数据透视表教程.ppt

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1、,数据透视表入门,Microsoft Office Excel2007 培训,数据透视表入门,贵公司的名称 演示：,数据透视表入门,数据透视表入门,课程内容,概述：了解数据的意义课程：处理数据,本课包含一个建议任务的列表和一组测试题。,数据透视表入门,数据透视表入门,概述：了解数据的意义,您的工作表含有大量数据，但是您知道这些数字的含义吗？这些数据能够解答您的问题吗？数据透视表提供了一种快速且强大的方式来分析数值数据、以不同的方式查看相同的数据以及回答有关这些数据的问题。在这一简明课程中，您将了解数据透视表如何工作以及如何在 Excel 2007 中创建数据透视表。,数据透视表入门,数据透视表

2、入门,课程目标,使用数据透视表分析和汇总您的数据。,数据透视表入门,课程,处理数据,数据透视表入门,数据透视表入门,处理数据,假设存在一个包含销售数字的 Excel 工作表。它展示了数千行有关两个国家/地区的销售人员及其每天销售量的数据。,有大量数据需要处理这些数据逐行列出 并分成多列。您如何从工作表中 获取信息并了解 所有数据的意义？您可以使用数据透视表。它们能够将数据转换为 短小简洁的报表，并准确地告诉您需要了解的 内容。,数据透视表入门,数据透视表入门,查看源数据,在开始使用透视数据表之前，请观察一下您的 Excel 工作表，以确保它为报表做好了准备。,当您创建数据透视表时，源数据 的每

3、列都将成为一个字段并且可在 报表中使用。字段概括了源数据 中的多行信息。,数据透视表入门,数据透视表入门,查看源数据,报表字段的的名称来自源数据中的列标题。因此，请确保您具有源数据中工作表第一行各列的名称。,标题下的其余各行应该包含 同一列中的类似项。例如，文本应该位于一列，数字在另一 列，而日期又在另一列。换句话说，包含数字的列不应该 包含文本，等等。,数据透视表入门,数据透视表入门,查看源数据,最后，要用于数据透视表的数据应该不包含空列。,最好不要包含空行。例如，应该删除用于将 数据块相互隔开的空白行。,数据透视表入门,数据透视表入门,开始,此处介绍如何开始使用数据透视表。您可以使用此处显

4、示的“创建数据透视表”对话框。,准备好数据后，请单击数据中的任意位置。在“插入”选项卡上的“表”组中，单击“数据透视表”，然后再次单击“数据透视表”。将打开“创建数据透视表”对话框。,数据透视表入门,数据透视表入门,开始,此处介绍如何开始使用数据透视表。您可以使用此处显示的“创建数据透视表”对话框。,已为您选中“选择一个表或区域”选项。“表/区域”框显示 所选数据的范围，该范围 可根据需要进行修改。,单击“确定”。,数据透视表入门,数据透视表入门,数据透视表基础知识,这是在关闭“创建数据透视表”对话框后，在新工作表中看到的内容。,其中一侧是为数据透视表 准备的布局区域。另一侧是“数据透视表字段

5、列表”。该列表 显示来自源数据的列标题。如前所述，每个标题都是一个字段：“国家/地区”、“销售人员”等。,数据透视表入门,数据透视表入门,数据透视表基础知识,通过将“数据透视表字段列表”中显示的任何字段移动到布局区域，可创建数据透视表。,为此，请选中字段名称旁边的 复选框，或者右键单击字段名称，然后选择 要将该字段移动到的位置。,数据透视表入门,数据透视表入门,构建数据透视表,现在您已做好构建数据透视表的准备。您为报表选择的字段取决于您要了解的内容。第一个问题：每人的销售量是多少？,要得到此答案，您需要有关 销售人员及其销售量的数据。因此，请在“数据透视表字段列表”中，选中“销售人员”和“订购

6、量”字段旁边的复选框。然后，Excel 会将每个字段放置到默认的布局区域。,动画：右键单击鼠标，然后单击“播放”。,数据透视表入门,数据透视表入门,构建数据透视表,现在您已做好构建数据透视表的准备。您为报表选择的字段取决于您要了解的内容。第一个问题：每人的销售量是多少？,要得到答案，您需要有关 销售人员及其销售量的数据。,因此，请在“数据透视表字段列表”中，选中“销售人员”和“订购量”字段旁边的 复选框。然后，Excel 会将各个字段放置到 默认布局区域。,数据透视表入门,数据透视表入门,构建数据透视表,图表最左侧的灰色表提供了有关报表如何根据所选字段自动显示的的概念视图。,“销售人员”字段中

7、的数据（销售人员 的姓名，不包含数字）在报表的左侧显示为行。“订购量”字段中的数据（包含数字）正确显示在 右侧的区域中。,以下为详细信息。,数据透视表入门,数据透视表入门,构建数据透视表,在“订购量”字段之前还是之后选中“销售人员”字段旁边的复选框没有关系。Excel 每次都会自动将其放到右侧位置。,不含数字的字段将位于左侧，含有 数字的字段将位于右侧，而不管 您选择字段的顺序如何。,数据透视表入门,数据透视表入门,构建数据透视表,就是这样简单。只需单击两次鼠标，您就可以对每位销售人员的销售量一目了然。,刚开始的时候，只回答一两个 问题就停下来也是很不错的；报表未必非要很 复杂才有用。数据透视

8、表可以提供一种快捷的方式来获取 简单的答案。接下来，请不必担心在构建报表时出现错误。使用 Excel，您可以轻松地进行尝试并查看数据 在不同报表区域的外观。,此处提供关于该主题的最后几点提示。,数据透视表入门,数据透视表入门,按国家/地区查看销售量,现在，您了解了每位销售人员的销售量。但源数据展示了销售人员在加拿大和美国这两个国家的相关数据。,因此，您可能要问的另一个问题是：每位销售人员在每个国家的销售量是多少？要得到答案，您可以将“国家/地区”字段 作为“报表筛选”添加到数据透视表中。您可以使用报表 筛选来重点关注报表数据的子集，通常是 产品线、时间跨度或地理区域。,数据透视表入门,数据透视

9、表入门,按国家/地区查看销售量,通过将“国家/地区”字段用作报表筛选，可以查看加拿大或美国各自的报表，也可以查看这两个国家的总销售量。,该动画说明如何将“国家/地区”字段添加为 报表筛选。右键单击“数据透视表字段列表”中的“国家/地区”字段，然后单击“添加到报表筛选”，并且从该处进行添加。,动画：右键单击鼠标，然后单击“播放”。,数据透视表入门,数据透视表入门,按国家/地区查看销售量,通过将“国家/地区”字段用作报表筛选，可以查看加拿大或美国各自的报表，也可以查看这两个国家的总销售量。,为此，请右键单击“数据透视表字段列表”中的“国家/地区”字段，然后单击“添加到报表筛选”，并且从该处进行添加

10、。,数据透视表入门,数据透视表入门,按日期查看销售量,由于原始的源数据具有“订单日期”列信息，因此在“数据透视表字段列表”中有一个“订单日期”字段。,这意味着您可以按日期查找 每位销售人员的销售量。请观看动画以了解如何将“订单日期”字段添加到报表中，然后将日期数据分组 以创建更加便于管理的视图。,动画：右键单击鼠标，然后单击“播放”。,数据透视表入门,数据透视表入门,按日期查看销售量,由于原始的源数据具有“订单日期”列信息，因此在“数据透视表字段列表”中有一个“订单日期”字段。,这意味着您可以按日期查找 每位销售人员的销售量。为了找到相关信息，您需要将“订单日期”字段添加到 报表中，然后使用“

11、分组”对话框将 日期数据分组并创建更加便于管理的视图。,数据透视表入门,数据透视表入门,对报表进行透视,虽然数据透视表已经回答了您的问题，但是需要执行一些操作以便阅读整个报表您必须向下滚动页面才能查看所有数据。,因此，您可以对报表进行透视以获取其他更易于阅读的 视图。对报表进行透视时，您可以转置字段的垂直或 水平视图、将行移动到列区域 或将列移动到行区域。这些任务都很容易完成。,动画：右键单击鼠标，然后单击“播放”。,数据透视表入门,数据透视表入门,透视报表,虽然数据透视表已经回答了您的问题，但是需要一些操作以便阅读整个报表您必须向下滚动页面才能查看所有数据。,因此，您可以对报表进行透视以获取

12、其他更易于阅读的 视图。对报表进行透视时，您可以转置字段的垂直或 水平视图、将行移动到列区域 或将列移动到行区域。这些任务都很容易完成。,数据透视表入门,数据透视表入门,是否可以使用拖放功能？,如果您更愿意使用拖放方法构建数据透视表，就像在以前版本的 Excel 中一样，那么仍然有办法完成此操作。,在“数据透视表字段列表”底部存在四个框，这四个框分别是“报表筛选”、“行标签”、“列标签”以及“数值”。如同动画所显示的那样，您可以将字段拖动到 这些框以创建报表。,动画：右键单击鼠标，然后单击“播放”。,数据透视表入门,数据透视表入门,是否可以使用拖放功能？,如果您更愿意使用拖放方法构建数据透视表

13、，就像在以前版本的 Excel 中一样，那么仍然有办法完成此操作。,在“数据透视表字段列表”底部存在四个框，这四个框分别是“报表筛选”、“行标签”、“列标签”以及“数值”。您可以将字段拖动到这些框中 以指定在报表中使用这些字段的方式。,该图片说明如何将“订购量”字段从“列标签”拖动到“数值”框，以便将该字段添加到报表的“值”区域。,数据透视表入门,数据透视表入门,练习建议,创建数据透视表布局区域。创建数据透视表。更改标题名称。对报表进行排序。向该报表添加字段。添加报表筛选。对报表进行透视。向报表添加货币格式。,联机练习（需要 Excel 2007）,数据透视表入门,数据透视表入门,测试题 1,

14、构建数据透视表后，将不能更改布局。（选择一个答案。）,对。错。,数据透视表入门,数据透视表入门,测试题 1：答案,错。,您随时可以更改答案或重新开始。,数据透视表入门,数据透视表入门,测试题 2,什么是数据透视表字段？（选择一个答案。）,源数据中的列。对数据进行透视的区域。数据透视表布局区域。,数据透视表入门,数据透视表入门,测试题 2：答案,源数据中的列。,源数据中的列标题成为字段的名称，您可以使用这些名称构建数据透视表。每个字段都汇总了源数据中的多行信息。,数据透视表入门,数据透视表入门,测试题 3,在数据透视表字段列表中，您可以分辨出哪些字段已显示在报表中。（选择一个答案。）,对。错。,数据透视表入门,数据透视表入门,测试题 3：答案,对。,报表中使用的字段旁边都有一个复选标记，而且名称采用粗体样式。,数据透视表入门,数据透视表入门,课程摘要卡,有关此课程所讨论的任务的摘要信息，请参见课程摘要卡。,数据透视表入门,使用此模板,请参见备注窗格或查看完整备注页（“视图”菜单）以获得有关此模板的详细帮助。,