EXCEL操作的几点技巧.ppt

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1、EXCEL基本操作及简单函数运用,几点建议,1.经济基础决定上层建筑熟悉EXCEL的基本功能，才能把功能运用自如，才能用好VLOOKUP，数据透视及其他2.不要让自己的左手废了-要习惯用左手操盘 左手除了打字，还应该做如下事情：文档间切换Alt+Tab 单元格锁定F4 复制Ctrl+C剪切Ctrl+X粘贴Ctrl+V查找Ctrl+F,几点建议,3.学会做盲人，不要练就“一指神功”-习惯用小键盘盲打 食指（147）中指（258）无名指（.369*）大拇指（0）小手指（Enter+-)习惯用“+”，少用“=”强制练习一个月，终身受益 4.有些操作，只可意会，不可言传 请大家努力听，看，记（最好笔头

2、记）,单元格引用介绍,1.绝对引用：在B1中用公式引用A1单元格内容，=$A$1（按F4，即锁定单元格），向右边或下面，拖动此公式，始终不会改变2.相对引用：在B1中用公式引用A1单元格内容，=A1，向右边或下面，拖动此公式，公式会随之变动C1=B1，B1=C13.混合引用:在B1中用公式引用A1单元格内容，=$A1或=A$1，向右边或下面，拖动此公式，公式锁定的部分不变,未锁的部分随之变动,基本操作,1.如何有头有脸？2.如何减压瘦身？3.如何好聚好散？4.如何断章取义？5.如何工作又养眼？6.如何比别人跑得快？7.如何走小道？8.如何用小刷子？9.如何颜色管理？10.如何制下拉选项？,11

3、.如何排序及定规矩？12.如何筛选求和？13.单元格介绍14.分类汇总15.选择性粘贴16.其他17.vlookup介绍18.数据透视19.数组，函数，VLOOKUP和透视的结合运用,1.如何有头有脸？,头-表头字段，一般是第一行看起来有头操作：窗口-冻结窗格 活动单元格在A2,冻结第一行 活动单元格在B1,冻结第一列 活动单元格在B2,冻结第一行第一列 打印出来也有头操作：文件-页面设置-工作表-顶端标题行或列,2.如何减压瘦身？,ERP或系统导出文件，往往带格式，导致文件大，打开慢，处理慢,严重影响工作效率操作：1）全选-编辑-清除-格式（这点非常有用，请牢记）2）工具-选项-常规-启动时

4、打开此目录中的所有文件,3.如何好聚好散？,好聚-合并=A1&B1&C1=“01”&B1&C1注意:文本必须加”好散-分列操作：数据-分列 可以按固定长度分,也可以根据特殊符号分同时又可以使数字文本数值化 例如对包装公式长宽高 50*45*60的分列,4.如何断章取义？,1.left 左取单元格字符串=left(单元格,要取的个数)2.right 右取单元格字符串=right(单元格,要取的个数)3.mid 中间取单元格字符串=mid(单元格,开始取的位置,要取的个数)4.len 计算单元格字符串长度(一个中文字算一位)=len(单元格)5.lenb 计算单元格字符串长度(一个中文字算两位,即

5、英文状态)=lenb(单元格)例如日期2010-01-01,5.如何工作又养眼？,你是否每天对着枯燥的EXCEL表，闷闷不乐呢？那就放个帅哥，美女进来吧！操作：格式-工作表-背景,选择需要插入的图片后确定 局部背景:选中不要背景的单元格，填充成其他颜色,6.如何比别人跑得快？,快选数据全部区域或局部区域1.上下左右选区域Ctrl+shift+方向键2.选中数据区域Ctrl+”*”、Ctrl+Shift+空格键 3.选中整个工作表 Ctrl+A4.选择整列 Ctrl+空格键 5.选择整行 Shift+空格键,7.如何走小道？,当你在工作薄中有太多工作表，而找不到你想要的那张而苦恼吗？那就学习走小

6、道吧！操作：工作表左下角，右键点击左右箭头处,8.如何用小刷子？,单次刷：单击“格式刷”按钮时，可以将选定单元格的格式应用到其余的单元格中，但每一次只能应用一次“格式刷”多次刷：需要重复使用，只要双击“格式刷”按钮，然后单击要改变其格式的多个单元格。完成操作后，按Esc键或再次单击“格式刷”按钮，就可以关闭“格式刷”。,9.如何颜色管理？,让不同类型数据用不同颜色显示 执行“格式条件格式”命令，打开“条件格式”对话框。单击第二个方框右侧的下拉按钮，选中“大于或等于”选项，在后面的方框中输入数值“x”。单击“格式”按钮，打开“单元格格式”对话框，将“字体”的“颜色”设置为“红色”。例如对毛利率低

7、于10%的产品，用红色警示,10.如何制下拉选项？,企业的名称输入到表格中，为了保持名称的一致性，利用“数据有效性”功能建了一个分类下拉列表填充项。操作：数据-有效性-设置-序列-数据来源 选中单元格区域或输入数据,用”,”隔开,11.如何排序及定规矩？,按一定的顺序排列，也可自定义序列操作：数据-排序 工具-选项-自定义序列 选中单元格区域或输入数据,用”,”隔开例如：规定业务员顺序 WWY-HWH-YHB-ZJJ-HYL-CYN,12.如何筛选求和？,操作：数据-筛选-自动筛选 高级筛选，不太使用(不作介绍)筛选求和：Alt+“=”，注意，一定要“=“出现函数 例如选择性求和=SUBTOT

8、AL(9,A2:A50),13.单元格介绍,数字：各种数字显示格式对齐：学会用跨列居中字体：边框：图案：保护:锁定公式单元格，防止更改,跟保护工作表一起使用,14.分类汇总,适用情况：快速查看分类汇总数据操作:数据-分类汇总 分类字段：按哪个字段汇总 汇总方式：求和，计数 选定汇总项:哪些数据需要汇总 每组数据分页:按分类自动分页,15.选择性粘贴,1.去公式:复制单元格,右键选择性粘贴,选择”值”2.加减乘除:在空白单元格中输入另一(组)数字(加减数,倍数,除数),复制该单元格或区域,再选中被加减,被乘除的单元格或区域,右键选择性粘贴,选择”值”,”加减乘除”,确定3.转置:行数据转换成列数

9、据复制数据区域,右键选择性粘贴,选择”转置”,16.其他（工作组，批量填写）,1）数字以文本输入”“2）批量填写Ctrl+Enter,3）复制或转移工作表（工作组）右击工作表4）输入当天日期 Ctrl+“；”时间Ctrl+Shift+“；”5）复制上一单元格Ctrl+“”6）复制前任意连续文本单元格Alt+“”7）快捷激动单元格F28）条件函数IF9）四舍五入round,roundup,rounddown,ceiling10）巧用替换11）分页预览12)大小写字母转换，按Shift13)新建立工作表 按Shift+F11,17.vlookup介绍,适用范围：两表或区域有共同的项或类似的项，从一

10、表或区域获取另一表或区域的数据=vlookup(本表共同列或单元格,另一表共同项开始右边区域,所取数据在表中共同项开始右边列数,精确”0”或模糊匹配参数)精确匹配:共同项内容一致,文本或数值格式一致模糊匹配:共同项内容在某一区域中,常用于分类,例如个人所得税的应用等,18.数据透视,透视表/图,是一个统计工具注意点：1）列列有头:数据透视区域第一行必须有字段名,不可空白 2）双击显示:双击透视表某一数据,可创建该数据的明细表 3）多行归一:多字段列显示的时候,把鼠标放在该字段表头,鼠标箭头变为四向的时候,按住右拖至数值字段表头 4）去除空白:用替换功能把”(空白)”替换成空格“”，一定要空格

11、5）下拉选择：类似筛选条件下的选择，数据会自动更新 6）列行总计：表格选项-行（列）总计 7）按需排序：点击字段表头，字段设置-高级-升（降）序 8）批选小计：选定-启用选定内容，鼠标点击小计行，可批量选中小计行 9）表图转换：右击透视表某一区域，选透视图创建,19.数组，函数，VLOOKUP和透视的结合运用,数组，就是元素的集合，按行、列进行排列。单行或单列的数组是一维数组，多行多列（含2行2列）的数组是二维数组F9的运用,选任一空白单元格,”=“,选中分组的单元格区域,按F9,出现数组,可复制到Vlookup第二个参数中,用以分类产品如何按自己的需要编制毛利表1）如何根据订单区分自制、外购2）如何截取年月3）根据毛利区分产品等级4）透视分析,推荐学习网站：不清楚的地方，请大家课后交流！,