图解Excel轻松入门.ppt

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1、1,图解Excel轻松入门,前 言本课程用图解的方式从开始介绍Excel的基础的知识、功能和操作，即使是完全没有接触过Excel的读者，也可以轻松学习掌握。后面我们会通过大量的实际运用实例来引导学习，用操作学习过渡到实例学习，这样循序渐进的学习方式过程将充满乐趣，同时更容易获得解决实际问题的能力。期待你的关注,2,作为微软Office家族的重要组件之一，Excel可以做的事非常多，功能也非常强大。它的基本职能是对数据进行记录、计算与分析。在实际应用中，它小到可以充当一般的计算器，或者记算个人收支情况，计算贷款或储蓄等等；大到可以进行专业的科学统计运算，以及通过对大量数据的计算分析，为公司财政政

2、策的制定，提供有效的参考。在实际的行业运用中，教师、企业办公文秘人员、政府审计部门、统计部门和一般的工作人员等等那个都会或多或少的用到Excel。大量的实际应用经验表明，如果能够熟练地使用Excel，将会大大提高我们的学习和工作的效率，运用于商业管理中，直接带来的就是经济效益的提高，还是那句话，花些时间学习Excel是值得的。,一、Excel可以做什么？,3,二、基本概念,进入具体的操作性学习之前，这里先说明几个基本的概念，理解这个几个概念是进一步学习的基础。(一)文件 用术语说，文件就是存储在磁盘上的信息实体。用电脑，可以说我们几乎天天都在和文件打交道。对我们初学者来说，要明白文件是有不同的

3、类型的，我们可以通过它的后缀名来区分。就拿微软Office家族来讲，Word创建的文件文档文件后缀名为DOC，Excel创建的工作薄文件后缀名为XLS，PowerPoint创建的演示文稿文件的后缀名为PPT等。不过类型的文件，需要不同的应用程序才能打开它，有的初学者从别的电脑上复制了一个用Excel创建的工作薄文件到自己的电脑上，可是无论如何也打不开它，后来才明白原因是自己的电脑上没有安装Excel应用程序。所以，要顺利地进行后面的学习，请现在你的电脑上安装Excel 2003，其它版本的Excel虽然可以仿照操作，但是由于本系列课程都是以Excel 2003为蓝本的，因此建议读者朋友尽量使用

4、Excel 2003进行学习。(二)工作薄和工作表 学习和使用Excel，肯定要和两个概念打交道，那就是“工作薄”和“工作表”。前面已经说过，工作薄是一种由Excel创建的文件，而工作表则是工作薄的组成部分。可以这样形象的理解，工作薄是一个笔记本，而工作表是这个笔记本里的每页纸。操作和使用Excel，绝大部分工作是在工作表中进行的。,4,3.1、启动Excel 启动Excel2003之前，先要确定你的电脑上已经安装过它。我们可以通过三种方式启动Excel。1 通过开始菜单 操作步骤：依次单击桌面上的“开始所有程序Mircosoft OfficeMicrosoft Office Excel 20

5、03”命令(图 1)，一会出现Excel 2003的闪屏，随即可启动Excel 2003。,三、Excel的工作环境和基本操作,5,2、通过桌面快捷方式 操作步骤：如果在桌面上建立过Excel 2003的快捷方式，则双击该快捷方式的图标即可启动(图 2)。3 通过Excel工作薄文件 操作步骤：如果你的电脑中存储有由Excel创建的工作薄文件，则可双击该文件启动Excel。,6,3.2 认识Excel的工作环境,启动Excel 2003后，我们将看到Excel的工作窗口。如果你完全是一个新手，那么可能会这个工作环境感觉有点复杂。如有你有使用Office家族中如Word等应用程序的经验，那么应该

6、有点似曾相识的感觉。因为它们的菜单、工具栏、任务窗格和编辑窗口的布局是大体相同的。下面我们来介绍一下这个工作环境的情况。了解各部分的称呼(名称)，如菜单、工具栏、任务窗格等等都是必要的，因为我们后面的操作将使用这些称呼(图 3)。(1)标题栏 这里显示程序的名称，以及当前工作薄文件的名称。(2)菜单栏 可以通过选择相应的菜单命令来向Excel发出命令。Excel为了用户便于记忆，将类似的命令分门别类地放到同一菜单项目中，菜单可以根据自己的习惯定制。(3)工具栏 可以通过单击相应的按钮来向Excel发出相应的命令。工具栏可以根据自己的习惯定制。(4)公式栏 在单元格中输入数据或公式后，将在这里显

7、示输入的内容。对输入数据或公式的编辑在这里进行相当方便。(5)列标题 从A到IV的256个字母。每个字母代表工作表256列中的一列，从按英文字母顺序A开始到Z，Z之后是AA，AB，AC，依此类推到AZ。AZ之后是BA，BB，BC，依此类推到BZ，最后一列是IV。单击列标题可以选中整列。(6)活动单元格指示器 这个黑色边框的指示器代表当前活动的单元格，所谓活动，即当前被选中的单元格。(7)行标题 从1到65536的数字，每个数字代表工作表的一行。单击行标题可选中整行的单元格。同时，由于有256列，则Excel工作表的单元格总数为2566553616777216个，我们用列标题和行标题就可以确定一

8、个单元格，如A4，代表第A列，第4行那个单元格，其余依次类推。(8)任务窗格 这是2002版本开始出现的新特性，方便快速选择相关的任务，例如新建工作薄、使用剪贴板等。(9)垂直滚动条 使用该滚动条可以垂直滚动工作表。,7,(10)水平滚动条 使用该滚动条可以水平滚动工作表。(11)工作表标签 每个标签代表工作薄中不同的工作表，每个工作表的名称都显示在标签上，选择单击标签即可切换到相应工作表。一个工作薄可以包含任意数量的工作表，但是为了方便管理，工作表数量最好不要太多。,8,要想熟练地使用Excel完成自己的任务，菜单和工具栏是必须掌握的。我们要让Excel做事，必须向它发出命令。发出命令的方法

9、通常有四种：使用菜单、使用快捷键、使用快捷菜单和使用工具栏。下面通过一个具体任务的操作进行说明。任务：在A1单元格中输入字符“语文”，并把该内容复制到A5单元格。1 使用菜单 操作步骤：(1)选中A1单元格在其中输入“语文”，可以看到单元格中的插入点光标还处于闪动状态，Excel等待我们输入其它的内容，因为确认输入完毕，则按下键盘回车键，可以看到活动单元格指示器跳到B1单元格。(2)现在用鼠标单击A1单元格，可以看到活动单元格指示器重新回到A1单元格，这时单击菜单“编辑”，在展开的菜单选项中选择“复制”命令(图 4)，可以看到A1单元格周围出现黑白相间的滚动条，表示复制命令已被执行。,3.3

10、使用Excel的菜单和工具栏,9,(3)然后选中A5单元格，再单击菜单“编辑”，在展开菜单选项的中选择“粘贴”命令。可以看到A1单元格中的内容被复制到了A5单元格中(图 5)，按下键盘回车键完成操作。说明：在第1步中，为什么输入“语文”后，要按下回车，再重新选择A1单元格呢？这是因为，当输入“语文”后，插入点光标在单元格中闪动，这时如果直接通过菜单执行复制命令，那么该命令是针对单元格中的插入点光标的，由于该光标什么也没选中，因此相当于没有复制任何内容。而按下回车后重新选择A1单元格，可以看到A1单元格中没有插入点光标，所以这时通过菜单执行复制命令，就是复制A1单元格中的内容“语文”。,10,2

11、 使用快捷键 如果你认为展开层层菜单操作比较麻烦，那么可以通过快捷键操作。大部分常用的命令都有快捷键。比如图4中复制的快捷键为“CtrlC”，Excel把常用命令的快捷键放在了菜单列表中对应命令的右边(图 6)。操作步骤：(1)先删去A5单元格中的“语文”，然后用鼠标单击一下A1单元格，按下键盘组合键“CtrlC”，和前面一样，A1单元格周围出现黑白相间的滚动条，表示复制命令已被执行。(2)选中A5单元格，按下键盘组合键“CtrlV”，可以看到“语文”已被贴贴到A5单元格中，按下键盘回车键完成操作,11,3、使用快捷菜单 操作步骤：(1)先删除A5单元格中的“语文”，然后选中A1单元格，并单击

12、鼠标右键，在弹出的菜单选项中选择“复制”命令(图 7)。(2)然后选中A5单元中，并单击鼠标右键，在弹出的菜单中选择“粘贴”命令，按下键盘回车完成操作。,12,4 使用工具栏 操作步骤：(1)先删除A5单元格中的“语文”，然后选中A1单元格，单击工具栏“复制”图标(图 8)。(2)选中A5单元格，单击工具栏的“粘贴”图标(图 9)，按下键盘回车键即可完成操作。上面通过一个简单的任务，初步介绍了一下向Excel发出命令的常用方式，大家可不要小看了这些基本技能的学习，以后完成更复杂的任务，都要靠它们哦。,13,如果你够仔细，应该会发现有的菜单选项中的命令后带有省略号(三个小黑点)(图 10)，当你

13、单击这种命令时，将会显示一个对话框。对话框的用途是，Excel可以通过它获得更多的信息，以便能够完成更为复杂的命令。比如我们选择“文件页面设置”命令，显示“页面设置”对话框(图 11)，在这里可以设置页面的方向、缩放的比例、页面的大小等等参数，Excel通过这个对话框接受这些信息后，才能准确执行我们的命令。通过对话框操作是相当方便的。关于使用对话框的细节，会在后面的具体任务中详细介绍，在实践中掌握对话框的操作方法是非常好的途径。,3.4 了解对话框,14,用Excel工作，首先要创建一个工作薄，启动Excel后，它会自动创建创建一个工作薄，名称为Book1。默认情况下，它包含三个工作表，名称分

14、别为Sheet1、Sheet2和Sheet3。如果我们要开始一个新的项目，可以通过下面的三种方法创建新的工作薄。方法一：使用菜单 操作方法：选择菜单“文件新建”命令，Excel将在窗口的右边打开“新建工作薄”任务窗格，单击其中的相应选项即可(图 12)。,3.5 创建新的工作薄,15,方法二：使用工具栏 操作方法：单击常用工具栏上的“新建”按钮(图 13)，即可新建一个工作薄。方法三：使用快捷键 操作方法：按下键盘组合键“CtrlN”即可新建一个工作薄。,16,在实际工作中，我们肯定会常常打开已有的工作薄，进行修改、添加等操作，因此学会打开已有工作薄是必须的。打开已有的工作薄，可以通过下面的五

15、种方法。方法一：使用任务窗格 操作方法：在“开始工作”任务窗格面板上的“打开”区单击要打开的工作薄(图 14)。,3.6 打开已有的工作薄,17,方法二：使用文件菜单列表 操作方法：单击“文件”菜单，在下面的列表中选择需要打开的工作薄(图 15)。说明：以上两种方法适用于打开最近几次使用过的工作薄的情形。,18,方法三：使用文件菜单打开命令 操作方法：单击菜单“文件打开”命令，弹出“打开”对话框，通过该对话框定位到工作薄文件的存储位置，选中要打开的工作薄文件，单击“打开”按钮即可(图 16)。,19,方法四：使用工具栏按钮 操作方法：单击常用工具栏上的“打开”按钮(图 17)，弹出“打开”对话

16、框，其余操作和方法三相同。方法五：使用快捷键 操作方法：按下键盘组合键“CtrlO”，弹出“打开”对话框，其余操作和方法三相同。,20,从学习的开始就要重视保存工作薄的重要性，不管是人为的疏忽还是碰到意外的情况而没有保存工作薄，那么花费巨大心血的劳动成果就可能付诸东流。保存工作薄的操作非常简单，可以通过下面三种方法。方法一：使用菜单“文件保存”命令。方法二：单击常规工具栏上的保存按钮。方法三：按钮键盘组合键“CtrlS”。如果是第一次保存，三种方法都将打开“另存为”对话框，先选择文件要保存的位置，然后在文件名栏内输入文件的名称，单击“保存”按钮即可(图 18)。,3.7 保存工作薄,21,当工

17、作全部完毕后，我们应该关闭工作薄，以释放内存。关闭工作薄可以使用以下二种方法：方法一：使用菜单“文件关闭”命令。方法二：单击工作薄标题栏上的“关闭窗口”按钮(图 19)。说明：以上方法只是关闭了工作薄，并没有退出Excel程序，如果还要进行新的项目，可以根据前面介绍的新建工作薄的方法创建新的工作薄进行新的工作。下面介绍两种退出Excel程序的方法。方法一：选择菜单“文件退出”命令。方法二：按下键盘组合键“AltF4”。,3.8 关闭工作薄和退出Excel,22,四、Excel的其它功能,4.1、模板的使用 在制作铜器时人们通常都是先把铜汁灌注在一个模子中，然后等铜汁凝固后再取出来进行精细地雕琢

18、，模板的作用同制作铜器的模子大同小异，在建立工作簿时先套用模板，把文档设置成模板设计的样子，然后再进行加工。其实我们一直都在用模板，只是Excel默认的是一个空工作簿模板，因而看不出来。现在我们看看怎么用模板来建立新的工作簿：打开“文件”菜单，单击“新建”命令，打开“新建”对话框，单击“电子方案表格”选项卡（如下图），从模板的列表中选择一个模板样式，单击“确定”按钮，我们就根据这个模板建立了一个新工作簿，可以很容易地看出，工作表的格式已经设置得很好了。我们经常会自己设置一些工作表的格式，如果这种表经常会用到，就可以用表来保存一个模板：打开我们前面建立的发货表，打开“文件”菜单，单击“另存为”命

19、令，打开“另存为”对话框，从选择保存的文件类型为“模板”，Excel会自动将目录跳转到默认的模板保存文件夹中，输入模板的名称，单击“保存”按钮，就可以把文档作为一个模板保存起来了。打开“文件”菜单，单击“新建”命令，在模板的列表中就出现了我们刚才保存的模板，选择它，单击“确定”按钮，Excel就根据这个模板新建了一个工作簿。,23,4.2、使用批注（上）,打开我们建立的表格，选中这个单元格，打开“插入”菜单，单击“批注”命令，出现一个类似文本框的输入框，在这里输入提示的信息，然后单击工作表中的任意位置，在这个单元格中就出现了这样一个红色的箭头，把鼠标移动到这个单元格上，刚才我们看到的那个批注的

20、提示框就出现了（如左图）。,24,4.2、使用批注（中）,插入的批注也可以修改：在单元格中单击右键，从弹出的菜单中选择“编辑批注”命令，批注的输入框出现了，这样就可以对批注进行修改了；删除批注也很简单：在单元格中单击右键，单击菜单中的“删除批注”命令就可以了。一般来说批注都是显示提示性的信息，如对工作表进行校对时加一个校对的意见等（如下图）。,25,4.2、使用批注（下）,对于已经插入的批注，我们可以把它们都显示出来以方便查看和编辑：打开“视图”菜单，单击“批注”命令，就可以将工作表中的所有批注都显示出来；将鼠标移动到批注所在的位置，鼠标变成了“I”形，在批注的区域内单击，可以看到批注区域内出

21、现了闪动的光标，此时就可以对批注进行编辑了；单击工作表的任意其它位置，可以取消对批注的编辑；打开“视图”菜单，单击“批注”命令，在视图中就看不到批注了。我们还可以使用“审阅”工具栏来进行对批注的操作：用右键单击工具栏，单击快捷菜单中的“审阅”命令，界面中就出现了“审阅”工具栏（如图11），单击工具栏中的“显示所有批注”按钮，可以显示工作表中的所有批注，再单击这个按钮，工作表中的批注就隐藏了起来。选中一个有批注的单元格，单击“显示批注”按钮，选中单元格的批注就显示出来了；同“显示所有批注”按钮一样，再单击，就可以将这个批注隐藏起来；单击工具栏中的左边第一个按钮：“编辑批注按钮”，可以编辑选中的单

22、元格的批注；单击一个没有批注的单元格，刚才的“编辑批注”按钮变成了“插入批注”按钮，单击它就可以在选中的单元格中插入新的批注了；单击工作表的其它部分，取消编辑批注的状态，单击工具栏上的“下一批注”按钮，Excel会自动显示下一个批注；“前一批注”按钮的用法和这个后一批注基本相同；选中带有批注的单元格后单击“删除批注”按钮，可以删除单元格中的批注。使用右键菜单，一样可以进行批注的插入、编辑和删除。,26,4.3、修订工作薄,校对工作表，Excel还提供了另外一种方式：修订。打开“工具”菜单，选择“修订”项，单击子菜单中的“突出显示修订”命令，打开“突出显示修订”对话框，选中“编辑时跟踪修订信息，

23、同时共享工作簿”前的复选框，保证下面的“在屏幕上突出显示修订”复选框是选中状态，单击“确定”按钮，弹出一个对话框，提示我们这样做Excel会进行保存，单击“确定”，就开始修订了。单击A1单元格，修改一下它的内容，回车确定修改，可以看到在单元格的周围出现了一个蓝色的边框，将鼠标放到这个单元格上，出现了提示(如图6），告诉我们什么人在什么时间和地点将什么内容修改成了什么。拿到了修订后的工作簿，当然要看看到底都修订了哪些地方，就可以这样做：打开“工具”菜单的“修订”子菜单，单击“接受或拒绝修订”命令，弹出对话框提示要存盘，单击“确定”按钮，出现“接受或拒绝修订”对话框，单击“确定”按钮，这个对话框就

24、变成了这个样子，在对话框中显示了修订的内容，只要对修订内容选择“接受”或“拒绝”就可以了；单击“关闭”按钮就可以回到编辑状态。,27,4.4、使用超级链接(上),在Excel中我们可以使用超级链接连接其它的文件或Web地址，也可以粘贴一个电子邮件地址，在用鼠标单击这个地址时自动启动相应的电子邮件程序，发送电子邮件等等。选中要插入超级链接的单元格，打开“插入”菜单，单击“超级链接”命令，打开“插入超级链接”对话框（如图7），这里的“显示文字”输入框中显示的就是单元格中的文字；先来插入一个经常去的Web页面：注意左边这个“原有文件或Web页”按钮处于“按下”的状态，在列表中显示出了最近浏览过的页面

25、，我们选择“http:/”，在上面的输入框中显示出了所选择的页面地址；如果列表中没有，你也可以直接在输入框中输入，单击“确定”按钮将这个超级链接设置好；现在将鼠标移动到单元格上，鼠标变成了手的形状，单击，系统就会自动启动浏览器对我们输入的页面进行浏览了。,28,4.4、使用超级链接(下),不过这只是超级链接作用的一个小方面，更多的时候使用超级链接是为了查阅工作表的方便；在A1单元格上单击右键，从弹出的菜单中单击“超级链接”项，选择子菜单中的“编辑超级链接”命令，就可以打开“编辑超级链接”对话框（如图8），单击左边“链接到”列表中的“文档中的位置”按钮，对话框的样子就发生了改变，单击“或在这篇文

26、档中选择位置：”列表中“单元格引用”前面的加号，选择“Sheet2”，在“请键入单元格引用”输入框中就显示出了“A1”，这正是我们想要链接的单元格，单击“确定”按钮设置好链接，现在单击这个单元格，Excel就自动跳转到了Sheet2的A1单元格上。我们还可以像在网页上那样插入一个邮件地址：选择单元格，打开单击右键，从弹出的菜单中选择“超级链接”命令单击，打开“插入超级链接”对话框，单击左边“链接到”列表中的“电子邮件地址”按钮，然后在“电子邮件地址”输入框中输入要插入的电子邮件地址，单击“确定”按钮，就将电子邮件地址链接到了单元格中；单击单元格，就会启动默认的电子邮件程序给刚才插入的电子邮件地

27、址发送信件了。我们还可以链接到其它的文档中，打开“插入超级链接”对话框，选择“链接到”列表中的“原有文件或Web页”按钮，然后单击“文件”按钮，打开“链接到文件”对话框，从对话框中选择要链接的文件，单击“确定”按钮回到“插入超级链接”对话框，单击“确定”按钮设置好链接，单击刚才设置的单元格，就可以转而查阅链接的文档了。,29,4.5、加载宏和报告管理器,Excel提供了很多现成的宏可以供我们调用，这里我们来看看比较常用的“报告管理器”：打开“工具”菜单，单击“加载宏”命令，打开“加载宏”对话框（如图12）；选中“当前加载宏”列表框中“报告管理器”前面的复选框，单击“确定”按钮，我们就将“报告管

28、理器”加载到了Excel中。打开“视图”菜单，这里就多了一个“报告管理器”命令，单击它，打开“报告管理器”对话框（如图13-14），就可以使用“报告管理器”了。,30,4.6、数据分析（上）,单变量求解用Excel可以进行比较复杂的数值计算，比如算式z=3x+4y+1，我们要求当z=20、y=2时x的值，就可以使用单变量求解功能：首先按一般的样子将公式建立起来，然后打开“工具”菜单，单击“单变量求解”命令（如图15），打开“单变量求解”对话框（如图16），拾取“目标”为公式所在的单元格，在“目标值”输入框中输入期望的值20，然后将“可变单元格”定位为x的数值所在单元格，单击“确定”按钮，在单元

29、格中可以看到计算的结果；同时界面中出现了“单元格求解状态”对话框，此时单击“确定”可以接受通过计算导致单元格数值的改变，而单击“取消”按钮就可以撤消改变了。,31,4.6、数据分析（下）,模拟运算表Excel作为一个电子表格其作用不仅仅是数据的电子化存储及排序和检索，它还有另外一项很重要的功能，那就是数据分析功能，这里用得最多的就是模拟运算表：用一个简单的算式z=3x+4y+1来看：要求当x等于从1到4间的所有整数，而y为1到7间所有整数时所有z的值，用模拟运算表做：首先排好x与y的位置，然后在下面的单元格中建立一个公式，在公式所在行的右边和下面分别输入两个变量的变化值，这里我们在行上为x，列

30、上为y，然后选中这个方形的区域，选择“数据”菜单中的“模拟运算表”命令，打开“模拟运算表”对话框（如图17），将“输入引用行的单元格”选择为公式中x的数值所在单元格，“输入引用列的单元格”选择为公式中y的数值所在的单元格。单击“确定”按钮，就可以看到运算的结果了。如果公式发生了改变，只要修改公式单元格中的公式就可以了（如图18）。,32,Excel的“完全抄袭”粘贴技巧（1）,有时我们需要把一个工作表中的内容、格式完全复制到其他工作表中，用常规的复制、粘贴的办法，往往事与愿违，尤其是行高、列宽需要重新设置，非常麻烦。兹举一例看看如何照搬全抄原表格。如图1所示，表格中设定了行高、列宽、表格线、斜

31、线表头、文字对齐等等格式。,33,Excel的“完全抄袭”粘贴技巧（2）,如果直接选中该区域，复制粘贴的话，行高和列宽为Excel的默认设置状态（根据字体大小），设置的斜线会超出原单元格范围，显然不能达到要求，如图2。,34,Excel的“完全抄袭”粘贴技巧（3）,再试另一种方法：先复制表格区域，然后切换到目标工作表中选中一个单元格，单击右键选择命令“选择性粘贴.”，然后在弹出的对话框中选中“列宽”，如图3。确定操作后，结果保证了列宽等同被复制区域，如图4。然后直接执行“粘贴”命令，结果可以发现，表头斜线伸出框外，而且行高仍没有等同原表格。那我们应该怎么办呢？,35,Excel的“完全抄袭”粘贴技巧（4）,正确方法应该按如下步骤进行：第一步：用鼠标左键拖动，选中连续的待选区域的行标按钮，单击右键选择“复制”，如图5。,36,Excel的“完全抄袭”粘贴技巧（5）,第二步：切换到接收数据的工作表，选择放置位置的第一行行标，选择快捷菜单中的“选择性粘贴.”，在对话框中选择“列宽”（同图3）。此步骤必不可少，可以保证沿用原表格各列列宽。第三步：保持此时的选中状态，再执行右键菜单中的“粘贴”命令，如图6。ok，大功告成，结果粘贴表格与原表格格式一模一样。,