑工作表,对工作表的操作,Exce

11、l基础知识,设置工作表的格式,单元格的格式设置,格式设置的目的就是使表格更规范，看起来更有条理、更清楚,有两种方法进行单元格设置 选择要设置的单元格，打开格式菜单，单击单元格 选择要设置的单元格，单击右键，选择设置单元格格式,Excel基础知识,设置工作表的格式,单元格的格式设置,改变单元格数字的各种属性,各种属性,Excel基础知识,设置工作表的格式,单元格的格式设置,设置所选单元格内容的样式,Excel基础知识,设置工作表的格式,单元格的格式设置,设置所选单元格内容的字体,根据需要设置上、下标,Excel基础知识,设置工作表的格式,单元格的格式设置,设置所选区域的单元格边框样式,Excel

12、基础知识,设置工作表的格式,单元格的格式设置,设置所选单元格的填充颜色,实用小技巧1、使用快捷键进行复制Ctrl+C快捷键把所选单元复制到window和office剪贴板中Ctrl+x快捷键把所选单元件减切到window和office剪贴板中Ctrl+v快捷键把window剪贴板中的内容粘贴到所选单元或区域内2、添加单元格注释选择单元格，然后选择“插入”“批注”命令,3、用特殊的方法进行粘贴并不是所有的时候用户都想把原始区域里的所有信息都复制到目标区域里，例如用户只想复制公式的当前数值而不是公式本身，要控制复制到目标区域的内容，可以使用“编辑”“选择性粘贴”命令。全部：等于使用“编辑”“粘贴”

13、命令。它从Windows剪切板里复制单元格的内容、格式和数据有效性。公式：只有原始区域的公式被复制数值：复制公式的结果，用当前值替换初始公式格式：只复制格式,批注：只复制单元格或区域的单元格批注列宽：从一列到另一列复制列宽信息公式和数字格式：复制所有公式和数字格式，但是不复制数值转置：将复制内容的格式在行列之间互相切换。4、改变文本的对齐方式大家可以先选定要改变的区域，单击鼠标右键选择“设置单元格格式”可进行单元格内容的：“水平对齐”（包括常规、靠左、居中、靠右、填充、两端对齐等）“垂直对齐”（包括靠上、居中、靠下、两端对齐）或者以一定角度来显示和对齐单元格中的内容等对文本格式的操作,Exce

14、l基础知识,保存文档,一个完整的工作表做好之后，需要保存，表格内的数据才会被记录 在Excel中打开“文件”菜单，单击“保存”命令。如果文档没有保存过，会弹出“保存”对话框如下图：,在做表格的同时，最好每隔几分钟保存一次，否则当电脑出现异常死机时，未保存前的数据将会全部丢失,在“保存位置”中选好目录，在“文件名”中输入名字，单击“保存按扭”就可以了,如果编辑的文件以前已经保存过了，则自动进行保存一次，不弹出对话框 按快捷键Ctrl+S也与单击“保存”命令效果相同。,Excel基础知识,保存文档,Excel基础知识,保存文档,如果想关闭当前编辑的工作簿，则可以打开“文件”菜单，单击“关闭”命令，

15、就可以将当前编辑的工作簿关闭,如果在改动之后没有存盘，Excel会弹出保存的提示对话框如下图:,Excel基础知识,图表的使用,创建图表,打开图表工作栏创建图表，先单击“视图”菜单，在下拉菜单中选择“工具栏”选项，然后在子菜单中单击“图表”选项，最后将图表工作栏移动到屏幕上合适的位置即可,图表工具栏,创建图表有两种方法，一种是利用”常用“工具栏的图表按钮，另一种是使用“图表向导”根据图表向导的提示一步一步地创建图表,Excel基础知识,图表的使用,在工作表中输入所示的内容，选定要包含在图表中的单元格区域,创建图表,图表工具栏,Excel基础知识,图表的使用,单击图表工具栏中的“图表类型”按钮右

16、边的下拉箭头，如右图所示，然后单击”柱状图“图表类型按钮,这时，一个图表就出现在工作表中,创建图表,图表工具栏,Excel基础知识,图表的使用,图表向导,单击图表向导按钮，就会出现“图表向导4步聚1图表类型”对话框，在“图形类型”列表框中选择“柱状图“，在”子图表类型“框中选择你需要的柱关图类型,各种图表类型,“图表向导4步聚1图表类型”,创建图表,Excel基础知识,图表的使用,图表向导,单击“下一步”按钮，此时弹出“图表向导4步聚2图表数据源”对话框,在“系列产生在”复选框中单击“行”复选框，这时图表将工作表中的每行数据作为一个数据系列,“图表向导4步聚2图表数据源”,创建图表,Excel

17、基础知识,图表的使用,图表向导,单击“下一步”按钮，此时弹出“图表向导4步聚3图表选项”对话框，在“图表标题”框中输入图表的标题,“图表向导4步聚3图表选项”,创建图表,Excel基础知识,图表的使用,图表向导,单击“下一步”按钮，弹出“图表向导4步聚4图表位置”对话框,单击“作为其中的对象插入”选项按钮，如果要将图表放入新工作表中，则选择“作为新工作表插入”，然后对对话框中输入工作表的名称,“图表向导4步聚4图表位置”,创建图表,Excel基础知识,图表的使用,图表向导,单击“完成”按钮，就会看到所创建的图表出现在工作表中,创建图表,Excel基础知识,图表的使用,图表的操作,改变图表类型,

18、右键单击图表区域，在下拉菜单中选择“图表类型”选项,图表类型,Excel基础知识,图表的使用,图表的操作,改变图表类型,这时弹出“图表类型”对话框，在“图表类型”对话框中选择“饼图”，在“子图表类型”框中选择合适的子图类型,Excel基础知识,图表的使用,图表的操作,改变图表类型,单击“确定”按钮，更改后的图表显示在表格中,Excel基础知识,图表的使用,图表的操作,改变图表的大小,先选定图表，把指针放在任何一个控制柄上，这时指针变成一个双向箭头，拖动鼠标直到图表变成所需要的大小，图中的虚线框就是拖动过程中图表的大小，,Excel基础知识,图表的使用,图表的操作,增加数据系列,右键单击图表区域

19、，在下拉菜单中选择“数据源”,数据源,Excel基础知识,图表的使用,图表的操作,增加数据系列,这时出现“源数据”对话框，单击“系列”选项卡,系列选项卡,Excel基础知识,图表的使用,图表的操作,增加数据系列,再单击“添加”按钮,添加按钮,Excel基础知识,图表的使用,图表的操作,增加数据系列,再单击名称框中的”数据范围“按钮，在工作表中选择要添加的数据系列“五店”，单击返回按钮,数据范围,添加的数据系列,Excel基础知识,图表的使用,图表的操作,增加数据系列,返回后进入“源数据”对话框，这时“系列框中出现“五店”，“名称”框和“值”框中都出现了数值,Excel基础知识,图表的使用,图表

20、的操作,增加数据系列,单击“确定”按钮，这时增加了数据系列“五店”的图表,添加的数据系列“五店”,Excel基础知识,图表的使用,图表的操作,设置图表选项,如果需对图表中的标题、图例等各个组成元素进行设置或都修改，在图表区域单击右键，在下拉菜单中”图表选项”，然后单击需要进行设置的选项所对应的选项卡,图表选项,Excel基础知识,图表的使用,图表的操作,设置图表选项,单击“标题”选项卡可以修改图表的标题、分类轴和数值轴,“标题”选项,Excel基础知识,图表的使用,图表的操作,设置图表选项,单击“坐标轴”选项卡可以显示分类X轴、Y轴、及时间刻度,“坐标轴”选项,Excel基础知识,图表的使用,

21、图表的操作,设置图表选项,单击“网格线”选项卡可以设置图表中的“分类X轴”和“数值Y轴”的网格线,“图例”选项,Excel基础知识,图表的使用,图表的操作,设置图表选项,单击“图例”选项卡可以设置图表中是否显示图例和图例的显示位置,“图例”选项,Excel基础知识,图表的使用,图表的操作,设置图表选项,单击“数据表”选项卡可以设置在图表中是否显示数据表，选中该选项框可以在图表下面的网格中显示每个数据系列的值。但是在圆饼图、XY散点图、圆环图、气泡图、雷达图和曲面图中该选项无效,“数据表”选项,显示数据表,Excel基础知识,图表的使用,绘制图形,打开绘图工具栏单击“视图”菜单，在下拉菜单中选择

22、“工具栏”选项，在“工具栏”菜单的子菜单中单击“绘图”选项,Excel基础知识,图表的使用,绘制图形,包括线条、基本图形、流程图、标注图等,插入艺术字,插入剪贴画,6、在报表中输入公式 手动输入公式：在选定的单元格中输入一个等号（=）后面跟着公式。通过单元格输入公式：这种方法仍然有一些手工输入的地方 不过用户可以直接单击单元格引用，而不是完全靠手动输入。例如：要在A3中输入格式“A1+A2”可按照下面的步骤进行操作：1、把单元格指针移到A3中。2、输入等号（=）开始公式 3、选择A1单元格，再输入（+）。实线边框会代替虚线边框。再单 击选择A2单元格 4、按Enter键结束公式的输入,、如何使

23、用函数大家在日常的报表制作过程中可能会使用到函数，多了解一些函数的使用方法可大大提高门店IT在做某些报表时的速度和质量！可以使用下列方法“插入函数”：从菜单中选择“插入”“函数”命令单击编辑栏的“=”按钮按Shift+F3快捷键当选择了一种类型，该类型中所有的函数会出现在“函数名”框中，大家可根据各自的需要选择自己要使用的函数。,字符串提取函数LEFT:从字符串的左边开始取特定数量的字符 TEXT：选择字符串 NUM-Chars:填入想取字符串左边 开始几个字符数 RIGHT:从字符串的右边开始取特定数量的字符 TEXT：选择字符串 NUM-Chars:填入想取字符串右边 开始几个字符数,MI

24、D:从字符串的任意位置开始取特定数量的字符 TEXT：选择字符串 Start-num:选择取字符串的起始数 NUM-Chars:填入想取字符串起始数 开始几个字符数&符号：用与将两个不同行、列的字符串连接起来。实例介绍：例如店长给你一份几百个50鞋课单品清单要IT查这些单品的 销售，因鞋课每个货号有几个子码，要查询细分到每个子码 的销量，那么就只能先把货号和子码这两列的字符串用字符 提取函数连接起来，再做匹配就会很快查出结果。,VLOOKUP匹配查找函数Lookup_value:选择需要查找的数值Table_array:选择需要在其中查找数据的数据表Col_index_num：选择待返回的匹配

25、值的范围Range_lookup:一般输入false 实例介绍：例如店长给你一份几千个单品清单要IT查这些单品的平均进价和规格，如果门店IT在系统中一个个查会很浪费时间，也容易记错。这时就可以用这个函数，在系统中先导出门店所有商品的规格等主档信息，然后用VLOOKUP函数进行两张表的匹配，返回自己想要的字段值，会很快查出结果。带绿色小三角的是文本格式诀窍：选定要转换格式的部分，按ALT+D，然后按E，再按F,Excel基础知识,工作表的打印,页面的设置,在页面选项卡下我们可以设置 在“打印方向”框中指定打印的方向 纵向：放置打印纸方式高度大于宽度 横向：放置打印纸方式高度小于宽度，通常用于打印

26、较宽的工作表,打印方向,Excel基础知识,工作表的打印,页面的设置,在页面选项卡下我们可以设置“缩放比例”是用来放大或缩小要打印的工作表,缩放比例,Excel基础知识,工作表的打印,页面的设置,在页面选项卡下我们可以设置“调整页高页宽“可用来缩小打印的报表,调整页高页宽,Excel基础知识,工作表的打印,页面的设置,在页面选项卡下我们可以设置 在“纸张大小”列表框中选择打印纸线的大小,纸张大小,Excel基础知识,工作表的打印,页边距设置,在页边距选项卡中我们可以设置上、下、左、右分别设置打印工作表与纸张的上、下、左、右边界的距离在“页眉”和页脚”框中分别设置页眉和页脚与上边界和下边界的距离单击“选项”按钮，就可设置一此其他的选项，比如纸张来源等在“居中方式”框中，“水平居中”将工作表在水平方向居中打印，“垂直居中”将 工作表 在纸面上垂直居中打印,页边距,Excel基础知识,工作表的打印,页边距设置,页眉位于一页的上方，页脚位于一页的下方,页眉/页脚,Excel基础知识,工作表的打印,工作表设置,在“工作表”选项卡中可设置以下内容：在“打印区域”框中可设置要打印的工作表范围 在“打印标题”框中可设置打印的标题行和标题列“打印顺序”中可以设置打印顺序为先行还是先列“打印”框中可以设置一些打印方式,工作表,谢谢,