客服工单系统详细图解.ppt
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1、客服工单系统详解,前言,本文针对较为复杂的服务流程场景,从客户请求渠道接入,到服务请求提交、响应、处理,再到服务质量控制、效率提升、业务适配等等方面,帮助建立客服工单系统的深层次认知。,服务请求渠道接入,请求投递,请求响应和处理,业务适配,质量控制,效率提升,电话客服,在线客服,工单支持,移动客服,远程协助,自助服务,服务请求渠道接入,服务请求投递,服务请求响应和处理,电话渠道 邮件渠道网页表单渠道 API渠道,02,APP SDK渠道微信渠道 网页会话渠道 桌面客户端,单服务台投递多服务台投递主从服务台投递,03,电话客服在线客服工单支持移动客服远程协助自助服务,质量控制的定义服务目录设置及
2、功能介绍SLA设置及功能介绍,质量控制,效率提升,05,自动化程序触发器,业务适配,06,自定义工单字段自定义客户/客户组字段自定义工单视图,自定义报表Restful APISSO单点登录自定义服务渠道样式,快捷回复自动回复,目录,Part1,请求渠道接入,电话渠道邮件渠道网页表单渠道API渠道APP SDK渠道微信渠道网页会话渠道桌面客户端,客户通过什么渠道请求服务?这个问题并没有标准答案,企业需结合客户群体的使用习惯、服务内容、现状等因素,合理配置。,网络渠道,帮助中心桌面客户端,在线交谈,InAPP 会话,微信,电话,邮件,网页表单,API,API,电话渠道,01,请求渠道接入,电话,邮
3、件,网页表单,API,APP SDK,微信,网页会话,桌面客户端,USB电话盒子无论是直线电话、分机,还是呼叫中心的电话终端,通过USB电话盒子都可以接入,一头连接着电脑,另一头连接着电话,即插即用,一分钟即可实现话音接入,无需改变企业原有的电话网络结构。,01,来电弹屏识别客户信息,形成工单,客户信息,录音文件,01,电话渠道接入后流程如何开展具体介绍详见第三章“服务请求如何响应”中的“电话客服”,电话渠道流程图,01,配置邮件渠道3分钟把你的工作邮箱接入易维帮助台。,客服人员一旦把自己的工作邮箱接入客服工单系统,便可以统一接收、处理所有发送到该邮件的请求。,客服人员自定义名称,渠道邮件收件
4、箱,展开页面,来自各部门的请求,全部以工单的形式汇集到易维帮助台,你可以统一进行回复、分派、记录,邮件内容形成工单,邮件渠道接入后流程如何开展具体介绍详见第三章“服务请求如何响应”中的“工单支持”,01,请求渠道接入,电话,邮件,网页表单,API,APP SDK,微信,网页会话,桌面客户端,网页表单作为客户服务请求渠道的一种,具有简单、灵活、高效、全面的特点。可以随意地嵌入任意地方收集信息,不会受到工作时间的限制,使用起来超级简单,并且会自动转为工单,通知到相关客服人员。,表单的名称,颜色,字段内容都可以自定义,请求渠道接入,电话,邮件,网页表单,API,APP SDK,微信,网页会话,桌面客
5、户端,01,客户填写的网页表单,将创建为工单,渠道名称可自定义,二维码适用于印刷品或网站,扫描二维码在手机上打开网页表单,展开页面,网页表单渠道接入后流程如何开展具体介绍详见第三章“服务请求如何响应”中的“工单支持”,01,请求渠道接入,电话,邮件,网页表单,API,APP SDK,微信,网页会话,桌面客户端,您可以使用API 访问客服工单系统功能,例如创建、编辑和查询工单。也可以将功能整合到您自己的应用程序中,实现系统数据互通。,API渠道接入后流程如何开展具体介绍详见第三章“服务请求如何响应”中的“工单支持”,01,请求渠道接入,电话,邮件,网页表单,API,APP SDK,微信,网页会话
6、,桌面客户端,SDK渠道是内置于你的手机APP或者电脑客户端程序内部的客服渠道,方便客户在你的应用程序内发起服务请求和接受服务支持。SDK面向客户(相对于客服)提供界面和功能,包括FAQ自助服务和联系客服求助服务,即IM在线交谈,视频语音通话,提交工单和查询问题处理进度。提供IOS、Android和Windows三种开发包,第三方开发者首先将SDK集成到自己的手机APP或电脑客户端程序内,然后在自己的界面上提供帮助菜单,用户点击帮助菜单即可打开SDK主界面。,API渠道接入后流程如何开展具体介绍详见第三章“服务请求如何响应”中的“工单支持”,01,请求渠道接入,电话,邮件,网页表单,API,A
7、PP SDK,微信,网页会话,桌面客户端,微信公众号、微信企业号都能接入服务台,客服人员可在客服工单系统统一接收、处理所有发送到邮件或微信渠道的请求,展开页面,01,请求渠道接入,电话,邮件,网页表单,API,APP SDK,微信,网页会话,桌面客户端,微信渠道的请求形成工单,微信请求形成工单,微信渠道接入后流程如何开展具体介绍详见第三章“服务请求如何响应”中的“移动客服”,01,请求渠道接入,电话,邮件,网页表单,API,APP SDK,微信,网页会话,桌面客户端,您可以将自定义IM组件放到您的网站或帮助中心,让您的客服与您的客户实现即时交谈。网页会话也是在线交谈,内容可转为工单,并记录访客
8、的个人信息。,文章列表,在线会话窗口,01,请求渠道接入,电话,邮件,网页表单,API,APP SDK,微信,网页会话,桌面客户端,APP端在线交谈,网页端在线交谈,在线交谈组件界面在PC端和移动端均可适配,您可以向您的客户提供帮助中心桌面客户端,通过该应用向客户提供网页在线交谈、远程协助、工单支持和FAQ自助等全方位的服务。客户无需安装任何插件,非常方便与快捷。,01,请求渠道接入,电话,邮件,网页表单,API,APP SDK,微信,网页会话,桌面客户端,桌面客户端可自定义、有兼容性,下载文件,接入渠道对比,缺点,易维之道,优点,适用场景,电话渠道,客服成本高(一人一时只能处理一路通话),话
9、前无法识别客户,话后后手工录单,利用电脑电话接口(CTI)和设备,来电弹屏,自动识别客户及其服务记录,电话录音,高效沟通工具,无使用门槛,问答咨询类客户服务,客户联络等,客户必须越过入口门槛,否则无法发起服务请求,二维码、客户端、客户端API/SDK,将渠道入口延伸到客户所使用的产品和服务内部,通过SEO/SEM引流的网页导购,长期固定关系客户的售后支持等,高效支持工具,多路并发,自动记录和生成工单,Part2,服务请求投递,单服务台投递 多服务台投递主从服务台投递,客户的服务请求如何投递?可以设置以下三种服务请求提交的方式,企业可以根据实际需要进行设置。,TIPS:上述“服务台”,是服务请求
10、接收客服组的另一种叫法,并非所有客服组都会被直接投递服务请求。,02,服务请求投递,单服务台投递,多服务台投递,主从服务台投递,02,服务请求投递,总服务台投递,多服务台投递,主从服务台投递,设置一个总服务台,任何服务请求都投递给一个客服组,由这个组响应、处理和分派比如设一个“总台”客服组,不管创建几种几个服务支持渠道,都设定渠道的目标客服组维“总台”,总服务台投递规则,系统默认,多服务台投递规则设置按来源渠道分类,设置相应多个服务台。不同渠道来源的服务请求,投递给不同的客服组。比如把面向内部员工的IT服务渠道指向一个命名为“IT服务台”的客服组,把面向外部客户的服务渠道指向一个命名为“客服中
11、心”的客服组。,02,服务请求投递,单服务台投递,多服务台投递,主从服务台投递,IT服务台,客服中心,内部IT请求,外部客户请求,邮件,网页表单,客服A,客服C,客服B,分派,分派,分派,网页会话,客服A,客服C,客服B,分派,分派,分派,电话,QQ,微信,主从服务台投递规则设置按服务内容投递服务请求。默认投递给一个客服组,但特定的服务请求优先投递给特定的责任客服组。,02,服务请求投递,单服务台投递,多服务台投递,主从服务台投递,实现主从结构的投递,需要配置下列项目:编制服务目录编辑特定的服务条目,挂接特定的客服组(责任关系)编辑导航菜单(渠道的配置项之一)。导航菜单来源于服务目录,名称可自
12、定义,如何创建服务目录?支持手工编制和服务目录导入两种方式。,02,服务请求投递,单服务台投递,多服务台投递,主从服务台投递,手工创建,将你所需的服务目录直接添加子节点,02,服务请求投递,单服务台投递,多服务台投递,主从服务台投递,服务目录导入,首先下载EXCEL模板,然后将需要的服务目录进行填写,最后一键导入,为服务目录指派责任客服组在已经编辑好的服务目录子节点中,点击编辑按钮,进入编辑页面,就可以自定义您需要配置的客服小组。,02,服务请求投递,单服务台投递,多服务台投递,主从服务台投递,编辑导航菜单,02,服务请求投递,单服务台投递,多服务台投递,主从服务台投递,导航菜单来源于服务目录
13、,名称可自定义,导航菜单自定义,注:每一个一级服务目录下面可展开5个子服务目录,Part3,服务请求响应和处理,电话客服在线客服工单支持移动客服远程协助自助服务,客户请求投递后,客服以何种方式提供支持(响应和处理)?,电话渠道接入到客服工单系统之后,可以大幅降低客服人员录入工单的工作量,并给客户更好的体验。,如果是新客户来电,系统自动建立客户档案,并为他创建工单;如果是老客户来电,可自动调取客户历史服务记录,一键关联当前通话或创建新工单。,来电弹屏显示客户信息,自动识别客户身份,新用户来电信息,服务请求响应和处理,电话客服,在线客服,工单支持,移动客服,远程协助,自助服务,03,通话录音文件以
14、音频格式自动上传到工单中,与工单一起流转,将客户问题原汁原味的反馈到相关部门。,自动通话录音,保存为工单记录,通话录音,在线会话流程图,在线客服界面提供如QQ一样的IM及时会话窗口并提供快捷回复、知识库调用、录像、截屏、发送会话日志到邮件等功能。,支持表情、传送文件、录像、截屏、发送会话日志到邮件等功能。,IM会话窗口,IM会话窗,企业信息服务区,支持图片信息和文字信息推送。,导航菜单设置专属于在线客服,客服界面视图,会话建立以后,系统会实时监控客服的回复时长.当超过5分钟无回复时,立即广播告警给客服的同组成员,任何组员都可以接管该会话。,会话响应和告警,会话智能分派,客服示忙客服人员可自行设
15、定可并发处理的会话数量上限,设为0代表示忙。,系统会自动为请求者分配当前可用的客服人员(非示忙)如果服务结束后,请求者再次发送服务请求,系统也会自动地将会话分配给上次交谈的客服(该客服状态为可用),通过在线会话,客服可直接与客服建立远程桌面,围绕着客户疑问的信息,通过面对面的方式解决,可调用远程协助,远程协助入口,会话转接,如果坐席并不具备技术支持技能,他可以将会话转接给工程师。同一个会话既可以转接给一个服务台,也可以转接给一个工程师。,会话转接和多方会话,出于培训监管目的,客服组长可实时监控会话,随时介入。,组长监控,强插:加入正在进行的会话强转:将A坐席进行中的会话转接给B坐席,无需A和B
16、的准许强派:从等待队列中选取一个会话请求,接通给某位坐席,不受坐席本人设置的并发会话上限约束。,会话结束将自动记录为工单。会话进行过程中也可以创建关联工单,以便记录更丰富的服务信息。如果会话来自一位已知客户,系统会显示客户信息和历史工单,客服人员可以将本会话与一张历史工单一键关联。,会话结转工单,如果会话已经与一张工单关联,会话结束后,自动记录为该工单的一部分。否则,客服人员在结束会话时,需选择图示三种方式之一记录会话。,会话生成工单的方式,工单让客户服务实现流程化、规范化、标准化,串联起各个部门协同解决客户问题,彻底解决混乱的客服工作流局面,工单处理流程,工单事务因客户而起(从客户来),流转



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