邮件及客户管理软.ppt
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1、上海孚盟软件有限公司技术服务部,Trade Mail邮件管理系统功能讲解,目 录,权限功能,概述,主要功能,扩展功能,菜单功能,基本功能,Trademail是孚盟软件公司专门针对外贸行业迫切需要加强邮件管理和客户资源管理的要求,为外贸企业开发的专业的电子邮件管理系统,外贸行业跟传统行业最大的不同在于由“以产品为中心”逐渐转变为“以客户为中心”,可以说把握住客户就等于把握住了企业发展的命脉。外贸行业的主要特点是:贸易形式的多样化,业务流程的多样化,产品结构多样化,产品开发复杂,成本计算困难等等,企业的发展,第一阶段,第二阶段,更高阶段,企 业 发 展 路 径,业务量,运作,初期的邮件往来,中期的
2、客户关系,最终的整个业务流程,主题目录,使用Trade Mail可以提升您的管理模式,提高工作效率,一直以来受到各企业特别是外贸型企业的广泛欢迎。您可以通过Trade Mail对客户的邮件自动分发和及时跟踪,并结合客户关系管理,实现邮件、传真、文档、样品、快件等客户资料自动化管理,还可以和其它业务系统集成,可以随着您的业务的增长而扩大。,权限功能,概述,主要功能,扩展功能,菜单功能,基本功能,为什么用Trade Mail,外贸企业管理电子邮件中存在的问题怎么将分散的Email客户资源统一管理,领导查询、监督及审批管理,怎么进行?邮件量大,怎么保存?业务员流动,怎么保护客户资源不被流失?如何整理
3、业务记录,如何按客户、联系人、项目、报价、合同及服务分别归档?通过参加展览会或推广获取的大量信息如何挖掘?如何保持持续有效的跟踪和?如何有效处理和整理开发客户或项目的过程?如何面对垃圾邮件、病毒、邮件丢失、电脑故障等?公司人员出差怎么办,怎么监控他们的工作,他们又怎样才能正常的与客户联系?,Trade Mail完全可以帮助解决以上问题,邮件管理的解决方法,面对问题最好的方法,传统邮件管理系统,Trade Mail 邮件管理系统,Fox mail,国内、国外其他邮件系统,竞争 对手相互差异,Outlook,Trade Mail,1、TradeMail是网络版的,是基于单机和网络的一个整和 2、T
4、radeMail在服务器端处理邮件收发、自动分发、邮件备份、邮件过滤等操作 3、TradeMail是用采用的是目录方式存储邮件,邮件不会丢失。另外还有邮件自动备份的功能,保障邮件万无一失,TrdeMail提供远程访问接口4、Trademail的用户可根据授权访问其它用户的邮件,也提供领导查询 5、定义转发规则,系统将自动跟据转发规则将邮件转发给不同的用户 6、OutlookFoxmail的数据库容量最大只有2G空间,邮件一旦超过2G就会出现丢包或者打不开的情况。而TradeMail邮件管理软件进行的邮件管理所有的邮件都是保存在数据库里面的,服务器有多大的空间,邮件就可以放多大 7、面对大量的邮
5、件,重要的或者不重要的,管理员可以根据各部门的需要加以分发管理,主题目录,权限功能,主要功能,扩展功能,菜单功能,概述,基本功能,Trade Mail 的基本功能分为如下几个方面:,基本功能,新建邮件、邮件发送、邮件收取(手动和自动)、群发邮件、邮件维护,邮件账号管理(公共和个人)、邮件模板(新建、回复、转发),搜索查询、邮件转发(内部转发)、邮件回复、邮件答复,邮件列表(数量)、邮件显示、邮件刷新时间,邮件规则(服务端和客户端)、默认方式,邮件发送,客户端具有和FoxMail和OutLook功能相同邮件浏览、编辑、发送、定义模板等功能并支持群发功能,邮件发送,邮件发送(补1),客户端具有和F
6、oxMail和OutLook功能相同邮件浏览、编辑、发送、定义模板等功能并支持群发功能,邮件发送新增功能一(跟踪设置),对当前发送出去的邮件是不是需要设个未回复跟踪,比如,某个时间里发送出去的邮件如查对方没有进行回复,那么可以通过软件里的跟踪提醒设置可以再次发送。,邮件发送(补2),客户端具有和FoxMail和OutLook功能相同邮件浏览、编辑、发送、定义模板等功能并支持群发功能,邮件发送新增功能一(主动申请审核),这个主动审核功就是说当某个业务员在发邮件时,无法确定此邮件内容里的比如金额或报价等事项,可以主动提出审核,这时提交上去的审核在审核人那里与建立审核规则进行审核方式是相同的,附件栏
7、,邮件接收,邮件接收接收邮件分两种:一是手动接收,在客户端第二排图标显示菜单中有一个接收邮件手动接收邮件选择要接收的邮件账号就可以显示在企业邮局里的邮件,并可以手动接收需要接收的邮件,群发邮件,当您需要把一封内容相同的信件发给多个客户的时候,可使用邮件“群发功能”具体步骤操作如下:1、点击“新建邮件”打开“写邮件”窗口,把您的邮件内容写好以后,在内容的最前端输入相关信息,如图,点击“邮件群发”图标,邮件维护,功能说明邮件维护只是对管理员在查看删除邮件的管理,对已删除的邮件进行详细的管理,可以恢复邮件,并可以了解删除的原因等,邮件账号管理,邮件模板,建立模板时有三种:新建邮件:可以通过高级管理员
8、给所有业务员及主管建立相对应的邮件模板,只需选择拥有者就可以 回复邮件和转发邮件:回复邮件模板必需加入%QUOTES引用原邮件内容,邮件搜索查询,邮件搜索查询主要包括,1.指定搜索范围(所有当前用户文件夹和有权限可以查看的文件夹)2.根据收件人、发件人、主题、备注/分类、邮件内容、指定客户、时 间限制、是否带有附件等信息搜索邮件,邮件转发、回复、答复,邮件显示、列表设置,例:A、业务员阿巨在他的收件箱里的邮件上几千封,每次读取时都很慢,他只想查看两周或半年及不同时间的邮件;主管或老板在查看服务器收件箱时也有上几万封邮件(因为服务器收件箱里的邮件就是所有账号收到邮件的总和)这么多邮件查看起来一定
9、在速度上达不到要求 B、在做其他工作时要想知道什么时候有新的邮件;在点击一封邮件时自动标记为是否读取的时间想设长一些,并且查看邮件时为了计算机安全用什么方式读取邮件;在显示邮件、读取邮件以及撰写邮件时都可以设置他们的字体和字号C、每封邮件都可以自定义标记,这样更容易进行查找邮件,邮件规则,基本功能关系图,主题目录,权限功能,基本功能,扩展功能,菜单功能,概述,主要功能,Trade Mail 的主要功能分为如下几个方面:,主要功能,公共邮箱的转发规则(八条转发规则相互功能及分析说明),审核规则(所有邮件、除内部邮件外、收发邮件人以及按客户和联系人等),员工离职与人员调动、人员的添加、业务员工作交
10、接,远程访问的设置步骤、设置的方法;更改登陆密码,邮件及联系人导入、服务器和个人文件夹说明,审核规则,功能说明:A、审核人可以多人,作用在于第一审核人出差或其他原因无法马上进行邮件审核时,此时第二审核人会对邮件进行审核,并通知第一审核人,这样使邮件及时到达客户,B、审核邮件时有两种方式,当被审核人发送的邮件,会在审核人处显示并提醒,如果邮件内容需有改动,审核人可以自行修改并及时发送出去,如果内容让员工修改,审核人可以写上审核意见,并返回给员工,修改后发送并再次审核通过例:业务员阿巨用邮箱地址发送邮件,需要系统管理员(老板或上级主管)审核,此时邮件内容里的报价有点高了,管理员(老板或上级主管)如
11、果想修改直接发送就可以;如果让煤务员阿巨知道报价太高,那么可以给出审核意见,驳回邮件审核请求,要求改报价后再重新审核通过,修改发送,同意发送,邮件审核请求,驳回审核请求,.按联系人的分配权限分发邮件(默认):将和联系人匹配的信件转给接收人(先要设置员工的联系人及其邮件地址)注:先解释一下“客户”和“联系人”的含义,“客户”可以简单理解为“某公司”,“联系人”可以简单理解为某公司内的“某业务员”,公共邮箱里的所有邮件让老板、主管、业务员都可以收到那么就选择此条规则:将此邮箱所有邮件转发给接收人 注:在设置过程中,邮件标为已转发选项只能在最后一位接收者上打勾,如图:,按邮件主题和发件人关键字,比如
12、:某一业务员专门负责阿里巴巴的邮件,那么在关键字输入阿里巴巴,这样在公共邮箱收到的邮件时,只要有主题或发件人带阿里巴巴的就会自动分到此业务员那里,八条转发规则相互功能及分析(一),联系人权限,主题关键字,所有邮件,内容关键字,公共邮箱:两人以上共同收发的邮箱地址,使用软件的公司里业务员所建立的联系人,谁建立邮件就是谁接收,当与业务员建立的联系人来并列设置时,也是同样的方法,如图:,内容关键字很难采取,因为不同的客户发邮件时有不同的同容,并且内容很多,这样很难提取关键字,发件人关键字,比如关于报价,订价,订单等内容,接收的邮件就会是指定的业务员收,八条转发规则相互功能及分析(二),员工管理,远程
13、访问,邮件及联系导入,服务器和个人文件夹,主要功能总述,主要功能相互关系,管理功能,主要功能管理,转 件 操 作 功 能,邮件审核规则,基本功能,工作交接,远程访问,员工管理,公共邮箱转发规则,导入步骤,员工操作,员工控制,相互作用,主题目录,权限功能,基本功能,主要功能,菜单功能,概述,扩展功能,Trade Mail 的扩展功能分为如下几个方面:,扩展功能,公共联系人与个人联系人的关系、功能和作用以及区别,往来单位、公共联系人、个人联系人(个人地址薄)、收藏夹,公共联系人与往来单位的关系、相互之间的功能,文档管理、活动管理、任务管理、快件管理、传真管理,邮件归类、统计分析、(其他扩展功能说明
14、),往来单位及联系人,资料:A、如何建设完整的客户信息完整的客户信息可以帮助我们更好地开展业务,建设完整客户信息的基础是建立相关的业务规范,在业务过程中不断收集、整理和完善客户信息。B、客户信息规范与整合当建立一封新邮件时,可以按不同的以客户为管理对象,基于客户业务发生、发展的全过程,从多角度(如:邮件往来、联系信息、活动管理、相关文档等)、多种方式(行动记录、业务文档、快件记录等)动态归集客户的信息,来描述客户的状态及变化。说明:往来单位就是联系人所在的公司名称,联系人就是客户公司里的某一个业务员,往来单位:在建立客户进行资料录入时,所选择的客户单位和联系方式,并可以设置的所有项目,包括:客
15、户档案,保险公司,供应 商档案,快递公司,客户分类,销售区域,客户级别,客户来源,客户资料:在往来客户里,当建立一客户档案后所显示的资料,并可以在建立客户档案时录入资料,包括:编号,公司名称,状态,区域,等级,来源和拥有者并有市场和产品范围,还可以建立与之相关连的联系人(包括:往来邮件、活动管理、相关文档、传真、样口档案、快件、联系人、统计分析),客户资料,公共与个人联系人,公共联系人:不论是公司以前开发的客户资源,还是现在创建的客户资源,都应视为公司内部的共有资源,可以分配或指定给某一用户或业务员使用;是属于业务上往来的客户联系方式,即公共联系人。与“个人地址薄”有一个很明显的区别就是拥有一
16、个“使用授权”的功能,邮件归类、统计,客户统计分析(图表:饼图、直方图、趋势线等),主题目录,权限功能,基本功能,主要功能,扩展功能,概述,菜单功能,Trade Mail 的菜单功能分为如下几个方面:,菜单功能,管理员专区、工具菜单里的详细说明(模板、邮件规则、系统设置),基础数据、往来单位初始化、转到查看业务员邮件及客户关系和相关文档,服务器文件夹、垃圾邮件箱、未分发邮件、收、发邮件箱,个人文件夹、垃圾邮件箱、收件箱、发件箱、已发件箱,服务器与个人文件夹的区别(其他目录功能说明),基础数据,文档管理,任务及日程安排,垃圾邮件处理功能,有效防范垃圾邮件可以设定多种过滤方式可以分公共邮箱和个人邮
17、箱过滤,菜单关系,软件菜单目录关系说明,主题目录,菜单功能,基本功能,主要功能,扩展功能,概述,权限功能,Trade Mail 的权限功能分为如下几个方面:,权限功能,资料共享权限、客户档案公用限制权限、联系人使用共享权限,邮件及文档权限、模块操作权限、邮件删除权限、公共邮箱使用权限,查看业务员邮件及客户关系档案和文档管理权限,往来单位及联系人修改、查看和删除权限,各权限之间的关系(其他权限说明),邮件及文档权限,邮件及文档权限、公共账户权限、查看邮件及文档、远程访问范围,模块操作权限,邮件模块操作权限:基础数据、系统相关、客户关系,选中一用户,点右键用户属性功能权限定义权限(基础数据、系统相
18、关、客户关系与邮件处理),普通用户不选择系统相关就可以了,因为里面公司、部门和员工设置,每个权限里都可以自定义再进行设置,一部份功能可以选择,另一部份不可以选择,资料共享权限,资料共享权限:不可、只读、完全获取,权限关系,客户与邮件关系,每封邮件在管理者与业务员之间的关系(一),邮件管理相互关系,邮件管理相互关系,每封邮件在管理者与业务员之间的关系(二),附录,软件实施与相关参数,软件实施软件安装服务软件培训过程服务服务体系技术服务支持产品的顾问咨询服务使用回访服务,BS与CS的区别SQL MSDE系统要求和特点SQL MSDE的区别TradeMail与Outlook、Foxmail的比较SQ
19、L2000无法安装的解决办法退信的几种说明,附录一(安装服务),(一)内容简介:完整、正确的软件安装和配置以及初始化设置是很好地让用户使用和发挥软件性能的基本前提,孚盟软件技术服务部可对客户所购买的软件产品提供专业、快捷、高效的安装和配置以及初始化设置服务。(二)软件产品的安装服务介绍:1、工作目标安装和配置以及初始化设置软件,权限管理,拥有人管理,删除管理以及共享权限的设置。2、客户受益正确的、完整的安装和配置以及初始化设置,大大提高管理者的管理,并促使业务完整、高效工作;孚盟软件技术服务部提供的软件产品专业、快捷、高效的安装和配置以及初始化设置;孚盟软件技术服务部提供的快速、及时的问题处理
- 配套讲稿:
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- 关 键 词:
- 邮件 客户 管理
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