秘书活动的沿革.ppt

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1、第二章 秘书活动的沿革,第一节 我国秘书活动的起源和早期发展 一、秘书活动产生的条件 二、秘书活动产生的标志 三、我国古代的秘书活动 四、古代秘书活动的基本特点 五、古代秘书工作的主要制度 六、古代社会对秘书的素质要求,一、秘书活动产生的条件,1、社会管理组织的出现是秘书活动产生的前提条件。2、文字和公文的出现是秘书活动产生的必要条件。,二、秘书活动产生的标志,广义：黄帝至禹时期（距今约4500年至4100年）狭义：黄帝时期1、史官：记录部落联盟首领言行，并接受咨询的人员。2、纳言调查研究，上通下达，宣布首领命令的官员。3、古籍记载中的文献,1、史官,“史”的说文：进善旌”大戴礼记保傅、淮南子

2、主术篇、崔豹古今注等古籍有记载。诽谤之木”：尧又根据舜的建议，命舜在土阶前树立了一根木柱，让百姓在上面书写意见、指出自己的过失，以修明政治，称为“诽谤之木”。（舜又名重华，所以又称华表。）,2、纳言,尚书舜典载：“帝曰：龙！朕谗说殄行，震惊朕师，命汝作纳言，夙夜出纳朕命，惟允。”史记五帝本纪孔安国注云：“纳言，喉舌之官也，听下言纳于上，受上言宣于下，必信也。”,三、我国古代的秘书活动,（一）古代秘书机构商西周秦汉魏晋南北朝隋唐宋元明清（二）古代秘书名称的演变 商西周春秋战国秦汉魏晋南北朝唐宋辽、金、元明清,（一）古代秘书机构,商：太史寮 西周：太史寮分为太史、小史、内史、外史、御史等不同等级

3、西周后期：太史寮+卿事寮 卿史寮东周时期：作用不明显秦汉：秦始皇设立丞相府。丞相府中国历史上第一个统一的封建君主集权制度下的中央秘书机构。西汉：丞相府 尚书署东汉：尚书署 尚书台（分为六曹）东汉末年秘书令（左、右丞）曹丕称帝建魏后，又改秘书令为中书令。增设中书监职，组建成中书省，负责起草诏书，掌管章奏，成为新王朝的中央秘书机构。,（一）古代秘书机构,魏晋南北朝：中书省 门下省 尚书省隋唐：三省扩展为中央政务机构。翰林学士院 机要秘书机构。宋：宋朝承袭唐制 元：元朝承袭宋制 明：由翰林学士组成内阁。（1）明成祖时的7人，发展到清初，已扩展为300多人分12房办事的大衙门（2）职权：从收阅奏章、充

4、当顾问，膨胀为“赞理机务，表率百寮”（乾隆会典卷二二），总理政务。,（一）古代秘书机构,清：清康熙帝、雍正帝先后设立南书房、军机处作为中央政府的秘书机构。内阁转化为政务机构。军机处：从起初的办理往来军报、颁发皇帝任命将帅、出师征剿等命令 拟写诏旨、收受奏折、参与政务、审理大案、奏补文武官员等 决策中枢,（一）古代秘书机构,总结：历代中央秘书机构的职权、规模总是由小到大，逐步增强，最后膨胀。而它一旦膨胀，封建统治者就予以抑止、削弱、解散，或将其转化为政务机构。然后，重新起用身边的职位低微的秘书官吏，组建成新的秘书机构。,（二）古代秘书名称的演变,商西周春秋战国秦汉魏晋南北朝唐宋辽、金、元明清商代

5、：大致可划分为贞卜史官、祭祀史官、作册史官、记事史官四类。西周：层次、职掌更为分明。自上而下，分为太史、小史、内史、外史、御史。御史到了东周后期，上升为各诸侯国国君身边的重要秘书官员春秋战国：诸侯崛起，史官逐渐衰落。此时，大批士充实入秘书队伍，各诸侯国因而设置了一批新的秘书官职。比如：秦国设立了尚书；齐国设立了掌书；魏国设立了主书；鲁国设立了令正。,（二）古代秘书名称的演变,秦汉：重要的:尚书 一般的：令史、掾史 谒者（专掌传达皇帝命令的）其 它：符玺令（也称符节令）女史（记录皇帝言行，女子）秘书令 东汉末年 秘书左丞 中书监 中书舍人 魏 文 帝（魏武帝）秘书右丞 中书令 主书、书吏,（二）

6、古代秘书名称的演变,魏晋南北朝：中书舍人（权高位重）令 史 起居令史（记起居注的秘书官）记室令史（将军幕府的文字秘书）唐代：皇帝的御用秘书官是翰林学士中书省内的重要秘书官员有中书舍人、通事舍人、起居舍人、起居郎门下省内的重要秘书官员有给事中、典仪、符宝郎尚书省有左司郎中、右司郎中、都事、主事等。三省中一般的秘书人员：令史、制书令史、录事、记室史等。军队中的秘书官有掌书记、判官、孔目、记室参军、记事参军等。,（二）古代秘书名称的演变,宋代：路（最高地方行政建制）：帅、漕、宪、仓四司。四司中的重要秘书官：主管机宜文字官、主管书写机宜文字官、主管文字官等。县衙押司，在押司指挥下，负责文书书写、档案保

7、管等。,（二）古代秘书名称的演变,辽、金、元：辽、金、元是历史上少数民族南下中原建立的王朝，它们的秘书工作既带有本民族的特点，又融合了唐宋的经验，在秘书官吏名称上也有所反映。辽：“北面官”管理契丹人的“辽官”系统。下设有大林牙院，设置林牙、林牙承旨及左、右林牙等秘书官员。朝中的秘书官员：知院贴黄、知圣旨头子事。一般的秘书官吏：令史、笔译公文的译史等。“南面官”管理汉人的“汉官”系统。秘书官职名目则仿照唐宋。金：朝廷中的重要秘书官：奏事官地方政府内的秘书官：知事、都目、吏目、典吏、书吏、抄事、主文、贴书、知印等。元：官衙中处理公文的人员：案牍吏员，有院掾、台掾、司吏、书吏、笔赤、照略案牍、提控案

8、牍、主案、写发等传达主官旨意、催促各项事务落实的人员：传达吏员、奏差、宣使。,（二）古代秘书名称的演变,明代：六科给事中、中书舍人前期的内阁学士、司礼监的秉笔太监清代：内阁中的中书、贴写中书、笔贴式六科中的给事中军机处的军机章京都属秘书官吏,四、古代秘书活动的基本特点,1、秘书活动历史悠久2、秘书机构变动频繁3、秘书人员选拔较严4、秘书制度比较完备,五、古代秘书工作的主要制度,1、文书工作制度2、档案工作制度3、保密工作制度4、信访工作制度5、印章管理制度6、工作报告制度7、办事责任制度8、参谋言谏制度,六、古代社会对秘书的素质要求,秦代:主要特点是世代相袭。当时以承办文书为主要业务的秘书人员

9、称“史”。同时，凡犯过罪的人也不能担任文书工作。,六、古代社会对秘书的素质要求,汉代：选用秘书人员着重于业务能力。当时，中央政府机构尚书台和御史府任用秘书，需经过严格的考试。汉书艺文志和说文解字卷十五引尉律(1)年龄须在17岁以上。(2)要能背诵书九千字以上。（3）考其大篆、小篆、刻符、虫书、摹印、署书、书、隶书等八种字体。（4）每年年底，郡考（合格者）郡守 京城太史面试 优秀者 尚书台和御史府任尚书令史（文书）,六、古代社会对秘书的素质要求,尚书台中的尚书侍郎（为朝廷起草公文）：除注重其文采外，还很重视实际工作的锻炼。选拔过程：（见东汉会要诏令）尚书郎中（初入台任，为见习官员，满一年后）尚书

10、郎（协助诗郎办理文书事务）尚书侍郎（三年后才能任）,六、古代社会对秘书的素质要求,魏晋南北朝：统治者在选用秘书时已要求其精于业务，以提高文书工作的质量和使文书卷面字迹美观。出现了文、笔之分。文即文章诗赋，须有情辞声韵。笔即公文，不须有韵，也不必具有文采，只须直言，着眼于叙事达意，施于实用。,六、古代社会对秘书的素质要求,“笔”的例证：陈琳、阮路被曹操所聘用。曹丕赞誉他们为“章表书记，令之隽也。”（曹丕：典论论文）“沈诗任笔”（任陆和沈括）阮禹与为曹公作书与韩遂,六、古代社会对秘书的素质要求,“文”的例证：统治者纷纷聘请书法家担任秘书。曹操四处募求，聘得梁鹄为选部尚书，掌管文书奏章；梁武帝聘用工

11、褒为秘书郎；北齐尚书令司马子如任用赵彦深为文吏，掌抄写文书、参与机密；王蒙之、王献之、王徽之各被聘为内史、中书令、黄门侍郎等秘书官。,六、古代社会对秘书的素质要求,唐代：应试士人 初试学馆或地方政府 省试（礼部）进土及第 释褐试（吏部主持）九品小品 地方政府任文吏（文吏即从事文书工作的秘书人员）日后再逐渐提升释褐试包括身（身材相貌）、言（口才）、书（书法文理）、判（判理政事的能力）。先考书、判，凡“楷美道美，文理优长”，即书法工整、文理通顺、判事能力强者，才能再看其是否“体貌丰伟，言辞辨正”，即相貌端正、口齿清楚。,六、古代社会对秘书的素质要求,总结：唐朝选用秘书的要求已趋于全面，不但要求他们

12、文化水平高，工于书法，擅长写作，还要求其娴于辞令和有制理公文的能力，且考虑到了外貌的要求。,六、古代社会对秘书的素质要求,宋代：以直接考试拟写应用公文的能力选用秘书。曾一度侧重经学。（考试内容由重文学诗赋改为重经义、策论）极感缺乏专门人才。三省上书皇帝，陈述其严重性，指出：“今进土既纯用经术，如诏诰、章表、赦敕、檄书、露布、戒谕之类，皆朝廷官守日用不可缺者，若悉不司试，何以兼收文学博异之士。”（续资治通鉴卷八四宋哲宗绍圣二年）宏词科，规定只有取得进土资格者才能报考，以要求考生必须博览古今、熟悉经史，有很高的文学修养，在此基础上再试其公文写作能力。,六、古代社会对秘书的素质要求,宋代小结：选拔目

13、的具体，要求明确，将秘书选拔制度大大推进了一步。所设的宏词科相当于今天从有高学历的知识分子中考选文字秘书。自此形成了两宋选拔朝廷文字秘书的制度。,六、古代社会对秘书的素质要求,南宋高宗时，改词科为博学鸿词科:(1)没有出身限制。（2）考试规则愈加严格，考试的内容应用性更强，规定“以制、诏、书、表、露布，檄、箴、铭、记、赞、颂、序十二件为题。”（续资治通鉴卷-一二宋高宗绍兴三年条）。考试步骤：非现任官：12种文体中作应用公文2篇 礼部（报名时）学士院中的学官 准予进京考试。现任官：作文 上司审阅 允许离任赴京应试。考试时从12种文体中取6件命题，答卷要求准确、通顺、简练。录取者分上、中、下三等授

14、职。,六、古代社会对秘书的素质要求,元代：“刀笔下吏，遂致窃权势，舞文法矣。”（元史纪事本未科举学校之制）“名分虽微，所系甚重。”“年深通晓刑名、练达公事、廉慎引止、不作过犯”的吏员中挑选“首论行止，次取吏能，又计月日多者为优。”（元典章卷十二吏部）即首先要求业务能力，再次要求曾担任过公职多年、有实际工作经验的人。根据这些条件挑选出来的秘书，还须身份清白、可靠的人担保具结，最后经监察官审查合格，方可任用。而在职秘书中不符合上述条件者，一律罢官。,六、古代社会对秘书的素质要求,元代（中央级秘书）：除满足上述条件者，还需满足以下条件：（1）中书省的秘书须从枢密院、御史台的秘书中选用。（2）枢密院、

15、御史台的秘书从六部的秘书中选用。（3）六部的秘书则从诸路岁贡（各地每年按规定向中央贡献人才）中任用。“岁贡”须通吏事、知经史。同时，内外职官中有足以能胜任秘书工作者，也许罹用，后规定半数的秘书须由在职官吏充任。,六、古代社会对秘书的素质要求,元代小结：秘书选拔制度已趋于成熟，不仅要求秘书须有良好的品行、业务能力、实际经验，而且还创立了逐级升补的办法。有效地保证了上一级机构中秘书人员的素质。,六、古代社会对秘书的素质要求,明代：科举制度臻于完善。统治者通过层层考试，将最优秀的人才选拔出来，任用为朝廷各部门重要的兼职或专职秘书。并由进士、举人担任地方政府中的秘书，普遍提高了秘书的文化素质和各级秘书

16、工作的质量。,六、古代社会对秘书的素质要求,清代：殿试进士的前三名 翰林院修撰、编修之职1 翰林学士 内阁 高级秘书(1负责记录皇帝的起居注、进讲经史及草拟朝廷册诰等公文),六、古代社会对秘书的素质要求,其余的进士再经过一场考试，称馆选，考取者入翰林院学习、称庶吉士，三年期满，成绩优秀者授编修、检讨次一等的用为六科给事中、主事、中书告人、行人等秘书官和其他官员。地方各官衙中的秘书官也多任用进土、举人担任。,六、古代社会对秘书的素质要求,清代设立了军机处(相当于皇帝的机要秘书处)由若干名军机大臣和秘书官军机章京（俗称“小军机”仅为36人）组成。军机章京选拔过程：初试 殿试由军机大臣从内阁、六部、

17、理藩院等部门的中书、郎中、员外郎、主事、笔帐式等职官中初选，予以考试。皇帝，由皇帝亲自决定是否任用。任用的条件有四：“人品端方”、“年富力强”、“字画端指”、“庶官之傲慎者”（梁章钜：枢垣记略卷二二），即品德良好、相貌端正、年富力强、字迹端正。,六、古代社会对秘书的素质要求,由于军机处办事以迅速、慎密为准则，所以，特别要求“敏”，即处理事务敏捷，拟写公文迅捷；“慎”，军机处为掌管国家核心机密所在，军机章京必须是办事谨慎、守口如瓶。同时，为防止结党营私、泄漏机密，还规定凡曾跟随过三品以上官员者，不得任用为军机章京；如现任者其原来跟随的主官已升为从三品，则令其退出军机处。（回避政策）,六、古代社会

18、对秘书的素质要求,清朝总结：清代用这些条件精选出来的军机章京，以区区36人，协助皇帝处理着庞大的封建王朝的军政事务，其精干之程度、效率之高，实为历代皇帝机要秘书处之最。这表明了？,六、古代社会对秘书的素质要求,小结：古代的秘书选拔制度是由低级至高级、由简单至复杂逐步完善起来的。就其选拔方式而论，有学校培养、科举考试、聘用、从有实际经验的职官中精选和从下级机关秘书中提拔等。就其选拔标准而论，有政治上可靠、文化水平高、博学多才、工于书法、业务能力强（包括拟写、处理文书和办事等）、实际工作经验、年富力强、敏捷、保守机密等要求。,第二节 我国近代的秘书活动,第二节 我国近代的秘书活动,一、近代秘书机构

19、和秘书名称演变简介清代末年秘书机构及其演变及辛亥革命时期的秘书机构及其演变。（见前面第一节的介绍）,第二节 我国近代的秘书活动,二、近代秘书活动的基本特点1、近代秘书活动的半封建半殖民地特性2、改革是近代秘书活动发展的主流3、近代秘书活动是过渡时期的必然产物,第三节 我国现代的秘书活动,第三节 我国现代的秘书活动,一、国民政府的秘书活动（见书P50-P60）二、新民主主义革命时期的秘书活动（见书P60-P69）,第三节 我国现代的秘书活动,三、新中国成立后的秘书活动（一）我党秘书工作的几个历史阶段建国前的28年是秘书工作的奠基阶段；建国后，以党的十一届三中全会为标志，前29年即社会主义革命和建

20、设前期，是秘书工作的完善阶段，后23年即社会主义现代化建设新时期，是秘书工作的继续发展阶段。,第三节 我国现代的秘书活动,（二）建国后各阶段的特点1、完善阶段-社会主义革命和建设前期2、继续发展阶段-社会主义现代化建设新时期,第三节 我国现代的秘书活动,1、完善阶段 工作体制上，建立了全国性的从中央、省（市、自治区）到地（市）、县的办公厅（室）为主导的党的秘书工作系统，主要是为同级党委服务，接受党委的直接领导，在上下级秘书部门之间只有业务上的指导关系；,第三节 我国现代的秘书活动,工作职能上，公文处理、公文撰写、公文立卷与归档、调查研究、会议组织、信访办理和机要工作等都得到强化，在办公厅（室）

21、内设专门机构或从办公厅（室）分割出来另建机构；各司其职；,第三节 我国现代的秘书活动,工作管理上，不断向制度化、程序化、规范化方面推进。,第三节 我国现代的秘书活动,发布多种规范性文件中共中央或中央办公厅先后发出了关于纠正电报、报告、指示、决定等文字缺点的指示（1951年2月1日）、中国共产党中央和省（市）级机关文书处理工作和档案工作暂行条例（1955年1月17日）、关于文电统一管理办法（1956年10月27日）、中国共产党县级机关文书处理工作和档案工作暂行办法（1956年11月27日）、关于机要秘书工作暂行规定（1964年10月1日）和关于秘密文件管理工作的规定（1964年10月1日）等重要

22、文件。,第三节 我国现代的秘书活动,这些文件不仅对秘书工作的制度建设做出了一系列规定，而且对秘书工作者职业道德和思想作风也提出了明确要求。尽管这些规定在文化大革命中受到不同程序的破坏，但经过随后的拨乱反正得到了恢复和发扬。,第三节 我国现代的秘书活动,2、继续发展阶段一是秘书工作的指导思想、方针原则和工作重点进一步明确和完善。提出了：“三服务”、“四转变”三项职能作用三项重点工作,第三节 我国现代的秘书活动,“三服务”（为直接领导服务、为相关的各级各类领导服务、为人民服务）“四转变”（从偏重于简单办文办事转变为既办文办事又出谋划策；从单纯地收发、传递信息转变为既收发传递信息又处理信息；从单纯靠

23、老经验办事转变为实行科学化管理；从被动服务转变为力争主动服务）三项职能作用（参谋助手、督促检查、协调综合作用）三项重点工作（精兵简政、督促检查、住处调研）,第三节 我国现代的秘书活动,二是秘书工作的规范化、制度化、科学化和办公自动化建设有了明显的发展和提高。,第三节 我国现代的秘书活动,三是秘书学的研究出现了空前繁荣的景象。,第四节 外国秘书活动概况,第四节 外国秘书活动概况,英国的秘书与秘书工作德国秘书的主要分类和各类秘书的工作概要 日本的秘书工作 法国的秘书和秘书工作,第四节 外国秘书活动概况,英国的秘书与秘书工作 一、英国秘书的概念 二、英国国家秘书的设置 三、英国国家秘书的类别 四、英

24、国国家秘书的级别 五、英国秘书的特点,第四节 外国秘书活动概况,一、英国秘书的概念英语中秘书Secretary一词，来自拉丁语Secretum。在中世纪，秘书在大不列颠原本是处理国王通信，处理机密或秘密紧要问题的高级官阶的人。今天西方秘书的种种工作虽有发展变化，而机密和通信技能的原始概念，却依然保持,第四节 外国秘书活动概况,秘书一词在英国的概念，按英国牛津字典解释：一为办事处、营业所、公司或企业的雇员，有一种雇佣关系，其任务是处理通信，整理记录，安排约会。,第四节 外国秘书活动概况,二为高级官员，其职责为负责通讯、记录等事宜。不以盈利为目的、团体会社的秘书，是义务的不受报酬。,第四节 外国秘

25、书活动概况,三为国家的秘书，负责政府机关的政务工作，名为秘书，实为部长。比如，英国的国务大臣、外交大臣、陆军大臣，其名称为Minister（部长或大臣），但也称Secretary（秘书）。,二、英国国家秘书的设置,(一)英国内阁办公厅 秘书机构，不仅为内阁服务，还为内阁委员服务，如为委员安排议事日程、起草决议等，在各方面协助委员会主席进行工作并为大臣的特别会议服务。（二）议会下院的办事机构,（二）议会下院的办事机构,设议长办事处：1、议长办公室，秘书主要负责处理议长的公文和信件，协助议长们进行社交和工作方面的联系；2、官方报告办公室，主要负责下院每周议事录的印发工作；3、决议事宜办公室，主要负

26、责向议员发送一切有关议会的文件；4、供销办公室，主要负责出售报纸和议员需要购买的其它资料。,三、英国国家秘书的类别,（一）政务官（二）事务官,（一）政务官是如上所举的政府成员，由他们决定政府政策，共同对议会负责，皆与内阁共进退。（二）事务官为政务次长以下的各级官员，其任务是处理政府事务，如收税、会计、管理教育、卫生以及办理文书等项工作。他们的职业是非政治性的，是永久性的。,四、英国国家秘书的级别,英国政府中的普通行政人员分为四级：行政级 非行政级 文书或办事员级 打字、文书和计算机操作,英国国家秘书的类别,1、行政级：包括各部常务次长、次长、司长、副司长、助理司长，下至科长、副科长等。2、非行

27、政级，这一级为文官的中下层干部，,第四节 外国秘书活动概况,3、文书或办事员级4、打字、文书和计算机操作级，此类人员大部分为妇女,五、英国秘书的特点,（一）制定政策的常务秘书内阁之下分设务部门委员会，在制定政策的时候起关键性作用。每一部门委员会的大臣首先负责提出他所管辖范围的有关政策，但在提出政策之前，内阁大臣必须广泛听取专家的意见，首先是常务秘书的意见。,（二）内阁秘书内阁秘书处包括50多名官员，他们分工研究五大方面的政策，即外交、经济、内务、社会服务与技术。内阁秘书对文官的影响不外是与各部的常务秘书一起开会，讨论如何解决全国施政过程中出现的具体问题。内阁秘书与文官局的常务秘书同等地位，也与

28、负责外交系统及财务系统的高级常务秘书等同。,四、英国秘书的特点,（三）私人秘书英国的私人秘书，与世界各国的私人秘书迥然有别。大臣的私人秘书，是由一般文官担任。这是英国文官制度中公认的一种标准作法。除首相的私人秘书是属于副大臣一级的以外，多数私人秘书都是高等的执行级官员。,德国秘书的主要分类,第四节 外国秘书活动概况,主要分为国务秘书与企业秘书,第四节 外国秘书活动概况,（一）国务秘书 在德国，总理府设一名国务秘书，主管首都的事务，由总理直接领导。此外，还设一位议会国务秘书，负责议会院和政府之间的联系，并协助总理保持同议会的联系。,第四节 外国秘书活动概况,政府各部，也都设有国务秘书和议会国务秘

29、书，作为部长的助手。德国一般每个部设议会国务秘书和国务秘书一人，重要的部各设两人。,第四节 外国秘书活动概况,议会国务秘书必须是议院议员，协助部长处理行政事务，负责部里的常务工作，相当于某些国家的常务副部长，他有权代表该部出席内阁会议、议会、各专门委员会和从事其它各种活动。当部长因故不能任职时，他可以被委任为代理部长。,第四节 外国秘书活动概况,国务秘书属于高级秘书，是政府高级官员的组成部分。人数虽不多，但在政府的工作中占有极其重要的地位。国务秘书一般皆具有两重身份，对国家元首或部长来讲呢，是参谋是助手，执行的是秘书职责；对下级单位来讲，他们却又是领导和指挥者。,（二）企业秘书,一般是指企业中

30、从事秘书工作的人员，皆为企业董事长或经理的专职秘书。德国企业秘书唯一重要的原则是，要合理计划时间，合理安排工作。,（二）企业秘书,一般秘书的基本条件，年龄不能超过30岁，必须是中等文化程度，专业秘书训练班和英语训练班毕业，通过考试任用；再有的是从事过图书馆整编和管理工作的人，能独自编写一般信息，懂英语，年龄不得超过42岁，要求其工作必须以最短的时间达到最佳效果，这也是必备的原则。,（二）企业秘书,秘书之一般工作为重新打印呈送领导者的报告，电话交谈，书写内容复杂的信函，（不得超过45分钟）同领导人座谈，向同事进行咨询，与秘书实习生进行入门座谈，准备整理书信，发出电传打字和通讯，为领导人择选材料，

31、汇编和装订档案，皆有时间限制，不得超过规定时间。同时，阅读文件要求思维将文件分为段落，便于掌握文件内容和重点，便于拟出扼要提纲。,第四节 外国秘书活动概况,日本的秘书工作,第四节 外国秘书活动概况,一、秘书的含义秘书一词，日语解释为秘密藏书之意。溯其源，同我国古代指宫禁中秘藏的书籍同出一辙，秘书原系指物而非指人，故其由来与我国古代属同一沿革。日本的秘书是官职，相当于中央政府一级的副部长或部长助理，是行政首长，而不完全是幕僚或从事文字工作的，故而日本政府的秘书机构如下：日本内阁官房，是日本内阁的办事机构，也是内阁主要的辅助机构之一。,二、秘书分类及其职责,内阁官房主要任务为负责安排内阁会议议程，

32、负责内阁的日常事务，收集重要情报进行调查研究，向内阁提出制定重要政策的根据。内阁官房是内阁执行行政事务的主要助手。,第四节 外国秘书活动概况,内阁官房 官房长官（1人，由总理大臣任命）官房副长官（2人）其他（秘书官、内阁参事官、内阁 审议官和内阁调查官，若干人）,第四节 外国秘书活动概况,内阁官房长官统辖内阁官房事务，统一监督所属职员的工作。,第四节 外国秘书活动概况,总理府，是由总理大臣亲自担任首长的行政机关。以总理府总务长官为行政领导的部门，称之为总理府本府。大臣官房负责秘书处工作，保管官印和机密文件。,第四节 外国秘书活动概况,公务秘书是指在国会、政党或内阁各级组织及地方公共机关工作的公

33、务员性质的秘书。这些秘书必须了解国会、政党及内阁情况，并要求精通制定法律的手续和程序。,第四节 外国秘书活动概况,外事秘书，一般指在大使馆或外资企业中从事秘书工作的人员，在日本设立大使馆的有100多个国家，外资企业在日本设立分支机构的也日益增多，皆聘用日本人充当秘书，但必须精通外语为先决条件。在日本，为了和外国人的秘书一起进行工作，要求外事秘书能将领导和上级的讲话当场速记下来，然后再打印出来，这就需要打字和懂得速记法。此外，还用优美准确的日本话进行口译，还能准确无误地写出书信文件，能为外客当向导，陪同观看歌舞等娱乐表演，还得一定程度懂得茶道、花道及日本其它文化历史。,第四节 外国秘书活动概况,

34、在日本此类秘书要求：1、打字和懂得速记法。2、优美准确的日本话进行口译，3、还能准确无误地写出书信文件 4、能为外客当向导，陪同观看歌舞等娱乐表演，还得一定程度懂得茶道、花道及日本其它文化历史。,第四节 外国秘书活动概况,至于一般秘书，乃帮助上司处理杂务的工作人员，即能使上司专心致志地从事其本职工作的辅助人员。可分为专职秘书和以女性为主的处理日常杂务工作人员两类。,第四节 外国秘书活动概况,法国的秘书和秘书工作（一）法国的内阁办公室 内阁办公室与各部的组织机构大体相同。它由必须懂得知晓所提出的政策可能引起的一切技术上、政治上和社会上的后果的主要领域的专家所组成。法国的内阁是负责制定政策和做出决

35、定的最高机构。内阁所属各部都不设常务秘书，因常务秘书的基本作用在于向部长提出咨询意见，这点异于英国。法国以外交部为主的政府少数部门虽也设有秘书长，但与英国的常务秘书也不尽然相同。法国各部或政府部门的内阁组长，具有常务秘书的某些职能，但与英国的常务秘书很多地方又不相同。,第四节 外国秘书活动概况,在发达国家中，法国秘书的基本概念和任务同其它国家也异。醒目之处在于法国严格的专业化，是指导政策制定的基本原则，提出政策的人，必须是各主要领域的专家，他们必须懂得知晓所提出的政策可能引起的一切后果，前面已经叙述过。政府各部，都设立以董事长为首的董事会（或称董事司、董事局），各部的董事会原则上是平等的，但在

36、实践中地位和重要性并非全然一致。部长的内阁，称为内阁组长，系整个体制中最为关键的人物，往往可以代表部长，故而十分关心全部的政治领导以及政策与活动的政治影响。,第四节 外国秘书活动概况,法国部长通过他和其他成员领导全部工作。但他是由部长任命的，故而和英国的常务秘书身份上却不相同，他虽是由部长任命，但必须经总理批准，而且法国有一项谨慎挑选候选人担任这项职务的制度。根据法国制度，部长对于本部高级官员的任免，有较大的控制权。根据惯例，新部长上任后，一般就发生内阁人员变动，但情况并非频繁。,第四节 外国秘书活动概况,总之，法国的内阁办公室，其人员系由两部分组成：政治部分，由总理的私人顾问组成；常任公务员

37、团，其中部分公务员由总理亲自指定。作为内阁办公室行政人员的一般公务员，负责指挥各部门之间的技术关系，协调政府各部的活动，准备立法草案和安排会议等。此行政人员队伍由政府的秘书长领导，他与内阁的政治部分保持密切关系。,第四节 外国秘书活动概况,作为秘书长，他不仅为内阁各种会议准备议程，而且行使文官系统负责人的职能。他在政府活动的各个主要方面，如财政、教育、农业、外交等方面都有技术顾问协助工作；他参加内阁会议，并主要通过技术顾问，检查政府决定的执行情况。内阁秘书处政治顾问团团长，实际上就是秘书处主任，但他要与秘书长密切磋商。如双方发生意见分歧，有关问题的政治因素总是得到优先考虑。同时，总统秘书处也设

38、有一名秘书长，但他与政府的秘书长不同，系被任命的政务官员，随政府的更迭而更迭。,第四节 外国秘书活动概况,（二）法国政府的秘书机构法国政府的秘书机构比较健全，从总统府到中央各部，都设有秘书工作机构。总统府设有办公厅、总秘书处及总统私人秘书处和总统私人军事参谋部，分别负责总统府及总统的秘书工作。（1）办公厅，是总统的办事机构。办公厅设主任一人，副主任一人，秘书若干人，并设新闻专员、财务处长、礼宾处长等，副主任协助主任工作。办公厅的职责是负责处理总统的日常行政事务。例如负责人事和预算工作，安排总统的礼仪和接见活动，负责总统的安全保卫工作。,第四节 外国秘书活动概况,（2）总秘书处，是总统的机要机构

39、，也是总统指导和监督政府各事的主要重要部门。总秘书处由十几名高级官员组成，每人主管与政府各部相应的机构，其中最主要的有处理财政、内政、外交、教育、科研、新闻等事务的机构。总秘书处的成员必须有较高的才能，而且必须勤勤恳恳地工作，有时要以惊人的速度用书面形式准确无误地为总统提供所需要的事实、数字和论点。总秘书处的任务是同各部进行联系，对各部的问题进行分析研究，提出改进意见，供总统参考。,第四节 外国秘书活动概况,总秘书处设秘书长、副秘书长和秘书顾问各一人，秘书长是总统最重要的助手，协助总统决定重大的政治性问题，于总统、总理和各部之间起桥梁作用。总统的一切决定都要经他那里发出，而总理府和各部的信息又

40、都要通过他转达给总统。秘书长还可参加国务会议和研究特殊问题的各种政府会议，对会议中的资料加以分析、研究，提供总统作为指导工作的参考，并与总统共同研究各项文件的处理，就各类问题常与总理及各部部长进行协商。他又是总统的发言人，由他来协调各个办事机构的工作。当总统公出或休假期间，就由秘书长负责同有关部门的联系。,第四节 外国秘书活动概况,副秘书长和秘书长顾问协助秘书长工作。此外，总秘书处还有十几名技术顾问，分别联系几个部。（3）私人秘书处，其中有主任、副主任各一名，私人秘书两名，任务是管理总统本人的日常事务工作。（4）私人军事参谋部，设军事参谋七人，其任务是负责向总统提供军事情报，安排防务委员的工作

41、日程，起草总统的军事决定，起军事方面的秘书工作。（三）总理府 总理府设有办公厅和总秘书处两个重要办事机构。,第四节 外国秘书活动概况,总理府办公厅负责同总统府办公厅联系，监督中央各部门的工作，是总理的参谋和办事机构。办公厅设正、副主任各一人，还设有负责文官事务、外交、邮电、农业、税务等方面的特派员及地方事务、司法、财政、工矿工程等各种技术顾问若干人。办公厅正副主任除参与研究决定政策外，还直接与各部部长进行工作联系。办公厅的每位成员皆总理耳目，有时还可作为总理的代言人，对外发表声明。,第四节 外国秘书活动概况,总理府总秘书处，亦总理办事机构，主要负责内阁会议、部际委员会的文件，包括起草法律草案和

42、命令，将法律草案转交给议会，并将议会通过的法律交给总统和有关部长签字；保管总统或总理签署的法律和命令，安排部长们答复议会的质询；将政府文件文由法兰西共和国政府公报发表。总秘书处下设行政公职总局、政府公报局、文献局三个机构。总秘书处的工作由秘书长主管，秘书长还参加内阁会议，并管理会议记录，主持拟定报告及一切有关的决定。（四）部长办公厅,第四节 外国秘书活动概况,其主要的任务是负责向部长汇报情况，监督和协调各单位的工作，负责与其它部长办公厅联系，负责与政治家和新闻机构联系，与部长所在选区联系以及领导秘书处的工作。部长办公厅实际上是私人秘书处，办事人员大多数都是为其个人服务的部长亲信，对部长个人负责

43、，与部长共进退。自五十年代以来，由于部长职能日益复杂和扩大，已有大量文官掺入工作。部长办公厅内起主要作用的是办公厅主任、总务长和技术顾问。,第四节 外国秘书活动概况,办公厅主任是部长同部内、部外联系的桥梁，并可受部长委托签署文件，代表部长答复议会质询，接见来访者，处理部内和下级机关发生的矛盾等。总务长在部内的地位和作用，决定于同部长的关系，若关系密切，就被授予范围较广的任务，如处理部长的政治性信件，代替部长同地方官吏的联系工作；若关系疏远，则只能处理一般事务。技术顾问是部长同各司之间的主要联系人，一方面负责同各司具体联系，另一方面又代表部长对各司的工作进行指导,第四节 外国秘书活动概况,法国各

44、部皆设有秘书长一职，秘书长协调部内工作，监督部内各单位执行政府政策的情况，考核部属官员的工作效率，并负责作必要的升迁决定。各部秘书长，实际上是部长的顾问，其地位列于部属各单位文宫之首，联系部内各单位工作，随时向部长提供情报和意见。部长有一定任期，而秘书则不随部长更迭。因此，历任部长都得依靠与他的合作而发挥自己的作用。,第四节 外国秘书活动概况,第四节 外国秘书活动概况,第四节 外国秘书活动概况,第四节 外国秘书活动概况,第四节 外国秘书活动概况,第四节 外国秘书活动概况,第四节 外国秘书活动概况,第四节 外国秘书活动概况,第四节 外国秘书活动概况,第四节 外国秘书活动概况,第四节 外国秘书活动概况,第四节 外国秘书活动概况,第四节 外国秘书活动概况,秘书一词在英国的概念，按英国牛津字典解释：一为办事处、营业所、公司或企业的雇员，有一种雇佣关系，其任务是处理通信，整理记录，安排约会。,第四节 外国秘书活动概况,秘书一词在英国的概念，按英国牛津字典解释：一为办事处、营业所、公司或企业的雇员，有一种雇佣关系，其任务是处理通信，整理记录，安排约会。,第四节 外国秘书活动概况,秘书一词在英国的概念，按英国牛津字典解释：一为办事处、营业所、公司或企业的雇员，有一种雇佣关系，其任务是处理通信，整理记录，安排约会。,