Excel基础操作培训.ppt

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1、Excel基础操作,2011年01月,Excel 2007是目前最强大的电子表格制作软件之一，它不仅具有强大的数据组织、计算、分析和统计功能，还可以通过图表、图形等多种形式对处理结果加以形象地显示，更能够方便地与Office 2007其他组件相互调用数据，实现资源共享。在使用Excel 2007之前，首先应掌握它的基本操作。,excel基本操作,excel2007简介,认识Excel2007界面 输入数据与公式 自动填充数据 使用函数,Excel 2007工作画面组成元素的作用，与Word 2007相似，此处不再加以说明。下面我们只对工作簿窗口进行简单的介绍。,excel基本操作,认识Exce

2、l2007界面,工作簿窗口位于Excel 2007窗口的中央区域。,从图中可以看到，工作薄窗口主要由工作表、工作表标签以及滚动条和滚动按钮等组成。,excel基本操作,认识Excel2007界面,和Word用于处理Word文档一样，Excel用于保存表格内容的文件被称为工作簿，Excel 2007其扩展名为.xlsx。每一个工作薄可包含若干个工作表，默认情况下包括了3个工作表。,工作表位于工作簿窗口的中央区域，由行号、列标和网格线构成。工作表也称作电子表格，它是Excel用来存储和处理数据的最主要的文档。位于工作表左侧的淡蓝色编号区为各行行号，位于工作表上方的淡蓝色字母区为各列列标。在Exce

3、l 2007中，每一个工作表最多有1,000,000行和16,000列。行和列相交形成单元格，它是存储数据和公式及进行运算的基本单位。,excel基本操作,工作溥与工作表,在工作表中，其中有一个单元格由粗边框线包围，该单元格称为当前单元格，并且其对应的行号和列标突出显示。如果想使某单元格成为当前单元格，只要用鼠标单击它即可。在当前单元格粗边框的右下角有一个小黑方块，称为填充柄，通过拖动此填充柄可以自动填充单元格数据。在第一次拖动填充柄后，在其右下角就会出现“自动填充选项”图标，当鼠标指针停在此图标上时，其右下角出现有一黑色的向下箭头，单击它就会弹出如下图所示的菜单，用户可根据需要选择填充方式。

4、此外，单击某行“行号”按钮，可选定该行的所有单元格；单击某列“列标”按钮，可选定该列的所有单元格；单击左上角行号和列标相交处的“全选”按钮，可选定整个工作表。,excel基本操作,工作溥与工作表,工作表标签位于工作簿窗口的底端，用来表示工作表的名称。通过单击某个标签，可以指定相应的工作表为当前工作表，当前工作表标签以白底蓝字显示。此外，当工作簿中含有较多的工作表时，单击标签左侧的滚动按钮，可以滚动显示不同的工作表标签，而向左或向右拖动标签右侧的分隔条可减少或增加显示的标签个数。,excel基本操作,工作表标签,要在指定的单元格中输入数据，应首先单击该单元格，然后输入数据。例如，启动Excel

5、2007时，打开一个名为“Book1”的空工作薄。在当前工作表“Sheet1”中，用鼠标单击单元格B1，输入“中秋国庆双节将至”，则输入的内容出现在单元格B1中。同时，编辑栏中也显示输入的内容，如下图所示。,编辑栏,如果输入有误，按【Back Space】键将其删除，再重新输入。输入或编辑完一个单元格的内容后，可按回车键确认，同时当前单元格自动下移；也可以单击编辑栏中的“输入”按钮确认输入，此时当前单元格不变。当然，也可以单击编辑栏中的的“取消”按钮取消本次输入。,excel基本操作,输入数据与公式,在Excel中，数值型数据是使用最多，也是最为复杂的数据类型。数值型数据由数字09、正号、负号

6、、小数点、分数号“/”、百分号“%”、指数符号“E”或“e”、货币符号“￥”或“$”和千位分隔号“，”等组成。输入数值型数据时，Excel自动将其沿单元格右边对齐。,1输入数字,如果要输入负数，必须在数字前加一个负号“”，或给数字加上圆括号。例如，输入“50”和“（50）”都可在单元格中得到50。如果要输入正数，则直接将数字输入到单元格内。,excel基本操作,输入数值型数据,如果要输入分数（如7/8），应先输入“0”和一个空格，然后输入“7/8”。如果不输入“0”，Excel会把该数据当做日期格式处理，存储为“8月7日”。如果输入的是百分比数据，可以直接在数值后输入百分号“%”。例如，要输入

7、20%，应先输入“20”，然后输入“%”。如果输入小数，一般可以直接在指定的位置输入小数点即可。当输入的数据量较大，且都具有相同的小数位数时，可以利用“自动插入小数点”功能。方法是：单击“Office按钮”，在展开的菜单列表中单击“Excel选项”按钮，打开“Excel选项”对话框，单击左侧的“高级”选项，选中“自动插入小数点”复选框，在“位数”框中输入或通过调节钮指定相应的小数位数。,excel基本操作,输入数值型数据,2输入日期和时间,日期和时间的输入与前面介绍的数字输入不同。Excel规定了严格的输入格式，如果Excel 能够识别出所输入的是日期和时间，则单元格的格式将由“常规”数字格式

8、变为内部的日期或时间格式。如果Excel不能识别出当前输入的日期或时间，则作为文本处理。输入日期时，首先输入112数字作为月份，然后输入“/”进行分隔，再输入131数字作为日，最后输入为年的数字。例如，输入“9/17/2007”。如果省略年份，则以当前的年份作为默认值。输入时间时，小时与分钟或秒之间用冒号分隔。Excel一般把插入的时间默认上午时间。若输入的是下午时间，则在时间后面加一空格，然后输入“PM”来表示下午，例如，输入“3：15：06 PM”；还可以采用24小时制表示时间，即把下午的小时时间加12。例如，输入“15：15：06”。,excel基本操作,输入数值型数据,字符型数据是由字

9、母、汉字或其他字符开头的数据。例如，表格中的标题、名称等。默认情况下，字符型数据沿单元格左边对齐。在Excel中，每个单元格最多可包含32000个字符。如果数据全部由数字组成，例如，邮政编码、学号等，输入时应在数据前输入单引号“”（如341416），Excel就会将其看作是字符型数据，将它沿单格左边对齐。,如果右边相邻的单元格中没有任何数据，则超出的文字会显示在右边相邻单元格中，如下左图所示。如果右边相邻的单元格已存储数据，那么超出单元格宽度的部分将不显示，如下右图所示。没有显示的部分仍然存在，只要加大列宽或以折行的方式格式化该单元格之后，就可以看到全部的内容。,excel基本操作,输入字符型

10、数据,Excel具有非常强大的计算功能，为用户分析和处理工作表中的数据提供了极大的方便。在公式中，可以对工作表数值进行加、减、乘和除等运算。只要输入正确的计算公式之后，就会立即在单元格中显示计算结果。如果工作表中的数据有变动，系统会自动将变动后的答案算出，使用户能够随时观察到正确的结果。公式以一个等号“”作为开头，在一个公式中可以包含有各种运算符、常量、变量、函数以及单元格引用等。,1公式中的运算符,运算符用于对公式中的元素进行特定类型的运算，分为算术运算符、文本运算符、比较运算符和引用运算符四类。,excel基本操作,输入公式,文本运算符：文本运算符只有一个“&”，利用它可以将文本连接起来。

11、例如，在单元格A1中输入“十月一日”，在B3中输入“国庆节”，在A5中输入公式“A1&B3”，按回车键或者单击编辑栏中的“输入”按钮。,算术运算符和比较运算符：算术运算符可以完成基本的数学运算，如加、减、乘、除等，还可以连接数字并产生数字结果。比较运算符可以比较两个数值并产生逻辑值，即其值只能是“TRUE”和“FALSE”二者之一。,excel基本操作,输入公式,下表列出了算术运算符和比较运算符的含义及示例。,引用运算符：引用运算符可以将单元格区域合并计算，它包括冒号、逗号和空格。下表列出了引用运算符的含义及示例。,excel基本操作,输入公式,2公式中的运算顺序,如果在公式中同时使用了多个运

12、算符，应该了解运算符的运算优先级。其中，算术运算符的优先级是先乘幂运算，再乘、除运算，最后为加、减运算。相同优先级的运算符按从左到右的次序进行运算。如果公式中出现不同类型的运算符混用时，运算次序是：引用运算算术运算文本运算比较运算。如果要改变计算次序，可把公式中要先计算的部分括上圆括号。,3公式的输入,输入公式的操作类似于输入文字。用户可以在编辑栏中输入公式，也可以在单元格里直接输入公式。,excel基本操作,输入公式,在单元格中输入公式的步骤如下：（1）单击要输入公式的单元格。（2）在单元格中输入等号和公式。（3）按回车键或者单击编辑栏中的“输入”按钮。在编辑栏中输入公式的步骤如下：（1）单

13、击要输入公式的单元格。（2）单击编辑栏，在编辑栏中输入等号和公式。（3）按回车键或者单击编辑栏中的“输入”按钮。,公式输入完毕，编辑栏中也显示了公式。这时只要按回车键或单击编辑栏中“输入”按钮，在单元格B1中就会显示出计算结果，如下图所示。在编辑栏中仍然显示当前单元格的公式，以便于用户编辑和修改。,excel基本操作,输入公式,单元格引用是用来表示工作表的单元格或单元格区域，并指明公式中所使用的数据的位置。通过单元格引用，可以在公式中使用工作表不同部分的数据，或者在多个公式中使用同一单元格或区域的数值。还可以引用同一个工作薄不同工作表的单元格或区域、不同工作薄的单元格或区域，甚至其他应用程序中

14、的数据。根据处理的需要可以采用相对引用、绝对引用和混合引用三种方法来标识。,单元格相对引用：用单元格所在的列标和行号作为其引用。例如，D5引用了第D列与第5行交叉处的单元格。单元格区域相对引用：由单元格区域的左上角单元格相对引用和右下角单元格相对引用组成，中间用冒号分隔。例如，B3：F5表示以单元格B3为左上角，以单元格F5为右下角的矩形区域。相对引用的特点：将相应的计算公式复制或填充到其他单元格时，其中的单元格引用会自动随着移动的位置相对变化。,1相对引用,excel基本操作,单元格引用,2绝对引用,绝对引用：在列标和行号前分别加上符号“$”。例如，$B$2表示单元格B2绝对引用，而$B$2

15、：$E$5表示单元格区域B2：E5绝对引用。绝对引用与相对引用的区别：复制公式时，若公式中使用相对引用，则单元格引用会自动随着移动的位置相对变化；若公式中使用绝对引用，则单元格引用不会发生变化。,3混合引用,单元格混合引用是指行采用相对引用而列采用绝对引用；或行采用绝对引用而列采用相对引用。例如，$A2、A$2均为混合引用。,excel基本操作,单元格引用,1给单元格或区域设置数据有效范围,在Excel中，单元格的默认有效数据为任何数值。在实际工作中，我们常需要给一些单元格或区域定义有效数据范围。具体操作步骤如下：（1）选定需要设置数据有效范围的单元格或区域。（2）单击“数据”选项卡，单击“数

16、据工具”组中“数据有效性”按钮右侧的三角按钮，在展开的菜单中单击“数据有效性”项，打开“数据有效性”对话框。（3）单击“设置”选项卡，在“允许”下拉列表框中，选择需要设置的有效数据类型。选择的类型不同，其有效检验的数据类型就不同。（4）根据需要对对话框中的其他项目进行设置。（5）单击“确定”按钮。,excel基本操作,设置数据输入限制条件,2给单元格或单元格区域设置输入信息,（1）选定需要显示信息的单元格或单元格区域。（2）单击“数据”选项卡，单击“数据工具”组中“数据有效性”按钮右侧的三角按钮，在展开的菜单中单击“数据有效性”项，打开“数据有效性”对话框。（3）单击“输入信息”选项卡，选中“

17、选定单元格时显示输入信息”复选框。（4）如果要在信息中显示标题，在“标题”框中输入所需的文本。（5）在“输入信息”框中输入要显示的内容。（6）单击“确定”按钮。这时，如果选择该单元格时，会出现提示信息，以便提示用户输入正确的数据。,excel基本操作,设置数据输入限制条件,3删除单元格的有效数据范围或提示信息,（1）选定要删除有效数据范围或提示信息的单元格。（2）打开“数据有效性”对话框，单击“设置”选项卡。（3）单击“全部清除”按钮。（4）单击“确定”按钮。,在输入数据和公式的过程中，如果输入的数据具有某种规律，用户可以通过拖动当前单元格填充柄或单击“开始”选项卡上“编辑”组中的“填充”按钮

18、，展开填充列表项，以各种方式来自动填充数据。,1 以相同的数据填充相邻的单元格,若使用“填充”按钮来填充相同的数据，可按如下步骤操作：（1）在某个单元格或单元格区域中输入数据。（2）选定从该单元格开始的行方向单元格区域或列方向单元格区域。（3）单击“开始”选项卡上“编辑”组中的“填充”按钮，展开填充列表项。（4）选择相应方向的填充命令。命令执行后，Excel在相邻的单元格中自动填充与第一个（列或行）单元格相同的数据。,excel基本操作,自动填充数据,如果使用单元格填充柄来填充相同的数据，其操作步骤如下：（1）在某个单元格中输入数据。（2）单击该单元格，将鼠标指针指向该单元格右下角的填充柄，使

19、其形状由空心的十字形变为黑色的十字形。（3）按住鼠标左键，拖动单元格填充柄到要填充的单元格区域。,excel基本操作,自动填充数据,2 数据序列的自动填充,1时间和日期等可扩展序列的自动填充,如果在起始单元格中包含Excel可扩展序列中的数字、日期或时间段，那么在使用单元格填充柄进行填充操作时，相邻单元格的数据将按序列递增或递减方式填充。Excel可扩展序列是Microsoft Excel提供的默认自动填充序列，包括数字、日期、时间以及文本数字混合序列等。下表列出了部分Excel可扩展序列。,excel基本操作,自动填充数据,对于时间和日期等可扩展序列的填充，其操作步骤如下：（1）在需要输入序

20、列的第一组单元格中输入序列的初始值。（2）单击该单元格，使其成为当前单元格，或选中单元格区域。（3）向指定方向拖动该单元格或单元格区域右下角的填充柄，这时Excel就会自动填充序列的其他值。,excel基本操作,自动填充数据,2等差序列,对于等差序列的自动填充，可以采用输入前两个数据的方法来实现。具体操作步骤如下：（1）在前两个（组）单元格中分别输入前两个（组）数据。（2）选定这两个（组）单元格为当前单元格区域。（3）拖动右下角的填充柄，这时Excel就会按这两组单元格的差自动填入等差序列。,excel基本操作,自动填充数据,3等比序列,对于等比序列的自动填充，可以利用Excel提供的填充序列

21、命令来实现。具体操作步骤如下：（1）在某个（组）单元格中输入第一个（组）数据，然后选定从该单元格开始的行方向单元格区域或列方向单元格区域。（2）单击“开始”选项卡上“编辑”组中的“填充”按钮，在展开的列表中单击“序列”项。（3）打开“序列”对话框，根据需要指定序列的各项参数。（4）设置完毕单击“确定”按钮。,excel基本操作,自动填充数据,4自定义自动填充序列,在Excel中还允许用户自定义自动填充序列，该序列也可以象Excel可扩展序列一样进行自动填充。自定义自动填充序列可采用两种方式。如果用户已在工作表的某单元格区域中输入了想定义的序列，例如，输入“我、爱、你”，可按如下步骤操作：（1）

22、选中希望定义为序列的单元格区域（2）单击“Office按钮”，在展开的菜单中单击“Excel选项”按钮，打开“Excel选项”对话框。（3）单击对话框右侧的“编辑自定义列表”按钮，打开“自定义序列”对话框。（4）确认所选单元格区域显示在“从单元格中导入序列”框中，然后单击“导入”按钮，所选列表中的数据添加到“自定义序列”列表中。（5）单击“确定”按钮两次关闭对话框。,如果用户希望利用“自定义序列”对话框输入想定义的序列，可按如下步骤操作：（1）选择“自定义序列”列表框中的“新序列”选项。（2）在“输入序列”编辑框中输入想定义的序列项，每输入完一个，按回车键。（3）单击“添加”按钮。（4）全部输

23、入完毕单击“确定”按钮。,如当用户在 的“自定义序列”列表框中添加“我、爱、你”后。用户想在工作表中输入该序列时，只要在第一个单元格中输入“我”，然后拖动右下角的填充柄即可自动填充“爱、你”。,excel基本操作,自动填充数据,与常量数据填充一样，使用填充柄也可以完成公式的自动填充。利用相对引用和绝对引用的不同特点，配合自动填充操作，可以快速地建立成批公式。,例如，如下左图列出了自动填充公式的示例。其中F2到F5单元格中的计算公式分别为：B2+C2+D2+E2、B3+C3+D3+E3、B5+C5+D5+E5。因为这些公式非常类似，因此可使用自动填充功能快速完成公式的输入。其操作步骤如下：（1）

24、在单元格区域A1：F5中输入数据。（2）在单元格F2中输入公式“=B2+C2+D2+E2”或先选定单元格区域B2：G2，然后单击“开始”选项卡上“编辑”组中的“求和”按钮。（3）向下拖动单元格F2的填充柄，即可将单元格F2中的公式自动填充到单元格F3到F5中，结果如下右图所示。,excel基本操作,公式自动填充,每个函数由一个函数名和相应的参数组成。参数位于函数名的右侧并用括号括起来，它是一个函数用以生成新值或完成运算的信息。大多数参数的数据类型都是确定的，可以是数字、文本、逻辑值、数组、单元格引用或表达式等等。参数的具体值由用户提供。有些函数非常简单，不需要参数。例如，用户在一个单元格中输入

25、“=TODAY（）”，Excel就会在单元格里显示当天的日期。当用户每次打开包含该函数的工作表时，单元格中的日期就会更新。如果函数以公式形式出现，则必须在函数名前输入等号“=”。此外，有些函数在使用时，必须按要求输入有效数据。例如，要计算一笔贷款的每月还款数目，用户在使用函数“PMT（rate，nper，pv，fv，type）”时，必须按顺序正确输入利率、贷款期数、现值、未来值和借贷类型等有效数据。,excel基本操作,使用函数,Excel提供了丰富的函数，按照其功能可以分为以下几类：数据库函数：分析和处理数据清单中的数据。日期与时间函数：在公式中分析和处理日期值和时间值。统计函数：对数据区域

26、进行统计分析。逻辑函数：用于进行真假值判断或者进行复合检验。信息函数：用于确定保存在单元格中的数据类型。查找和引用函数：对指定的单元格、单元格区域返回各项信息或运算。数学和三角函数：处理各种数学计算。文本函数：用于在公式中处理文字串。财务函数：对数值进行各种财务运算。工程函数：对数值进行各种工程上的运算和分析。,excel基本操作,函数的分类,excel基本操作,常用函数,1直接输入法,如果用户对某些函数非常熟悉，可采用直接输入法，具体操作步骤如下：（1）单击要输入函数的单元格。（2）依次输入等号、函数名、左括号、具体参数和右括号。（3）单击编辑栏中的“输入”按钮或按回车键，此时在输入函数的单

27、元格中将显示公式运算结果。,Excel提供了两种输入函数的方法，一种是直接输入法；另一种是使用“插入函数”命令输入函数。,excel基本操作,输入函数,2使用“插入函数”命令,1 选定要输入函数的单元格,2 单击“公式”选项卡上“函数库”组中的“插入函数”按钮或单击“编辑栏”中的“插入函数”按钮，弹出“插入函数”对话框,3 在“插入函数”对话框的“搜索函数”框中输入想要插入的函数名，然后单击“转到”按钮或在“或选择类别”列表框中选择所需函数类别，然后在下面的“选择函数”列表中选择要使用的函数，此时列表框的下方会出现关于该函数功能的简单提示,excel基本操作,输入函数,4 单击“确定”按钮，这

28、时弹出“函数参数”对话框,5 给函数添加参数。方法是：单击“函数参数”对话框中各参数框，在其中输入数值、单元格或单元格区域引用等，或者用鼠标在工作表中选定区域。参数输入完后，公式计算的结果将出现在对话框下方“计算结果=”的后面,6 单击“确定”按钮，计算结果将显示在选择的单元格中,excel基本操作,输入函数,3利用函数下拉列表输入函数,当用户在公式编辑栏中输入“=”或单击“插入函数”按钮后，位于编辑栏左侧原来用于显示单元格地址的编辑框中将显示函数名称。单击其右侧的按钮，可打开函数列表，从中单击某个函数即可将其输入。若希望选择其他函数，可从中选择“其他函数”项。,输入等号（=）前,excel基本操作,输入函数,Excel提供了大量的有关函数的联机帮助，如果用户在使用时忘记了某个函数的用法或者想查看该函数的使用例子，可使用对话框中的超链接及时获得函数帮助。这里以函数“SIN”为例，具体操作步骤如下：,1单击“插入函数”按钮，在打开的对话框中的“或选择函数类别”中选择“常用函数”，在“选择函数”下拉列表中选择“SIN”函数,2 单击“函数参数”对话框中的“有关该函数的帮助”超链接，弹出“Microsoft Excel帮助”窗口，其中给出了该函数详细用法和示例,3 查看完毕后，单击窗口右上角的“关闭”按钮,excel基本操作,及时获得函数帮助,谢 谢！,