网上报销使用说明.ppt

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1、,网上报销使用说明,暨南大学财务与国资管理处广州友财信息科技有限公司,暨南大学网上报销系统,目录,序言基本介绍制单流程免授权项目网上审批项目的授权查询网上报销,序言,使用新系统的惊喜,时间节约了！您只需要到我们的报账点花上5分钟时间提交书面的网上报销确认单及相关单据，即可离开不需等待，完全不受叫号和预约限制。而您节约下来的时间将可能包括：排队取号10分钟，等候叫号20分钟，业务处理30分钟，或许，还远远不止于此。流程精简了！您只需要一次性的准确填报并提交报销资料，后面的事情可以全部交由我们来处理。通过强大的网银支付功能，我们将实现直接把报销款项转入您指定的校内人员个人账户或供应商的对公账户中。

2、我们承诺，接收并确认您的报销资料后，非繁忙时期在1-3个工作日，繁忙时期在3-10个工作日完成报销支付。填报轻松了！网报系统业务分类清晰，报销指引详尽，金额还能自动计算汇总，简单友好的操作界面将让您整理票据和填报信息更加准确高效。信息畅通了！您可以通过网报系统便捷地查询到报销业务处理进度，我们还将通过手机短信等方式第一时间告知您每一笔报销业务的处理结果和支付情况。,上线计划,目前进展情况：本部2014年6月1日开始试运行。已经开通9个业务模块：国内差旅费、日常费用类报销、借款业务、资产购置、举办会议、工程业务、国外差旅费、国际来访费、国内来访费。,前言,随着我校事业的蓬勃发展，学校的经济业务和

3、收支规模日趋繁杂庞大，传统的见面报销方式因受到人员、场所等客观因素制约，已成为我们提供优质、高效服务体验的一大瓶颈。相信您曾经为报销轮候浪费了大量宝贵时间而烦恼，又或者为在一些繁忙时期无法办理报销业务而无奈，对此，我们感同身受，我们也一直在努力探索和改进。为从根本上解决问题，我们借鉴国内同行的先进经验，结合我校实际情况，量身订做了全新的报销业务信息化平台“暨南大学网上报销系统”。本文档为网上报销系统的使用说明，以下简称本系统为“网报系统”。,基本介绍,非网上报销的流程,非网上报销的流程主要矛盾集中在报账人的等待时间上：1、报销过程需要报账人与会计人员面对面沟通，而核算大厅的每天处理能力有限，叫

4、号机会限号，去晚了拿不到号，为了报销，很多报账人早早就到核算大厅门前排队抢号，繁忙时期6点多就有人到报账大厅排队。2、拿到号的报账人，在现场等待叫号也要1-2个小时。核算大厅人满为患，空气质量差。3、会计人员当面处理需要10-30分钟时间，有些复杂、量大的业务会超过1个小时。4、预约报账虽然可以不用等，但是繁忙时期也会预约不上。以上这些情况浪费了老师、同学们大量的时间，给大家造成不便，为了解决这个问题，改善我们的服务，我处与广州友财合作开发了网上报销系统，以期解决以上问题，给大家一个高效的报销体验。,9,网上报销流程,这一步是可选的，可根据选项设定,财务收单人员简单检查票据、资料正确后即可收单

5、或送单人自动投递网报单据,财务后台处理网报单和对应的凭证处理,手机短信通知,负责人在确认单上签字。票据上根据现有规定签字,做完单要打印确认单,操作和状态示意图,开始,保存,制单,网上审批中,审批,待交财务,收单,已收单,派单,已安排,会计处理,财务处理中,打印支票,待领票据,支付,结束,退回,网审退回,财务退回,退回,领取支票,提交（需网审）,提交（不需网审）,送单,如果报销领取现金，会通过短信通知制单人到报账点处理才会继续,无支票、现金的，直接通过网银或电汇支付,如果通过支票支付，会通过短信通知制单人,保存,审批,派单,图例,报销单状态,制单人（项目负责人或者项目负责人授权的人员）操作,项目

6、负责人（或项目负责人授权的审批人）操作,会计人员操作,正常流转,可选流转,退回流转,网上报销单的状态,登录基础设置,登录系统,财务处主页(（http:/)-财务信息系统-网上报销http:/202.116.29.71:6600/登录账号和密码同薪酬系统。领取密码的方式参考：,登录系统,联系信息维护,第一次使用财务信息服务系统（目前包括薪酬系统、网上报销与经费查询系统）时，系统会要求用户填写电话号码、手机号码和Email，对号码和邮箱我们目前暂时没有做校验。为了出现问题联系方便、可以及时获取报账情况，请您填写正确的号码和邮箱地址。如果需要修改这部分信息，在右上角选择“设置”就可以修改联系信息了。

7、,制单流程,基本流程,什么人可以制单？,1、项目负责人，如果一个项目有多个负责人，这些负责人都可以制单。2、项目负责人授权的审批人（以下简称“被授权审批人”），需要书面授权，提交至财务处信息科设置。被授权审批人是有审批期限和审批额度限制的，只能在时间期限内制单。3、项目负责人授权的网上报销人（以下简称“被授权网报人”），被授权网报人是有授权期限的，只能在期限内制单。可以通过本系统的项目授权管理功能进行授权，下文有详细介绍。4、项目负责人授权的网上查询人（以下简称“被授权查询人”）如果仅有查询权，则不能制单！,我的报销,选择项目,查看业务介绍,选择业务,进入设置报账信息界面,选择报账点,报账点是

8、您准备前往提交网报单的校区核算科室。,选择经办人,经办人指具体经办此报销事项的人员，默认取制单人，您可以修改。经办人的名字会出现在项目明细账里面，也就是说经办人通过使用经费查询的“个人项目查询个人报销查询”功能，可以看到自己的报销记录。点击“选择”（上图标红）即可打开人员选择窗口（见下页）。,指定经办人,输入人员编号或者姓名即可查询，查询结果显示在下方列表中，点击某条目即可选择。目前绝大部分的师生员工数据都在系统中有记录。,填写附件张数和事由,1、附件是指各种发票、单据、审批单等，目前附件张数限制不能超过200张。2、事由是指本次报销的内容，供制单人或者项目负责人了解此项报销事项的内容。,选择

9、是否网审,选择提交项目负责人网上审批后，送单的时候只要是指定的送单人来送单，则可以不用携带经费卡，只需要携带送单人的身份证即可。不选择网审，则必须携带经费卡。,什么人可以网上审批？,1、项目负责人，如果一个项目有多个负责人，这些负责人都可以审批。2、被授权审批人在审批期限和审批额度限制内，可以进行审批,开始填写业务详细信息,支付方式,支付方式包括：1、对个人网银转账2、报账易3、现金4、现金支票5、领取转账支票6、对公汇款7、冲账其中前六项中只能选择一个，冲账可以与之并存。,支付方式（对个人网银转账）,对个人网银转账：限转入校本部在册职工的个人工资账户或在册学生的学费账户，华文学院、珠海学院及

10、深圳旅游学院师生暂不能实现个人网银转账，网银不转给校外人士。,支付方式（报账易）,报账易：1)适用于非国库经费项目，且报账金额在1万元以下；2)须携带广州的工商银行卡前往财务处出纳科现金出纳窗 口通过Pos机刷卡。,支付方式（现金）,现金：1.非国库经费项目，且报账金额在2千元以下；2.须前往财、务处出纳科现金出纳窗口领取现金。,支付方式（现金支票）,开具现金支票，必须有收款人全称，与身份证上名称一致。开出支票后我们会短信通知，请您留意！也可以关注网站信息，在10日内到报账点领取支票。,支付方式（领取转账支票）,开具支票，限广州市，必须有收款单位全称。开出支票后我们会短信通知，请您留意！也可以

11、关注网站信息，在10日内到报账点领取支票。,支付方式（对公汇款）,电汇转入指定对公账户，不支持个人账户。个人账户请使用“转卡”。自2011年10月份之后，全校师生在报销时曾经发生并完成对公汇款的往来单位账户信息已经全部保存在系统中，您可以直接使用“户名”进行关键字查询。请注意核对查询出来的账户信息中的账号是否一致。所属银行请尽量准确，如果无法使用“选择”查询到系统内置的各银行办理点，可以自行录入，此项信息越准确，汇款到账速度越快。,支付方式（冲账）,冲账：冲销暂付款，默认只显示已选择项目的借款。冲账如需返纳，则需要您接到通知后到财务报账点交回现金或刷卡交款。,选择其他项目的借款,选择“冲其他项

12、目借款”后进入本页面，此处列出您有权限进行网上报销项目的所有借款。,设置项目开支,项目开支主要完成以下几项工作1、设置项目开支明细2、检查项目额度是否够开支3、检查是否超过项目的预算金额，此处严格限制不能超过项目预算。4、可以增加开支项目（支持多项目开支，部分业务不支持，例如借款业务），多项目的情况下，可以自动或者手动调整项目分摊报销金额。5、在多项目情况下，如果项目负责人不一致，则无法进行项目负责人网上审批，系统会提示错误。,查看项目信息,增加开支项目,如果您想从多个项目支付报销费用，可以选择“新增项目”按钮，使用该功能还可以更换报销项目，你可以删除第一步选择的项目，采用新的项目进行开支。系

13、统自动分配的时候，会按照选择项目的顺序，优先从前面的项目中开支，前面的项目不够的话，才会从后面的项目开支。如果前面的项目额度足够，则后面的项目不会分配开支。当然，您还可以手工调整每个项目的分配额。,项目开支,查询并选择有制单权的项目,增加项目后,手工调整分配,选择“下一步”，系统会自动检查项目的余额与预算是否足够,校对信息后提交,操作成功,确认单,提交后,1、提交成功的报销单，会根据项目分配的情况，自动对项目的金额进行冻结，有预算的冻结到预算，这样做是为了避免资金或预算被占用，报销单被财务审核后，会自动解除冻结。2、提交后，如果要求网审的报销单会进入“网上审批中”状态，不要求网审的会进入“待交

14、财务”状态。没有收单的报销单，可在“我的报销”列表界面进行“撤单”操作。3、如果忘记打印确认单，可以在“我的报销”界面查找该单后进行“查看”，点击最下面的“打印确认单”按钮即可打印确认单。,在我的报销中查看报销单,提交后即不可修改,再来回顾一下制单基本流程,免授权项目,免授权项目,适用范围：平台经费等项目报销人员众多，项目负责人不方便逐个授权，可以将此类项目登记为免授权项目。报销变化：报备的免授权项目，有关报销人员只需知道项目号即可使用此项目制作网上报销单，但制单过程将无法查看项目的余额、预算、开支明细等信息。审批模式：一类项目负责人不网审，即网上报销单不经过项目负责人网上审批，报销制单人直接

15、提交财务，则该单中的报销资金自动从项目中冻结，直至报销人到财务报账点提交该单并得到财务处理。另一类项目负责人需要网审，即要求该项目每笔业务必须经过项目负责人网上审批，在待审批阶段不会冻结项目额度，经过网上审批后才扣减相应额度，报销时送单人不用携带经费卡。存在风险与控制：使用免授权报销模式存在一定风险，特别提醒项目负责人注意。为了避免项目资金被随意占用，建议项目负责人选择网审模式。,什么人可以使用免授权项目制单,如果是免授权项目，则所有师生都可以使用该项目制单。但是在制单的时候，必须知道项目编号，使用查询功能定位到该项目。项目负责人、被授权审批人、被授权网报人也可以使用该项目制单，但是作为正常授

16、权项目处理。,免授权项目的不同之处,使用免授权项目网上报销与普通项目基本一致，差别之处在于：1、新建网上报销单或者在制单过程中增加项目时，选择方式有所不同。2、如果没有该项目的查询权限，则项目的余额、预算控制等金额无法查询。3、如果项目负责人要求免授权项目必须选择“项目负责人网上审批”，则在制单时必须选择“项目负责人网上审批”，否则系统会报错。具体见下图,使用免授权项目制单,在使用免授权项目新建报销单的时候，在上面的“项目编号”框中输入项目负责人已经申请开通的“免授权项目”的项目编号（必须完整编号），然后点击查询，下面的列表就会出现该项目的信息，但是其中的项目余额和项目可用余额会以“*”代表。

17、选择您要使用的项目后，点击“下一步”即可。此处假设50505050是免授权项目,在制单过程中选择免授权项目,在制单过程中选择“新增项目”，在出现的项目选择界面，可以通过录入“项目编号”（必须完整编号）后查询免授权项目，符合条件的免授权项目即可出现在下面的列表中，但是项目余额和项目可用余额都不会显示。此处假设50505050是免授权项目,网上审批,什么人可以网上审批？,1、项目负责人，如果一个项目有多个负责人，这些负责人都可以制单。2、被授权审批人在审批期限和审批额度限制内，可以进行审批,报销审批,审批人还可以修改报销单,审批人可以退回或者提交,审批通过请点击“审批”，不通过请点击“退回”，还需

18、要修改的，可以暂时“保存”，暂时不做处理的，可以“返回”，如果修改过报销单，那么请重新打印确认单。,审批通过后,报账人可以查询到这个报销单的状态变成了“待交财务”。,送单的注意事项,不选择网审，送单时需要注意：1.到填报本单时选择的报账点送单。2.必须携带经费卡、粘贴好的票据和审批文件、报销确认单。原始票据和报销确认单请根据规定完备签名手续。选择网审，送单时需要注意：1.到填报本单时选择的报账点送单,且送单人必须与本报销单指定的送单人一致（注：送单人与制单人可不为同一人）。2.送单人应携带校园卡或身份证（校外人员），粘贴好的票据和审批文件、报销确认单。原始票据和报销确认单请根据规定完备签名手续

19、。3.可以不用携带经费卡。,收单后的处理原则,财务部门在收到您提交的报销单据后，按照以下原则处理：原始票据实际内容与填报信息不一致，会做出适当的修改，例如，修改填错的金额（但修改后的报销总金额不允许超过原报销单项目负责人审批的总金额）、选错的费用类别等。我们不会修改您填报的开支项目和收款账户信息。报销的原始票据不符合报销规定，会联系报账人询问处理方式。如果根据报账人要求抽出相关票据不做处理，该票据我们将会为您保存1个月；逾期未领取的，将做销毁处理。,项目的授权,网上授权,进入“项目授权管理”“个人项目授权”界面，默认显示的是当前你负责的项目存在的所有授权情况。点击【授权】可以开始增加授权。,授

20、权窗口,1、选择有效期：默认设置为一年的有效期。2、设置权限网上报销：可以使用项目进行网上报销，过程中会看到项目的余额、借款和预算执行情况。,项目授权的三种方式,网上授权：由项目负责人授权给被授权人，适合多个项目的授权，方便快捷。网上申请：申请人（非项目负责人）向项目负责人申请授权，需要申请人知道项目编号，项目负责人只需要接到申请后进行审批即可。书面授权：填写网上报销与查询授权书，填写后交所在校区财务处信息科处理，需要3-5个工作日完成。,选择授权项目,可在自己负责的项目中选择,选择被授权人,操作方式同增加授权项目最后点击保存即可完成授权。,网上申请,进入“项目授权管理”“项目权限申请”，点击

21、左上角的【新建】按钮，即可进入申请窗口。与授权窗口不同的地方在于这里不能选择“被授权人”，被授权人只能是申请人。,添加项目,添加项目的时候，必须输入项目的全部编号，不支持模糊查找。在查到的项目前面打勾后，项目即进入“已选择记录”，可以输入新的项目编号，查询其他的项目，逐个添加多个项目。最后点击【确定】即可。,负责人审批,项目负责人使用左边菜单的“项目授权管理项目权限审批”功能，查看申请和进行审批。,书面授权,如果老师因故不能使用网上授权，可以到薪酬个税系统的公告栏目，下载网上报销与查询授权书，使用书面授权功能。但是这样的授权方式需要较长时间处理，请您尽量采用网络授权模式，谢谢！,网报单汇总表,

22、用途和注意事项,网报单汇总表供项目负责人、被授权审批人和被授权查询人使用，可以查询使用该项目的所有网上报销记录。（目前被授权审批人暂时不能查询，功能正在开发中）被授权审批人和被授权查询人查询这些记录的前提是在授权的有效期内。在查询中要注意：汇总表中的报销总金额、项目分配金额、项目冲账金额、项目返纳金额为报销人填报金额，如果具体业务涉及计算错误或者不符合财务报销规定等原因，报销金额以财务审核金额为准（即项目明细账上的支出金额），如有疑问，请联系各校区核算科室处理该业务的审核人员.,查询网上报销,其他,1、为了您有更好的使用体验，我们还在持续修改和完善系统，如有调整，请留意网站通知。2、试用过程中，如果您有意见或者建议，欢迎发送邮件到，如果是使用过程中发现的BUG，建议您截图并作为附件发送。,谢谢使用！,