文书学三章公文处理概述1ppt课件.ppt

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1、第三章 现代OA环境下的文件工作,第一节 文件工作概述 第二节 文件工作的原则 第三节 文件工作的组织第四节 公文的行文规则第五节 文件生命周期与文件连续体理论,第一节 文件工作概述,一、文件工作的涵义及发展历程二、文件工作的性质与新特点 三、文件工作的发展趋势,一、文件工作的涵义,围绕文件的撰制、传递、处理和管理而展开的一系列活动的总称。分为广义和狭义两种解释。（教材34页）文件工作与其他管理工作的关系。（与机关管理、秘书、档案工作的关系）,二者是文件运动过程中的不同管理阶段，各自具有独立的工作对象、内容、管理原则和方法，但由于二者的“血缘”联系，又决定了二者之间存在无法割断的关联：首先，文

2、件管理是档案管理的前提。档案由文件转化而来，文件质量将直接决定档案的质量，文件管理的好坏也将直接决定档案管理的优劣。,其次，档案管理是文件管理的继续和发展。文件转化为档案，并不意味着文件管理的终结，而是作为文件管理的继续和发展形式，仍然发挥着重要作用。因此，文件管理和档案管理既是两个独立的管理系统，同时又是更大的文件运动系统的子系统。在管理中，应高屋建瓴地对其统筹规划，使之彼此关照，共同完成系统目标。,二、文件工作的发展历程（见教材34-39页）,关注四个重点：(一）文件工作的形成商西周的历史区间 主要标志（1）专门人员（2）专门制度（二）文件工作的确立秦代以后 主要标志（1）组织逐渐完备；（

3、2）形成一套文书处理制度,用印制度,（一）印章种类1、宝（唐以前称“玺”），皇帝之印,2、印（中央和地方各级常设官署所用，以银或铜为制材）,龟钮银印，是西汉晚期颁给“广汉大将军”的官印。在汉代，官吏俸禄二千石得佩用龟钮银印青绶，称“章”。龟在中国古代被视为阴物，寓有为臣之道，功成而退之义。,神虎第一指挥第三都朱记铜印 北宋时期禁军将领所用的一件官印。神虎即神虎军，指挥和都是禁军的军事编制单位，都一级的统兵将官称为都头。朱记则是唐宋时较低级的官印称谓。,3、关防：临时派遣的官员所用印信，取“关防严密”之意，以铜、银为印材，长方形。,总理海军衙门关防为银质，字体为大篆，长3寸2分，阔2寸，文字内容

4、为“总理海军事务衙门关防”。（关防是指非正式机构的印章，为长方形，为区别于方形的大印，关防使用的印泥为紫色，因此又称紫花大印）,国立西南联合大学关防,4、钤记：明清时期较低级官员及僧道、阴阳、医官所用，印材为木质，由省级官府认可，令官匠刻发。,5、条记：长方形，铜质，明清各州县儒学、县丞、主簿等使用。,明代云州儒学条记,（二）印文,“河间王玺”封泥 西汉“河间王玺”是西汉早期的一件封泥。封泥是古代用印的遗迹。在纸张未发明或普遍使用的时代，各种文书多写在竹木简上。这些文书和货物在传递过程中，往往要在结扎处加封印记，以防私拆。铃有印文的泥团，就称为“封泥”。这件封泥保存了西汉河间王玺的印文原貌，是

5、存世稀见的珍品。,（三）用印方式1、公文正本2、半印编号（勘合文书）3、骑缝印4、封套用印,上方和右侧边缘分别留有半字编号和半个关防印章，这是为了日后勘合辩验，防止假冒，而“三代曾祖、祖、父”姓名一栏，也是官府加的一道防伪保险。执照上都印有“右照给曾淦收执”字样，执照原本为一式两联，这是官府存档的左联。执照末尾分别朱批大红“行”字，以示批准，“光绪”二字下面均未填写具体日期,韩代等撰 清顺治八年刑部为循例举劾有司等事题本,公文撰拟制度,（一）避讳讳者，避也，隐也。民国以前，文书中不得直书君主或尊、长之名，而必须以其他方法以避之，是谓避讳。1、改字2、缺笔3、空字（二）抬头 在缮写公文时，凡遇有

6、皇帝或特定的尊贵字样，均不得紧接上文，而须另起一行或空格后书写，以示尊敬。,御纂医宗金鉴,公文生效制度,（一）画诺、画可、画闻、画依（二）画行（三）署衔,诰命是清代皇帝封赠官员的专用文书。清制，凡覃恩封赠五品以上之官员及世爵承袭罔替者，皆授以诰命。清代诰命用苍、青、黄、赤、黑五色或三色纻丝织成。由于各官员的品级不同，诰命封赠的范围及轴数、图案也各有不同。,票拟，又称票旨、条旨、票本、拟票、拟旨。系指对中央、地方各衙门及臣僚呈送皇帝的章奏，内阁根据有关法规和典章律例代拟初步处理意见，以备皇帝裁决时参考。清代票签一般长22厘米、宽10厘米左右，白纸墨书，左书满文，右书汉文，成合璧之式。凡经过皇帝用

7、朱笔批改过的票签，即称朱改票签。朱改票签随原本章发还内阁后，内阁将朱改票签满、汉文内容用红笔分抄于本章满、汉文页上，称为“红本”。然后转达发六科（吏、户、礼、兵、刑、工科），抄送各有关衙门遵照施行。,（三）文件工作的变革辛亥革命以后 主要表现方面（1）颁布和修订了公文程式条例（强化了文书工作的行政管理功能）；（2）对文书工作进行改革：文书档案连锁法。（四）文件工作的发展建国以后 主要特点和趋势（1）完善管理制度；（2）组建工作体系；（3）研究工作规律。,2001年施行的新办法将文件处理提高到“依法行政”的高度,体现出依法治国、依法行政的时代精神：（1）首次以国务院名义发布国家行政机关公文处理办

8、法；（2）首次将国家行政机关公文明确定义为“依法行政和进行公务活动的重要工具；（3）首次对公文制发者的法定资格条件予以明确界定；（4）首次要求制定公文处理管理部门建立健全本机关公文处理制度；（5）首次将公文格式国家标准纳入法制范畴；（6）进一步完善了公文处理法定程序；（7）明确了行政公文法定效力的具体内涵以及违法违制行为的禁止和纠正措施等。,二、文件工作的性质与新特点,（一）政治性 作各级各类机关组织工作活动的产物，也是机关行使职权的一个重要工具，文件管理活动直接或间接地带有政治性倾向，文件机要性是这种政治性的重要体现。,（二）机要性 当前在商务类组织中，由于市场竞争和优胜劣汰的规则，许多企业

9、都有许多经营的原则、方法、产品或技术等处于保密状态。国家保密法和商业秘密保护法等对各种机要文件的管理作了明确规定。（三）时效性 及时迅速、讲求时效。（四）规范性 文件在形成、处理和管理中需要遵循标准和统一规范。,文件工作的新特点,（一）技术性（二）高效性 在现代办公环境中ICT技术的运用使文件工作的效率大大提高。从文件形成方式、传递方式和办理处置方式都发生了根本性的变化。（三）集成性 指在现代办公环境下文件工作与档案工作、文件流与业务流中各环节与流程实现重组,逐渐整合与集成，文档一体化，文件流与业务流紧密结合。,三、文件工作的发展趋势,文件工作的 发展趋势,标准化,现代化,文件、档案一体化（见

10、教材第七章）,文件工作发展趋势,现代办公环境中的文件工作的新型模式,前端控制 要求改变过去过去文档工作分段（阶段）管理模式，重新规划整个工作流程。强调将电子档案的管理需求提前至电子文件形成之际乃至生成之前的设计阶段予以通盘规划，把可能预先设定的管理功能纳入系统之中，并对形成和维护阶段进行监督。,全程管理 根据电子文件的特点和要求，对电子文件从产生到永久保存的整个生命周期进行全程管理。不仅要求档案人员关注文件的形成过程，介入文件工作中；同时也要求文件人员了解档案工作的特性与需求，在文件工作中协同管理、奠定良好的基础甚至完成原本属于档案工作的一些环节。,信息共享 将一个机关包括文件管理工作在内的全

11、部信息工作作为一个有机整体来认识，进行系统的规划、组织和协调。实现机构或系统内的文件工作与档案工作中的信息资源共享;实现文件系统与图书、情报等其他信息工作系统的信息资源共享；实现全社会信息资源共享，通过文件公开、政务信息共享，使公文这种具有凭证性和权威性的特殊信息得以发挥更大效用，达到社会价值最大化。,第二节 文件工作的基本原则,一、依法行文原则 要求依照法律法规规章及其他规范性文件的规定组织、协调和规范公文处理工作，依法撰制、传递、和管理文件。案例：省长签发公文前 法律顾问署意见,二、全面优化原则 要求科学而严密地组织公文处理工作，完善其工作质量保障体系，实现其构成要素、过程和质量指标全面优

12、化。案例：字入公门莫轻视 因小失大惹官司,三、精简高效原则 精简要求注重效率，精简公文。即消除一切不必要的发文；在保证有效的前提下提倡写短文；简化公文结构、文种、格式及写作模式；简化公文处理流程的运转、送审层次、操作程序。高效要求办文及时快捷，规定办文时限，加强督促检查。材料1：公文旅行三百天 办事效率难体现材料2：安徽省政府在报上公开各部门办文办事承诺时限材料3：四川省政府执行5天办文制,四、实事求是原则 要求公文处理活动中做实事求实效，反映真实情况，解决实际问题，判断合乎实际，措施切实可行。案例：满纸谎言来造假 诚信缺失伪公文,东至县人民检察院起诉书、法院判决书,2008年2、3月的一天晚

13、上，男青年查道友、许再进、张林军三人商议嫖娼，由查道友打电话给“妈咪”占冉梦，让其介绍女人过来嫖宿。占带女子沈某于晚上11时赶到友谊宾馆。由于时间较晚，占提议先到外面吃完宵夜再回来玩。于是5人一起到外面吃宵夜并喝了酒，吃完宵夜回到宾馆，三人先后进入沈房间和沈发生了性关系。2008年6月24日，即事隔四个月后，沈某因觉得自己分钱少、吃亏了而“报案”，公安局将占冉梦、查道友、许再进、徐文胜抓获。法院以“介绍卖淫罪”判处占冉梦有期徒刑二年，缓刑四年，县法院另案以“强奸罪”判处查道友、许再进、徐文胜各5年有期徒刑。判决理由：三被告人趁沈某酒醉之机和其发生性关系，构成强奸罪。,五、安全保密原则 要求确保

14、公文内容和实体的安全，安全可靠地传递、处理与管理公文，确保国家秘密的安全。尤其注意在计算机和网络环境下保证文件内容不被窃取、篡改或销毁；其次保证文件不被丢失和损坏。国家秘密是最高层次的国家利益所在。（文件工作保密的重点）机关内部事项、企业商业秘密（能为权利人带来经济利益、具有实用性、不为公众所知悉、权利人已采取保密措施）、个人隐私、决策前的内部讨论研究且尚未形成决议的信息、刑事司法信息以及有关法律禁止公开的其他信息不属于公开范畴。正确处理秘密种类、保密与公开的关系。,六、集中统一原则 要求对机关与其下属机关的公文处理实行统一领导与指导，制定规范标准，分层分级管理文件及文件工作。防止各行其是放任

15、自流。各级各类机关的办公室（厅）是公文处理的管理机构，主管本机关公文处理工作并指导下级机关的公文处理工作。工作机构集中统一。下设专门机构或配备专人负责公文处理工作。办理环节集中统一。由文秘部门或专职人员统一负责公文的收发、审核、用印、归档和销毁。案例：公文违规寄个人 耽误工作生是非,文件工作的组织领导,文件工作与档案工作不同，没有一个全国性的领导机构对全国各地、各系统、各机关文件处理工作进行垂直领导和指导。但由于文件工作的通用性和重要性，无论是全国还是一个机关范围的文件工作，均应实行集中统一管理。具体分为以下几个方面：,一、在全国范围，由中共中央办公厅和国务院办公厅分别负责指导党政系统的公文处

16、理工作，发布有关规章和规范性文件，负责召开有关的业务工作会议等。其他如军事机关、审判机关等国家机构的公文处理，也分别由其办公部门负责指导。二、在各机关、组织范围，各机关办公厅（室）是其公文处理的管理机构，机关秘书长或办公厅（室）主任直接负责领导该机关公文处理工作。,三、在上下级机关，上级机关的办公厅（室）应负责指导下级机关的公文处理工作。包括组织施行有关规范及标准，制定有关规章制度；组织业务培训、检查；负责咨询及有关的业务指导。四、在机关文件部门与档案部门之间，鉴于文件工作与档案部门的密切关系，中华人民共和国档案法实施办法规定：机关、团体、企业事业单位和其他组织内的档案机构“要指导本单位文件资

17、料的形成、积累和归档”。,【案例】电子公文归档管理暂行办法 第三条 机关档案部门应参与和指导电子公文的形成办理、收集和归档等各工作环节。第四条 副省级以上档案行政管理部门负责对电子公文的归档管理工作进行监督和指导。,第三节 文件工作的组织与管理,一、文件工作组织形式,在社会组织内围绕文件工作的活动程序，确定各部门之间的分工、组合的形式。其实质是文件工作机构的结构问题。,确定文件工作组织形式的依据,1.社会组织的规模 2.社会组织内部机构的驻地情况3.社会组织收发文件的数量 4.社会组织的性质和任务5.内部机构设置的数量和层次6.文件人员的配备情况,文件工作的组织形式的类别,1.集中式,综合职能

18、部门（中心机构）,职能部门,职能部门,职能部门,职能部门,职能部门,职能部门,外机关来文方向,注：图中的双向箭头表示文件分发集中的过程,（1）涵义：一个社会组织的全部文件工作，除部分撰拟与承办由有关职能部门承担外，其他都集中于中心机构办公厅（室）进行。（2）特点：有利于系统、全面地安排、规划和控制整个机关的文件工作，但缺乏灵活性。（3）适用范围：小机关、基层单位 职能单一、机构层次少且不稳定，职能分工不明确，文件数量少的中型机关。,2.分散式,综合职能部门（中心机构）,职能部门,职能部门,职能部门,职能部门,职能部门,职能部门,外机关来文方向,注:图中单向箭头表示文件分发后不再集中,而由各部门

19、分别管理.,（1）涵义：将一个组织或单位的文件工作，分别由其办公部门（文件工作中心机构）与各职能部门（文件工作分支机构）承担。（2）特点：具有较强的灵活性和适应性；整体控制能力和各部门相互协调能力相对减弱。（3）适用范围：规模较大且部门分工高度明确，职能单一的机关；办公驻地分散的一般大中机关。,3.复合（混合）式,外机关来文方向,职能部门,职能部门,职能部门,职能部 门,职能部 门,综合职能部门（中心机构）,职能部门,图中单向箭头表示文件分发后由职能部门自行管理;双向箭头表示文件分发处理完毕后要由综合文件部门收回集中管理。,（1）涵义：即在一个社会组织内同时采用集中和分散两种形式组织文件工作。

20、一部分职能部门成为独立的文件管理工作实体；另一部分职能部门除承办外，文件工作统一由办公部门的文件机构完成。（2）特点：兼有集中和分散两种方式的特点。（3）适用范围：办公地点不集中的机关；有规模较大的若干业务机构（如外事、信访、大中型集团性企业等）的机关；文件数量在各部门严重不均衡的机关等。,二、文件工作机构的设置与变迁,（一）综合办公机构(一般小型机构)（二）设置文件工作的专门机构往往设置在办公厅（室）下。(一般大中型机构)（三）混合设置综合办公机构与各部门的文件分支机构社会组织内部的各职能部门内设置的相应的工作部门或专兼职人员。(一般大中机构),社会组织各层级人员的公文处理工作责任,一、领导

21、：其一，总体决策；其二，重要公文参与起草或亲自撰拟；其三，把好“三道关”：批办“一枝笔”；审核“一 道关”；签发“一个口”。,社会组织各层级人员的公文处理工作责任,二、办公厅（室）主任、秘书处长（科长）：其一，制定本单位公文处理规章制度；其二，充实配备文书人员；其三，审核、拟办，撰写重要公文文稿。,社会组织各层级人员的公文处理工作责任,三、职能（业务）机构负责人：其一，负责机关发文代拟稿的审核、草签，对公文内容的专业性、真实性和正确性把关；其二，负责以部门名义发出的公文的撰拟、审核和签发；其三，负责办文中的协调，对本机构主办的与其他机构联合发文或会商（会签）发文进行协商、会签；其四，主持本机构

22、承办公文的拟办、承办等工作。,社会组织各层级人员的公文处理工作责任,四、专（兼）职文书人员：专门的文书人员称为“内收发”，具体负责公文的收发、传递、对内催办、盖印、销毁等；文书辅助人员负责文印、计算机录入、外收发传递等。,社会组织各层级人员的公文处理工作责任,五、机关其他直接参与文件处理活动的人员：称承办人，承担公文的承办、注办、注发、办结公文的收集处置等。,网络环境下文件工作机构的设置呈现出一系列变化,不再是文件信息的线性传递机构，而成为办公网络中一个双向、多向交互的信息中心节点，成为文件信息的组织和管理中心.由集中式向分散式转变(高层决策者直接与执行层接触;执行层的自主权加大;办文和办事在

23、职权责等各方面统一起来)技术性要求越来越高 管理对象由单纯的文件管理向信息管理、知识管理转变(除文件是支撑机构运行的核心信息外,非文件信息如情报资料新闻报道科技成果社会制度等也成为文件工作关注对象),三、文件工作制度建设,（一）文件工作制度的种类 1.根据制度制定与颁发的层级不同可划分为 国家级文件工作法规 部委制定的在本部门内生效的文件工作制度 机关内部职能部门或文件工作机构制定的制度 2.根据文件合作制度内容所针对的工作活动不同可分为:文件撰制制度 文件传递制度 文件运转处理制度 文件审核制度 文件保管利用制度 3.根据制度文种不同分为:规定、办法、规则、细则、规程等,（二）文件工作制度的

24、内容,根据国家的有关规定和实践工作的特点，文件管理制度主要包括以下内容：1.写作制度 是指文件写作中应遵循的原则、规则和程序，具体包括：规定文件体式、结构和格式 文件语言运用 文件内容要求 文件撰写程序与方法 文件主题词标注方法 规定文件种类的划分原则 文种选择依据、文种表示方法、用途等。,2.审核签发制度 为保证文件质量和效用而作出的各种规定,具体包括：(1)审核 规范文稿审核的范围、程序、内容及重点 审核人的责任及任职资格条件 审核修改文稿方式；(2)签发 文件签发权限、签发人责任、签发程序 签发种类 会商会签的范围形式和程序手段等（不得越权签发，强调先核后签等）,3.缮印制度 印制文件的

25、方法、原则和要求等，具体包括:规定缮印范围、批准手续、缮印方式及其选择依据，缮印前定稿的规范化处理；版式设计规范；校对的方式、次数与责任者；纸张和各种字迹材料的选择，规格要求；缮印时的期限与缮印数量等。,4.用印制度 规定印章使用的原则、要求和方法等，具体包括:印章的使用范围 印章批准使用程序 印模使用规则 监印方法要求 印章管理者的责任与任职资格规定等。,某厅办公室印鉴管理员，一日中午将近下班时，遇到下属公司一个常来办事的党支部书记兼经理，拿着一份他女儿参加成人高考的登记表，要求其签署主管部门意见，并加盖厅的公章。开始监印员要他找厅人事主管处盖章，但这位经理借口“已经下班，没时间了”，并说“

26、单位已同意盖章了”。碍于“熟人、面子”并以“她考上才算数”为理由，因而不坚持原则，而在登记表上签署意见，加盖该厅的印章。一年后，群众揭发，经理弄虚作假，以权谋私，用单位指标，骗取单位和主管厅签印，送不合条件子女入高校读书。经有关部门查实，除对当事人作了纪律处分外，对不坚持原则，越权、违纪，随意用印的某厅办公室监印员也给予党纪处分，并取消当年“优秀党员”称号。对该经理所在公司的印章管理员也进行批评教育，责令其作出书面检讨。,【案例】,注：此案例来源于网络,5.保密制度 应严格执行有关保密工作的法律法规和规章，严守党和国家的秘密以及组织管理中的工作秘密，确保文件的安全。具体包括：合理划定文件的秘密

27、等级和保密期限，并予以明显标识；不随便将秘密文件携带至公共场所；不得在私人通信中泄露秘密文件内容；非经批准，专职人员不得携带秘密文件出境；不用普通邮递或电子邮件方式传递秘密文件；非经批准不得转借、复印、摘录、私存、传播秘密文件等，应指定专人负责秘密文件的处理。,6.收文办理制度 主要规范收文办理各工作环节的程序手续及责任等，具体包括：文件接收范围，不同文件的开启责任；登记范围、方式、内容以及登记点的设置规则；不同类型文件的分送原则、方式，分办工作的责任者；拟办范围、方法及程序、拟办人的主要责任；批办范围，批办人的资格条件与责任，批办方法；承办范围，承办者资格条件与责任，承办方式、期限、程序、分

28、工（主办、协办）和要求。,7.阅文制度 阅读文件是机关工作人员法定的强制性行为，但同时每个工作人员根据自身的职责需要有选择地阅读相关文件，其目的是避免时间的无效消耗，提高文件处理的速度和实现文件的效用。根据机关中工作人员的地位、职权、职责等确定其阅读文件的范围、内容、顺序、方式，规定文件传阅范围、方式、次序与程序手续 阅毕文件的签注内容与方法 传阅中的保密规定等,8.传递制度 主要规定传阅规则,发文程序、手续等内容，具体包括：文件发送范围、时间，封发责任与手续 发文字号的编制 行文关系、行文方式的确定 文件邮递方式的种类与适用范围，邮寄、交换、专送文件的程序、办法，邮递时限 电报、传真的使用范

29、围与要求等,9.平时归卷制度 指在日常管理活动中,将办毕文件随时或定期收集集中,分门别类地放入预先设定的卷夹(盒)中,注明文件分类的条目或分类号。既方便平时的文件管理和查找利用，也为年终归档文件的整理奠定基础。,10.文件公布翻印制度 指对文件的翻印、公布的范围、方式、审批手续等方面的规定。具体包括：文件的翻印：对上级机关的文件，除绝密级和注明不准翻印的以外，下一级机关经负责人或者办公厅（室）主任批准，可以翻印。翻印时应该注明翻印的机关、日期、份数和印发范围。文件的公布：公开发布行政机关文件，必须经发文机关批准，并同发文机关正式印发的文件具有同等效力。文件的复印：规定复制文件方法、范围、批准程

30、序与手续，费用的计算与控制标准；复印文件作为正式文件使用时应加盖复印机关证明章。文件的废止和撤消：文件如被撤消应视为自始不产生效用；文件被废止，应自废止之日起不产生效用。,11.催办查办制度 指根据承办时限和内容要求对文件的办理和贯彻情况进行督促检查的各种规定。具体包括：催办查办范围 催办方式方法 催办程序等 文件督查办理的范围方式程序,12.清退制度 指将办毕文件定期或不定期退还原发文机关或由其指定的专门部门以防文件遗失。具体包括：明确文件清退原则、程序范围和时间 清退方式方法与手续 清退工作者责任,13.销毁制度 指对不具备归档和存查价值的文件进行毁灭处置的范围、方式、批准手续以及备案、监

31、督等工作的一系列规定。经过鉴定，并经办公厅（室）主任批准的无保存价值的文件予以销毁。秘密文件的销毁，应当到指定场所由二人以上监销，销毁绝密文件应当登记。,14.立卷归档制度(归档文件的整理制度)指文件处理部门将属于归档范围的文件进行系统化整理,并移交给档案部门的各项规定。具体包括:归档（立卷）范围 归档（立卷）时间 立卷点的设置 立卷人的责任 归档文件（案卷）质量要求和标准 归档文件目录编制 归档手续等 合并、撤销机关的文件的归档,15.文件利用制度 主要指文件向档案部门归档移交之前由文件承办部门或综合办公厅（室）提供的日常借阅利用工作。对文件提供利用的时间、范围、方式、审批手续等的规定和要求

32、 利用文件的不同稿本的效用认证规定,第四节 公文的行文规则,一、行文概说行文：指各级机关在其公文处理过程中以本机关名义撰制公文向受文机关运行的环节。,（一）正式行文与非正式行文 1.正式行文 成都市公安局关于维护地铁治安秩序的通告 2.非正式行文 并不强调作者的合法资格，一般是法定机关或部门的内设机构或其他不能独立行使职权的组织的行文。教育部发展规划司关于大学申办二级学院的复函,二、主要行文形式,（二）对内行文与对外行文1.内部行文“白头文件”省公务员WTO规则学习培训计划 2.外部行文“红头文件”人民政府办公厅关于印发省公务员WTO规则学习培训计划的通知,（三）直接行文与间接行文1.直接行文

33、 洪山县民政局关于拨款修复老年活动中心的请示 2.间接行文 省人民政府批转省扶贫办关于进一步办好扶贫开发区的意见的通知（四）单独行文与联合行文1.单独行文 市人民政府关于商请在上海建立驻沪联络处的函 2.联合行文 锦城区城市规划局 锦城区公安局关于红星路扩建工程搬迁工作的通告,（五）依职权行文与授权行文 1.授权其办公厅（室）行文。2.授权其部门行文多为答复下级机关的请示。【例】国务院“经国务院同意(批准)”谁授权、谁签发。上海市人民政府 卫生部 关于XX医疗问题的请示 关于XX问题的复函,（六）按机关隶属关系和公文的发送、效力范围不同，分为：1.逐级行文逐级上行 逐级下行（专发式行文）2.多

34、级行文用于上行文：问题重大，确需同时请多层次上级机关了解时。用于下行文：有明确具体规定不需要下级机关作补充规定时。3.公布行文4.越级行文,材料1 山东省人民政府转发省民政厅等部门关于进一步做好军队无军籍退休退职职工接收安置和服务管理工作的意见的通知鲁政办发200624号 各市人民政府，各县（市、区）人民政府，省政府各部门、各直属机构，各警备区、军分区、预备役师：（正文略）,三、行文规则的具体内容,（一）行文应当确有必要 控制发文总量，注重实效，坚持少而精。可发可不发的不发，可长可短的要短。具体为：1、与上级方针、政策、法律、法规相抵触的，不发；2、上级已有明文规定，本级只需照抄照转的，不发；

35、3、凡属职能部门权限内的，领导机关不发；4、凡应联合行文的，不单独发；部门之间意见分岐，未协商一致的，不发；5、可口头汇报、请示或用电话、开会等形式解决问题的，不发；6、可用报刊、广播、电视等公布或开会布置过的，不发。,案例1：中共青岛市委办公厅规定：“青发”、“青办发”、”青厅字”三类文件，按前三年平均数减10%作为今后发文基数，分别为每年24、25、75件，无特殊必要不得突破。还规定各部门于每年12月5日前将下年度拟以市委或市委办公厅名义发文的计划报市委办公厅审核。市委办公厅于12月底前将第二年发文计划通知相关部门。如因特殊需要确需增加发文，需要提前10日向市委办公厅申请，报领导审批。案例

36、2：中共青岛市委办公厅规定：“青发”、“青办发”文件一般不超过5000字，其他文件一般不超过2000字。报市委的请示、报告一般控制在2000字以内。又如2010年10月11日，海关总署网站发布一条网站公告，标题为10月12日起考生可登录本站自行打印准考证副证，发布于10月11日，正文只有两个字：“如题”。案例3：浙江省海宁市司法局“微博公文”。,二、行文主体应具有合法资格,1.符合法定行文资格条件的组织（1）党政军机关（2）人民团体（3）企业事业单位（4）机关下属的业务主管部门2.机关、部门内设机构不得对外正式行文3.行文中注意党政分开 除重大问题、原则性问题外，党的机关不宜就具体的政务方面问

37、题直接向行政机关和社会作指示；行政机关也不得向党的组织作指示、布置任务。上下级党政机关之间互不发领导性、指挥性文件，也不发呈请性公文。,三、机关与部门应明确发文权限，分道行文,1.属于全局性、方针政策性的问题，以机关的名义行文。2.属于有明确规定的业务问题，以有关业务主管部门的名义行文。3.属于具体行政事务问题，由办公厅（室）行文,四、选择适宜的行文方式，一般不越级行文,什么情况可越级上行？1、发生特殊紧急情况，逐级上报会延误时机造成损失；2、经过多次请示直接上级，长期未得到解决；3、直接上、下级机关之间有争议无法解决；4、上级机关交办的并指定越级直接上报的；5、检举、揭发直属上级机关；6、询

38、问与联系极个别的、必要的具体问题。,五、正确选择主送和抄送机关,1.确定上行文主送机关的规范：（1）请示：一般只写一个主送机关；（2）受双重领导的机关向上级机关行文，应当根据公文内容，即针对具体公务活动的职权归属确定主送和抄送机关；（3）除上级机关负责人直接交办的事外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。,2.抄送机关的确定,（1）向下级机关或本系统的重要行文应同时抄送直接上级机关；（2）越级行文一般应抄送被越过的机关；（3）受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送和抄送机关；上级机关向受双重领导的下级机关行文必要时应抄送其另一上级机关；（4）公文内容涉及相关机

39、关的职权范围需其予以配合的，应该抄送；（5）除主送机关外，需要执行或知晓公文的其他机关。,3.行文中主送、抄送方面存在的不规范做法,（1）多头主送；（2）指名道姓主送或抄送领导人；（3）无特殊情况越级行文；（4）乱抄滥送。,案例,某县广播电视台在特大洪灾中，损失极大，为尽快修复广播电视设施，正常开展工作，该站拟行文请求上级，拨给300万元救灾费。甲说，应该按惯例写请示报告，为争取各级领导支持，应主送县广播电视局、县财政局、县政府、分管县长、县委宣传部、地区广播电视局、省广电厅。乙说，主要反映受灾情况，应写成情况报告，而且县广播电视局也拨不出经费，不如就不主送县广电局，只主送县政府。,材料一：某

40、县医院是该县卫生局的下属单位，每一次上报行文，总是在主送县卫生局的同时，还将公文抄送该县“四大班子”。材料二：*市农业局关于印发某市动物诊疗机构管理办法的通知抄报：市政府、省畜牧兽医局、郭*副书记、张*副市长抄送：*市工商行政管理局、*市公安局、各有关单位,案例,某单位发生了一起恶性车祸事故，需要立即向上级上报事故报告。秘书提议将此事故报告同时抄送给所属各单位，要求他们从此次事故中吸取教训，以防止类似事故再度发生。可该单位办公室主任说“报告”不能同时抄送下级机关。秘书内心不服气，但却也说不出理由。问题讨论 报告是否同请示一样不能抄送下级机关？,评析一则请示,关于请求增拨办税大厅基建经费的请示报

41、告*省人民政府、*省长：2000年11月，我局派出调查组到广西柳州市国税局学习考察其办税大厅的建设情况。调查组认为，办税大厅功能较齐全，适应税收征管模式的改革，方便纳税人缴纳税款。为此我局于2001年决定建办税大厅，并得到省人民政府的支持，在*府2001*号文“关于拨款修建办税大厅的批复”中，拨给我局一百五十万元，此项资金已专款专用。但由于建筑材料涨价，原预算资金缺口较大，恳请省人民政府拨给不足部分，否则势必影响办税大厅的竣工及我省税收任务的完成。特此请示报告。*省地方税务局（印章）二零零三年十月十日,六、联合行文,南京市政府办公厅转发市残联等部门 关于对南京市残疾人实行优惠帮扶工作的办法的通

42、知各区县人民政府，市府各委办局，市各直属单位：市残联、市委宣传部、市委农工办、市人事局、市劳动和社会保障局、市财政局、市物价局、市国税局、市地税局、市工商局、市教育局、市民政局、市卫生局、市公安局、市交通局、市文化局、市市政公用局、市市容局、市园林局、市总工会、团市委、市妇联、南京电信局、南京邮政局关于对南京市残疾人实行优惠帮扶工作的办法已经市政府批准，现转发给你们，请认真贯彻执行。二00四年七月二十七日关于对南京市残疾人实行优惠帮扶工作的办法（略）,联合行文的条件与类型,1、条件：为了政令的统一，联合行文的各机关或部门间属同级或级别相近。2、类型在行文实践中，常见的联合行文：（1）政府各部门

43、联合行文（2）部门与相应的党组织联合行文（3）行政机关与参政党机关联合行文,（4）行政机关与其他国家机构联合行文例：贵州省人口计生委与该省人民检察院联合下发关于在全省人口计生系统共同开展预防职务犯罪工作的意见（5）行政机关与社会团体（含人民团体）联合行文（6）行政机关与企事业联合行文例：北京市民政局、北京市公交总公司、北京市残疾人联合会关于落实本市盲人免费乘坐市内公共电汽车有关问题的通知,联合行文注意事项,1、同级机关；2、应当确有必要，严格控制行文单位数量；3、需要协商一致并会签；4、必须明确主办机关，以便分清主次责任。5、联合行文的格式,应避免的联合行文,1、政府及其部门一般不与企业联合行

44、文；2、政府办公室与同级政府各部门在一般情况下不宜联合行文；3、政府各部门不要轻易与各类协会、学会、联合会、研究会、基金会等社会团体联合行文。,案例 政令矛盾 果子狸存亡难测,2004年9月29日，国家林业局出台了关于促进野生动植物可持续发展的指导意见，指出国家将大力支持果子狸等可商业性经营利用的54种野生动物的养殖。但仅仅过了一个多月，在卫生部下发的2004-2005年科春季全国传染性非典型肺炎及流感防治工作方案中，却又要求各地加强对果子狸等野生动物和家禽接触人群的防治工作，禁止宰杀、烹饪、销售果子狸等野生动物和病禽。收文机关感到无所适从。,对不符合行文规则的上报公文实行退文制度,（1）文件

45、内容违反法律法规和方针政策；（2）涉及相关部门职权范围未协商一致；（3）违反请示文种的行文规则；（4）其他规定的情况。,1.下面四个选项中，可以联合行文的机关是（）。A中共天津市委、天津市人民政府、天津市财政局B天津市人事局、天津市工商管理局、天津市财政局C天津市人民政府、天津市工商管理局、天津市财政局D中共天津市委、中共天津市委组织部、中共天津市委宣传部2.下面四个选项中，符合请示行文规则的是（）。A受双重领导的机关，请示需要主送给两个上级B主送给领导有利于批复C请示只能办一件事D特殊情况需要越级请示，因此上级、下级机关都要抄送到,3.国家行政机关联合上报的公文需加印章的是（）。A.主办单位

46、 B.发文机关 C.都可以不 D.视具体情况4.联合行文的成文日期（）。A.以最先签发机关负责人的签发日期为准B.以最后签发机关负责人的签发日期为准C.以发出的日期为准D.以最后签发机关用印的日期为准 5.根据公文的行文规则，下列几组机关中可以联合发文的是（多选）A省委、省政府、省人事厅 B省语委、省文化厅、省体委 C省委组织部、省政府办公厅、省辖市政府 D国家人事部、国家民政部、省政府,6.下列有关公文主送机关的说法，正确的是（）。(多选)所有公文只能选择一个主送机关 主送机关只能在标题下靠左顶格标注 除领导人直接交办之外，不应将公文直接转送领导者个人 主送机关是对公文负法定办理答复责任的机

47、关,第五节 文件生命周期理论与文件连续体理论,一、文件生命周期理论（life cycle of record）,从文件的产生，经过作为履行组织职能的工具进行活动和工作的阶段，一直到其现实效用的消失，或者当其使用目的已经达到时对其销毁，或者因其具有永久保存的价值，而把它们作为档案赋予新的使命的整个周期。,文件生命周期理论的阶段性特点示意图,形成阶段,使用阶段,暂存阶段,档案阶段,发文机关或部门,组织内部机构 收文机关或部门,中间档案馆 文件中心 机关档案室,综合档案馆 部门档案馆,文件管理阶段,档案管理阶段,文件生命全过程,现行效用,半现行效用,非现行效用,形成阶段,返回，作为新决策的支持信息,

48、我国“文件自然形成规律”,当文件生命周期研究的相关思想在20世纪80年代传入我国，被我国许多档案学者所关注，并结合我国档案工作理论和实践进行了相对应的理论研究，其中中国人民大学陈兆梧教授的研究成果有很大影响。,陈兆梧教授1986年提出文件的运动周期“四分法”观点,把文件从产生到消亡的整个过程称为 文件的运动周期,第一阶段 文件制作和 产生阶段,第二阶段 文件现实 使用阶段,第三阶段 文件暂时 保存阶段,第四阶段 文件永久 保存阶段,机关档案室,机关或部门,档案馆,第一阶段文件制作产生阶段：加工处理信息材料，创造并记录信息，制成文件正 本，使之具有法定效用的过程。第二阶段文件现实使用阶段：文件处

49、于传递、运转、处理过程中，为实现管理目 标在现实工作中发挥实际效力的阶段。,第三阶段文件暂存阶段：办毕文件除其中失去保存价值者予以销毁外，其余文件（国外又称休眠文件）暂时保存在机关档案室（或档案部门），过一段时间视实际需要决定最终归属的阶段。第四阶段文件永久保存阶段：文件存入档案馆阶段。经过鉴定、筛选后，其中具有永久查考价值者转化为档案，进入档案馆保存的阶段。,在两种理论结合基础上重新认识我国文件工作,1.二者具有许多相似之处。2.由于我国文件档案管理体制、原则和方法以及相应的文化背景异于欧美各国，因此在文件运动阶段和相应的管理方法上存在着一定的差异：在我国，第三阶段文件暂存于机关档案室，我国

50、传统上将这一阶段划归档案管理阶段。而国外大部分国家的档案管理仅指第四阶段。,3.我国的机关档案室的功能实际上等同于国外的文件中心等机构，其暂存的文件在较长时间内仍然对本机关具有现行效用和半现行效用，其主要职能也是为本机构提供信息服务，对完成机关职能和提高机关工作效率有着直接的影响。鉴于此，本课将文件工作界定在前三个阶段，主要研究处于现行期和半现行期的文件活动。,即主要立足于现行组织或机关，关注现行文件和部分半现行文件在现行组织或机关中的制作、处理、传递和存储等阶段以及各个环节之间的相互影响；其主要目的是组织控制好整个组织或机关文件信息的数量和质量、传递运转方向和速度，最大限度地满足本组织的文件