行政公文处理实务.ppt

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1、行政公文处理实务,校长办公室,一、公文概述二、公文格式三、办文流程四、几点希望,一、公文概述,公文是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具；其主要功能是发布政策、布置工作、传递信 息、联系公务；它直接反映一个部门工作质量和工作形象。,行政公文处理的“法典”国家行政机关公文处理办法，2000年8月24日国务院发布，2001年1月1日起正式施行；国家行政机关公文格式，1999年12月27日国家质量技术监督局发布，2000年1月1日起正式实施,贯彻实施：教育部、浙江省人民政府、浙江省教育厅相继发布 了有关的实施办法 2001年6月27日，学校发

2、布浙江大学行政公文 处理办法，学校开始试行新标准。,与1993年国务院办公厅发布的国家行政机关公文处理办法相比，新办法突出特点：以国务院名义下达，具法律效力，权威性提升；结构重新得到了调整，增加了新内容；公文种类有所调整，取消“指示”，增加“意见”；明确规定政府职能部门的发文权限和范围；公文所用纸型与国际结轨。,二、公文格式,公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、主题词、抄送机关和印发日期等部分组成。,眉首发文机关标识发文字号,主体标题主送机关正文附件发文机关成文时间,版记,公文要素,浙大发教200219号

3、 签发人：XXX 浙江大学关于上报2002年新增 专业方向的报告教育部办公厅：为做好2002年招生工作，并为我校学科专业进一步整合打好基础，我校拟在2002年招生的本科专业中增设理财学等12个专业方向。现将专业方向设置情况报上备案（见附件）。附件：浙江大学2002年增设本科方向一览 浙 江 大 学 二二年四月四日（联系人:XXX 联系电话:XXXXXXXX）,浙 江 大 学 文 件,1,国家行政机关公文格式的规定,附件：,浙江大学2002年增设本科专业方向一览,主题词：本科 专业 设置 报告 抄送：浙江省教育厅。（打印：XXX 校对：XXX）2002年4月16日印发,2,文种:根据行文目的,发

4、文机关的职权和 与主送机关的行文关系确立,标题=,（发文机关名称）内容文种,举例:浙江大学关于举办弦理论国际会议的请示,“报告”，适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。“请示”：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。请示应当一文一事，一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，用抄送形式。,文种 命令（令）决定 公告 通告 通知 通报议案 报告 请示 批复 意见 函 会议纪要,“意见”，可用于上行文、下行文和平行文。作为上行文，应按请示性公文的程序和要求办理，上级机关应对下级机关报送的“意见”作出处理或给予答复；作为下行文，文中对贯彻执行有明确要求的，下级机

5、关应遵照执行；无明确要求的，下级机关可参照执行；作为平行文，提出的意见供对方参考。,“函”，适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。,文种选择上易出现的错误,1、上行文的“请示”与“报告”不分“报告”应在向上级机关汇报工作、反映情况时使用；“请示”则是按照上下级的权限划分，需上级部门审批时，下级向上级提出的请求；“报告”一般是过去时或现在时；“请示”是将来时。对“报告”上级机关不需答复、批复，上级机关领导阅知即可；而“请示”则应有请必复。,例如：“关于要求变更学院名称的报告”“关于申请XXX系融合经费的请示报告”“关于要求增添实验室用房的申请报告”,3、“公告”

6、与“通告”混淆 公告一般是政府发布，带有权威性 通告由政府职能部门发布，单位也可用3、创造文种 即在13个文种之外自己创造出文种,2、“请示”与“函”不分,举例1：“关于办公经费的申请”,举例2 浙江大学关于优秀博士学位论文评选的暂行办法,条例 规定 办法,关于印发浙江大学优秀博士生学位论文评选暂行办法的通知,正确的办法 根据行文目的，发文机关的职权和与主送机关的行文关系确立，在13个正式文种中进行选择,表现在主送机关上的常见问题,浙大发教200219号 签发人：XXX 浙江大学关于上报2002年新增 专业方向的报告教育部办公厅：为做好2002年招生工作，并为我校学科专业进一步整合打好基础，我

7、校拟在2002年招生的本科专业中增设理财学等12个专业方向。现将专业方向设置情况报上备案（见附件）。附件：浙江大学2002年增设本科方向一览 浙 江 大 学 二二年四月四日（联系人:XXX 联系电话:XXXXXXXX）,浙 江 大 学 文 件,1,表现在主送机关上的常见问题（1）主送给个人 上行文将主送单位名称写成相应业务司局或上级单位负责人名字。送给领导者个人，既增加了 领导负担，又因办公室无法查阅协办反而耽误工作。除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。,（2）越级请示 如某实体学院中的系直接向学校行文。（3）多头行文 请示性文件送

8、不同的领导，有时答复意见不一，反而不好落实。,校内来文必须先送办公室,上行文,文件,下行文,各单位向学校行文，包括请示、报告等,学校向教育部等上级部门行文,学校向校内各单位发文,平行文,学校向校外不相隶属机关发文,目前学校文件按主送关系大致分为三类,正 文,浙大发教200219号 签发人：XXX 浙江大学关于上报2002年新增 专业方向的报告浙江省教育厅：为做好2002年招生工作，并为我校学科专业进一步整合打好基础，我校拟在2002年招生的本科专业中增设理财学等12个专业方向。现将专业方向设置情况报上备案（见附件）。附件：浙江大学2002年增设本科方向一览 浙 江 大 学 二二年四月四日（联系

9、人:XXX 联系电话:XXXXXXXX）,浙 江 大 学 文 件,1,正文,内容,情况确实 观点鲜明表述正确 结构严谨条理清楚 直述不曲用词规范 标点正确篇幅力求简短,事情讲清为要，注意语气不要太富感情，以免过“酸”特别注意各种用法和排列的规范，例如学院名称与序,字体：（小）三号仿宋,结构层次序数：第一层 一、第二层（一）第三层 1.第四层(1),结束语：推荐几种用法,“报告”：专（特）此报告 以上报告当否，请指示“请示”：专此请示，请予审批（批准）以上请示，妥否，请批复“函”：专（特）此致函 特此函复 一般不用“此致敬礼”,版 记,浙大发教200219号 签发人：XXX 浙江大学关于上报20

10、02年新增 专业方向的报告教育部办公厅：为做好2002年招生工作，并为我校学科专业进一步整合打好基础，我校拟在2002年招生的本科专业中增设理财学等12个专业方向。现将专业方向设置情况报上备案（见附件）。附件：浙江大学2002年增设本科方向一览 浙 江 大 学 二二年四月四日（联系人:XXX 联系电话:XXXXXXXX）,浙 江 大 学 文 件,1,附件：,浙江大学2002年增设本科专业方向一览,主题词：本科 专业 设置 报告 抄送：浙江省教育厅。（打印：XXX 校对：XXX）2002年4月16日印发,2,主题词,“主题词：”3号黑体,词目 3号小标宋，不能自创,抄送,“抄送：”机关名称,3号

11、仿宋抄报抄发已取消,印发机关印发时间 3号仿宋,版记：必须在最后页，不得出现“此页无正文”,三、办文流程,我校公文处理的流程图如下：,主办单位起草文件,有关部门 会签,校办文秘室 核稿,校办主任 核稿,有关校领导会签,校领导 签发,文印室打印,起草人 校对,主办单位领导审校,文印室 印制,校办文秘室负责校内发文,主办单位负责向校外发文（加盖校印）,主办单位领导核稿,校办文秘室 登记,学校文件按主办单位分浙大发保 浙大发产业 浙大发成教浙大发外 浙大发规划 浙大发房浙大发国资 浙大发后 浙大发基 浙大发计 浙大发教 浙大发科 浙大发人 浙大发社科 浙大发人武 浙大发设 浙大发审 浙大发学 浙大发

12、研 浙大发远程 浙大发招就 浙大发 浙大发任 浙大校办,1、草拟公文应按照浙江大学行政公文处理办法第四章的规定办理；2、办公室对公文审核：,是否确须行文行文依据是否完备行文方式和程序是否妥当附件材料是否齐全是否符合行文规范,3、加强行文前的协商，即在送领导之前，就某一问题相关部门自行协商取得一致意见。4、拟制学校公文的有关单位的办公室要按办法提出的要求对公文进行核稿，并逐一报送审核；5、公文会签、代拟学校文稿，均有5个工作日的时间要求，特别要提倡工作的提前量。6、公文正式印制前，办公室要进行复核。在办公室复核前，一般不能让领导先签。,四、几点希望,1.各单位学习并贯彻落实浙江大学行政公文处理办法（浙大发200131号）；行政发文必须使用国际标准A4纸。2.进一步精简文件。有的部门凡事都希望发文以示重视，而凡发文都希望以校党委和行政名义，因而造成学校文件过多。希望能正确使用学校办公室文件形式。,3.树立“精品”意识，提高公文质量。加强审核把关建立严格的审核签发制度，完善公文的运转流程；4.根据校领导的要求，办公室将对各单位的办文和发文情况进行监督检查。,衷心感谢大家多年来对校办工作的支持！,