文书处理与公文制作实务陈金进校长.ppt

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1、文書處理與公文製作實務陳金進校長,2013.11.21,陳金進簡歷現職：國立臺中高農校長學歷：臺灣師大教育系教育研究所碩士、60年全國高考教育行政人員及格。經歷：臺灣省教育廳股長、視察、督學、總務主任、第一科科長、第三科科長、國立嘉義高中校長、國立台中高工校長。,目次,壹、前言貳、文書處理的流程與要領叁、公文製作實務肆、常見的文書處理與公文稿缺失伍、結語,壹、前言,一、文書的定義 係指處理公務或與公務有關的一切資料，包含機關與機關或機關與人民往來的公 文書，機關內部通行之文書，以及公文以 外之文書與公務有關均含在內。二、公文的重要性 公文是機關無聲的語言，以表達機關的 意志，關係個人之工作能力

2、及公務處理的 能力，並影響機關的行政效率與形象。,貳、文書處理的流程與要領,一、公文流程,貳、文書處理的流程與要領,二、公文處理的要領1.主動敏捷2.正確周延3.協調溝通4.明確負責5.角色認知,貳、文書處理的流程與要領,三、常用的公文書簽、報告、函、書函、公告、開會通知、箋函、提案、定型化表單、申請書、陳情書、聘書。,叁、公文製作實務,一、簽、稿之撰擬(一)簽公務員對處理之公務表達個人 之意見做為上級長官裁示之依據。(二)公文稿承辦人所初擬公文之草本，須依規定程序核判後發出始成公文。,叁、公文製作實務,二、簽、稿之辦理方式（一）、以稿代簽。（二）、簽稿並陳。（三）、先簽後稿。,叁、公文製作實

3、務,(一)結構主旨：說明：辦法：,(二)適用格式 1.一段式(主旨一段完成)2.二段式(分主旨、說明或主旨、擬辦)3.三段式(主旨、說明、擬辦),三、公文的結構與適用格式,叁、公文製作實務,四、公文的用語(一)公文的稱謂用語1.直接稱謂用語,叁、公文製作實務,2.間接稱謂用語(1)對機關、團體稱全銜或簡銜，如一再提及稱該。(2)對個人稱先生、女士或君。,叁、公文製作實務,(二)公文的期望及目的用語視實際需要用請、希、查照惠辦、辦理見復、核備、備查、鑒核、核示、請照辦、惠允見復、鈞參。(三)常用的按語與連接詞按語用在一段之起頭，點出該段要表達的意指。連接詞用在文章中，以承上啟下，使語意通暢。,(

4、三)常用的按語與連接詞(續)查於案情說明後，要進一步敘明事實、引述規定或依據時用。經查於敘述背景或指示後，接續要敘述查明之事實或有關規定時用。,叁、公文製作實務,(三)常用的按語與連接詞(續)復查、再查繼續要敘述其他有關之事實、狀況或規定時用。另查要敘述不同面向之事實、狀況或有關規定時用。案查要敘述以往曾經辦理之有關檔案資料，或曾作之有關處理情形時用。第查要探究敘明有關事實或規定時用。,叁、公文製作實務,(三)常用的按語與連接詞(續)茲以要轉向敘述緣由時用。經要敘述已作如何處理時用。茲經於事故發展過程中，要敘述已作如何處理時用。茲據於緣由說明後，要提出建議意見或實施辦法前，先引述有關依據時用。

5、,叁、公文製作實務,(三)常用的按語與連接詞(續)頃經要敘述剛剛所作的處理情形時用。甫經要敘述於近期內已作之處理或發生之情形時用。案經要敘述有案可查之處理經過時用。復經要繼續敘述已作如何處理時用。嗣經要接續敘述時間在後而具有銜接性、階段性、或步驟性之處理情形時用。,叁、公文製作實務,(四)公文製作的要領1.敏捷正確2.條理分明3.用詞妥切4.整潔清晰5.完整周延,叁、公文製作實務,叁、公文製作實務-簽,(五)公文製作案例案例一主旨：擬恢復辦理本校102年日本教育旅行，請 鑒核。說明：一、本校辦理日本國際教育旅行因遭逢日本福島災變而停 辦兩年，茲因日本災變已恢復平靜，為因應師生之反 應，擬於本年

6、10月間恢復辦理。二、本次旅行預計6天5夜，地點以日本東京及長野、群馬 地區為主。三、檢附本校102年日本教育旅行實施計畫乙份。擬辦：奉核可後公佈實施計畫，並加強向師生宣導，並請 總務處辦理招標事宜。,叁、公文製作實務-簽,(五)公文製作案例 案例二 報告 O年O月O日於教務處 職獲鈞長器重，拔擢擔任教學組長一職，迄今已逾兩年，任職組長期間，兢兢業業、全力以赴，工作尚稱順利愉快。惟職因雙親年邁，已逾九十，且邇來健康情況不佳，亟需人就近照料，以方便就醫及生活起居，職深思熟慮，知公私難以兩全，爰擬自102年8月1日起辭去兼職，俾便於教學之餘有充裕時間照顧父母，略盡子女之責，情非得已，敬請諒察。謹呈

7、校長 陳 職 林OO謹簽,叁、公文製作實務-簽,(五)公文製作案例 案例三主旨：為提升本局同仁公文寫作水準，擬舉辦公文講習會，請 核示。說明：據本府研考會統計，本局公文處理時效，已連續三個月呈退步現象，又據部分主管反映，新進人員多不諳公文寫作要領，指導甚為吃力，因乃規劃舉辦是項講習會。擬辦：一、講習會，擬分三梯次實施，每梯次三小時，分別於O 月O日、O月O日、O月O日上午9至12時實施。二、本部八職等以下承辦人員均須參加，總共OO人。三、講座擬聘請富實務經驗，且具專業素養之OOO擔任。四、每梯次講習開始時，擬請 鈞長蒞會講話。,叁、公文製作實務-函稿,(五)公文製作案例 案例一(平行文)受文者

8、：興農企業有限公司主旨：本校接待美國農村青年交流團一行15人擬前往貴公司蘭花園參觀敬請惠允見復。說明：一、本次活動依據外交部102年6月10日oo 字第ooo號文辦理。二、領隊：本校實習處劉oo主任(聯絡電話：oooooooo)。三、本次參訪之重點係蝴蝶蘭花之培育與運銷，為增進學員之農業專業知能，請貴公司安排專業技師現場指導，由本校oo老師協助翻譯。四、參訪時間12月8日上午10時至12時。校長 o o o,叁、公文製作實務-函稿,(五)公文製作案例 案例二(平行文)主旨：貴校協助辦理102年度在校生工業類丙 級專業技能檢定試務作業，圓滿達成任 務，建請貴校就相關有功人員予以敘獎，請查照。說明

9、：依據行政院勞工委員會102年11月5日ooo 字第ooo書函辦理。,叁、公文製作實務-函稿,(五)公文製作案例 案例三(上行文)受文者：教育部國民及學前教育署。主旨：陳請鈞 署專款補助本校改建男女生宿舍乙棟，總經費玖 千萬元。請鑒核。說明：一、依據 鈞署102年o月o日中教第oooo號文辦理。二、本校男女生宿舍共兩棟，興建於民國52年，迄今已逾50年，該工程係加強磚造工程，耐震力原本不足，且年久失修，已破舊不堪，甚至漏水情況嚴重，影響住宿生生活品質，該兩棟建物早經鈞署工程評估小組鑑定為危險房舍，建議拆除重三、本案經本校校務會議決議先拆除重建，並於仁和路本校原教 師新村舊址規劃興建一棟容納25

10、0為男女之現代化學生宿舍，經規劃興建一座5層(含第下一層)，之新式建物，計需經費玖仟 五佰萬元。(如附件男女生宿舍新建經費預算表),叁、公文製作實務-函稿,(五)公文製作案例 案例四受文者：主旨：本園承辦幼教師幼兒保健衛生研習，請選派貴校教師乙名參加，請惠辦。說明：一、依據 新竹縣教育局本(102)年11月11日幼教學教第oooo 號文辦理。二、本項研習旨在增進新任幼兒園幼幼班教師之幼兒保健衛 生之專業知能，請選派貴園兩年內新任教師參加研習。（一）.時間：102年12月20日(星期五)上午九時至下午三時。（二）.地點：本園oo教室。四、聯絡人：本園陳oo秘書(電話：04oooooooo)五、檢附：102年新竹縣幼教教師幼兒保健衛生研習會實施 計劃乙份。副本抄送：新竹縣教育局、竹北市公所。園長：林 o o,肆、常見的文書處理與公文稿缺失,一、公文處理方面1.未分層負責2.流浪公文3.未依時限4.會稿不全5.通稿未併6.字跡欠工整7.核稿徒具形式8.清稿未重繕9.副本浮濫 10.校稿不實,肆、常見的文書處理與公文稿缺失,二、公文稿內容方面1.主旨太冗長2.未切中公文目的3.用詞不週4.標點符號誤用5.稱謂不當6.來文依據未完整7.未分段敘寫8.說明與主旨重複9.附件漏列 10.文字不嚴謹,伍、結語,一、品質是尊嚴的起點。二、作個快樂又有效能的人。,謝謝聆聽敬請指教,