excel培训第一章.ppt

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1、Excel与数据处理,第一章 EXCEL基础,本章目录,1.1 Excel操作基础1.2 Excel工作簿操作1.3 数据输入1.4 公式和引用1.5 工作表基本操作1.6 配置工作环境及查看与打印,1.1 Excel操作基础,1.Excel 基本概念工作簿 在Excel中创建的文件叫做工作簿，扩展名是.xls工作薄由若干工作表组成，新建工作薄默认有个工作表。根据需要可以增加，个数不限。新建第一个工作薄的默认名为：book1.xls工作表 由一些横向和纵向的网格组成的表格。一个工作表最多有65536行、256列。工作表由工作表标签区别：如sheet1、sheet2,1.1 Excel操作基础,

2、工作薄与工作表的关系,1.1 Excel操作基础,基本概念行号：工作表由65536行组成，每行用数字来编号列标：工作表由256列组成，每列用字母来标识单元格：工作表中的网格。单元格名称：列标+行号 如：A1，C5活动单元格：正在输入和编辑数据的单元格，即粗边框包围的单元格编辑栏：用于显示、修改活动单元格的内容全选按钮：用于选定整个工作表所有的单元格,目录,1.2 Excel工作簿操作,目录,1.建立新工作簿启动Excel，自动建立文件新建选择模板2.保存工作簿保存另存为,1.3 输入数据,1.Excel的常见数据类型2.数据输入一般形式3.复制相同的数据4.用复制填充方法输入有规律的数据5.用

3、填充方法输入数据6.用下拉列表输入数据7.自定义填充序列,1.3 输入数据,1.Excel的常见数据类型数字型、日期型、文本型、逻辑型数据 数字表现形式：货币、小数、百分数、科学计数法、各种编号、邮政编码、电话号码等例:数据输入数据的各种表现形式,1.3 输入数据,2.数据输入一般形式,数据输入的一般过程（1）选定要输入数据的单元格；（2）从键盘上输入数据；（3）按Enter键；输入数值 正数的输入：+234，13,333,333，12E3负数的输入：-234，(234)，-12e2分数的输入：2 2/3,0 3/4货币数据的输入：￥123，$21百分数数据的输入：67%表示0.67,1.3

4、输入数据,输入文本 字符文本应逐字输入数字文本以开头输入，或用=“数字”方式输入例：输入文本32的方法：32 或=“32”,1.3 输入数据,输入日期与时间输入日期格式为：年-月-日或月-日输入时间格式为：时:分输入其它形式的日期：“格式”|“单元格”|“数字”|“日期”输入当前系统日期：ctrl+；输入当前系统时间：ctrl+shift+；,1.3 输入数据,3.复制相同的数据复制方法输入相同数据例：某班建立相同的成绩表头。ch1-单元格数据复制,复制一班表头,1.3 输入数据,用ctrl+Enter输入相同数据例：在下图所示“学生档案”表中输入相同的入学时间、班级、专业。,输入班级数据：选

5、中F2：F11输入：JK001按Ctrl+Enter可用同样方法输入C、G列数据,1.3 输入数据,4.用复制填充方法输入有规律的数据例：要输入连续电话号码：663321240663328000，其操作步骤如下：在单元格H3中输入663321240；在单元格H4中输入663321241；选择H3和H4单元格区域，鼠标移至区域右下角黑色小方块上，出现十字形鼠标；向下拖动鼠标,数据输入用户档案,1.3 输入数据,5.填充序列方法输入数据：见数据输入用户档案填充序列方式适用于输入较多的连续编号数据。比如要输入电话号码：663321240663328000，操作方法：在第一个单元格输入起始号码选择“编

6、辑”|“填充”|“序列”菜单命令在“序列”对话框中指定“列”在步长值中输入1在终止值中输入最后一个号码。,1.3 输入数据,6.用下拉列表输入数据下拉列表的适合范围：项目个数少而规范的数据。优点：方便而准确 比如：职称、工种、单位及产品类型等例：某校教师档案的职称列数据只能从“讲师、教授、副教授、助教”中选择。ch1有效性输入操作方法：单击菜单数据;单击有效性;“允许”列表中选序列;“来源栏”中输入具体值,逗号分隔,1.3 输入数据,7.自定义填充序列数据序列的含义 序列是一组有先后顺序、内容固定的数据，在应用中常常以整体形式出现。内置序列 对于常用的一些数据序列，比如月份、星期、季度等，Ex

7、cel已经将它们内置在系统中，可直接使用。内置序列查看 选择“工具”|“选项”|“自定义序列”采用填充序列方法 只需输入第一个数据，其余的可以采用填充复制的方法由Excel自动产生。,1.3 输入数据,自定义序列 用户可以将经常使用的数据序列添加到Excel系统中，该序列就会拥有与Excel内置序列相同功能。例：某大学中有“计算机学院，通信学院，经济管理学院，法律学院，电子技术学院”等二级学院，学校办公室经常要用到这些学院名称。故可将其定义为自定义序列。操作方法：工具选项自定义序列输入具体序列具体值添加,目录,1、数据有效性数据有效性：对数据进行检验和检查的有效方法，把错误限制在数据输入阶段。

8、限定数据类型和有效范围：如：限定数据大小范围、日期的范围、输入字符的个数、单元格的公式,数据限制的操作方法：选择“数据”“有效性”在对话 框中操作：限定文本长度：“设置”选项卡中“允许”下拉列表中选择文本长度。限定数据的有效范围：“设置”选项卡中“允许”下拉列表中选择整数/小数-确定最大/小值设置单元格有效范围：“设置”选项卡中“允许”下拉列表中选择序列输入序列值设置输入提示信息：“输入信息”选项卡中输入要显示的信息,2、圈释无效数据 使用数据有效性规则可限制单元格可接收的数据，但对已输入数据的区域，不能显示出有误的数据。采用圈释无效数据的方法，可以显示不满足有效性规则的错误单元格。操作方法：

9、（选择数据区域设置数据有效性规则）选择“工具”菜单“审核”选择“显示审核工具栏”选中有效性检测的数据区域单击“审核”工具栏的“圈释无效数据”按钮 注：要先设置数据的有效范围，然后再圈释无效数据,目录,1.4 公式和引用,1.公式概念 Excel的公式由运算符、数值、字符串、变量和函数组成。公式中还可以使用括号。说明：凡是以等号开头的输入数据都被认为是公式。在任何单元格中输入公式，Excel显示公式的计算结果；若仅需显示公式，则单击菜单“工具”|“选项”“公式”复选框打勾,1.4 公式和引用,运算符及优先级,1.4 公式和引用,说明括号的运算级别最高，公式中只能使用小括号。小括号可以嵌套使用，最

10、内层的表达式优先运算。同等级别的运算符从左到右依次进行。“&”为字符连接运算，其作用是把前后的两个字符串连接为一串。例如：ABC&DEF的结果为“ABCDEF”，财务&经济的结果为“财务经济”。,1.4 公式和引用,2.引用引用含义：引用是在公式中用到其他单元格中的数据,通过单元格的标识或名称来实现。引用方法：相对引用和绝对引用相对引用是指在一个公式中直接用单元格的列标与行号来取用某个单元格中的内容。绝对引用是指在一个公式中固定引用某一位置单元格。其形式是在引用单元格的列号与行号前面加“$”符号。使用时公式中的单元格地址始终保持不变。如：A1单元格的绝对引用表示为：$A$1 A1单元格的相对引

11、用表示为：A1,1.4 公式和引用,相对引用,1.4 公式和引用,相对引用示例：某超市3月份的进货单如下图所示，计算“金额”。见ch1-相对引用,在G3计算公式=C3*D3*F3然后向下复制该公式！,1.4 公式和引用,绝对引用示例:假设LG空调在重庆各商场的销售价格相同，重庆各商场的销售数据如右图所示。计算各商场的销售总额。见ch1LB销售,在E8输入公式：=$c$5*C8然后向下复制此公式！,1.4 公式和引用,例：计算每个学生总分见学生成绩表成绩登记表选择成绩工作表；在第一个学生总分单元格h6中输入公式为“=d6+e6+f6”；拖动该单元格填充复制句柄直至所有学生总分单元格例：计算每个学

12、生的加权平均分 选择成绩工作表；在第一个学生平均分单元格I6中输入公式为:=D6+$H$3*E6+$H$4*F6；拖动该单元格填充复制句柄直至所有学生加权平均分单元格,1.4 公式和引用,混合引用混合引用具有绝对列和相对行，或是绝对行和相对列。比如，$A1、$B1 案例,1.4 公式和引用,例:某表中I3I7值为2,3,4,5,6；J3J7为4,5,6,7,8；K3公式及对应结果:=sum(I$3:$J3)k3,k4,k5,k6,k7分别为6,14,24,36,50=sum(I3:J3)k3,k4,k5,k6,k7分别为6,8,10,12,14=sum(I3:$J3)k3,k4,k5,k6,k

13、7分别为6,8,10,12,14=sum(I$3:J3)k3,k4,k5,k6,k7分别为6,14,24,36,50,1.4 公式和引用,6.内部引用与外部引用 引用相同工作表中的单元格，例：=G3+G5+G10*10引用同一工作簿不同工作表中的单元格，例：=Sheet1!G3+Sheet2!G5+Sheet2!E27引用不同工作簿中的单元格，例：=Book1Sheet1!$IL$4+Book2Sheet2!$E$7同一公式中存在几中不同的引用，例：=Book1Sheet1!$A$4+Sheet1!G7+F9,目录,1.5 工作表基本操作,目录,1.工作表常见操作工作表的切换：直接选择工作表标

14、签 插入工作表：右击工作表标签-对象菜单插入 工作表 或菜单中插入工作表删除工作表：右击工作表标签-对象菜单删除或菜单中编辑删除工作表 移动工作表：右击工作表标签-对象菜单移动或复制工作表选择移动位置（不选择建立副本）或 单击工作表标签拖动到指定位置复制工作表：右击工作表标签-对象菜单移动或复制工作表选择复制位置 选择建立副本 或单击工作表标签并按CTRL键拖动到指定位置工作表标签改名：右击工作表标签-对象菜单重命名输入新名字 修改新工作簿的默认工作表个数:工具选项常规修改。重新打开EXCEL可见结果,1.5 工作表基本操作,2.工作表行、列操作选择行、列 单行：用鼠标单击要选择的行号连续多行

15、：按住Shift，然后单击第1和最后两个行号不连续多行：按住Ctrl，依次单击要选择的行号列的选择方法同行的选择方法。,按住Shift单击行号2、3就选中了！,1.5 工作表基本操作,删除行、列选择“编辑”“删除”插入行、列 选择要插入行的下一行，单击菜单“插入”“行”（列类似）调整行高鼠标按在行号下边线拖动或：选定行-菜单格式行行高输入值调整列宽鼠标按在列标右边线拖动，双击调整为最合适宽度或：选定列-菜单格式列列宽输入值,把鼠标移到行号3的下边线上，当指针变成一个黑色“十字架”时，按下并拖动鼠标左键，就可增、减该行的行高,把鼠标移到G列的右边线上，当指针变成一个黑色“十字架”时，双击鼠标左键

16、，G列的宽度就会自动进行调整以显示出那些被遮住的字,1.5 工作表基本操作,3.单元格操作选择单元格:单个、连续与不连续的多个单元格的选择清除单元格内容 菜单编辑清除清除内容 或选择单元格按DELETE键删除单元格：菜单编辑删除选择删除方式 插入单元格：菜单插入单元格选择插入方式 移动单元格：选择单元格剪切选定位置-粘贴复制单元格：选择单元格复制选定位置-粘贴合并单元格：选择要合并的单元格工具栏合并及居中或：菜单格式单元格对齐选择合并及居中,目录,1.6 配置工作环境及查看与打印,1.配置工作环境定制菜单删除菜单栏或菜单项增加菜单中的菜单项工具栏操作工具栏显示、隐藏、修改、移动Excel文件、

17、工作表操作设置文件保存的目录最近打开的文件数、工作表数目,通过“工具”|“自定义”菜单完成,通过“视图”|“工具栏”菜单完成,通过“工具”|“选项”菜单完成,1.6 配置工作环境及查看与打印,目录,2.查看工作表数据 全屏幕查看：选择“视图”|“全屏显示”菜单命令按比例查看工作表数据 选择“视图”|“显示比例”菜单项,从弹出的对话框中选择一个显示比例,1.6 配置工作环境及查看与打印,冻结行列标题查看单击要冻结的行、列交叉点下边的单元格。选择“窗口”|“冻结窗口”菜单项。见订单,1.6 配置工作环境及查看与打印,按打印页面分页查看选择“视图”|“分页预览”菜单项 打印之前，用这种查看方式能发现

18、一些打印问题。,1.6 配置工作环境及查看与打印,3.打印 打印前通过页面设置解决如下问题：打印纸的大小；打印的份数；是否需要页眉是打印整个工作簿还是指定工作表或是某工作表的单元格区域。,1.6 配置工作环境及查看与打印,页面设置方法 选择“文件”|“页面设置”菜单项，在如下对话框中设置。,1.6 配置工作环境及查看与打印,打印预览打印预览：是打印稿的屏幕预显，其效果与最终的打印效果没有什么区别。打印预览意义：正式打印之前进行打印预览，以便及早发现问题，进行页面和纸张的重新设置，避免打印出无用的表格。方法：单击常用工具条中的打印预览工具按钮,1.6 配置工作环境及查看与打印,打印标题或页码 选择“视图”|“页眉和页脚”菜单项 单击“自定义页眉”可输入页眉或页脚的文字。也可以选择页码或日期等,1.6 配置工作环境及查看与打印,标题在工作表的首行 如果工作表的首行是标题，而且工作表内容较多，可能打印多页。可以通过页面设置，将每页首行均指定为标题。,目录,