Excel应用技能培训.ppt

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1、好的使用习惯让你事半功倍,Excel应用技能培训,2,使用Excel的应具备的良好习惯,学习要点：1、excel工作表编辑要点2、excel快捷键应用技巧3、设置excel数据有效性防止数据出错学习目标：通过掌握excel应用基本技巧，掌握如何在excel工作表中规范编排数据、使用正确格式的数据类型，高效率的输入数据。,3,excel工作表编辑要点-1,一、同一对象请使用同一名称，而不要使用简写、别称，以便使用函数查找，引用，如果你使用过vlookup等函数你就可体会到这个习惯的必要性。同理，不同部门间对同一对象亦应统一名称或编码，以利数据的传递、引用。在要使用公式的单元格，尽量不使用合并单元

2、格功能（可使用跨列对齐来居中），以便填充公式、排序、筛选。,4,二、排版时不要在字符串的前后插入空格，尽量使用对齐功能来排版，以便使用函数查找、引用。排版时使用顶端标题行、标题列功能，而不要笨拙、野蛮地强制性插入标题行、标题列。（数据清单的格式）,excel工作表编辑要点-2,5,三、工作簿内工作表较多时，最好能够给多个工作添加颜色属性进行分类并使用工作表标签的快捷菜单，快速选取工作表。学会使用拆分窗口功能，免除为看到标题行而大量滚屏，以提高工作效率。小技巧：通过用鼠标右键单击标签滚动按钮，显示快捷菜单,excel工作表编辑要点-3,6,四、Excel 受损文件急救转换格式法 这种方法就是将受

3、损的Excel工作簿重新保存，并将保存格式选为SYLK格式；通过这种方法可筛选出文档中的损坏部分。一般情况下，大家要是可以打开受损Excel文件，只是不能对文件进行各种编辑和打印操作的话，通过使用这种方法尝试进行恢复。直接修复法 大家可以利用Excel新增的“打开并修复”命令，来直接检查并修复Excel文件中的错误，只要单击该命令，Excel就会打开一个修复对话框，单击该对话框中的修复按钮就可以了。这种方法常常适合用常规方法无法打开受损文件的情况。,excel工作表编辑要点-4,7,excel快捷键应用技巧-1,懒人用鼠标，高手用键盘,大凡高手从来不依赖鼠标,他们更偏爱键盘。在输入数据时尽量少

4、用鼠标多用键盘快捷键将提高你的工作效率。下面我列出了一些在excel中常用的快捷键：,8,Alt+Enter 在单元格中强制换行。这个功能很实用，一定要记住！不要再去用空格将文本挤到下一行Ctrl+Enter 先选定单元格区域，输入完后按住Ctrl回车将当前输入项填充至选定的单元格区域。同时在多张工作表的同一单元格区域中输入或编辑相同的数据 F4 或 Ctrl+Y 切换引用类型。在编辑公式时选择要更改的引用，按F4可切换引用类型,excel快捷键应用技巧-2,9,Ctrl+;（分号）输入日期。Ctrl+Shift+:（冒号）输入时间。Alt+=（等号）用 SUM 函数插入“自动求和”公式。Ct

5、rl+在显示公式和计算结果之间切换。在英文、智能ABC输入状态下有效，极品五笔、全拼状态下无效,excel快捷键应用技巧-3,10,excel单元格编辑技巧-1,一、设置excel数据有效性防止数据出错 Excel 数据有效性验证使您可以定义要在单元格中输入的数据类型。您可以设置数据有效性验证，以避免用户输入无效的数据，或者允许输入无效数据，但在用户结束输入后进行检查。您还可以提供信息，以定义您期望在单元格中输入的内容，以及帮助用户改正错误的指令。,11,什么是数据有效性验证：Excel 数据有效性验证使您可以定义要在单元格中输入的数据类型。例如，您仅可以输入从 A 到 F 的字母。您可以设置

6、数据有效性验证，以避免用户输入无效的数据，或者允许输入无效数据，但在用户结束输入后进行检查。您还可以提供信息，以定义您期望在单元格中输入的内容，以及帮助用户改正错误的指令。如果输入的数据不符合您的要求，Excel 将显示一条消息，其中包含您提供的指令。当您所设计的表单或工作表要被其他人用来输入数据（例如，预算表单或支出报表）时，数据有效性验证尤为有用,excel单元格编辑技巧-2,12,避免在Excel中输入重复数据的方法:选中需要输入数据的单元格区域(如D2至D101)，执行“数据有效性”命令，打开“数据有效性”对话框，在“设置”标签下，按“允许”右侧的下拉按钮，在随后弹出的快捷菜单中，选择

7、“自定义”选项，然后在下面“公式”方框中输入公式:=COUNTIF(D:D,D2)=1，确定返回。以后在上述单元格中输入了重复的数据时，系统会弹出提示对话框(如图2)，并拒绝接受输入的数据。,excel单元格编辑技巧-3,13,二、输入具有自动设置小数点或尾随零的数字 执行“工具”“选项”，打开“编辑”标签，钩选“自动设置小数点位数，调整小数位数，然后确定。这样在单元格中，直接输入数据后，系统会根据设定的小数位数，自动改变数据格式。例如：设定的位数是3，然后在单元格输入2834，则结果为2.834，如果位数是-3，那么结果是2834000。,excel单元格编辑技巧-4,14,三、保护单元格编

8、辑技巧隐藏单元格中的零值:如果你仅仅是需要工作表的部分单元格中的零值不显示和打印，那么可以使用数字格式以隐藏零值。1.在“格式”菜单上，单击“单元格”，再单击“数字”选项卡。2.在“分类”列表中，单击“自定义”；然后在“类型”框中，键入“;”。注意键入的是半角字符。3.单击确定按钮。,excel单元格编辑技巧-5,15,使用单元格底纹的方法对工作表单元格数据进行保护：将单元格的底纹颜色和单元格的数据颜色设置为一致的颜色，在执行“工具”菜单的“保护”命令使用图片对单元格数据进行保护更改单元格的数据属性锁定单元格,excel单元格编辑技巧-6,16,实时监控Excel的单元格 Excel的“添加监

9、视点”可以让您对某些特殊的单元格进行实时监控。即使这些单元格位于其它工作簿或本工作簿的屏幕以外位置也能实现，只要对所监控的单元格的数据进行修改，立刻可在监视窗口中观察到，无需再左、右、上、下点击拉动滚动条来进行切换。Excel摄影功能:可将数据区域转换成图片格式,以便在工作表任意位置跟踪单元格数据.工具自定义命令,excel单元格编辑技巧-7,17,高级函数应用,嵌套函数：一个函数被用做参数时，称为嵌套函数。公式中最多可以包含7层嵌套函数，作为参数使用的函数的返回值的数值类型，必须与此参数所要求的数据类型相同。在某些情况下，您可能需要将某函数作为另一函数的参数使用。例如，下面的公式使用了嵌套的

10、 AVERAGE 函数并将结果与值 50 进行了比较。,=IF(AVERAGE(F2:F5)50,SUM(G2:G5),0),嵌套函数,嵌套函数,18,函数常见错误及解决方法,1、出现错误值#！导致这种错误的最常见原因是输入到单元格中的数值太长或公式产生的结果太长，致使单元格容纳不下。可以通过修改列的宽度来解决此问题。另外，对日期或时间做减法时若产生了负值，Excel也会在整个单元格中显示#！。2、出现错误值#VAUE！这种错误是因为使用了错误的参数或运算对象类型。比如在需要输入数字或逻辑值时，却输入了文本；在需要赋单一数值的运算符或函数时，却赋予一个数值区域。解决方法分别是：确认运算符或参数

11、正确，且公式引用的单元格中包含有效数值；将数值区域改为单一数值。3、出现错误值#DIV/0！当除数为“0”或引用了空单元格时(Excel通常将空单元格解释为“0”)，会出现此种错误。请确定函数或公式中的除数不为“0”且不是空值。4、#NULL!错误：一个公式试图使用两个范围的交叉的单元格，而他们实际上并没有交叉，这时就会出现#NULL！,19,使用数据透视表分析数据-1,数据透视表是一种对大量数据快速汇总和建立交叉列表的交互式表格。可以转换行和列来查看源数据的不同的汇总结果，而且显示感兴趣区域的明晰数据。数据透视表是一种动态工作表，他提供了一种以不同角度观看数据清单的方法。我们还可以设置字段的汇总方式和数据透视表自动套用格式。一个数据透视表实际是一个产生于数据库的动态总结报告,我们用它来分析数据特征.,20,数据透视表术语1、源数据：为数据透视表提供数据的基础行或数据库记录2、字段：从源列或数据库中的字段衍生的数据的分类3、项：字段的子分类或成员。项表示源数据中字段的唯一条目4、汇总函数：用来对数据字段中的值进行合并的计算类型5、刷新：用来自源数据库的最新数据更新当前数据透视表。,使用数据透视表分析数据-2,