Access用户界面.ppt

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1、1,第3章 Access 用户界面,3.1 Access 的性能3.2 Access数据库内部结构及功能3.3 Access开发环境3.4 数据库对象的使用3.5 数据的导入与导出,2,3.1.1 Access 系统组成(1)数据库引擎(database engine)它是真正存储、排序和获取数据的软件，一般来说，数据库引擎是不可见的。,3.1 Access 的性能,在创建一个单机数据库之前时，Access使用Jet引擎来管理数据。也可使用微软数据库引擎(Microsoft Data Engine，MSDE)。MSDE和Microsoft的企业版数据库软件SQL Server 70是相互兼容的

2、。,3,(2)数据库对象(database object)Access 是一种面向对象的开发环境，它的数据库窗口非常便于用户访问各种对象。对象就是提供一种特定的使用界面，用于查看、输入和抽取数据库的有关信息。,Access数据库最基本的构件是对象。一个数据库可以包含任意数量的对象。默认情况下，数据库窗口是可见的，可用于创建和编辑当前数据库中的对象。最常见的数据库对象有表、窗体、查询和报表等。,Access 系统组成,4,Access 2003的数据库对象有哪些？表、查询、窗体、模块、宏、报表、数据访问页。表是存储数据的容器，是关系数据库系统的基础，以行列形式存储数据项，这一点与电子表格有些类似

3、，Access可以同时打开1024个表。查询可以显示从多个表(最多为16个)中选取得数据。窗体是数据库和用户的一个联系界面，用于显示包含在表或查询中的数据、操作数据库中的数据。模块由VBA代码组成，可以完成其它对象无法完成的操作，构成结构复杂、功能强大的数据库应用系统。宏主要用于Access的自动化，执行特殊的操作和响应用户激发的事件。报表可以用友好和实用的形式来打印表和查询中的数据。数据访问页实际上就是混合了HTML和ActiveX技术的数据网页，可以通过数据访问页创建绑定数据的Web页，将数据库应用到扩展到企业的Intranet中，这样就可以更有效地共享数据库中的数据。,5,(3)设计工具

4、(design tools)Access包含一套设计工具，可用于创建对象。例如，利用查询设计器可设计一个查询，或对一个已有的查询进行编辑和修改等。(4)编程工具(programming tools)Access与Microsoft Office中其他的应用程序共享编程语言VBA。Access 引入了VBE(Visual Basic Editor)，它与Word、Excel、PowerPoint中的VBE具有相同的用户界面，可以直接将自己的代码管理和开放技巧转移到这些软件包中，从而丰富Access 应用程序的数据访问功能。,3.1.1 Access 系统组成,6,3.1.2 Access 的特点

5、(1)存储文件单一 一个Access数据库文件中包含了该数据库中的全部数据表、查询，以及其他与之相关的内容。文件单一便于计算机外存储器的文件管理，也使得用户操纵数据库及编写应用程序更为方便。(2)支持长文件名和名称自动更正 Access支持Windows系统的长文件名，并且可以在文件名内加空格，从而可以使用叙述性的标题，使文件便于理解和查找。,3.1 Access 的性能,7,3.1.2 Access 的特点,(3)兼容多种数据库格式 Access 提供了与其他数据库管理软件包的良好接口，能识别dBASE、FoxPro、Paradox等数据库管理系统生成的数据库文件。能够直接导入Office软

6、件包的其他软件，如Excel、Word等编辑形成的数据表、文本文件、图形等多种内容，而且自身的数据库内容也可以方便地在这些软件中操作。(4)具有Web网页发布功能 Access 2000以上的版本增加了数据访问页功能，通过创建数据访问页，可将数据库管理系统移植到浏览器中，从而实现将数据发布到Internet(或Intranet)上，以及在Internet上管理和操作数据库的功能。,8,(5)可应用于客户/服务器方式 在Access 中，可以创建数据库项目，以便将Access 作为SQL Server数据库的前端开发工具，访问、操作并管理后端SQL Server数据库，从而创建出客户/服务器方式

7、的数据库系统。(6)操作使用方便 Access具有图形化的用户界面，提供了多种方便实用的操作向导，用户只需进行一些简单的鼠标操作，或者回答对话框的一些提问，就可以基本完成对数据库的操纵工作。,3.1.2 Access 的特点,9,3.1.2 Access 的特点,Access 2000与Office软件包中的其他常用软件的信息形式的互换性，可将它们的优势结合起来，从而为熟悉这些软件的用户(大多数计算机用户)提供了方便。例如，用户可以很方便地将Word、Excel中的数据导入Access，从而避免了许多重复的数据输入工作；也可以将Access中的数据导出到Word、Excel中，一方面可以利用W

8、ord的编辑、排版功能保存大量的原始数据，另一方面又可以充分地利用Excel提供的数据分析功能来分析Access数据库中的数据，生成各种需要的图表，增强数据的表现力。Access中嵌入的VBA编程语言是一种可视化的软件开发工具，编写程序时只需把一些常用的诸如文本框、列表框这样的控件摆放到窗体上，即可形成良好的用户界面，必要时再编写一些VBA代码即可形成完整的程序。实际上，在编写数据库操纵程序时，连摆放必要的控件、编写基本的代码这样的工作，也都是自动进行的。,10,第3章 Access 用户界面,3.1 Access 的性能3.2 Access数据库内部结构及功能3.3 Access开发环境3.

9、4 数据库对象的使用3.5 数据的导入与导出,11,Access 2003所使用的对象包括表、查询、报表、窗体、宏、模块和数据访问页。在一个数据库中，除数据访问页之外，其他的对象都存放在一个扩展名为.mdb的数据库文件中，而不像其他数据库那样分别存放在不同的文件中。这样就方便了数据库文件的管理，而且与Excel中的工作簿、工作表的构造互相对应(一个工作簿包含多个工作表，存为一个文件)。注：Access 2000以前的版本中没有数据访问页对象。,3.2 Access 数据库内部结构及功能,12,Access中各对象之间的关系如图2-1所示。其中，表是数据库的核心与基础，它存放着数据库中的全部数据

10、信息。,3.2.1 Access 数据库的内部结构,报表、查询和窗体都是从数据库表中获得数据信息的，以实现用户某一特定的需要，例如查找、统计计算、打印、编辑、修改等。窗体可以提供一种良好的用户操作界面，通过它可以直接或间接调用宏或模块，并执行查询、打印、预览、计算等功能，或者对数据库进行编辑修改。,13,1.表(table)表是存储数据的基本单元。其中存放着具有特定主题的数据信息。所有表以及表之间的关系构成了数据库的核心。一个数据库中的多个表不是孤立的，在多个表之间可通过有相同内容的字段来建立关联。,3.2.1 Access 数据库的内部结构,14,2.查询(Query)查询可按预先设定的规则

11、，从一个表、一组相关表或其它查询中抽取一部分数据，将其集中起来，形成一个全局性的集合，供用户查看。将查询保存为一个数据库对象后，就可以在任何时候查询数据库的内容了。,3.2.1 Access 数据库的内部结构,在数据库视图中显示一个查询时，看起来很像一个表。其中一个微小的差别是：查询结果的每一行可能由好几个表中的字段构成。查询可以包含计算字段，可以显示基于其他字段内容的一些结果。,15,窗体中的文本框、按钮、列表框等都叫做控件。控件的外观、大小等都可以在窗体设计器中设置。在窗体中可以运行宏和模块(VBA过程)，也可以执行打印操作。当数据表中的某一字段与另一数据表中的多个记录相关联时，可以通过子

12、窗体进行。,3.窗体(form)窗体是类似于窗口的界面。右图是一 个窗体的例子。窗体通过各种控件来显示字段信息。,3.2.1 Access 数据库的内部结构,16,报表中包含了指定数据的详细列表，每行构成一个记录。利用报表也可以进行统计计算，如求和、求平均值等。注：Access的报表可以方便地转换为其他Office软件，如Word、Excel等的文档，从而利用这些软件的编辑和分析工具制作出更为精美的报表。,4报表(report)报表可以按照指定的样式将多个表或查询中的数据打印(或显示)出来。,3.2.1 Access 数据库的内部结构,17,5.宏(macro)宏是若干个操作的组合，可用来简化

13、一些经常性的操作。将一系列操作设计为一个宏后，执行这个宏时，其中定义的所有操作就会按照规定的顺序依次执行。在宏中可以执行的操作有：打开数据表，修改记录，修改数据表中的数据，插入记录，删除记录，关闭数据表等。当数据库中有大量重复性的工作需要处理时，使用宏是最好的选择。宏可以单独使用，也可以与窗体配合使用。例如，在窗体上设置一个命令按钮，单击这个按钮时，开始执行一个指定的宏。使用宏时，Access会给出详细的提示和帮助。,3.2.1 Access 数据库的内部结构,18,模块有两种基本类型：类模块和标准模块。模块中的每个过程都是函数过程或一个子程序。模块可以与报表、窗体等对象结合使用，以建立完整的

14、应用程序。在一般情况下，用户不需要创建模块，除非要建立应用程序来完成宏所无法实现的复杂功能。,6模块(module)模块是用VBA语言编写的程序段。右图是一个模块的Visual Basic窗口。,3.2.1 Access 数据库的内部结构,19,可以设计数据页来显示数据，让用户编辑数据库的内容，如改变数据，追加新数据，提供数据分析工具等，通过数据访问页，可以在Internet(Intranet)上访问Access数据库。,7.数据访问页(Web页)设计数据访问页的目的是在Internet(或Intranet)上发布数据库信息,3.2.1 Access 数据库的内部结构,20,借助于“数据页向导

15、”制作数据页比较容易，但编辑数据页，或者保证它的安全性就需要较高的技巧了。与其他数据库对象不同，数据访问页作为独立的HTML文件保存在磁盘上，在数据库窗口中的图标只是指向真实文件的快捷方式。,3.2.1 Access 数据库的内部结构,21,Access 的功能,1Access 的主要功能 在Access 中，用户能够完成的工作大致包括如图2-6所示的几个环节。,Access可用于建立小型桌面数据库系统，供单机使用，并可与工作站、数据库服务器或家机上的各种数据库链接，从而实现数据共享。Access还可用于建立客户/服务器应用程序中的工作站部分。,22,(1)组织数据 DBMS最重要的作用就是组

16、织、管理各种各样的数据。Access 的表对象可用于组织数据的基本模块。组织数据就是按预先的设计建各个表的结构，把各种类型的数据分别放在不同的表中，并建立各表之间的联系，从而把相关数据有机地组织在一起。(2)建立查询 查询是操纵数据库的主要目的之一。查询对象用于建立查询的基本模块，通过创建查询来查找符合指定条件的数据，更新或删除记录，或对数据执行各种计算。,Access 的功能,23,(3)设计窗体 窗体是用户和数据库应用程序之间的接口之一，在数据库系统中应用窗体可提高数据操作的安全性，并可丰富用户操作界面。(4)输出报表 Access 中的报表对象是用于生成报表和打印报表的基本模块。报表可用

17、来分析数据或以特定方式打印数据。(5)建立数据共享机制 Access 提供了与其他应用程序的接口，即数据的导入和导出。通过这些功能，可将其他系统的数据库数据(或电子表格等其他数据)导人到Access 的数据库中；也可将Access 的数据导出到其他系统中。,Access 的功能,24,(6)建立超链接 超链接是浏览器(IE或Netscape Navigator)中较为醒目的文本或一个图标。用鼠标单击超链接，浏览器中的页面就会跳转到该链接所指向的网络对象。利用超链接可以调用在Internet(Intranet)上流通的其他数据资源。将一个字段的数据类型定义成超链接，并将Internet或局域网中

18、的某个对象赋予这个超链接后，当用户在数据表或窗体中双击该超链接字段时，就可以启动浏览器，并进入该超链接所指的对象。(7)建立应用系统 Access 提供了宏和VBA，可将各种数据库及其对象连接在一起，从而形成一个数据库应用系统；还提供了“切换面板管理器”，可以将已经建立的各种数据库对象连接在一起，形成所需要的应用系统。,Access 的功能,25,第3章 Access 用户界面,3.1 Access 的性能3.2 Access数据库内部结构及功能3.3 Access开发环境3.4 数据库对象的使用3.5 数据的导入与导出,26,3.3 Access 的开发环境3.3.1 Access 的安装3

19、.3.2 Access 的主窗口,Access 的主窗口如右图所示，其中包括标题栏、菜单栏、工具栏、状态条以及编辑区(客户区)等。,27,3.3.2 Access 2003 的主窗口,1菜单栏 Access 的菜单栏中包括“文件”、“编辑”、“视图”等几个下拉菜单。如果是第一次启动Access，则所看到的是短菜单，即每个菜单上只显示几个基本命令。在不断使用的过程中，用过的命令会自动添加到菜单上。如果菜单上未显示要用的命令，可以单击菜单下面的符号，或双击菜单名，则该菜单将会延伸显示全部命令。对常用命令的设置还可根据使用情况自动调整。如果经常使用某个命令，则该命令会自动成为常用命令，并作为“最近使

20、用过的命令”首先显示。如果不需要这项功能，可以通过“自定义”对话框将其关闭。,28,3.3.2 Access 2003的主窗口,(1)打开“自定义”对话框 用两种方法可以打开“自定义”对话框。选择“视图”菜单的工具栏自定义”命令。右键单击工具条，选择弹出菜单中的“自定义”命令。(2)设置命令的显示方式 单击自定义对话框的“选项”标签，并选择“始终显示整个菜单”复选框。,29,3.3.2 Access 2003的主窗口,(3)自定义对话框中的其他设置在”自定义”对话框的”选项”页中，还有一些其它关于菜单和工具条的选项。在工具条中显示大图标 列出字体名称时显示该字体的实际外观。当在工具条的“字体“

21、组合框中选择字体时，每种字体的名称都以该种字体显示，以便按其外观来选择字体。显示关于工具栏的屏幕提示。将鼠目标指针移到工具栏的某个按钮上，稍等片刻，则会显示按钮的提示信息。在屏幕提示中显示快捷键。例如，对于“新建”按钮，屏幕提示中显示“新建(Ctrl十N)”。菜单的打开方式。设置菜单打开时是否显示动画，以及动画的类型(如展开、滑动、淡出、任意等)。,30,3.3.2 Access 2003 的主窗口,2工具条打开“自定义”对话框，选择“工具栏”页，并在其中的“工具栏”列表中选中要显示的工具条(复选项)，则该工具条将会显示出来。创建新的工具条，并在其上添加命令按钮的方法如下：(1)切换到“自定义

22、”对话框的“工具栏”页，单击“新建”按钮，在弹出的“新建工具栏”对话框中填写工具栏名称。(2)单击“属性”按钮，在弹出的“工具栏属性”对话框中设置工具栏的类型、停靠方式、是否允许移动等属性。,(3)单击“属性”按钮，在“自定义”对话框中将会分类显示Access 的所有菜单命令。将所需的命令拖动到自定义的工具条上即成为命令按钮。(4)若要进一步设置命令按钮的属性，如按钮的标题、快捷键、屏幕提示等，则用右键单击该按钮，选择弹出菜单的“属性”命令，在弹出的对话框中即可设置。,31,3.3.3 数据库主窗口,Access中提供了“罗斯文商贸”示例数据库和地址簿、联系人、家庭财产等数据库示例应用程序.下

23、面通过“罗斯文商贸”数据库来了解Access的数据库窗口。罗斯文(NorthWind)示例数据库是帮助用户学习Access的一个比较完整的数据库，其中包含了虚构的“罗斯文公司”的业务数据。1打开数据库 单击Access 的“文件”菜单的“打开”命令，选择“罗斯文”数据库。罗斯文数据库通常位于Access安装文件夹下的OfficeSamples子文件夹中。,32,3.3.3 数据库主窗口,(1)启动Access 有以下几种启动方法：选择“开始”菜单的“程序|“Microsoft Access”命令。单击Windows桌面上的Microsoft Access快捷方式(创建之后才能使用)。双击下面文

24、件夹C:Program FilesMicrosoft OfficeOffice中的Msaccess.exe图标。,Access 启动之后，显示主窗口，其中列出了最近打开过的数据库文件的路径名。如果要打开的数据库在列表中，则选中并单击“确定”按钮即可。,33,3.3.3 数据库主窗口,(2)打开罗斯文数据库 在打开数据库的对话框中，选择“打开已有文件”单选项，并在列表中选择 NorthWind条目。如果没有该条目，可以选择“更多的文件”项，然后在弹出的“打开”对话框中查找并选择NorthWind.mdb文件。（三种方法）,34,3.3.3 数据库主窗口,2.数据库窗口 在创建或打开了某个数据库之

25、后，Access的开发环境中就会显示数据库窗口。所有的数据库操作都是围绕数据库窗口进行的。打开罗斯文数据库之后，将显示如图所示的数据库窗口，其中包含了该数据库的所有组成部分。,35,(1)工具条 在数据库窗口标题栏下面是工具条，其中包含三组按钮：第一组是用于操作数据库对象的三个按钮。对于不同类型的对象，这三个按钮的内容初含义有所不同。第二组只有一个按钮，用于删除选中的对象。第三组按钮共有四个，用于设置对象列表的显示方式，如大图标、详细列表等。(2)对象栏 数据库窗口左边是对象栏。其中包含若干个组，“对象”组是最常用的组。用户也可以自定义组。每组包含若干个按钮。每个按钮分别代表了数据库中各种不同

26、的对象，如表、查询。(3)对象列表 单击对象栏中的某个按钮时，右边的列表框将显示当前选中的对象列表，以及用于创建镇对象的快捷方式。例如，在图中，当前选中的对象是“表”(相应按钮为按下状)则右框中列出了该数据库所有“表”的图标。,3.3.3 数据库主窗口,36,3.数据库窗口的设置(1)改变对象列表视图的显示方式 通过工具条的第三组按钮，可以改变对象列表视图的显示方式。四种显示方式是：大图标方式、小图标方式、列表方式和详细信息方式。(2)创建新组在对象栏中可以创建新组，以便摆放数据库中常用对象的快捷方式。右键单击对象栏，在弹出的菜单中选择“新建组”命令，则屏幕上会出现“新建组”对话框，如图所示。

27、,3.3.3 数据库主窗口,37,在该对话框中的“新组名称”文本框中输入新组名称，如“新对象”等，并单击“确定按钮，则对象栏中将会出现一个相应的按钮。对新建的组可以童命名或删除。只需右键单击对象栏，然后在弹出菜单中选择相应的项目即可。(3)创建常用对象的快捷方式 将一个数据库对象添加到组中的方法是：右键单击该对象，并在弹出的菜单中选择”添至组”子菜单的相应命令。通过拖动的方式可为常用的对象创建快捷方式。例如，将“表”对象中的“产品拖动到“新对象”按钮上，则在“新对象”中将出现一个“产品”的快捷方式。对快捷方式可以进行和源对象相同的操作，如打开、设计等。,3.3.3 数据库主窗口,38,第3章

28、Access 用户界面,3.1 Access 的性能3.2 Access数据库内部结构及功能3.3 Access开发环境3.4 数据库对象的使用3.5 数据的导入与导出,39,1.创建新对象（表、查询、窗体等）2.管理数据库对象 如果对表中的字段重命名，则会自动在查询、窗体、报表和其他对象中自动更新对该字段的引用。（选择对象击右键，可进行相应的操作.）,3.4 数据库对象的使用,3.修改对象属性（对象属性和对象设计视图属性）对象属性：选择对象击右键，弹出对象的常规属性在设计视图：单击属性按钮，弹出对象的全部属性的列表对象三要素：属性、方法、事件。,40,对象是具有某些特性的具体事物的抽象。它包

29、括三个要素：属性、方法、事件属性是用来描述和反映对象特征的参数。方法是对象所能执行的行为。在面向对象的程序设计语言中，它是为程序设计人员提供的一种特殊的过程和函数，即系统将一些通用的过程和函数编写好并封装起来，供用户直接调用。事件是对象可以辨认的动作，或说是发生在该对象上的事情，如单击鼠标、按下某个键等。简而言之，可以把属性看作一个对象的性质，事件看作对象的响应，方法看作对象的动作。,41,第3章 Access 用户界面,3.1 Access 的性能3.2 Access数据库内部结构及功能3.3 Access开发环境3.4 数据库对象的使用3.5 数据的导入与导出,42,3.5 数据的导入和导

30、出,3.5.1 导入数据(SST DB),Access 可以导入的数据库和文件格式包括dBASE、Paradox、ODBC数据库，以及Excel、Exchange、Lotusl-2-3、Outlook、HTML文件和文本文件。对于像dBASE这样的关系型数据库，只要选择某一文件(如dbf文件)，就可以导入到当前Access 数据库中。由于SQL，Server、Oracle这样的大型客户服务器数据库，并不一定以文件的形式存在，因此，如果要从其中导入表，则应通过ODBC数据源。对于文本文件等非关系型数据库的数据，由于它们都有自己的特殊格式，因此可以使用“导入文本向导”等工具来完成导入工作。,3.5

31、.2 导出数据,1利用“Office链接”导出数据（工具-Office链接-word/excel）2利用“导出“命令,43,3.5.3 Access与其它文件的链接,Access提供两种方法使用外部数据源中的数据：一是将数据导入到当前数据库的新Access表中：导入的数据将以表的形式保存一个副本，源表或源文件不会改变。二是将数据保留在当前的位置上，以当前格式使用但不导入，称为链接。而链接则使得Access用户能够读取外部数据源中的数据，并更新这些数据。由于并未导入，外部数据源的格式不会改变，因此，可以继续使用创建文件的程序来使用它，同时也可使用Access来添加、删除或编辑它的数据。,44,作业,Access数据库中包含哪些对象？它们之间有什么关系？导入数据和链接数据有什么联系和区别？,